Evaluasi Konten, Akses, dan Fasilitas Penelusuran pada Repositori Institusi – Institut Pertanian Bogor

Pendahuluan

Latar belakang

Repositori merupakan salah satu bentuk akses terbuka (open access) terhadap karya ilmiah. Akses terbuka melalui repositori disebut cara ‘green road’, dimana penulis atau lembaga mengarsipkan sendiri karya mereka untuk dapat diakses oleh publik (DeMaria 2004; Trayhurn 2002). Repositori dapat dibedakan menjadi dua yaitu repositori bidang ilmu tertentu (subject repository) misalnya repositori bidang ilmu fisika, dan repositori karya satu lembaga yang disebut repositori institusi (Bawden & Robinson 2012). Repositori institusi memiliki empat karakteristik yaitu jelas lembaga yang mengembangkan, kontennya ilmiah bukan populer, bersifat kumulatif yang terus bertambah setiap waktu, dan aksesnya terbuka untuk masyarakat luas (Mondoux & Shiri 2009).

Repositori institusi banyak dikembangkan oleh universitas dan lembaga penelitian. Repositori menjadi tren yang semakin luas karena banyak keuntungan yang dapat diperoleh dengan repositori. Bagi lembaga, repositori akan meningkatkan posisi dan prestise lembaga. Hal ini dapat menjadi promosi untuk menarik pendanaan riset, peneliti potensial, dan mahasiswa yang berkualitas untuk masuk ke lembaga tersebut, serta lembaga akan lebih berperan di dunia akademik. Repositori juga menjadikan  lembaga tetap memiliki kepemilikan terhadap karya mereka. Bagi ilmu pengetahuan, repositori dapat menjadi sarana preservasi dokumen melalui digitalisasi sekaligus juga meningkatkan komunikasi ilmiah. Bagi peneliti maupun akademisi, repositori dapat menjadi ajang promosi, diseminasi, dan meningkatkan dampak karya tulis mereka (Mondoux & Shiri 2009; Poltronieri et al. 2010; Veiga de Cabo & Martín-Rodero 2011; Westell 2006).

Di Indonesia, repositori institusi sudah banyak dikembangkan. Berdasarkan data di The directory of open acces repositories / OpenDOAR (www.opendoar.org), sampai tanggal 14 Januari 2013, terdapat 25 repositori institusi di Indonesia.

Hampir semua repositori tersebut adalah repositori institusi perguruan tinggi, hanya satu repositori yang merupakan repositori institusi lembaga penelitian yaitu repositori Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Data dari Registry of open access repositories / ROAR (http://roar.eprints.org) terdapat 49 repositori di Indonesia dan semuanya adalah repositori dari perguruan tinggi. Hal ini menunjukkan bahwa penyebaran informasi ilmiah di lembaga penelitian dan perguruan tinggi sudah semakin berkembang dari “hanya” melalui perpustakaan, sekarang sudah menggunakan teknologi internet melalui akses terbuka salah satunya dengan repositori (Yaniasih et al. 2012).

Tujuan

Institut Pertanian Bogor (IPB) termasuk salah satu perguruan tinggi di Indonesia yang mengembangkan berbagai sarana akses terbuka antara lain jurnal elektronik ilmiah terbitan IPB, database penelitian, pusat sumber daya informasi IPB, dan repositori ilmiah. Makalah ini fokus pada evaluasi repositori IPB dan memberikan gambaran mengenai konten, akses, dan fasilitas penelusuran pada repositori IPB apakah sudah memenuhi kriteria kualitas repositori institusi yang baik.

Signifikansi

Perkembangan repositori di Indonesia sangat pesat, namun kajian mengenai repositori institusi di Indonesia belum banyak dilakukan. Beberapa kajian yang sudah ada lebih mengarah pada pengembangan repositori di suatu institusi dari segi piranti lunak (database, sistem informasi, maupun tampilan) (Ginting 2010; Lim et al. 2007), sedangkan evaluasi terhadap kuantitas dan kualitas konten, fasilitas, maupun pengelolaan informasi di dalamnya belum banyak dilakukan (Priyanto 2012). Makalah ini merupakan langkah awal dalam mengevaluasi kualitas repositori di Indonesia, dengan mengambil repositori institusi IPB sebagai obyek evaluasi. Evaluasi terhadap repositori-repositori lain di Indonesia penting untuk dilakukan dalam mendorong pengembangan repositori yang berkualitas yang dapat memberikan manfaat maksimal bagi perkembangan ilmu pengetahuan.

Evaluasi dan standar repositori institusi

Perkembangan jumlah repositori institusi yang semakin banyak di dunia mendorong munculnya berbagai kajian dan evaluasi terhadap kualitas repositori. Standar dan sertifikasi terhadap repositori juga dikembangkan untuk mendukung pengembangan repositori yang berkualitas dan bermanfaat luas. Salah satu sertifikasi yang merekomendasikan standar dokumentasi dan informasi repositori adalah German Initiative for Networked Information (Deutsche Initiative fu¨r Netzwerkinformation) / DINI certificate. Kriteria standar ini meliputi beberapa topik yaitu akses, layanan untuk penulis, metadata, isu hukum (hak cipta, lisensi), integritas, sistem cadangan, indeks, dampak, dan keberlanjutan (Dobratz & Scholze 2006).

Kajian evaluasi repositori telah banyak dilakukan di beberapa negara. Evaluasi kualitas dapat dilakukan terhadap beberapa aspek antara lain kemudahan akses, fasilitas pencarian, organisasi informasi, dan tampilan (Mondoux & Shiri 2009); gambaran umum (nama, alamat URL, jumlah koleksi, fitur), statistik (Mercer et al. 2011).  Evaluasi lebih rinci dilakukan oleh Tripathi dan Jeevan tahun 2011 menekankan pada aspek koleksi (jenis dan jumlah), fasilitas akses, organisasi informasi, hak kekayaan intelektual, statistik penggunaan dan mekanisme timbal balik, serta fasilitas penelusuran. Selain itu juga dapat dievaluasi fitur-fitur fungsi dari repositori yaitu registrasi pengguna, pengisian dokumen, peran administrator, arsip, dan diseminasi (Krishnamurthy & Kemparaju 2011).

Berdasarkan literatur kajian dan standar di atas, secara umum ada beberapa aspek yang penting untuk dikaji dalam mengevaluasi repositori. Aspek yang hampir selalu ada di setiap evaluasi adalah mengenai akses. Akses repositori dapat dibagi menjadi dua yaitu kemudahan alamat website reporitori tersebut diakses dan fasilitas akses yang diberikan kepada pengguna. Kemudahan akses dapat dilihat dari apakah website tersebut dapat dengan mudah ditemukan dan terindeks di mesin pencari (search engine) seperti Google, terdaftar di di OpenDOAR atau ROAR, atau ditautkan di beranda website institusi dan pusat informasi.

Fasilitas akses umumnya terdiri dari tiga tingkatan yaitu pertama konten hanya bisa diakses oleh pegawai, dosen, peneliti, atau mahasiswa dari instusi tersebut; kedua konten dapat diakses oleh publik tetapi hanya bagian-bagian tertentu; dan ketiga konten dapat diakses secara teks lengkap (full text) oleh publik (Tripathi & Jeevan 2011). Aspek kedua yang penting dievaluasi adalah konten. Evaluasi konten meliputi jenis koleksi, jumlah koleksi, pengaturan koleksi. Aspek ketiga adalah sistem yang digunakan antara lain mengenai jenis piranti lunak dan database yang digunakan, sistem temu kembali, dan tampilan antar muka.

Aspek keempat yang perlu dievaluasi adalah keterukuran. Keterukuran diperlukan untuk menilai dampak dari repositori yang bisa dilihat dari statistik pengunjung, pengunggah, pengunduh, dan statistik lainnya. Beberapa aspek lain yang dapat dievaluasi adalah hak kekayaan intelektual dan sistem preservasi.

Repositori IPB
Repositori IPB dapat diakses melalui alamat URL http://repository.ipb.ac.id. Repositori ini merupakan salah satu sarana akses terbuka yang dikembangkan oleh IPB dalam memberikan informasi ilmiah baik untuk sivitas IPB maupun masyarakat luas. Sejalan dengan tujuan akses terbuka, maka semakin banyak pengguna yang mengakses, semakin berhasil repositori tersebut mencapai tujuannya. Oleh karena itu, kualitas repositori sangat ditentukan oleh bagaimana membuat pengguna tertarik dan nyaman dalam memanfaatkan fasilitas yang ada dalam repositori. Beberapa aspek yang terkait dalam meningkatkan penggunaan repositori adalah dari sisi konten, akses, dan fasilitas penelusuran.

Konten: jumlah, jenis, dan pengorganisasian
Sampai awal Januari 2013, repositori IPB memiliki koleksi sebanyak 47.878 dokumen. Berdasarkan data OpenDOAR diakses tanggal 9 Januari 2013, jumlah koleksi ini adalah yang terbanyak dibandingkan koleksi repositori institusi lain di Indonesia seperti repositori Universitas Diponegoro (33.226 dokumen), Universitas Sumatera Utara (32.324 dokumen), dst. Data ini menunjukkan bahwa dari segi kuantitas, konten repositori IPB paling baik. Jumlah koleksi yang besar dan terus bertambah adalah gambaran bahwa pengelolaan berjalan dengan baik walaupun masih harus dikaji lebih mendalam bagaimana proses pengunggahan dokumen apakah oleh administrator saja atau melibatkan banyak kontribusi aktif dari sivitas lembaga.

Kuantitas juga dapat menjadi representasi dari produktivitas karya ilmiah dalam lembaga tersebut. Selain itu, kuantitas adalah komponen pertama yang dilihat pengguna. Semakin banyak jumlah dan ragam isi dari repositori, akan semakin menarik dan meningkatkan jumlah akses.

Konten repositori IPB sebagian besar merupakan koleksi skripsi, tesis dan disertasi sebanyak 35.414 judul dan jurnal ilmiah elektronik sebanyak 2.904 judul artikel. Koleksi yang lainnya adalah laporan penelitian,  karya ilmiah mahasiswa, paten, orasi ilmiah, serta publikasi dan buku mengenai IPB seperti buku panduan penelitian, buku informasi mengenai fakultas, agenda riset, dll.

Koleksi repositori IPB yang cukup banyak, memerlukan model pengorganisasian tampilan koleksi untuk memudahkan pengguna mencari dan memilih koleksi yang dibutuhkan. Beberapa model pengorganisasian koleksi repositori antara lain berdasarkan (1) komunitas atau hirarki struktur organisasi universitas atau dibagi per fakultas kemudian dijabarkan lagi tiap departemen /program studi, (2) urutan alfabet jenis koleksi atau departemen, (3) menggunakan organisasi informasi yang umum digunakan di perpustakaan seperti berdasarkan tahun publikasi, judul, pengarang, subyek, kata kunci, dll (Mercer et al. 2011; Tripathi & Jeevan 2011).

Repositori IPB mengorganisasi koleksinya berdasarkan jenis koleksi yang ditampilkan sesuai urutan alfabet. Pengorganisasian berdasarkan jenis koleksi kemudian diuraikan lebih rinci misalnya untuk skripsi, tesis, dan disertasi diuraikan berdasarkan bidang ilmu. Selain itu koleksi juga dapat ditampilkan berdasarkan tahun, subyek, judul, dan pengarang. Pengorganisasian di repositori ini ditampilkan dengan ringkas dan jelas. Di halaman yang menampilkan organisasi koleksi juga dilengkapi dengan petunjuk mengenai organisasi informasi dan cara pencarian koleksi.

Akses: kemudahan dan fasilitas
Website repositori IPB dapat dengan mudah ditemukan salah satunya melalui mesin pencari Google. Akses melalui alamat ww.google.com pada tanggal 26 Februari 2013 dengan  mengetik kata kunci “repositori” tidak ditemukan alamat repositori IPB pada tampilan hasil. Hasil yang muncul adalah tautan mengenai berita atau definisi repositori serta ada satu tautan ke repositori institusi Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) pada hasil nomer dua dari atas.

Hasil yang berbeda ketika mengetik kata kunci “repository”, tautan repositori IPB ada pada urutan nomer satu teratas diikuti oleh tautan ke repositori Universitas Indonesia (UI), definisi repositori dari website Wikipedia, repositori Univeristas Sumatera Utara (USU) di urutan keempat, selanjutnya repositori UPI, Universitas Gunadarma, dst. Perbedaan ini terjadi karena hampir semua alamat website repositori institusi universitas di Indonesia menggunakan kata “repository” bukan “repositori” pada alamat website mereka. Sebagian besar website tersebut juga menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar.

Website repositori IPB juga telah terdaftar di directory of open acces repositories / OpenDOAR (www.opendoar.org), dan Registry of open access repositories / ROAR (http://roar.eprints.org). Hal ini memudahkan pengguna untuk mengakses dan juga dapat digunakan untuk melihat kualitas karena kedua web ini juga melakukan evaluasi terhadap beberapa aspek repositori yang berlaku global. Di IPB sendiri, tautan website repositori dapat ditemukan di halaman beranda website universitas (www.ipb.ac.id) namun tidak ada tautan di halaman beranda website perpustakaan.

Keberadaan tautan di halaman beranda website universitas dapat berfungsi untuk mengenalkan dan promosi repositori misalnya saat orang mengakses website IPB akan mengetahui bahwa ada sarana akses terbuka yang disediakan IPB berupa repositori institusi.  Terkait dengan akses karya ilmiah umumnya orang akan mengakses perpustakaan atau pusat dokumentasi. Oleh karena itu, untuk memudahkan akses dan meningkatkan penggunaan koleksi repositori, seharusnya tautan repositori IPB juga ditambahkan di halaman depan website perpustakaan.

Selain kemudahan menemukan dan mengakses website repositori, kualitas akses juga ditentukan oleh fasilitas mengakses konten apakah bisa dilakukan oleh publik atau dibatasi   misalnya hanya untuk sivitas universitas dan bagian-bagian tertentu saja yang bisa diunduh teks lengkapnya. Repositori IPB memberikan akses konten teks lengkap kepada sivitas akademik IPB dengan melakukan login serta mengisi username/password. Pengguna diluar sivitas dapat mengakses dan mengunduh koleksi tertentu saja misalnya jurnal elektronik sedangkan untuk skripsi/tesis/disertasi hanya bisa mengakses dan mengunduh halaman abstrak, pendahuluan, dan kesimpulan; sedangkan halaman metodologi dan pembahasan tidak dapat dilihat dan diunduh.

Fasilitas penelusuran: sistem pencarian, dan tampilan hasil
Repositori IPB menggunakan piranti lunak DSpace dan protokol Open Archives Initiative untuk berbagi metadata (Open Archives Initiative Protocol for Metadata harvesting / OAI-MPH) yang umum digunakan untuk mengelola repositori institusi. Penggunaan sistem ini menentukan fasilitas penelusuran yang dimiliki serta tampilan metadata dan informasi bibliografi hasil pencarian (Kurtz 2010).

Sistem pencarian di repositori IPB terdiri dari pencarian cepat, pencarian lanjutan (advanced search), dan pencarian berdasarkan organisasi koleksi yaitu berdasarkan komunitas/jenis koleksi, tahun, judul, pengarang, dan subyek. Pencarian lanjutan memberikan pilihan pencarian dengan operasi boolean memadukan pilihan tipe dokumen dan lokasi kata kunci apakah di judul, pengarang, abstrak, teks, bahasa, penerbit, sponsor, seri, dan nomor identifikasi (identifier). Fasilitas pencarian ini tidak dilengkapi dengan keterangan atau petunjuk bagaimana menggunakan fasilitas yang ada atau bagaimana menemukan dokumen yang dicari supaya tepat sesuai yang diinginkan.

Tampilan hasil pencarian berupa informasi bibliografi terdiri dari judul, pengarang, tahun, abstrak, link URL, serta tautan ke dokumen asli (teks lengkap dalam format pdf). Tampilan ini merupakan standar tampilan dari sistem yang menggunakan Dspace dimana metadata yang ditampilkan tidak selengkap tampilan bibliografi di katalog perpustakaan yang menggunakan MARC atau Dublin Core (Kurtz 2010). Informasi bibliografi repositori yang terbatas kurang memenuhi kebutuhan informasi pengguna seperti untuk keperluan sitiran atau penulisan daftar pustaka, informasi tersebut tidak cukup dan harus dilengkapi dengan membuka dokumen aslinya.

Kesimpulan
Evaluasi repositori institusi IPB memberikan gambaran singkat mengenai kualitas repositori institusi khususnya perguruan tinggi di Indonesia. Hasil evaluasi sudah baik dimana jumlah koleksi di repositori IPB cukup banyak, jenisnya beragam, aksesnya mudah, teks lengkap terbatas untuk sivitas, serta fasilitas penelusuran yang sudah baik. Beberapa kekurangan yang perlu diperbaiki terkait dengan tautan akses di website perpustakaan, tersedianya informasi bagi pengguna terkait fasilitas penelusuran, serta informasi bibliografi perlu dilengkapi khususnya mengenai sumber dokumen dan penulisannya perlu dilakukan secara konsisten.

Selain itu beberapa aspek yang lain juga perlu dievaluasi lebih lanjut untuk meningkatkan kualitas repositori IPB. Aspek tersebut seperti pengukuran statistik penggunaan, akses, pengunggah, pengunduh, bahkan perlu dikaji dampak repositori ini bagi peningkatan kualitas akademik di universitas dan juga diseminasi ilmu pengetahuan ke masyarakat luas.

Kebijakan dan peraturan terkait hak kekayaan intelektual juga penting diperhatikan untuk mencegah plagiarisme dan pelanggaran lainnya. Selanjutnya perlu dilakukan upaya untuk meningkatkan partisipasi sivitas supaya berperan aktif mengunggah karya mereka sehingga akumulasi jumlah koleksi akan terus bertambah dan kemutakhirannya terjaga.

Daftar Pustaka

Bawden, D. & Robinson, L., 2012. Introduction to information science, London: Facet Publishing.

DeMaria, A.N., 2004. Open access, open archives, and enhanced public access to National Institutes of Health Research. Journal of the American College of Cardiology, 44(12), pp.2406–2407.

Dobratz, S. & Scholze, F., 2006. DINI institutional repository certification and beyond. Library Hi Tech, 24(4), pp.583–594. Available at: http://www.emeraldinsight.com/10.1108/07378830610715446 [Accessed January 14, 2013].

Ginting, M.B., 2010. Pengembangan sistem repositori pengetahuan berbasis ontologi dan jaringan semantik studi kasus pada perpustakaan Unika ST. Thomas Medan. Institut Pertanian Bogor.

Krishnamurthy, M. & Kemparaju, T.D., 2011. Institutional repositories in Indian universities and research institutes: A study. Program: electronic library and information systems, 45(2), pp.185–198. Available at: http://www.emeraldinsight.com/10.1108/00330331111129723 [Accessed January 14, 2013].

Kurtz, M., 2010. Dublin Core, DSpace, and a Brief Analysis of Three University Repositories. Information Technology and Library, (MARcH), pp.40–47.

Lim, R., Prawiro, T. & Wartono, P.S., 2007. Pengembangan situs web jaringan repositori digital antar lembaga penelitian memanfaatkan teknologi open archives, Jakarta.

Mercer, H. et al., 2011. Structure, features, and faculty content in ARL member repositories. The Journal of Academic Librarianship, 37(4), pp.333–342.

Mondoux, J. & Shiri, A., 2009. Institutional repositories in Canadian post-secondary institutions: User interface features and knowledge organization systems. Aslib Proceedings, 61(5), pp.436–458. Available at: http://www.emeraldinsight.com/10.1108/00012530910989607 [Accessed November 29, 2012].

Poltronieri, E. et al., 2010. Science, institutional archives and open access: An overview and a pilot survey on the Italian cancer research institutions. Journal of Experimental and Clinical Cancer Research, 29(1).

Priyanto, S., 2012. Evaluasi Pengelolaan Undip Institutional Repository. In Penyegaran dan Pengelolaan Data Undip IR. Semarang: Universitas Diponegoro.

Trayhurn, P., 2002. The Public Library of Science and “Open Access” to the scientific literature. British Journal of Nutrition, 87(1), pp.1–2.

Tripathi, M. & Jeevan, V.K.J., 2011. An Evaluation of Digital Libraries and Institutional Repositories in India. The Journal of Academic Librarianship, 37(6), pp.543–545

Veiga de Cabo, J. & Martín-Rodero, H., 2011. Open access: New models of scientific publishing in web 2.0 environments. Acceso Abierto: Nuevos modelos de edición científica en entornos web 2.0, 7(SUPPL), pp.19–27.

Westell, M., 2006. Institutional repositories: proposed indicators of success. Library Hi Tech, 24(2), pp.211–226. Available at: http://www.emeraldinsight.com/10.1108/07378830610669583 [Accessed November 2, 2012].

Yaniasih et al., 2012. Antara Open Access dan Langganan: Perkembangan Pola Penyebaran Informasi Ilmiah di Lembaga Penelitian dan Universitas di Indonesia. In Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia V. Labuan Bajo, NTT, pp. 16–19 Oktober.