Beberapa Gagasan tentang Rencana Praktis Jaringan Dokumentasi dan Informasi bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Pengetahuan Budaya

1.Pendahuluan

  Jaringan dokumentasi dan informasi diresmikan pada tahun 1971 dengan adanya Lokakarya Jaringan Dokumentasi dan Informasi Indonesia di Bandung. Pada waktu itu diputuskan pembentukan empat jaringan dokumentasi dan informasi sebagai berikut :
  1) Jaringan dokumentasi dan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi dengan koordinasi Pusat Dokumentasi Informasi nasional LIPI.
  2) Jaringan dokumentasi dan informasi pertanian dan biologi dengan Koordinator perpustakaan Pusat Pertanian.
  3) Jaringan dokumentasi dan informasi kedokteran dan Kesehatan dengan koordinator perpustakaan Pusat Departemen kesehatan.
  4) Jaringan dokumentasi dan informasi Ilmu Sosial dan Budaya dengan koordinator perpustakaan Museum Nasional.

Dalam perkembangan selanjutnya terjadi perubahan., misalnya Koordinator jaringan Dokumentasi dan informasi Kedokteran dan Kesehatan yang semula dipegang oleh Perpustakaan Pusat Departemen kesehatan kemudian diambil alih oleh Perpustakaan Badan Penelitian dan Pengembangan Kesehatan, sedangkan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Ilmu Sosial dan Budaya diambil alih oleh Sekretariat Negara [sic] dengan dibentuknya Proyek Pusta jaringan Dokumentasi dan Informasi Imu-ilmu Sosial dan kebudayaan. Waktu itu ada anggapan bahwa Perpustakaan Museum Nasional hanya merupakan sebuah seksi yang dianggap tidak dapat berkiprah pada tingkat nasional. Maka dibentuklah proyek PDIS (singkatan yang popular untuknama proyek tersebut).
Proyek ini merupakan proyek yang dibiayai juga oleh Sekretariat Negara dengan pemimpin proyek Dr. Abdurrachamn Soerjomihardjo (almarhum). Sesuai dengan ketentuan, proyek haa berlangsung selama 3 tahun kemudian diambil alih oleh PDIN-LIPI. Kemudian dengan terbentuknya perpustakaan Nasional di jaringan dokumentasi dan informasi Ilmu Sosial dan Budaya dilimpahkan kepada Perpustakaan Nasional. Dengan berkembangnya Perpustakaan Nasional sebagai lembaga negara nondepartemen pada tahun 1990 maka lengkaplah koordinatornya yang bertahap nasional.

2.Kegiatan jaringan

  Dari segi teori tujuan jaringan ialah penyediaan data dan informasi bagi pemakai dengan tidak memandang dari mana asal data dan informasi tersebut. Seringkali ditambahkan dengan menyediakan data dan informasi secara cepat, tepat dan murah. Bila dijabarkan lebi lanjut maka kegiatan sebuah jaringan informasi (dalam konteks ilmu perpustakaan dan informasi) ialah sebagai berikut :

  (a) Pembagian alokasi koleksi.
      Kerjasama ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa tidak satu pun perpustakaan maupun badan informasi yang mampu mengumpulkan semua dokumen bagi kepentingan pemakainya. Oleh karena itu harus ada pembagian tugas pengembangan koleksi, misalnya perpustakaan A mengkhususkan diri dalam bidang kedokteran tropis, perpustakaan B bidang obstetric ginekologi dan seterusnya. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi tumpang tindih koleksi, terkecuali bila memang benar-benar diperlukan. Pada system jaringan informasi, koleksi simpul sebaiknya saling melengkapi dengan simpul lain.  Koleksi koordinator jaringanlah yang akan mengisi koleksi simpul bilamana dokumen tidak ditemukan pada salah satu simpul. Upaya di atas merupakan usaha kearah spesialisasi koleksi.

  (b) Pinjam antarperpustakaan dan badan informasi.
      Secara sederhana pinjam antar perpustakaan telah ada di Indonesia sejak tahun 1960 dengan nama Interlibrary locating scheme walaupun secara histories telah mulai dilakukan pada abad 17. Kerjasama tersebut pada waktu itu sampai pada tingkat mengetahui dimana sebuah dokumen berada kemudian selanjutnya diatur pinjam antarperpustakaan. Diberbagai kota besar pinjam antarperpustakaan telah ada dalam bentuk perpustakaan sejenis (misalnya  dalam bidang manajemen) atau berbagai perguruan tinggi.
      Pinjam antarperpustakaan sebaiknya ditangani seragam, ada formulir seragam, kesepakatan lama peminjam, biaya pengiriman dan pengembalian dokumen yang dipinjam, negosiasi dengan PT. Pos Indonesia menyangkut biaya pengiriman (dibeberapa negara pengiriman dokumen untuk pinjam antarperpustakaan mendapat keringanan biaya).

  (c) Jasa fotokopi.
      Karena kesulitan dalam pinjam antarperpustakaan, maka jaringan berupaya mengatasi hal tersebut dengan memberikan jasa fotokopi. Jasa fotokopi adalah jasa fotokopi dari artikel atau sebahagian buku yang disimpul lain.
      Masalah yang dihadapi dalam jasa fotokopi ini adalah hak cipta karena dokumen tidak boleh difotokopi atau direproduksi dalam bentuk apapun tanpa seizing pemegang hak cipta. Di dalam UU Hak Cipta memang ada klausul yang menyatakan fotokopi boleh asal untuk kepentingan penelitian atau pendidikan. Dibandingkan dengan negara maju, masalah hak cipta menyangkut jasa fotokopi oleh perpustakaan dan badan informasi di Indonesia masih merupakan masalah kecil yang belum signifikan sehingga belum ada yang dibawa kepengadilan.

  (d) Jasa informasi.
      Jasa yang dikembangkan adalah jasa kesiagaan informasi termasuk pemencaran informasi terpilih atau Selective Dissemination of Information biasa disingkat SDI. Jasa kesiagaan informasi yang dilakukan oleh simpul berupa penerbitan Informasi kilat, Abstrak bangunan, Abstrak kesehatan dan lain-lain.
      Bentuk lain jasa informasi adalah penyebaran fotokopi daftar isi majalah sesuai dengan keinginan masing-masing pemakai. Dalam kegiatan jasa informasi termasuk jasa dokumen, penelusuran literatur dan jasa tanya jawab. Jasa penelusuran penelusuran merupakan kegiatan jaringan untuk kepentingan pemakai. Pengertiam penelusuran ini dilanjutkan ketingkat jasa fotokopi dengan memanfaatkan sumber daya informasi yang ada pada masing-masing simpul. Jasa penelusuran dan tanya jawab memerlukan spesialis
      Subyek yang ada pada masing-masing simpul.

  (e) Penyusunan katalog induk.
      Selama ini jaringan dokumentasi dan informasi Indonesia belum pernah secara formal menyusun katalog induk. Yang dilakukan koordinator jaringan adalah menganjurkan kepada simpul untuk menyebarluaskan terbitan tambahan koleksi masing-masing. Penyusunan katalog induk yang ada dewasa ini mencakup koleksi buku, majalah dan multimedia.

  (f) Kerjasama pengadaan.
      Masalah pengadaan merupakan masalah rumit yang dihadapi anggota jaringan. Berbagai kendala administrative, teknis dan keuangan menghinggapi kerjasama pengadaan. Misalnya adanya peraturan yang hanya mengizinkan perpustakaan membeli buku seharga $100 sehingga untuk membeli buku seharga $150 harus dibuatkan 2 tagihan. Ketentuan lain menghendaki agar dokumen sudah ada baru dapat dibayarkan. Hal ini menyulitkan bagi pengadaan majalah karena prinsip melanggan majalah ialah dibayar terlebih dahulu baru kemudian majalah dikirim. Ketentuan lain ialah perpustakaan tidak boleh membeli langsung melainkan harus melalui agen yang ditunjuk oleh instansi. Tidak semua agen ini baik karena agen cenderung memesan dokumen dalam jumlah besar namun judulnya terbatas sedangkan badan informasi cenderung membeli judul sebanyak-banyaknya sementara jumlah eksemplar dibatasi secara minimum. Juga masalah bilamana dokumen yang dipesan tidak tersedia, apakah diganti dengan judul lain ataukah menunggu hingga judul yang diinginkan ters       edia.Pada badan informasi, anggaran yang tersedia untuk pengadaan tidak selalu besar dan sama  jumlahnya pada setiap tahun anggaran. Ada perpustakaan yang hanya memperoleh jatah pengadaan buku sebesar US $100 setahun, namun ada pula yang mencapai $500,000! Dengan kesenjangan yang besar itu maka perlu kerjasama pengadaan.
      Kerjasama pengadaan tidak saja terbatas dari terbitan luar ngeri melainkan juga terbitan dalam negeri. Beberapa perpustakaan asing seperti Australian National Library (Australia), Koninklijk Instituut voor Indische Taal-. Land- en Volkenkunde (KITLV, Belanda), dan Library of Congress (LC, Amerika Serikat) mendirikan kantor perwakilan di Jakrta dalam rangka membeli buku terbitan Indonesia. Bila pembaca menyimak katalog terbitan mereka maka banyak terbitan Indonesia yang belum tercakup dalam Bibliografi Nasional Indonesia, justru tercakup dalam terbitan mereka.
      Library of Congress lazimnya membeli 8 eksemplar yang disebarkan ke Library of Congress dan 7 perpustakaan universitas yang memliki pusat dan atau jurusan Kajian Indonesia. Australian National Library membeli kurang dari 6 eksemplar, satu disimpan di Australian National Library sdangkan sisanya diserahkan ke universitas yang memliki pusat kajian Indonesia seperti Monash University, Australian National University. KITLV lazimnya membuat mikrofilm terbitan Indonesia yang dibelinya, mikrofilm  disimpan di Leiden, Belanda sementara ¿master¿nya diserahkan ke Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.

  (g) Kerjasama Pengolahan
      Pengolahan dokumen di sini termasuk pembuatan deskripsi fisik dan isi, terutam deskripsi fisik karena data deskripsi fisik ini nanti akan dimasukkan ke pangkalan dta dan katalog induk. Dalam hal demikian dperlukan keseragamn deskripsi fisik menyangkut penentuan tajuk entri utama, deskripsi batang tubuh, penulisan seri, dan ISBN. Untuk menunjang keserangaam, berbagai standar telah diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional maupun Lembga Ilmu Pengetahuan Indonesia.

3.Rencana Praktis

  Uraian di atas merupakan uraian teoritis tugas sebuah jaringan. Dalam kaitannya dengan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Ilmu Sosial dan Budaya maka beberapa kegiatan parktis yang dapat dilakukan dewasa ini adalah sebagai berikut:
 
  (1) Pembuatan kode identifikasi perpustakaan yang bergerak dalam bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Budaya (IPSB). Kegiatan ini merupakan pelengkap bagi IndoMARC yang selama hampir 10 tahun tidak pernah disinggung-singggung lagi padahal kebutuhannya semakin mendesak. Sekedar contoh ada perubahan kode propinsi, dari semula 27 berubah menjadi 26 (sesudah Timor Timur lepas) kemudian sekarang meningkat menjadi 31. Perpustakaan Krakatau Steel yang semula bergabung dengan Jawa Barat (kodenya JB) kini merupakan bagian propinsi Banten padahal provinsi Banten belum punya kode.

  (2) Direktori perpustakaan bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Budaya yang ada di Jakarta kemudian diperluas ke kota lain. Selama ini direktori yang digunakan ialah Directory of Special Libraries and Information Resources in Indonesia terbitan PDII LIPI. Direktori tersebut disusun menurut urutan kota namun tidak memilah berdasarkan subyeknya.

  (3) Daftar makalah pertemuan ilmiah yang mencakup kongres, lokakarya, semiloka, seminar, symposium, dan pertemuan ilmiah lainnya dalam bidang IPSB. Makalah yang dihasilkan dari pertemuan ilmiah umunya di Indonesia tidak dikembangkan lagi menjadi prosiding sehingga makalah tersebut termasuk pada kelompok literature kelabu (grey literature). Literatur kelabu artinya literature( (dokumen) yang dihasilkan oleh lembaga swasta maupun publik yang tidak tersedia dipasaran dan tidak dapat diperoleh secara terbuka dalam bentuk cetak maupun elektronik. Makalah tersebut juga lolos dari dari UU no. 4 1990 (UU Wajib Serah Simpan Karya Cetak) sehingga  memerlukan upaya khusus untuk mengontrolnya. Maka langkah pertama ialah mendaftar semua makalah dari pertemuan ilmiah di bidang IPSb yang ada di perpustakaan anggota.

  (4) Katalog induk majalah.
      Katlog induk majalah merupakan salah satu komponen jaringan informasi. Di beberapa negara mulai dipertanyakan manfaat katalog induk sehubungan dengan kemajuan tehnologi informasi khususnya internet yang memungkinkan pemakai dapat mengakses katalog berbagai perpustakaan. Dalam kondisi Indonesia katalog induk masih diperlukan sebagai persyaratan kerjasama perpustakaan dan jaringan. Dalam halnya jaringan informasi IPSB tekanan utama pada katalog induk majalah sesuai dengan pemberian kode direktori perpustakaan. Adapun penyusunan katalog inbuk buku merupakan tugas utama Perpustakaan Nasional.

  (5) Meningkatkan menjadi focal point atau pusat penelusuran informasi dalam bidang IPSB. Disini ada bagian khusus yang melayani permintaan dari pemakai perorangan maupun perpustakaan, lengkap dengan staf pencatatan data dengan memanfaatkan teknologi dan kerjasama dengan perpustakaan lain. Kegiatan ini sudah dilakukan di jaringan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi serta pertanian, walaupun masih banyak keluhan, disertai data yang lengkap. Dari segi ilmu pengetahuan, keberadaan data dan jasa merupakan topik penelitian yang menarik.
  (6) Pertemuan berkala pustakawan bidang IPSB, misalnya 3 bulan sekali. Sementara itu kini terbentuk berbagai kelompok perpustakaan berdasarkan subjek yang relatif aktif misalnya bidang kependudukan, bank, hukum. Keberadaan kelompok tersebut seyogyanya dapat dimanfaatkan oleh Perpustakaan Nasional untuk pengembangan jaringan informasi IPSB.
  (7) Pada perpustakaan peserta diminta untuk mengembangkan jasa pemencaran informasi, terpulang pada kemampuan dan kebutuhan masing-masing.

Untuk rencana jangka panjang sebagai focal point dalam bidang IPSB memerlukan perencanaan matang, pendanaan dan komitmen dari pimpinan Perpustakaan Nasional. Bidang yang masih perlu dikembangkan seperti pelaksanaan UU Deposit yang merupakan tugas utama sebuah perpustakaan nasional, penyusunan bibliografi nasional dan bibliografi khusus, pinjam antarperpustakaan sedangkan tugas lain seperti pembinaan minat baca, kursus penyetaraan bukan merupakan tugas utama sebuah perpustakaan nasional.

4. Penutup
   Keberadaan jaringan dokumentasi dan informasi Ilmu Pengetahuan Sosial dan Budaya sudah ada sejak tahun 1971, saat dilangsungkannya Workshop Pembentukan Jaringan Dokumentasi dan Informasi di Bandung. Untuk bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Budaya pada tahun 1971 diserahkan kepada Perpustakaan Museum Nasional. Namun karena status Perpustakaan Museum Nasional masih merupakan seksi serta tiadanya inisiatif untuk menindaklanjuti pertemuan Bandung 1971, maka pada tahun 1974 dibentuklah Proyek Jaringan Dokumentasi dan Informasi Ilmu-ilmu Sosial (dikenal dengan nama PDIS) yang berlangsung selama 3 tahun. Proyek tersebut kemudian diambil alih PDIN LIPI selanjutnya dengan pembentukan Perpustakaan Nasional di bawah lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan tahun 1980, kegiatan jaringan dokumentasi dan informasi IPSB diserahkan kepada Perpustakaan Nasional. Walaupun sudah diserahkan selama lebih dari 10 tahun kegiatan jaringan belum menunjukkan semangat, ciri, greget dan keragaan (kinerja) sebagaimana layaknya    sebuah jaringan dokumentasi dan informasi di tingkat nasional. Maka perlu membuat langkah praktis yang dapat segera dilakukan tanpa biaya yang banyak untuk selanjutnya dikembangkan sebagai layaknya sebuah jaringan dokumentasi dan informasi bertaraf nasional.