Conspectus: Sebuah Metode Analisis Koleksi Untuk Pembentukan Jaringan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan, dalam hal ini perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu institusi yang melekat pada jalur pendidikan formal yang berfungsi untuk menunjang kegiatan belajar-mengajar di universitas, akademi, maupun sekolah tinggi lainnya. Line mengatakan bahwa sebuah universitas yang baik tidak hanya dilihat dari seberapa banyak jumlah peneliti dan kaum intelektualnya; seberapa besar jumlah departemen yang memiliki reputasi nasional dan internasional, tetapi juga dilihat dari perlengkapan dan fasilitas yang dimiliki termasuk labolatorium yang lengkap dan sebuah perpustakaan yang baik (Line, 1990:15). Pandangan ini dipertegas kembali oleh Hardesty yang menyatakan bahwa perpustakaan merupakan jantung dari sebuah universitas. Semua universitas yang bereputasi tinggi biasanya memiliki investasi sumber daya pengetahuan yang tinggi (Hardesty, 1991:1).
     Bagi suatu perguruan tinggi perpustakaan merupakan sarana yang penting bagi setap program pendidikan dan pengajaran maupun penelitian. Tanpa perpustakaan yang baik, mustahil perguruan tinggi dapat menjalankan fungsinya. Koleksi yang disediakan harus sesuai dengan kebutuhan pengguna. Oleh karena itu pustakawan perguruan tinggi wajib mengetahui semua program studi yang dilaksanakan baik pada tingkat jurusan, fakultas serta jenjang pendidikan yang diselenggarakan baik diploma, sarjana, magister, doktor dan yang memiliki kebutuhan informasi berbeda (Perpustakaan Nasional RI, 1998:1).
     Perpustakaan perguruan tinggi berfungsi untuk menyediakan informasi yang diperlukan oleh lembaga induknya untuk mendukung kegiatan riset dan dan akademik. (Nera, 1993:2). Kualitas pendidikan dan riset di lembaga perguruan tinggi bergantung antara lain pada kemampuan perpustakaannya (Roesma, 1992:1). Sementara itu, Fowler mengatakan bahwa perpustakaan adalah institusi pembelajaran yang melahirkan inovasi-inovasi. Oleh karena  itu perpustakaan haruslah bersifat proaktif dengan terus meningkatkan kualitas dan efisiensi, karena tantangan pada tingkat perguruan tinggi adalah kompetisi (Fowler, 1998: 223).
     Akan tetapi banyaknya jumlah koleksi sebuah perpustakaan perguruan tinggi bukan menjadi tolak ukur yang paling utama bagi idealnya sebuah perpustakaan perguruan tinggi. Dalam hal ini Ratcliffe membedakan large library dan great library. Bagi Ratcliffe perpustakaan yang memiliki jumlah koleksi yang besar (large library) bukan faktor yang menentukan dalam hal pemanfaatan koleksi perpustakaan. Besarnya nilai koleksi perpustakaan (great library) dalam artian koleksi memiliki relevansi dengan kebutuhan pengguna adalah faktor utama yang akan menentukan tingkat pemanfaatan koleksi oleh sivitas akademika (Ratcliffe, 1980:7). Kriteria yang paling fundamental bagi perpustakaan perguruan tinggi adalah koleksi memenuhi kebutuhan informasi primer penggunanya (ALA, 1990). Relevansi koleksi dengan kebutuhan informasi di lingkungan perguruan tinggi adalah sebuah desain konseptual yang mengarah pada terbentuknya koleksi inti (core collection). Oleh karena itu, perpustakaan harus memahami kebutuhan informasi sivitas akademika, yakni bahan literatur apa yang seharusnya dibaca (ought to read) dan apa yang secara faktual dibaca (in fact read) (Saunders, 1983: 10).
     Pada kenyataannya, sebagian besar perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia tidak dapat memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya. Perpustakaan perguruan tinggi juga dihadapkan dengan masalah sulitnya memperkirakan kondisi koleksi di tiap-tiap perpustakaan. Keadaan tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor:
a. Minimnya anggaran perpustakaan yang menyebabkan kebutuhan informasi aktual tidak dapat dipenuhi secara langsung. Kondisi ini menjadi lebih buruk apabila pengelola perpustakaan tidak memiliki kebijakan prioritas pengembangan koleksi yang jelas.
b. Komunikasi antara staf pengajar, mahasiswa, dan pustakawan tidak berjalan secara baik sehingga dalam pembelian koleksi perpustakaan, penilaian subjektif pustakawan menjadi dominan.
c. Manajemen pada masing-masing perpustakaan perguruan tinggi tidak pernah melakukan evaluasi koleksi secara menyeluruh sehingga analisis kekuatan dan kelemahan koleksi tidak dapat diketahui secara jelas.
     Adalah sebuah aksioma bahwa tidak ada satu perpustakaan pun yang mampu memenuhi kebutuhan informasi seluruh penggunanya. Oleh karena, pembentukan jaringan perpustakaan adalah salah satu solusi yang ideal untuk menjawab permasalahan tersebut. Selama ini pengembangan jaringan perpustakaan perguruan tinggi mengalami pasang surut, bahkan tidak sedikit jaringan yang sudah terbentuk akhirnya terbengkalai begitu saja. Hal ini terjadi karena pembentukan jaringan didominasi oleh masalah teknis dan administratif, sementara susbtansi dari pembentukan jaringan tersebut dilupakan.
     Analisis kekuatan dan kelemahan koleksi perguruan tinggi menjadi langkah awal sebelum pembangunan jaringan dilaksanakan. Analisis kekuatan koleksi diperlukan untuk mengetahui kedalaman dan kelengkapan koleksi dalam subjek tertentu. Setelah hasil analisis diketahui maka pembentukan jaringan telah memiliki fokus dan kepentingan yang lebih terarah.
     Salah satu metode analisis koleksi tersebut adalah Conspectus, yakni sebuah metode evaluasi dengan memberikan penilaian koleksi berdasarkan area subjek. Masing-masing area subjek menggambarkan informasi mengenai alasan untuk penyimpanan koleksi sekaligus menjadi sebuah deskripsi koleksi yang ada (
http://www.ukoln.ac.uk/metadata/c-ld/study/collection/conspectus/).
     Ferguson menjelaskan bahwa metode conspectus merepresentasikan sebuah "alat" manajemen perpustakaan khususnya yang terkait dengan alokasi bahan literatur. Cakupan yang bisa diperoleh dengan metode ini antara lain, penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, alokasi ruang penyimpanan, penentuan prioritas preservasi, alokasi staf, efisiensi anggaran, akreditasi, penerapan prioritas pengolahan, serta untuk pembuatan proposal pendanaan (1987: 23). Peran metode conspectus dalam evaluasi koleksi guna memacu efektivitas fungsi perpustakaan dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Metode conspectus adalah salah satu pendekatan dalam evaluasi koleksi;
b. Evaluasi koleksi adalah salah satu unsur dalam kebijakan pengembangan koleksi;
c. Kebijakan pengembangan koleksi adalah panduan yang mengarahkan fungsi perpustakaan agar koleksinya berjalan sesuai dengan misinya serta kebutuhan informasi penggunanya. (IFLA, 2001: 1-3).

Latar Belakang Historis Metode Conspectus
     Pada tahun 1950-1980-an, terjadi peningkatan pengembangan koleksi riset perpustakaan-perpustakaan di Amerika Serikat. Ekspansi sektor pendidikan, beasiswa, publikasi pasca Perang Dunia II menciptakan optimisme yang besar terhadap karya-karya intelektual yang diakomodasi lewat beragam perpustakaan riset yang bermunculan. Akibatnya perpustakaan-perpustakaan riset harus menangani jumlah koleksi yang sangat besar. Pada periode ini kemudian  terjadi pergeseran fokus kerja perpustakaan dari pengembangan koleksi menjadi manajemen koleksi (Branin, 1996). Perlunya efisiensi dalam manajemen koleksi menimbulkan beragam metode evaluasi koleksi dengan berbagai pendekatan.(IFLA, 2001:1). Kondisi-kondisi pada akhir abad ke-20 seperti peningkatan jumlah terbitan, menurunnya jumlah anggaran perpustakaan, kurangnya ruang penyimpanan, masalah preservasi serta format dokumen turut berperan dalam kemunculan metode evaluasi koleksi berdasarkan conspectus (Munroe, 2004: 181).
Research Group Libraries (RLG) merintis konsep dan infrakstruktur  evaluasi koleksi berdasarkan metode conspectus pada awal tahun 1980-an. RLG Conspectus pada awalnya dibuat untuk mendukung inventarisasi bahan literatur perpustakan-perpustakaan riset serta mengukur kekuatan koleksi (collection strength) dan intensitas koleksi (collection intensity). Upaya ini direalisasikan dengan melakukan survey menggunakan lembar kerja yang mengacu pada skema klasifikasi Library of Congress (
http://www.rlg.or/conspechist.html). Selain mengukur kekuatan koleksi perpustakaan, metode ini digunakan untuk memfasilitasi kerja sama dan saling berbagi sumber daya informasi di antara para anggotanya (http://www.rlg/or/page.php?PageID=7701).  Metode conspectus juga dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan jasa pinjam antarperpustakaan, pengelolaan dana, kebijakan pengembangan koleksi, alat akreditasi, serta priorotas preservasi (Munroe, 2004: 181).
The Research Libraries Group (RLG) itu sendiri didirikan pada tahun 1974 yang merupakan konsorsium dari Perpustakaan Umum Harvard, Columbia, dan New York, yang mengembangkan conspectus sebagai alat untuk menilai koleksi perpustakaan. RLG Conspectus disusun berdasarkan divisi, kategori subjek, dan kelompok subjek. Dua puluh empat divisi yang merepresentasikan cakupan disiplin ilmu seperti Seni dan Arsitektur, Ilmu Informasi dan Perpustakaan, Sejarah, dan Biologi. Divisi-divisi tersebut kemudian dibagi menjadi 100 kategori subjek dan kategori subjek dibagi lagi menjadi 7000 kelompok subjek. (Nissonger, 1992: 120).
Pada tahun 1983, Association of Research Libraries (ARL) mengadopsi conspectus dalam proyek inventarisasi koleksi perpustakaan-perpustakaan di Amerika Utara (North American Collections Inventory Project) di mana 100 perpustakaan anggota ARL menggunakan conspectus untuk menganalisis koleksi perpustakaan (Nissonger, 1992:120).
     Library and Information Resources for the Northwest (LIRN) selanjutnya memodifikasi RLG Conspectus yang kemudian dikenal dengan Pacific Northwest Conspectus. Modifikasi dilakukan sublevel indikator penilaian koleksi agar bisa lebih menentukan kekuatan koleksi dan komitmen akuisisi yang ada pada perpustakaan. Tidak seperti RLG Conspectus yang hanya terbatas pada skema klasifikasi Library of Congress (LC), Pacific Northwest Conspectus memungkinkan penggunakan skema klasifikasi LC dan Dewey. Pada tahun 1990, Pacific Northwest Conspectus yang ditangani oleh Oregon State Library Foundation diambil alih oleh Western Library Network (WLN) yang kemudian dikenal sebagai WLN Conspectus (Nissonger, 1992: 121).
Western Library Network (WLN) lalu mengembangkan perangkat lunak (software) berbasis conspectus untuk membuat pangkalan data (database) penilaian koleksi untuk perpustakaan-perpustakaan. WLN dan OCLC terus melanjutkan penggunaan conspectus versi online sampai tahun 2000. Sementara itu, pada waktu yang bersamaan fokus kerja RLG mengalami pergeseran dari mengkoordinasikan upaya penilaian koleksi melalui metode conspectus menjadi upaya pembukaan akses tentang penilaian koleksi dengan mengembangkan pangkalan data RLG Conspectus Online. Pada tahun 1997,  RLG  kemudian mendesentralisasi pangkalan data tersebut dengan alasan perpustakaan-perpustakaan yang menggunakan RLG Conspectus lebih cepat meng-update data mereka daripada RLG itu sendiri (
http://www.rlg.ot/page.php?PageID=7701).
Pada Bulan Januari tahun 1999, OCLC Pacific (Salah satu divisi dari OCLC) melakukan penggabungan dengan Western Library Network menjadi OCLC/WLN Pacific Northwest Service Center yang merupakan penyedia layanan satu-satunya untuk Conspectus di wilayah barat Amerika Serikat, yang kemudian dikenal dengan OCLC Western.
     Di Eropa, Metode conspectus pertama kali diadopsi oleh The British Library untuk me-review pengembangan koleksinya pada tahun 1983. (Ekmekcioglu, 2001). Pada tahun 1986, The British Library kembali melakukan evaluasi koleksi dengan menggunakan metode  conspectus yang kemudian hasilnya diterbitkan oleh The British Library dengan judul British Library: Collection Development Review: A Summary of Current Collecting Intensity Data as Recorded on RLG Conspectus Worksheets: With Completed Worksheets on Microfiche.  Penerapan Metode conspectus di Inggris kemudian mengundang perdebatan terutama seputar indikator collection level yang dianggap lebih sesuai untuk perpustakaan perguruan tinggi daripada perpustakaan nasional serta anggapan bahwa metode ini sangat sensitif terhadap kepentingan politis (Nissonger, 1992: 132).
     Di Skotlandia, keputusan untuk mengadopsi metode conspectus muncul pada tahun 1985 oleh Working Group on Library Cooperation yang sekarang bernama Scottish Confederation of University and Research Libraries (SCURL). Program ini melibatkan delapan perpustakaan perguruan tinggi (Aberdeen, Dundee, Edinburg, Glasgow, Heriot-Watt, St. Andrews, Stirling, danStrathclyde) dan beberapa perpustakaan umum di Edinburg dan Glasgow, serta National Library of Scotland. Tujuan utama penerapan metode conspectus di Skotlandia dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain keinginan untuk membangun sebuah sumber daya informasi nasional yang terkoordinasi; pelayanan yang maksimal kepada pengguna dengan seluruh sumber daya yang ada; dan deskripsi kekuatan dan kelemahan koleksi terhadap koleksi respektif yang dimiliki (
http://www.ukoln.ac.uk/metadata/cld/study/collection/conspectus/).
     Australia mengadopsi RLG Conspectus pada tahun 1989 dan kemudian melakukan "australianisasi" metode tersebut yang dikenal sebagai Australian Conspectus. Pengembangan metode didasari atas pemikiran bahwa tidak ada perpustakaan yang sanggup memenuhi semua kebutuhan informasi penggunannya. Oleh karena itu, diperlukan suatu kerja sama untuk memperluas cakupan koleksi di antara perpustakaan-perpustakaan yang ada. Australia Conspectus memaparkan kerangka kerja bagi perpustakaan-perpustakaan yang ingin mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan koleksi mereka (Sullivan, 1995).
 
Conspectus Sebagai Dasar Pertimbangan Pembentukan Jaringan
     Dalam Western Library Network (WLN) Collection Assesment Manual 4th Edition, dijelaskan bahwa conspectus adalah seperangkat kode standar, alat, survey yang digunakan untuk memberikan penilaian koleksi secara sistematis (WLN Collection Assessment Manual 4th, 2001: 13). Metode conspectus dapat memberikan penilaian berdasarkan subjek terhadap kekuatan koleksi perpustakaan. Pada masing-masing subjek, perpustakaan menandai dengan kode alfanumerik yang mengindikasikan tingkat dan bahasa koleksi yang ada (
http://www.msvu.ca/library/cdrVI2.htm).
     WLN Collection Assessment Manual 4th juga menjelaskan lebih spesifik tentang karakteristik dan elemen dari conspectus :
1. Struktur.
Struktur conspectus disusun secara hirarkis dimulai dari pembagian divisi yang luas sampai pembagian subjek yang sangat spesifik. Perpustakaan dapat menggunakan salah satu atau seluruh dari hirarki ini. Struktur conspectus adalah sebagai berikut:
a. Divisi adalah hirarki yang paling pertama dari conspectus. Dalam WLN Conspectus terdapat 24 divisi yang tidak diatur berdasarkan skema klasifikasi.
b. Kategori adalah pembagian lebih lanjut dari divisi. Terdapat 500 penjabaran kategori yang diidentifikasi berdasarkan skema klasifikasi LC maupun Dewey.
c. Subjek adalah hirarki yang ketiga karenanya lebih bersifat spesifik dan terdiri atas 4000 subjek.

2. Kode Standar
Conspectus menggunakan nilai tingkatan numerik untuk memberikan gambaran mengenai Current Collection, Acquisition Commitment, dan Collection Goal. Penilaian numerik menggunakan indikator skala 0-5 di mana masing-masing level adalah kode standar yang menjelaskan jenis aktivitas yang dapat didukung oleh tingkat koleksi (collection level).
a. Acquisition Commitment (AC) menjelaskan tingkat pertumbuhan koleksi. AC merefleksikan level aktivitas aktual mengenai sejauh mana koleksi berkembang, dan bukan level rekomendasi dari kebijakan pengembangan koleksi.
b. Collection Goal (CG) mengindikasikan kebutuhan informasi aktual dan kebutuhan informasi yang dapat diantisipasi berdasarkan misi, program, dan pengguna perpustakaan. Indikator pada kegiatan ini merefleksikan penambahan atau penghapusan kurikulum yang mendorong perubahan prioritas pengembangan koleksi pada perpustakaan.
c. Current Collection (CL) menggambarkan kekuatan koleksi relatif dalam suatu area subjek tertentu.  Kekuatan koleksi meliputi seluruh bahan literatur dalam berbagai format, seperti monograf, jurnal, mikroform, bahan audio-visual, peta, realia, dan lain sebagainya. Termasuk juga bahan literatur yang dikatalog maupun yang tidak dikatalog koleksi khusus yang tidak disirkulasikan serta koleksi yang disirkulasikan. Penilaian CL mendeskripsikan sumber daya perpustakaan secara menyeluruh.

Indikator Level untuk AC, CG, dan CL

Kode

Tingkat

Deskripsi

0

Out of Scope

(Di luar Cakupan)

Perpustakaan tidak, belum, atau tidak merencanakan untuk mengoleksi bahan literatur pada subjek tersebut, karena subjek tersebut dianggap tidak relevan dengan kebutuhan pengguna atau du luar tujuan lembaga induk.

1

 

 

 

 

 

 

1a

 

 

 

 

1b

Minimal Level

(Tingkat Minimal)

 

 

 

 

 

Minimal Level

Uneven Coverage

(Tingkat Minimal,

Cakupan Tidak Merata

 

Minimal Level

Even Coverage

(Tingkat Minimal, Cakupan Merata)

 

Koleksi yang dimiliki merupakan karya-karya utama (basic works) dalam suatu subjek pengetahuan. Bahan literatur tersebut akan selalu di-review secara berkala untuk memperoleh informasi yang mutakhir, sedangkan edisi lama akan diambil dari rak.

 

Pada tingkat ini, perpustakaan hanya memiliki bahan literatur yang terbatas pada karya-karya utama dan tidak memperlihatkan cakupan subjek yang sistematis.

 

Pada tingkat ini perpustakaan hanya memiliki sedikit literatur-literatur utama pada suatu subjek, namun memiliki sejumlah literatur inti yang ditulis oleh pengarang-pengarang utama serta cakupan bahan literatur yang dimiliki cukup representatif.

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2a

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2b

Basic Information Level

(Tingkat Informasi Dasar)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Basic Information Level (Introductory)

(Tingkat Informasi Dasar, Pengantar

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Basic Information Level (Advance)

(Tingkat Informasi Dasar, Mahir)

 

Perpustakaan menyimpan koleksi yang selektif dalam rangka penyebaran disiplin ilmu atau subjek yang bersangkutan. Cakupan bahan literatur antara lain¿

a.       Kamus atau ensklopedi bidang ilmu.

b.       Akses ke pangkalan data bibliografis.

c.       Edisi terseleksi dari karya-karya utama pada disiplin ilmu yang bersangkutan.

d.       Penelitian-penelitian penting menyangkut aspek historisnya.

e.       Buku pegangan.

f.         Jurnal-jurnal ilmiah utama pada disiplin ilmu yang bersangkutan.

 

Penekanan pada tingkat ini adalah menyediakan bahan literatur utama (core material) untuk mendefinisikan suatu subjek. Koleksi pada tingkat ini mencakup bahan rujukan utama dan karya-karya yang dapat memberikan penjelasan lebih lanjut seperti:

a.       Buku teks.

b.       Kajian historis dari perkembangan suatu subjek.

c.       Karya umum yang berkaitan dengan topik-topik utama pada suatu subjek yang dilengkapi dengan tabel, skema, dan ilustrasi.

d.       Jurnal-jurnal ilmiah terseleksi.

Pada tingkat ini bahan literatur yang dimiliki hanya disediakan dalam rangka pengumpulan informasi dasar tentang suatu subjek atau pengantar bagi mahasiswa baru.

 

Pada tahap yang lebih lanjut ini, perpustakaan mengoleksi bahan literatur dasar tentang subjek tertentu dengan cakupan yang lebih luas dan lebih dalam untuk mendefinisikan dan memperkenalkan suatu subjek. Karya-karya dasar dalam bentuk:

a.       Buku teks.

b.       Kajian historis, bahan literatur rujukan berkaitan dengan topik-topik tertentu dari suatu subjek.

c.       Jurnal-jurnal ilmiah yang selektif.

Informasi dasar tahap lanjut yang disediakan untuk mendukung mata kuliah dasar mahasiswa, di samping memenuhi kebutuhan informasi dasar bagi universitas.

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3a

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3b

Study/Instructional Support Level

(Tingkat Pendukung Kebutuhan Instruksional / Kajian)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Study or Instructional Support Level, Introdutory

(Tingkat Pendukung Kebutuhan Instruksional / Kajian, Pengantar)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Study or Instructional Support Level, Advanced

(Tingkat Pendukung Kebutuhan Instruksional / Kajian, Tingkat Lanjut)

 

 

Yang ditekankan pada tingkat ini adalah bahan literatur yang dikoleksi perpustakaan harus mendukung suatu disiplin ilmu. Bahan literatur yang tersedia meliputi cakupan yang lebih luas untuk karya-karya utama dalam berbagai format, sejumlah bahan retrospektif yang bernilai klasik, koleksi yang lengkap dari karya-karya penulis penting pada suatu disiplin ilmu, koleksi terpilih untuk karya-karya penulis sekunder, jurnal-jurnal terpilih untuk cakupan subjek, akses menuju pangkalan data CD ROM, dan bahan rujukan utama yang berisi bibliografi yang mendukung subjek yang bersangkutan.

 

Tingkat ini merupakan subdivisi dari tingkat 3 yang memberikan sumber dalam rangka memelihara cabang pengetahuan dari suatu subjek. Koleksi pada tahap ini sama dengan apa yang tercakup pada tingkat 3 yang meliputi karya-karya utama dari suatu bidang disiplin ilmu dalam berbagai format., bahan literatur retrospektif klasik, jurnal-jurnal utama dari suatu subjek, akses menuju pangkalan data CD ROM, serta bahan rujukan yang mencakup informasi bibliografis yang berhubungan dengan bidang disiplin ilmu yang bersangkutan.. Yang menjadi perbedaan dengan tingkat sebelumnya adalah meskipun bahan literatur mendukung perkuliahan program sarjana dan program kajian mandiri namum tidak cukup untuk mendukung program magister.

 

Pada tingkat ini, koleksi mencakup bahan literatur yang dianggap memenuhi syarat untuk memelihara suatu bidang disiplin ilmu. Koleksi meliputi jurnal-jurnal utama dari topik-topik primer dan sekunder dari suatu subjek, bahan literatur penting retrospektif, literatur substantif yang memberikan kedalaman kajian untuk kepentingan riset dan evaluasi, akses menuju pangkalan data CD ROM, bahan rujukan yang berisi sumber bibliografis utama pada suatu subjek. Pada tingkat ini, bahan literatur sudah memadai untuk program sarjana dan magister.

4

Research Level

(Tingkat Penelitian)

Pada tingkat riset ini, perpustakaan mengoleksi bahan literatur yang tidak dipublikasikan seperti hasil penelitian, tesis dan disertasi. Termasuk juga di dalamnya laporan penelitian, hasil penemuan baru, hasil eksperimen ilmiah, dan informasi penting untuk kepentingan penelitian. Bahan literatur juga mencakup rujukan penting dan monograf terseleksi, jurnal-jurnal ilmiah yang lebih luas dan beragam. Bahan literatur lama tetap disimpan untuk kepentingan kajian historis. Tingkat ini ditujukan untuk programm doktor dan penelitian murni.

5

Comprehensive Level

(Tingkat Komprehensif)

Pada tingkat komprehensif atau menyeluruh ini, bahan literatur mencakup semua koleksi yang ada pada tingkat-tingkat sebelumnya yang tersedia dalam berbagai format serta cakupan bahasa yang lebih luas.

Indikator kedalaman koleksi merepresesntasikan sebuah tingkatan yang berkelanjutan dari Basic Information Level sampai Research Level.  Perbedaan dalam tiap tingkatan diukur berdasarkan kualitas dan kuantitas bahan literatur. Setiap kenaikan tingkat suatu bahan literatur akan mencakup unsur, format, dan karakteristik pada tingkat sebelumnya. Artinya adalah bahan literatur yang ada pada Research Level (4) mengandung karakteristik yang tidak hanya terdapat pada tingkat tersebut tetapi juga mencakup karakteristik tingkat-tingkat sebelumnya, yakni Basic Information Level (1), Study (2), Instructional Support (3) (http://www.columbia.edu/cu/lweb/services/colldev/collection-depth.html).

3. Kode Cakupan Bahasa
   Cakupan bahasa sangat berkaitan erat dengan level koleksi. Selain itu, representasi bahan berbahasa Inggris dan bahasa lainnya merupakan salah satu dimensi penting dalam menjelaskan keadaan koleksi.
   Seperangkat kode bahasa diberikan kepada subjek tersebut untuk mengidentifikasi variasi bahasanya. Adapun kode-kode bahasa tersebut antara lain, E untuk literatur berbahasa Inggris, F untuk literatur terseleksi yang bukan berbahasa Inggris, Y untuk literatur dengan seleksi yang luas dari koleksi dalam berbagai bahasa, dan W untuk bahan literatur didominasi oleh salah satu bahasa selain bahasa Inggris.(Nissonger, 1992:121).
   Di Eropa dan Amerika Serikat, metode conspectus menjadi bagian penting bagi dasar pertimbangan pembentukan jaringan perpustakaan. Salah satunya adalah jaringan perpustakaan RLG Collection Management Development yang berhasil menerapkan metode ini pada perpustakaan-perpustakaan di wilayah Colorado, Alaska, New York, dan Indiana.
   Dengan melihat fakta yang ada, maka penulis memiliki optimisme yang beralasan untuk menerapkan metode conspectus sebagai alat analisis kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan perguruan tinggi. Dari sini, pembentukan jaringan perpustakaan perguruan tinggi pada akhirnya dapat menemukan pola yang lebih terarah seiring meningkatnya kebutuhan informasi sivitas akademika.

Wishnu Hardi
Mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya
Universitas Indonesia