Diseminasi Koleksi Buku Langka Elektronik Tentang Aceh Secara Online Pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Aceh (PDIA)

Pendahuluan

Kehadiran Teknologi Informasi (TI) telah menuntut perubahan dalam berbagai segi kehidupan, banyak manfaat yang didapat dari TI ini termasuk dalam dunia penyebaran informasi. Penyebaran informasi di era modern saat ini tidak pernah lepas dari TI, dengan memanfaatkan TI proses diseminasi (penyebaran) informasi jauh lebih mudah dan sangat cepat dibandingkan dengan cara konvensional.

Pusat Dokumentasi dan Informasi Aceh (PDIA) merupakan badan yang bersifat mandiri yang dibentuk atas kerjasama antara Pemerintah Daerah Istimewa Aceh dengan Universitas Syiah Kuala. Pemerintah Daerah melalui gubernur memberikan bimbingan administratif ke PDIA, sedangkan Universitas Syiah Kuala melalui Rektor memberikan bimbingan teknis ilmiah. Hal tersebut seperti yang dicantumkan dalam Statuta Pusat Dokumentasi dan Informasi Aceh. Tugas pokok dan fungsi dari PDIA adalah mengumpulkan dan mengelola konten-konten yang berkaitan dengan Aceh seperti teks klasik, naskah kuno (manuskrip), dokumen, surat menyurat dan lain-lain kemudian selanjutnya akan disebarkan ke tengah-tengah masyarakat luas (Tim Konsultan Penguatan PDIA, 2013).

Fokus dari penelitian ini adalah tentang keberadaan koleksi buku-buku langka tentang Aceh yang dimiliki oleh PDIA, koleksi-koleksi buku tersebut butuh perhatian khusus untuk diselamatkan dan disebarluaskan ke masyarakat, karena banyak bukti sejarah yang terdapat dalam buku-buku langka tersebut.

Upaya yang dilakukan oleh PDIA supaya koleksi buku-buku langka tersebut dapat dimanfaatkan secara luas oleh masyarakat adalah dengan melakukan diseminasi secara online. Koleksi buku langka tentang Aceh tercetak yang dimiliki oleh PDIA saat ini adalah sebanyak 95 judul, selain itu juga terdapat koleksi buku langka elektronik sebanyak 656 judul. Koleksi-koleksi tersebut diperoleh dari berbagai sumber, seperti hibah dari sejarawan dan lembaga-lembaga yang peduli akan sejarah.

Pemilihan aplikasi yang akan digunakan juga perlu dipertimbangkan secara matang, selain dari kehandalan aplikasi tersebut juga harus diperhatikan aspek waktu dan biaya yang digunakan pada saat pengembangan. Tingginya biaya sebuah aplikasi selalu menjadi hambatan dalam pengembangan aplikasi komputer. Pemilihan open source software menjadi pilihan yang sangat tepat dalam program ini, pertimbangan ini dipilih setelah melihat banyak kelebihan dari open source software, seperti open source software bisa didapatkan secara gratis melalui internet, ketersediaan kode program secara terbuka dan memiliki kebebasan untuk dimodifikasi dan didistribusi ulang, dan waktu yang digunakan untuk implementasi juga lebih sedikit karena tidak perlu membuat software dari awal. Aplikasi yang dipilih adalah Senayan Library Management System (SLiMS) yang merupakan aplikasi berlisensi open source, aplikasi ini sudah terbukti mampu memenuhi segala kebutuhan automasi perpustakaan saat ini baik di dalam Negeri maupun di luar Negeri.

Hasil yang didapat dari penelitian ini adalah proses diseminasi koleksi buku-buku langka tentang Aceh secara online sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan, hal ini ditandai dengan akses terhadap buku-buku langka tersebut yang sudah dapat dilakukan secara online dan juga dapat dibaca secara full-text melalui http://pustaka.pdia-aceh.org.

Gambaran Pusat Dokumentasi dan Informasi Aceh (PDIA)

Pusat Dokumentasi dan Informasi Aceh (PDIA) diusulkan pertama kali dalam seminar Pekan Kebudayaan Aceh ke-2 tahun 1972 di Banda Aceh oleh Drs. Teuku Ibrahim Alfian M.A, yang merupakan lektor kepala pada Jurusan Sejarah Fakultas Sastra dan Kebudayaan Universitas Gadjah Mada di Yogyakarta. Usulan tersebut bertujuan supaya dibangun sebuah “Institute of Acehnese” di Banda Aceh, yaitu suatu pusat pembelajaran tentang Aceh. Ide ini terinspirasi oleh “Atjeh Instituut” yang didirikan pada tanggal 1 Agustus 1914 di Amsterdam yang bertujuan untuk mengumpulkan bahan-bahan mengenai daerah dan rakyat Aceh. Usulan tersebut mencuat kembali pada tahun 1974 dengan didirikan Pusat Latihan Penelitian Ilmu-ilmu Sosial pertama di Darussalam, Banda Aceh. Direktur pada saat itu adalah Dr. Alfian yang merupakan ahli ilmu politik LEKNAS-LIPI. Dr. Ibrahim Hasan yang merupakan Rektor Universitas Syiah Kuala pada saat itu berusaha keras untuk membentuk PDIA dan memperoleh bantuan sepenuhnya dari Pemerintah Daerah Istimewa Aceh. Pada tahun yang sama muncul pula sebuah proyek kerjasama kebudayaan Belanda-Indonesia yang dinamakan dengan KA 013, proyek tersebut membantu menyediakan buku-buku untuk persiapan didirikannya PDIA. Kepala kearsipan Koninklijk Instituut voor Taal-, Land- en Volkenkunde (KITLV) di Leiden, Drs. F.G.P. Jaquet pada saat itu memberikan bantuan yang sangat bernilai dalam hal menyeleksi informasi tentang Aceh yang ada di negeri Belanda dan sekaligus dikirimkan ke Banda Aceh.

Pada tanggal 2 september 1974 dalam rangka memperingati ulang tahun Universitas Syiah Kuala ke XIII, Gubernur Daerah Istimewa Aceh menyerahkan tanah dan gedung untuk persiapan PDIA. Pada masa pemerintahan Belanda gedung tersebut dijadikan sebagai tempat kediaman Asisten residen Terbeschiking dan pada pemerintahan Republik Indonesia dihuni oleh Pejabat Residen Atjeh.

PDIA akhirnya diresmikan pada tanggal 26 maret 1977, tepatnya 104 tahun pernyataan perang kerajaan Belanda kepada kerajaan Aceh. Peresmian tersebut dihadiri oleh menteri P dan K Syarif  Thayeb, para pejabat setempat, tamu-tamu khusus Pemerintah Daerah Istimewa Aceh dari Negeri Belanda dan beberapa tokoh penting saat itu baik dari dalam maupun luar Negeri. Pada saat itu yang dipercayakan direktur PDIA pertama kali adalah Prof. Dr. Teuku Ibrahim Alfian yang merupakan pencetus PDIA pertama kalinya.

PDIA lahir sebagai badan yang bersifat mandiri atas kerjasama Pemerintah Daerah Aceh dengan Universitas Syiah Kuala. Pemerintah Daerah Aceh melalui Gubernur memberikan bimbingan administratif ke PDIA, sedangkan Universitas Syiah Kuala melalui Rektor memberikan bimbingan teknis ilmiah (Tim Konsultan Penguatan PDIA, 2013).

Koleksi pada PDIA

PDIA dibentuk untuk tujuan memajukan studi tentang Aceh baik dalam kedudukannya di Nusantara dan Mancanegara pada masa lalu, masa sekarang dan masa yang akan datang. Dalam mencapai tujuan tersebut PDIA berupaya untuk terus mengumpulkan segala bahan pustaka, baik dalam bentuk koleksi tercetak maupun koleksi elektronik. Saat ini PDIA memiliki beberapa jenis koleksi, diantaranya adalah koleksi buku, majalah, teks klasik, buku langka, naskah kuno, dokumen, surat menyurat (diplomasi), oral history (sejarah lisan), teks pidato dan silsilah.

Setelah bencana gempa dan tsunami yang meluluhlantakkan Aceh pada tanggal 24 Desember 2004, pada saat itu gedung PDIA juga menjadi target hantaman gelombang tsunami yang sangat dahsyat tersebut, sehingga gedung PDIA menjadi rusak parah dan sebagian besar koleksi PDIA rusak dan hilang. Setelah kejadian tersebut PDIA banyak kehilangan koleksi-koleksi penting dan bersejarah, termasuk koleksi buku langka yang hanya tersisa sebahagian kecil. Setelah kejadian tersebut PDIA mencoba untuk bangkit kembali dari keterpurukan dengan mencoba mengumpulkan koleksi-koleksi dari berbagai sumber. Saat ini PDIA sudah memiliki koleksi buku langka tercetak sebanyak 95 judul dan koleksi elektronik sebanyak 656 judul yang tersimpan dalam hardisk eksternal (“Hasil wawancara dengan Direktur PDIA,” 2014).

Proses Akuisisi Koleksi Buku Langka Elektronik

Buku langka di PDIA diakuisisi dari berbagai sumber, baik itu koleksi buku tercetak maupun koleksi elektronik. Koleksi tersebut merupakan hibah dari beberapa sejarawan dan juga  beberapa koleksi yang berhasil diselamatkan dari bencana tsunami. Selain itu PDIA juga mendapatkan hibah database koleksi buku langka dari The Royal Netherlands Institute of Southeast Asian and Caribbean Studies atau lebih dikenal dengan sebutan KITLV yang bertempat di Leiden, Belanda. Setelah diakuisisi koleksi elektronik tersebut disimpan dalam media penyimpanan data atau hardisk eksternal, sehingga sangat susah untuk dimanfaatkan oleh masyarakat luas (“Hasil wawancara dengan Direktur PDIA,” 2014).

Pemilihan Jenis Perangkat Lunak

Perangkat lunak atau lebih lazim disebut dengan software adalah suatu komponen dari sistem komputer yang berguna untuk membantu pemakai dalam kebutuhan tertentu. Secara umum software dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu perangkat lunak sistem (system software) dan perangkat lunak aplikasi (application software). System software adalah seperangkat program yang tidak hanya melakukan operasi komputer saja akan tetapi juga untuk pemanfaatan perangkat keras yang efektif. Application software merupakan perangkat lunak yang terdiri dari beberapa modul yang ditulis untuk aplikasi komputer tertentu, seperti untuk aplikasi penggajian, pengendalian inventaris, analisa investasi dan lain-lain (D Ravichandran, 2001).

Pemilihan perangkat lunak yang dimaksud disini yaitu pemilihan aplikasi perangkat lunak yang akan digunakan untuk memanajemen koleksi buku langka elektronik menggunakan sistem komputer, pemilihan perangkat lunak juga mempertimbangkan beberapa kebutuhan fitur yang disediakan, seperti ketersediaan akses secara online, mudah dalam melakukan modifikasi, hemat waktu pengembangan dan hemat biaya pengembangan. Setelah melihat beberapa kebutuhan tersebut maka pemilihan software yang memiliki lisensi open source menjadi pilihan yang sangat tepat, hal ini dikarenakan software yang memiliki lisensi open source memiliki banyak kelebihan yang bisa dimanfaatkan.

Open source adalah suatu metode yang dirancang dalam pembuatan perangkat lunak, dengan metode ini pihak pengembang software harus menyertakan kode sumber (Source code) secara terbuka. Sebagian besar software yang berlisensi open source bisa didapatkan secara gratis di internet. Walaupun bisa didapatkan secara gratis, ini bukan berarti software yang berlisensi open source tidak memiliki kualitas yang baik serta kehandalan yang tiggi. Pengembang open source berjanji akan terus memberikan kualitas yang lebih baik dan mempunyai kehandalan yang tinggi (Open Source Team, 2007). Selain itu open source software  juga memiliki banyak kelebihan sehingga perangkat lunak ini sangat digemari untuk saat ini, adapun beberapa kelebihan yang dimiliki open source antara lain (Warta Warga, 2012):

1. Ketersediaan kode sumber (source code)
Setiap perangkat lunak opens source wajib menyediakan source code secara terbuka, hal ini bertujuan supaya pengguna dari perangkat lunak tersebut dapat mempelajari source code tersebut.

2. Hak untuk modifikasi
Pengguna perangkat lunak open source diberi kebebasan dalam melakukan modifikasi terhadap source code yang diberikan sesuai dengan kebutuhan, ini tentu memberikan manfaat yang sangat besar, ini juga menjadi alasan kenapa perangkat lunak open source sangat diminati.

3. Hak untuk mendistribusikan modifikasi
Selain memiliki hak untuk memodifikasi source code yang disediakan, open source juga memberikan kebebasan kepada penggunanya untuk mendistribusikan kembali perangkat lunak hasil modifikasi tersebut. Hal ini juga yang membedakan open source dengan free software lainnya.

4. Hemat biaya
Hal ini menjadi pertimbangan utama bagi pengguna perangkat lunak, keterbatasan biaya selalu menjadi hambatan untuk mengembangkan software dalam unit kerja, namun hal ini tidak berlaku bagi open source, karena sebagian besar perangkat lunak open source bisa didapatkan secara gratis dan legal.

5. Banyak komunitas
Pengguna open source semakin hari semakin bertambah, pengguna tersebut tersebar di berbagai penjuru dunia dan hampir setiap Negara mempunyai komunitas open source. Ini sangat memberikan bantuan terhadap sesama pengguna untuk saling berbagi dan bertanya jika ada kendala.

Setelah memilih jenis software, selanjutnya adalah menentukan aplikasi yang akan digunakan. Saat ini sangat banyak aplikasi yang dikeluarkan oleh open source, setiap aplikasi tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Untuk kebutuhan pengembangan aplikasi buku langka di PDIA tentu harus memilih aplikasi dengan kategori perpustakaan digital. Open source sendiri memiliki beberapa aplikasi untuk keperluan perpustakaan digital, seperti DSpace, Eprint, Greenstone Digital Library (GDL) dan Senayan Library Management System (SLiMS). Setiap aplikasi tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Setelah mempertimbangkan beberapa aplikasi yang akan digunakan untuk kebutuhan diseminasi buku langka di PDIA, hasil akhir yang terpilih adalah aplikasi Senayan Library Managemant System (SLiMS). Pemilihan aplikasi SLiMS juga atas beberapa pertimbangan yang sangat matang, hal ini dikarenakan banyaknya fitur yang bermanfaat yang disediakan oleh aplikasi SLiMS ini.

Senayan Library Management System (SLiMS)
Senayan Library Management System (SLiMS) merupakan aplikasi yang terpilih dari beberapa pilihan aplikasi yang akan digunakan untuk kebutuhan diseminasi buku langka di PDIA setelah melalui beberapa pertimbangan.

Senayan Library Management System (SLiMS) adalah perangkat lunak aplikasi yang dikembangkan untuk memenuhi segala kebutuhan automasi perpustakaan.  SLiMS mampu menangani segala proses automasi perpustakaan baik skala kecil maupun skala besar. Aplikasi SLiMS bersifat web base sehingga implementasinya menggunakan sistem web server dan client, ini sangat mungkin untuk diterapkan supaya dapat diakses secara online melalui jaringan internet. Selain itu SLiMS juga merupakan salah satu produk dari open source software (M. Rasyid Ridho, 2012).

SLiMS memiliki banyak fitur yang dikembangkan untuk kebutuhan perpustakaan digital, dari semua fitur tersebut berikut fitur-fitur yang dibutuhkan untuk kebutuhan diseminasi buku langka di PDIA :
1. Online Public Access Catalogue (OPAC), merupakan katalog yang bisa diakses secara online yang terdapat pada SLiMS, ini diperlukan untuk pengguna yang ingin mencari katalog koleksi yang ada di PDIA. Melalui OPAC ini pengguna juga bisa membaca buku elektronik yang dilampirkan secara full-text.
2. Bibliography, modul ini disediakan untuk kebutuhan katalogisasi, dengan adanya modul bibliography ini proses katalogisasi akan lebih mudah.
3. System, modul ini digunakan untuk konfigurasi aplikasi, seperti manajemen user, pengaturan tampilan, pemilihan bahasa aplikasi dan lain-lain.
4. Dukungan Union Catalogue Service (UCS), dengan fitur ini memungkinkan pengembang membuat katalog bersama dengan menggunakan aplikasi SLiMS.
5. Open Archives Initiative Protocol Metadata Harvesting (OAI-PMH), fitur OAI-PMH hadir semenjak dirilis SLiMS versi 5. Fitur ini memungkinkan mesin harvester untuk mengambil data (harvesting), misalnya dalam proses penggabungan data katalog dengan Portal Garuda yang dikembangkan oleh Kementerian Pendidikan Nasional yang bisa diakses melalui URL http://garuda.kemdiknas.go.id (Senayan Developers Community, 2012).

Persiapan Penelitian

Supaya penelitian dapat berjalan seperti yang diharapkan, ada beberapa komponen yang harus dipersiapkan. Adapun komponen yang dibutuhkan dalam pengembangan aplikasi buku langka ini adalah :
1. IBM Server System X3100 M4
2. Sistem Operasi Linux Ubuntu 14.04 LTS
3. Source code aplikasi SLiMS 7 Cendana
4. Apache web server
5. Database MySQL
6. Bahasa pemrograman PHP5
7. PHP MyAdmin
8. FTP Server
9. FTP Client

Tahapan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dalam beberapa tahapan, yaitu :

1. Instalasi dan konfigurasi sistem
Pada tahapan ini proses yang dikerjakan yaitu melakukan instalasi dan konfigurasi segala perangkat pendukung, mulai dari instalasi sistem operasi web server, database MySQL, PHP5, PHP MyAdmin, FTP server serta FTP client. Selain instalasi, pada proses ini juga dilakukan konfigurasi terhadap setiap komponen yang diinstal.

2. Instalasi aplikasi SLiMS
Instalasi aplikasi SLiMS dilakukan dalam beberapa tahapan, yaitu :
– Mengkopi semua file source code aplikasi SLiMS ke direktori public HTML yang terdapat pada computer server, tahapan ini dilakukan melalui FTP client yang sudah terkoneksi ke FTP server.

– Membuat database baru dan melakukan import database yang terdapat dalam direktori install pada master file bawaan SLiMS. Gambar 4 di bawah ini menunjukkan struktur tabel dalam database SLiMS yang telah selesai diimport.

3. Katalogisasi
Katalogisasi dilakukan oleh pustakawan Pusat Dokumentasi dan Informasi Aceh. Proses katalogisasi yang dilakukan adalah dengan memasukkan deskripsi tentang buku yang akan dikatalogisasi, meliputi judul buku, pengarang, penerbit, tahun terbit, tempat terbit dan lain-lain. Pada saat katalogisasi pustakawan juga harus meng-upload file buku supaya dapat dibaca secara full-text.

Hasil dan Pembahasan
Hasil yang didapatkan setelah penelitian ini dilakukan adalah aplikasi yang dikembangkan untuk kebutuhan diseminasi buku langka yang dimiliki oleh PDIA sudah bisa diakses secara online. Akses terhadap aplikasi tersebut harus dilakukan melalui jaringan internet dengan menggunakan web browser seperti Mozilla Firefox, Chrome, Safari, Internet Explore dan lain-lain melaui URL http://pustaka.pdia-aceh.org.

Seperti yang terlihat pada Gambar 5 di atas, pada halaman utama terdapat fitur pencarian, fitur ini digunakan untuk proses pencarian koleksi buku-buku yang diinginkan. Pencarian dilakukan menggunakan kata kunci seperti judul dan pengarang. Pada saat pengujian dilakukan dengan memasukkan kata kunci “Hikayat”, maka aplikasi akan menampilkan hasil pencarian berdasarkan kata kunci yang dimasukkan seperti yang terlihat pada Gambar 6.

Setelah memilih salah satu jenis koleksi maka aplikasi akan menampilkan data bibliografi dari koleksi tersebut seperti judul, pengarang, subyek, penerbit, bahasa dan lain-lain.

Pada halaman ini juga tersedia fitur “lampiran berkas”, fitur ini digunakan untuk melihat jika terdapat lampiran untuk dibaca dan untuk membaca buku secara full-text. Sebagai contoh dapat dilihat pada Gambar 8.

Jika dilihat dari hasil penelitian di atas, koleksi buku langka elektronik yang dimiliki oleh PDIA sudah bisa diakses secara online dan dapat dibaca secara full-text, walaupun belum semua koleksi dapat diakses dikarenakan keterbatasan tenaga pustakawan dalam proses katalogisasi. Saat ini buku langka PDIA yang telah dapat diakses dan dibaca secara online sebanyak 100 judul dan jumlah tersebut akan terus bertambah.

Dari hasil yang telah diuraikan di atas, maka proses diseminasi koleksi buku langka tentang Aceh secara online pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Aceh telah berhasil dilakukan dan koleksi-koleksi tersebut telah dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas kapan saja dan dimana saja.

Kesimpulan

Diseminasi koleksi buku langka elektronik tentang Aceh secara online pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Aceh (PDIA) bertujuan supaya koleksi buku tersebut dapat dimanfaatkan secara lebih luas oleh masyarakat. Dengan penyebarluasan koleksi secara online seperti ini masyarakat dapat membaca koleksi-koleksi tersebut tanpa harus datang ke PDIA, ini tentu memberikan banyak manfaat bagi masyarakat yang membutuhkan koleksi buku-buku langka tersebut, terlebih bagi mereka yang berdomisili di luar Banda Aceh sehingga dapat menghemat waktu dan biaya bagi mereka yang ingin membacanya.

Dalam pengembangan aplikasi untuk kebutuhan diseminasi secara online ini, pemilihan aplikasi yang akan digunakan harus dipertimbangkan secara matang, keterbatasan waktu dan biaya sering kali menjadi hambatan yang paling utama dalam pengembangan aplikasi. Pemilihan aplikasi open source menjadi pilihan yang tepat untuk kasus seperti ini, selain aplikasi open source bisa didapat secara gratis, aplikasi yang berlisensi open source juga dapat dimodifikasi sehingga memudahkan pihak pengembang jika membutuhkan fitur-fitur tertentu.

Hasil yang didapat dari penelitian ini adalah proses diseminasi koleksi buku langka tentang Aceh secara online sudah berjalan seperti yang diharapkan, ini ditandai dengan akses terhadap buku-buku langka tersebut sudah bisa dilakukan secara online dan dibaca secara full-text melalui http://pustaka.pdia-aceh.org

DAFTAR PUSTAKA

D Ravichandran, 2001. Introduction to Computers and Communication. Tata McGraw-Hill Publishing, New Delhi.

M. Rasyid Ridho, 2012. Senayan Library Management System For Dummies. URL http://slims.web.id/web/?q=doc (diakses 11.29.14).

Open Source Team, 2007. About the Open Source Initiative. Open Source Initiative URL http://opensource.org/about (diakses 11.27.14).

Senayan Developers Community, 2012. Dokumentasi SLiMS Berdasar SLiMS 5. SLiMS Opensource Library Management System. URL http://slims.web.id/help/ (diakses 11.27.14)

Tim Konsultan Penguatan PDIA, 2013. Digitalisasi dan Diseminasi Koleksi Manuskrip, Naskah Lama dan Buku Tentang Aceh  dengan Menggunakan Aplikasi SLiMS (Senayan Library Management System) pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Aceh (PDIA).

Warta Warga, 2012. Alasan Memilih Open Source Software. Warta Warga. URL http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2012/03/alasan-memilih-open-source-software/ (diakses 11.27.14).