Identifikasi, Penilaian, Pemilihan, Penghimpunan Pemrosesan dan Pengelolaan serta Pendistribusian Kandungan Informasi Lokal

Pendahuluan

Diakhir tahun 2000 pengguna internet di Asia diperkirakan 38 juta dan pada tahun 2003 akan meningkat menjadi 95,83 juta atau 25,7% dari seluruh pengguna dunia. Di Asia hanya separuh dari negara-negara di kawasan ini yang memanfaatkan internet, dan fasilitas internet yang mereka miliki kurang dari 3% dari jumlah tersebut. Saat ini pengguna tertinggi di negara Asia adalah Jepang, namun demikian diperkirakan pada atahun 2005 Cina merupakan pengguna internet terbesar di Asia.
Gambaran di atas menunjukkan bahwa kebutuhan akan informasi yang dapat diperoleh secara cepat dan akurat merupakan kebutuhan yang tidak dapat dihindari pada era globalisasi ini yang realisasinya sangat ditunjang oleh perkembangan teknologi informasi khususnya yang dapat mengemas informasi ke dalam bentuk yang lebih menarik dan praktis  seperti halnya bentuk digital. Pada saat ini telah tampak gejala ke arah tersebut dan di masa yang akan datang dapat dipastikan bahwa kebutuhan informasi akan dapat diperoleh/diakses melalui layar monitor tanpa perlu pemakai datang ke perpustakaan atau ke pusat dokumentasi lainnya untuk mendapatkan informasi yang diperlukannya. Melalui perpustakaan maya (virtual library) , harapan ini bukanlah sesuatu yang tidak mungkin untuk dapat diwujudkan, adanya peningkatan kualitas infrastruktur pada jaringan telekomunikasi serta peningkatan kemampuan teknologi informasi dalam memproses data akan berdampak langsung pada sistem pengelolaan dan layanan pada lembaga/instansi penyedia informasi seperti halnya perpustakaan dan arsip.
Kemampuan akses yang begitu tinggi apabila tidak diimbangi dengan penyediaan informasi yang berkualitas yang memuat kandungan lokal merupakan hasil karya bangsa sendiri dikhawatirkan pada suatu saat akan menjadi bumerang bagi generasi muda kita di masa datang. Keaneka-ragaman informasi yang ditawarkan melalui internet dan kebebasan dalam menentukan pilihan merupakan tantangan bagi bangsa ini untuk secara serius mulai mencermati upaya-upaya strategis dalam mengemas karya dan hasil pemikirannya sehingga mampu menarik minat para generasi muda untuk lebih tekun dan serius dalam menghayati, mencermati dan mempelajari serta menghargai kekayaan dan potensi bangsa yang dimiliki melalui hasil karya bangsa sendiri.
Pengalihan sistem layanan perpustakaan secara tradisional ke sistem digital mengalami pergeseran dan perubahan dalam infrastruktur, proses pengolahan dan sistem pengelolaannya. Namun demikian manfaat yang ditawarkan dalam bentuk digital mampu melipatgandakan pendayagunaan informasi yang dimilikinya. Hal ini dapat dicapai karena informasi yang diolahnya tidak saja dimanfaatkan secara fisik oleh pemakai yang berdomisili di sekitar perpustakaan tetapi mampu diakses secara luas oleh para pemakai yang membutuhkannya. Peluang ini seharusnya dapat dimanfaatkan secara maksimal dalam mempercepat dan memperluas penyebaran informasi yang merupakan hasil rekaman kejadian dan apa yang telah dicapai oleh bangsa ini dengan segala aspeknya. Namun yang menjadi kenyataan dan kendala utama yang kita hadapai saat ini adalah seberapa banyak informasi yang ditulis oleh bangsa ini yang dapat dikemas dan disajikan secara profesional melalui saluran ini. Karena pada dasarnya secanggih apapun saluran yang tersedia apabila tidak dimanfaatkan karena ketidakmampuan dalam pengemasannya ataupun disebabkan oleh kelangkaan informasi dalam bentuk tulisan produk bangsa sendiri, meneliti dan mengolah informasi yang diperoleh dan kemudian menyebarluaskannya secara global.

Sebagai gambaran pesatnya perkembangan teknologi dewasa yang secara langsung akan memperoleh kapasitas layanan informasi melalui jalur internet dapat dilihat pada tabel di bawah ini.


 

A.Identifikasi kandungan Informasi Lokal
Mengenali karya bangsa sendiri merupakan hal yang sangat penting sebagai upaya untuk menghargai apa yang telah dicapai oleh bangsa ini yang dapat menumbuhkan kebanggaan nasional yang merupakan dasar utama dalam menciptakan rasa percaya diri atas kemampuan bangsa sendiri. Namun demikian rasa bangga atas apa yang telah dicapai baik di masa lalu maupun di masa kini perlu diinformasikan secara merata agar dapat diketahui oleh masyarakat luas. Hal ini dapat berupa hasil kejayaan bangsa kita di masa lalu maupun hasil yang telah dicapai di masa kini berupa sumber kekayaan alam yang berlimpah, serta keaneka-ragaman budaya yang kita miliki merupakan sumber informasi yang tak akan kering-keringnya untuk digali dan di kaji serta disajikan demi kemajuan bangsa.

Mengapa kita tidak mengenali dan menghargai karya informasi bangsa sendiri? 
Agar dapat mengenali dan menghargai karya informasi bangsa sendiri diperlukan kemauan dan kemampuan untuk melakukannya. Kemauan dan kemampuan tersebut harus sudah dibina sejak dini wujud penumbuhan minat baca yang pelaksanaannya dapat dilakukan secara terpadu baik di lingkungan rumah tangga dan masyarakat maupun di lingkungan sekolah sejak di tingkat dasar sampai pada tingkat perguruan tinggi. Minat baca tidak akan begitu saja tumbuh dengan sendirinya, apalagi berubah menjadi budaya baca dimulai dari suatu kebiasaan yang kemudian menjadi kegemaran dan akhirnya menjadi suatu minat yang besar yang tidak dapat dipisahkan lagi dari pola kehidupannya. Apabila seorang sudah memiliki minat baca yang tinggi kehausan akan informasi mendorongnya untuk mencari sendiri sumber informasi yang dibutuhkannya apakah dengan cara membeli, meminjam ataupun memanfaatkan koleksi yang tersedia di perpustakaan maupun di pusat dokumentasi dan informasi lainnya.
Begitu pentingnya menumbuhkan minat baca masyarakat karena hal ini merupakan salah satu potensi dasar yang merupakan tiang penunjang yang sangat menentukan keberhasilan pembangunan nasional. Suatu upaya guna meningkatkan minat baca tersebut telah diselenggarakan di kalangan negara-negara ASEAN melalui "The Regional Seminar on the Promotion of Reading Habit by ASEAN Libraries" pada tahun 1995 di Bandung. Seminar ini diikuti oleh Brunei Darussalam, Indonesia, Malaysia, Philippines, Singapore dan Thailand yang diselenggarakan oleh The ASEAN Commite on Culture and Information (COCI) bekerjasama dengan Perpustakan Nasional RI yang bertujuan utama untuk  :
  1.Melaksanakan pertukaran informasi tentang kebijakan, organisasi, metode dan cara-cara praktek yang berhubungan dengan kegiatan promosi minat baca.
  2.Mengetahui masalah yang dihadapi oleh negara-negara ASEN dalam melaksanakan promosi minat baca.
  3.Meningkatkan kesadaran akan kebutuhan suatu program yang efektif untuk mempromosikan minat baca di masing-masing negara tingkat regional.
  4.Menyediakan suatu forum untuk dapat berpartisipasi dalam melaksanakan kegiatan promosi minat baca dengan cara bertukar pengalaman dan pengamatan pada kegiatan yang dinilai unik namun efektif untuk meningkatkan minat baca.
  5.Mempromosikan suatu kesepahaman dalam kerangka kerjasama dalam suatu program terpadu.

Meskipun makalah yang dipresentasikan cukup bervariasi dan berbobot, namun sangat disayangkan tidak ditindaklanjuti dengan tindakan pengaplikasiannya. Hal ini memang sering terjadi pada berbagai seminar, simposium, workshop, lokakarya dan lain sebagaimana yang diselenggarakan di negara ini. Hasilnya hanya berupa kumpulan tulisan dari pengalaman, ide dan pemikiran yang dicetak dalam bentuk prosiding dan kemudian ditumpuk dan disimpan di atas rak tanpa sempat diaplikasi apalagi dimanfaatkan sebagaimana mestinya.
Seandainya prosiding tersebut dapat dialihmediakan dalam bentuk digital dan dapat diakses secara luas mungkin dampaknya akan berbeda, tidak seperti yang dialami oleh hasil seminar tingkat regional ini, setelah 6 (enam) tahun berlalu tanpa efek positifnya bagi peningkatan minat baca di tanah air.
Jika demikian kenyataannya, bagaimana kita dapat menghargai karya cipta bangsa tanpa adanya minat baca yang tinggi pada masyarakatnya. Berbagai upaya untuk meningkatkan produk terbitan nasional hanya merupakan upaya sepihak tanpa mendapat hasil optimal seperti yang diinginkan para pemikir agar karyanya mampu meningkatkan ilmu dan pengetahuan masyarakat yang akhirnya mampu mencerdaskan kehidupan bangsa. Beberapa faktor yang mungkin masih relevan untuk ditanggapi tentang penyebab rendahnya minat baca di masyarakat kita adalah seperti yang telah disampaikan oleh Prof.Dr.Ing. Wardiman Djojonegoro, mantan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dalam sambutannya pada upacara pembukaan "The Regional Seminar on the Promotion of Reading Habit by ASEAN Libraries". Dikatakannya bahwa terdapat beberapa faktor utama yang menyebabkan rendahnya minat baca di negara kita yaitu yang disebabkan oleh    :
  1.Faktor budaya; masyarakat Indonesia lebih suka bersosialisasi dan berkomunikasi secara lisan dibandingkan dengan menulis dan membaca.
  2.Sistem pendidikan nasional; dimana murid kurang diajarkan bagaimana mengapresiasi memanfaatkan dan mendayagunakan materi bacaan.
  3.Keberadaan dari media massa elektronik, khususnya video dan acara televisi yang sangat mengasyikkan dan mampu mengalihkan minat baca para generasi muda menjadi minat menonton
  4.Kurang tersedianya bahan bacaan yang menarik dan bagus.
Menurut beliau, selain faktor tersebut di atas (yang dapat menyebabkan rendahnya minat baca masyarakat), terdapat pula hal lain yang justru membuat masyarakat ingin membaca. Hal ini baru akan terjadi apabila mereka menyadari tentang penting dan manfaatnya membaca selain dapat menciptakan kepuasan pribadi maka melalui membaca mereka juga dapat memperoleh beberapa manfaat lainnya seperti :
  1.mempelajari sesuatu yang baru,
  2.meningkatkan pengetahuan dan wawasan yang luas,
  3.mendapatkan kemampuan dan ketrampilan baru dan,
  4.memperoleh kepuasan intelektual dari hasil bacaannya.
Dewasa in pengaruh negatif yang dapat memperburuk peningkatan dan pengembangan minat baca masyarakat adalah dengan bertambahnya beberapa stasiun TV swasta dan semakin maraknya video game dan play station yang dampaknya betul-betul sudah pada taraf yang sangat memprihatinkan. Apabila pemerintah khususnya Departemen Pendidikan Nasional dan seluruh jajarannya tidak segera mengupayakan penanggulangannya, maka hal ini akan menjadi masalah nasional yang tidak saja menjadi masalah pemerintah, tetapi juga menjadi masalah kita bersama dalam mewujudkan minat baca di kalangan masyarakat kita.

Berbagai macam bentuk bahan pustaka yang memuat kandungan informasi karya bangsa
Penyampaian informasi hasil karya bangsa sebenarnya telah dilakukan sejak beberpa abad yang lalu baik yang disampaikan melalui tulisan di atas batu (prasasti) maupun diatas media lainnya seperti lontar, kulit kayu, kulit binatang, rotan,bambu, tanah liat keramik maupun dluwang. Karya bangsa tersebut dapat berupa tulisan maupun lukisan yang menggambarkan keadaan dan situasi bangsa pada saat itu yang ditulis dalam berbagai aksara seperti Jawa, Bali, Sunda, Aceh, batak dan lai sebagainya ataupun digambar dengan gaya/aliran seni tradisional tertentu.
Agar mempermudah pengenalan tentang berbagai macam bentuk bahan pustaka beserta kandungan informasinya maka berdasarkan medianya jenis bahan pustaka tersebut dapat dibedakan dalam beberapa bentuk yaitu :

1.Bahan Pustaka Berupa Naskah Asli (Manuskrip)
  Cukup banyak karya bangsa berupa tulisan tangan disimpan dan dilestarikan di Perpustakaan Nasional dan Arsip Nasional dalam bentuk naskah kuno yang memiliki nilai budaya tinggi berisi tentang kisah raja-raja, cara pengobatan tradisional, tata upacara adat , mantera-mantera penolak bahaya dan lain sebagainya. Di kawasan ASEAN, Indonesia merupakan negara yang memiliki koleksi naskah kuno (manuskrip) terbesar yaitu sekitar 10.000 naskah dan semua itu dapat dilihat di Perpustakaan Nasional RI. Naskah kuno tersebut hasil tulisan tangan di atas lontar, kulit kayu, kulit binatang, rotan, bambu, tanah liat, keramik maupun dluwang mempergunakan berbagai aksara seperti, Jawa, Bali, Sunda, Aceh, Batak dan lain sebagainya. Keadaan fisiknya cukup baik karena dirawat dan disimpan dalam ruangan khusus dengan kondisi lingkungan yang stabil. Hanya saja karya bangsa yang tidak ternilai tersebut tampaknya kurang diminati oleh para peneliti nasional untuk mengungkap lebih dalam peristiwa dan rahasia kejayaan bangsa di masa lam  pau. Justru para peneliti asing yang lebih berminat meneliti kandungan kekayaan budaya bangsa kita dengan penuh ketekunan dan keseriusannya telah berhasil menerbitkan beberapa buku tentang koleksi naskah kuno tersebut antara lain: Golden letters: writing traditions of Indonesia (Surat Emas: Budaya tulis di Indonesia) 1991, Illumination (The writing traditions of Indonesia),1996. Sedangkan yang akan terbit dan telah diseminarkan pada tanggal 15 Agustus 2001 yang lalu adalah the traditional writing of Merapi – Merbabu, merupakan kerjasama Perpustakaan Nasional RI dengan KITLV (Koninklijk Instituut voor Taal Land en Volkenkunde).
  Kendala utama yang menyebabkan mengapa peneliti kita kurang berminat dalam menekuni dan memanfaatkan koleksi langka tersebut adalah masih kurangnya perhatian pemerintah dalam menunjang kegiatan penelitian di Indonesia khususnya tentang naskah kuno di tanah air. Sebagai dampak langsung dari kebijakan pemerintah tersebut adalah secara optimal naskah kuno tersebut  tidak dapat dimanfaatkan generasi muda yang pada umumnya tidak dapat membaca aksara kuno yang digunakan naskah-naskah tersebut. Agar naskah kuno tersebut dapat dipelajari dan dimanfaatkan isinya maka perlu diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia yang sudah tentu harus didukung oleh dana yang tidak kecil dan dukungan para pakar yang menguasai bidang tersebut. Pertanyaannya sekarang adalah apakah naskah-naskah kuno yang sudah dialih-aksarakan tersebut diminati oleh masyarakat khususnya para generasi muda masih merupakan pertanyaan yang sulit mendapatkan jawaban yang pasti. Apabila demikian halnya maka masalah minat baca yang mungkin lebih dulu perlu d  itingkatkan atau secara bersama-sama dilakukan dengan upaya penyediaan bahan bacaan yang bermutu yang mungkin dapat digali dari beberapa sumber, termasuk dari naskah asli tulisan tangan ini.

2.Bahan Pustaka yang dicetak (media cetak)
  Penyediaan bahan pustaka jenis ini merupakan cara penyampaian informasi yang tergolong cukup tua tetapi dirasakan masih cukup efektif dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat pembaca. Sejak ditemukannya sistem cetak pertama kali oleh Guttenberg pada abad ke 15 , maka dapat dikatakan bahwa bahan pustaka tercetak masih tetap dapat bertahan lebih dari lima abad lamanya dan mampu bersaing dengan media penyampai informasi lainnya. Hal ini tidak saja disebabkan karena sifatnya yang praktis dan mudah didayagunakan tanpa perlu dukungan alat bantu lainnya tetapi juga secara fisik dapat disebarkan sampai ke pelosok-pelosok desa. Kelebihan utama dari media cetak dibandingkan dengan naskah asli (manuskrip/naskah kuno). Bahasa yang digunakan umumnya dimengerti dan dipahami oleh pembaca serta materi isinya sangat bervariasi dari berbagai aspek kehidupan. Harga yang ditawarkan pun dapat bervariasi dinilai dari edisi media cetak yang bersangkutan, apakah dicetak edisi murah (lowprice). Di Indonesia tampak  nya belum menerapkan secara luas terbitan dalam edisi murah ini, dimana penekanan harga terletak pada pemilihan dan penggunaan jenis kertas yang berkualitas rendah seperti halnya koran. India merupakan negara yang cukup maju dalam penerbitannya yang menerapkan kebijakan penerbitan dengan edisi murah agar dapat terjangkau oleh kemampuan daya beli masyarakatnya.
  Melalui media cetak, secara utuh dan lengkap gagasan dan pemikiran karya bangsa dapat diinformasikan kepada masyarakat luas. Ide dan pemikirannya dapat disampaikan melalui tulisan/teks dan gagasan visualnya dapat diwujudkan melalui gambar/ilustrasi dan foto dicetak dalam warna hitam-putih maupun dalam separasi warna (color separation). Mempelajari, memahami dan mengaplikasi gagasan dan pemikiran karya bangsa dalam bentuk media cetak dinilai cukup efektif untuk menambah pengetahuan dan memperluas wawasan masyarakat. Namun demikian mengapa justru pada saat negara lain mulai mengalihkan perhatiannya dalam memanfaatkan media penyampai informasi lainnya dengan mengalihmediakan materi/informasi media cetak ke bentuk yang lebih komunikatif dan informatif, negara kita justru masih terpuruk dalam menghadapi masalah yang sama. Yaitu ketidakmampuannya dalam meningkatkan jumlah terbitan nasionalnya.
  Beberapa faktor utama penyebab menurunnya kemampuan penerbit dalam meningkatkan bahkan mempertahankan jumlah terbitannya adalah sebagai berikut :
  1.Kurang ditegakkannya sanksi pelanggaran Pasal 44 Undang-undang Nomor 12 tahun 1997 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 7 Tahun 1987 tentang Hak Cipta.
  2.Rendahnya minat baca masyarakat yang berakibat rendahnya daya beli masyarakat terhadap bahan bacaan yang menyebabkan buku kurang laku. Untuk menghabiskan buku yang dicetak sebanyak 1.000 – 5.000 eksemplar membutuhkan waktu 3 – 5 tahun.
  3.Tidak adanya subsidi pemerintah terhadap bahan baku kertas untuk penerbitan buku dan tingginya pajak yang dibebankan terhadap penjualan buku.
  4.Merajalelanya pembajakan buku dan tampaknya sulit diberantas yang sangat merugikan usaha penebit.
  5.Belum ada peraturan yang membatasi pengusaha fotokopi untuk mengkopi seluruh isi buku
  6.Rendahnya minat pengarang untuk menulis karena honor yang diterima dinilai kurang memadai.
  7.Kurang diwajibkannya siswa / mahasiswa untuk membaca buku teks daripada diktat yang telah disiapkan oleh guru / dosen yang bersangkutan.

Apabila masalah yang dihadapi di atas tidak segera dapat di atasi oleh pemerintah maka dampak negatifnya tidak saja berakibat terhadap nasib perbukuan nasional, tetapi  juga terhadap upaya pengalihmediaan ke dalam bentuk digital yang pada umumnya materinya berasal dari media cetak yang justru dihasilkan para penerbit nasional tersebut.

3.Bahan pustaka yang direkam (media rekam/elektronik)
  Keanekaragaman karya budaya bangsa tidak selalu dapat disampaikan informasinya melalui media cetak. Keterbatasan penyampaian informasi melalui media cetak adalah hanya mampu merekam dan menyampaikan informasi yang dapat dibaca. Khusus untuk informasi yang harus dapat dilihat dan didengar (audio-visual), maka untuk penyampaian informasi jenis ini diperlukan saluran dan media lain yang lebih sesuai seperti halnya piringan hitam, kaset, video dan disket. Baik secara terpisah maupun terpadu informasi ini dapat disampaikan kepada pemirsa, misalnya suara dapat dikemas dan disampaikan melalui piringan hitam, kaset dan disket, sedangkan gabungan antara keduanya (suara dan visual) dapat dikemas menjadi satu kedalam bentuk video.
  Kekurangan media elektronik dibandingkan dengan media cetak adalah dalam proses dan teknik pendayagunaannya. Media cetak dapat dimanfaatkan dimana saja kapan saja dan oleh siapa saja tanpa perlu alat pendukung lainnya, sedangkan media elektronik memerlukan alat bantu dalam pendayagunaannya. Tanpa dukungan alat bantu tersebut maka media elektronik tidak dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya. Seperti halnya media cetak, media elektronik dapat diproduksi dalam jumlah yang besar dapat disebarluaskan kepada masyarakat yang membutuhkannya. Hanya saja pada masalah perawatan dan pemeliharaannya media elektronik jauh lebih sulit dan mahal dibandingkan dengan media cetak. Jenis bahan baku yang digunakan sangat rentan terhadap ketidakstabilan kondisi lingkungan seperti debu, temperatur dan kelembaban udara yang sangat tinggi serta jamur. Di samping itu koleksi media elektronik usia pakainya sangat terbatas yang sangat dipengaruhi oleh perubahan teknologi yang sedemikian pesatnya. Sebagai contoh untuk dapat mendayagu  nakan koleksi piringan hitam yang saat ini tidak diproduksi lagi berarti harus pula mempertahankan dan menjaga kondisi peralatan pengoperasiannya (player), jika tidak maka koleksi yang kita miliki tersebut tidak akan dapat dimanfaatkan lagi.
  Guna mengantisipasi keadaan ini, maka dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu :
  1.Menjaga, memelihara dan memelihara media elektronik dalam bentuk fisik aslinya bersamaan dengan menjaga kondisi peralatan pengoperasiannya (player), berarti disamping melestarikan medianya, maka harus pula dilestarikan peralatannya agar tetap berfungsi dengan baik meskipun hal ini tidak terlalu mudah untuk dilaksanakan khususnya dalam mendapatkan suku cadang pengganti untuk perbaikan apabila terjadi kerusakan.
  2.Mengalihkan informasinya ke dalam media lain yang lebih modern sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini. Meskipun kebijakan ini dinilai lebih praktis tetapi membutuhkan dana yang tidak sedikit untuk proses pengalihan, pembelian peralatan baru, maupun biaya untuk tenaga operatornya.
    Menentukan salah satu dari kedua kemungkinan di atas tergantung dari kebijakan lembaga yang bersangkutan apakah masih tetap ingin menyimpan informasinya dalam bentuk fisik aslinya ataukah dialihkan ke dalam media yang lebih mudah perawatan dan pengelolaannya dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.
    Saat ini cukup banyak koleksi film dokumenter yang berisi peristiwa penting tentang perjuangan bangsa yang disimpan di Arsip Nasional yang kondisinya sangat memprihatinkan. Hal ini bukan disebabkan karena kurangnya perawatan ataupun perhatian terhadap pengelolaannya tetapi lebih disebabkan oleh keadaan fisik media elektronik ini sebagai akibat dari faktor usia dan masa pakai yang cukup lama sehingga memperburuk kualitas gambar maupun suaranya. Apabila tidak ada kebijakan pemerintah untuk mengalihkannya ke bentuk media lain yang lebih baik kualitasnya dikhawatirkan informasi yang sangat bernilai historis tinggi tersebut akan musnah dimakan usia.

Di Indonesia selain Arsip Nasional terdapat lembaga swasta yang memiliki koleksi media elektronik yang cukup besar yaitu Sinematek, sedangkan asosiasi di tingkat regional yang mengurusi tentang pengelolaan koleksi audio-visual ini adalah SEAPAVAA (South East Asia Pacific Audio Visual Archive Association).

4.Bahan pustaka yang dialihmediakan (bentuk mikro)
  Meningkatnya kebutuhan ruang penyimpanan sebagai akibat dari terus bertambahnya jumlah karya bangsa dalam bentuk media cetak merupakan masalah besar bagi perpustakaan dan arsip yang harus menyimpan dan melestarikan seluruh koleksinya untuk kepentingan penelitian. Agar dapat mengatasi keadaan ini maka diperlukan suatu media pengganti yang dapat menghemat kebutuhan ruang penyimpan tersebut yaitu dengan cara mengalihkan informasinya ke dalam bentuk mikro.
  Bentuk mikro yang tersedia untuk menyimpan informasi karya bangsa tersebut terdiri dari 2 (dua) macam :
  1.bentuk mikrofilm berupa gulungan (reel) dengan ukuran 35 mm khusus untuk pengalihmediaan informasi dari surat kabar dan tabloid.
  2.Bentuk mikrofis berupa lembaran (sheet) dengan ukuran 16 mm khusus untuk pengalihmedia informasi dari buku dan majalah. 

  Seperti halnya media elektronika, media bentuk mikro memerlukan pula alat bantu baca (micro reader) untuk membaca informasi yang terdapat dalam jenis koleksi ini. Meskipun bentuk mikro dapat direproduksi  dalam jumlah yang banyak sesuai kebutuhan, tetapi pemanfaatannya sangat terbatas hanya pada perpustakaan dan arsip yang memiliki alat baca mikro yang ternyata harganya cukup mahal untuk dapat dimiliki secara pribadi. Selain itu koleksi bentuk mikro tidak dapat disimpan dalam kondisi ruangan biasa tanpa mempergunakan pengatur suhu ruangan seperti air condition (AC), karena tanpa ruang penyimpan yang terkondisi dengan baik, maka jenis koleksi akan cepat rusak. Salah satu jenis kerusakan pada bentuk mikro yang sangat parah dan sulit untuk ditanggulanginya adalah akibat yang disebabkan oleh vinegar syndrom.
  Kelemahan lain dari jenis koleksi bentuk mikro adalah hanya dapat menyimpan informasi teks dan gambar dalam dua warna yaitu hitam dan putih. Sehingga untuk karya lukisan/ilustrasi dan gambar dalam aneka warna kurang sesuai apabila dialihmediakan kedalam bentuk mikro.
  Meskipun demikian koleksi bentuk mikro merupakan koleksi terbaik dalam melestarikan informasi dalam bentuk teks dan gambar hitam putih. Kemampuan daya tahannya untuk dapat menyimpan informasi selama lebih kurang 100 tahun3 apabila diproses dan disimpan pada kondisi prima menempatkan koleksi bentuk mikro ini menjadi salah satu media pelestari informasi terbaik saat ini. Penilaian peringkat terbaik ditinjau dari aspek pelestarian bahan pustaka ini sangat berdasar pada penggunaan alat baca (micro reader) yang pada prinsipnya tetap tidak berubah meskipun mengalami berbagai modifikasi sebagai akibat dari penerapan kemajuan teknologi.
  Beberapa alasan mengapa koleksi bentuk mikro jarang terdapat di perpustakaan umum, sekolah, perguruan tinggi dan khusus ialah karena jenis perpustakaan ini menerapkan kebijakan penyiangan (weeding) pada koleksinya untuk mengurangi jumlahnya karena tidak diminati dan tidak dimanfaatkan lagi oleh pembacanya. Berbeda dengan kebijakan yang diterapkan oleh Perpustakaan Nasional4 dan Arsip Nasional yang harus tetap menyimpan seluruh koleksinya baik dalam bentuk fisik aslinya maupun dalam bentuk alihmedianya agar dapat dijadikan bahan acuan baik untuk keperluan penelitian di saat ini maupun untuk kepentingan penelitian bagi generasi penerus di masa yang akan datang.
  Di tingkat regional dan internasional terdapat beberapa badan/asosiasi yang me-nangani masalah pengelolaan koleksi bentuk mikro dengan segala aspeknya yang dapat dihubungi dan dimintakan sarannya dalam mengatasi masalah yang dihadapi berhubungan dengan pengelolaan koleksi bentuk mikro seperti Southeast Asia Microform Project (SEAM), Southeast Asian Consortium for Access and Preservation (SEACAP), Southeast Asia Regional Branch, International Council on Archives  (SARBICA), International of Library Association (IFLA),

5.Bahan pustaka bentuk digital
  Meskipun informasi dalam bentuk digital tentang karya bangsa kita belum begitu banyak yang dapat diakses melalui jaringan internet namun upaya ke arah tersebut telah mulai dibahas dalam berbagai seminar baik di tingkat lokal maupun nasional. Kemampuan dalam mengemas dan menyampaikan informasi secara multi media  menyebabkan semakin banyak peminat baik dari lembaga pemerintah maupun swasta apakah yang bergerak secara komersial ataupun non-komersial memanfaatkan media ini untuk menginformasikan, mempromosikan produk yang mereka pasarkan. Hanya saja pemanfaatan untuk menyediakan informasi hasil karya budaya bangsa tampaknya masih belum menjadi prioritas.
  Apabila kita bandingkan dengan beberapa jenis bentuk media seperti manuskrip, media cetak, media elektronik dan media dalam bentuk mikro maka seluruh bentuk media tersebut dapat dikemas menjadi satu dalam wujud multimedia dalam bentuk digital. Keunggulan inilah yang tidak dapat diimbangi oleh jenis media lainnya di samping sistem penyebaran informasinya yang dapat diakses secara global.
  Kelebihan bentuk digital dibandingkan dengan bentuk media lain secara lebih spesifik dijelaskan sebagai berikut: bahwa informasi digital ikut membentuk sebagian besar peningkatan budaya dan warisan intelektual bangsa serta memberikan manfaat yang penting bagi penggunanya. Dewasa ini, penggunaan komputer telah mengalami perubahan yang sangat signifikan yaitu dalam hal bagaimana suatu informasi diproses, diolah dan diakses. Kemampuan untuk menghasilkan, menghapus dan mengkopi informasi dalam bentuk digital, menelusuri teks dan pangkalan data, serta mengirimkan informasi secara cepat melalui sistem jaringan telah menciptakan suatu pengembangan yang luar biasa dalam teknologi digital.

Bagaimana dapat dikatakan bahwa produk digital merupakan yang terbaik untuk dilayankan kepada pengguna?
  Salah satu contoh dari kelebihan produk digital ialah yang dikemas dalam bentuk CD-ROM dimana cara penelusuran informasinya berbeda dari cara pengaksesan informasi melalui jaringan internet. Pada umumnya pada CD-ROM telah dilengkapi dengan perangkat lunak untuk pengoperasian penelusuran dan penganalisaannya. Namun demikian akses ke CD-ROM hanya terbatas untuk keperluan perorangan dan dalam sistem jaringan yang terbatas. Sementara itu file dalam internet tersedia untuk jaringan yang sangat luas dan informasinya dapat ditambah ataupun disempurnakan apabila diperlukan. Tidak seperti halnya CD-ROM yang harus diproduksi ulang apabila informasinya perlu ditambah atau disempurnakan.
  Bagaimanapun alasannya tampaknya bentuk digital telah dapat mewakili pemenuhan segala kebutuhan informasi dan merupakan media penyampai informasi terbaik bagi pengguna saat ini. Namun demikian dukungan sarana penunjang lainnya seperti perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, serta sistem jaringan dan infrastruktur dalam telekomunikasi  masih merupakan kendala utama bagi pengakses informasi digital di sebagian kota di negara kita ini.
 
  B.Penilaian Pentingnya Kandungan Informasi Lokal
    Penting tidaknya kandungan informasi lokal sangat tergantung dari bagaimana kita dalam dapat memanfaatkan informasi tersebut. Meskipun cukup banyak informasi penting tentang keanekaragaman budaya, adat istiadat, kekayaan alam dan keindahan fauna dan flora yang dapat mempromosikan potensi pariwisata kita dibiarkan tersebar tanpa dikelola dengan baik sehingga tidak dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya. Agar informasi berpotensi tinggi tersebut bermanfaat diperlukan kemampuan untuk memilih, mengolah dan mengemasnya sehingga menjadi suatu informasi menarik yang mampu membangkitkan minat para wisatawan mancanegara untuk datang ke tanah air.
    Mengulas tentang masalah promosi kebudayaan, cukup banyak terbitan yang dihasilkan oleh pemerintah khususnya Direktorat Jenderal Kebudayaan yang isinya meliputi hampir seluruh aspek seni dan budaya di tanah air baik yang bersifat tradisional maupun kontemporer. Hanya saja karya-karya tersebut masih dalam bentuk media cetak dan belum diupayakan untuk dialihmediakan kebentuk digital. Masalahnya sekarang adalah siapa yang akan mengkoordinir dan bertanggungjawab secara nasional mengumpulkan, memilih dan mengolah serta mendistribusikan informasi digital tersebut secara global.
    Di tingkat regional, mempromosikan kandungan informasi lokal melalui jaringan internet telah dimulai oleh National Library Board (NLB) Singapore dalam Congress of Southeast Asian Librarians (CONSAL) ditunjuk sebagai perwakilan dari 10 negara di kawasan ASEAN untuk mengolah, mengemas dan mendistribusikan informasi digital melalui situs web
http://www.consal.org.sg. Topik yang yang dipilih pada tahap I (dimulai dari tahun 2001 – tahun 2003) meliputi; fauna dan flora, tempat dan lokasi bersejarah dan musik tradisional. Setiap negara mendapat bantuan dana sebesar $ 20,000 untuk mengumpulkan informasi yang dipilihnya dan kemudian mengirimkannya ke NLB untuk diproses lebih lanjut.
    Mengacu pada contoh di tingkat regional maka yang diperlukan dalam mengolah informasi digital  melalui jalur internet di tingkat nasional adalah suatu badan/asosiasi yang bertanggung jawab mengatur tentang berbagai aspek termasuk menentukan topik-topik / informasi penting yang perlu dialihmediakan, serta mencermati pula aspek-aspek penting lainnya meliputi: ketersediaan infrastruktur, biaya, kualitas informasi, kepemilikan, dan peraturan pemerintah yang berlaku.

  C.Pemilihan/penyeleksian Kandungan Informasi Lokal
    Keputusan melaksanakan seleksi seharusnya berdasarkan kebutuhan pengguna dengan memperhatikan segala aspek yang membatasinya. Melibatkan lembaga/institusi lain yang juga melaksanakan kegiatan yang sama merupakan tindakan yang ekonomis untuk menghindari duplikasi terhadap pengalihmediaan informasi yang sama. Kendala utama dalam pemrosesan bersama adalah adanya perbedaan standar dalam penggunaan perangkat lunak dalam sistem pemrosesannya.

Sebelum menentukan kategori dari informasi yang akan dipilih, terdapat beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan terlebih dahulu:

  a.Jumlah situs web yang ada di Indonesia.
  b.Kebutuhan lokal dan manfaat dari informasi yang akan disediakan melalui sistem jaringan.
  c.Bahasa yang akan digunakan pada sistem jaringan.
  d.Macam informasi yang dapat dihimpun dari sumber lain (provinsi, daerah).
  e.Kebutuhan informasi dari berbagai kelompok.

Penetapan kategori dari pemilihan informasi harus dipertimbangkan berdasarkan kebutu-han  yang dapat mewakili kepentingan berbagai sektor seperti halnya sektor ekonomi, pendidikan, pemerintah, pedesaan dan kota, kesehatan, serta sektor budaya. Berdasarkan beberapa kategori ini ditetapkan kategori pokok yang dibedakan dari sumber informasi tingkat pertama, kedua dan ketiga. Sebagai contoh terdapat beberapa area pokok yang dapat dipertimbangkan dalam menentukan kategori dari informasi yang dipilih antara lain:

  a.pendidikan dan penelitian
  b.bahasa dan informasi umum
  c.kesehatan publik dan fasilitas kesehatan
  d.sumber-sumber pemasukan pemerintah
  e.sumber-sumber pemasukan non-pemerintah
  f.sejarah dan sumber budaya
  g.kependudukan dan sensus penduduk
  h.perkotaan dan pengembangannya
  i.perdagangan dan perniagaan
  j.perundang-undangan dan masalah politik

  Setelah area pokok dipilih maka masih terdapat satu hal pokok yang harus diperhatikan dalam penyeleksian kandungan informasi lokal tersebut yaitu tentang hak cipta. Meskipun masalah hak cipta (copyright) di Indonesia belum dilaksanakan secara optimal, namun demikian masalah hak cipta merupakan masalah utama yang harus dibahas lebih awal dalam kegiatan seleksi bahan pustaka yang akann dialihkan ke bentuk digital. Apabila bahan pustaka yang akan dialihmediakan dilindungi oleh hak cipta maka proses pelaksanaannya tidak dapat dilanjutkan tanpa ijin dari pemilik hak cipta tersebut.
  Sejak informasi digital dapat diakses secara global maka masalah hak cipta telah menjadi masalah internasional dimana setiap negara memiliki perbedaan dalam menanggapi hal ini. Pada pelaksanaannya terdapat perbedaan dalam pemberlakuan hak cipta, hal ini sangat ditentukan oleh jenis bahan pustaka yang bersangkutan, misalnya hak pertunjukan (performance rights) untuk musik, ataupun hak tayang (exhibition rights) untuk film berbeda dengan hak non-pertunjukan (non-performance rights) untuk majalah elektronik ataupun dokumentasi foto.
  Lembaga/institusi yang melaksanakan kegiatan digitalisasi harus memiliki prosedur yang jelas tentang masalah kepemilikan karya intelektual ini. Suatu sumber informasi yang cukup lengkap dan dapat dijadikan acuan dalam membahas tentang masalah hak cipta ini dapat diperoleh dari  situs internet IFLA: Copyright and Intelectual Property Resources (
http://www.nlc-bnc.ca/ifla/II/copyright.htm).

  D. Penghimpunan / pengumpulan Kandungan Informasi Lokal
     Terdapat banyak organisasi maupun kelompok tertentu yang menghimpun kandungan informasi lokal dan mengolahnya dalam bentuk informasi digital, mereka  memiliki perspektif yang berbeda dalam memanfaatkannya, ada yang secara murni untuk kepentingan pelestarian dan ada pula yang lebih mementingkannya untuk keperluan akses. Agar penghimpunan dapat dilakukan secara optimal, seharusnya setiap pusat dokumentasi dan informasi (pusdokinfo) mempunyai tanggung jawab yang sama dalam mengumpulkan kandungan informasi lokal yang berada di wilayah mereka masing-masing. Berarti mereka mempunyai tanggung jawab pula dalam menyiapkan akses ke koleksi digital yang mereka melalui situs web yang mereka miliki. Jika demikian halnya maka persoalan ini tidak perlu dibahas lebih lanjut. Masalahnya sekarang adalah ketidakmampuan setiap pusdokinfo untuk melakukan sendiri hal itu sehingga perlu dilaksanakan dan dikoordinasikan oleh suatu badan atau asosiasi pemerintah ataupun swasta yang mampu mengambil alih tanggungjawab ini.
     Persoalannya sekarang adalah siapa yang akan bertanggungjawab mengkoordinasi kegiatan ini dalam mengumpulkan  informasi dari setiap pusdokinfo untuk diolah dan dikemas dalam bentuk informasi digital dan distribusikan melalui internet.
     Pengumpulan kandungan informasi lokal dapat dilaksanakan dalam dua cara apabila hal ini tidak dapat dilakukan oleh setiap pusdokinfo yaitu melalui:
     a.Perwakilan pusdokinfo dan pemilik/pengelola informasi seperti:
       – Perpustakaan
       – Arsip
       – Universitas
       – Penerbit
       – Pengarang
       – Pusat penelitian
       – Asosiasi profesi
     b.Badan/asosiasi pemerintah/swasta
       Mekanisme penghimpunan informasinya dapat dilaksanakan sebagai berikut yaitu melalui:
       a.Perwakilan pusdokinfo dan pemilik/pengelola informasi
  Setiap pusdokinfo akan menunjuk perwakilannya yang akan melaksanakan pengumpulan informasi yang telah diseleksi untuk kemudian diproses lebih lanjut. Misalnya untuk seluruh perpustakaan di tingkat pemerintah maka perwakilannya akan diserahkan kepada Perpustakaan Nasional sedangkan untuk perwakilan arsip diserahkan kepada Arsip Nasional demikian pula untuk universitas, penerbit dan sebagainya dapat menunjuk perwakilannya masing-masing. Pada sistem ini setiap perwakilan akan mempunyai web site yang dapat diaskes oleh pengguna khusus tentang informasi yang diwakilinya. Penentuan perangkat lunak dan sistem pemrosesannya ditentukan oleh badan perwakilannya demikian pula tentang macam informasi yang diserahkan apakah dalam bentuk cetakan ataupun bentuk digital merupakan kebijakan dari badan perwakilan yang memutuskan berdasarkan ke-sepakatan dari seluruh anggota perwakilan.
       b.Badan/asosiasi pemerintah maupun swasta
  Pada sistem terpusat seperti ini diperlukan sebuah badan yang mampu menghimpun, dan mengolah semua informasi yang diserahkan oleh setiap pusdokinfo atau perwakilannya. Pelaksanaannya memerlukan dukungan dana yang besar serta ditunjang oleh standar perangkat lunak serta infrastruktur yang sangat menunjang.

Sebagai contoh pengumpulan secara terpusat adalah yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional dalam menghimpun, mengolah dan mendayagunakan seluruh karya cetak dan karya rekam yang diterbitkan dan diproduksi di Indonesia ataupun yang diterbitkan di luar negeri tentang Indonesia maka wajib diserahkan ke Perpustakaan Nasional berdasarkan Undang-undang Nomor 4 Tahun 1990. Dalam pelaksanaannya diperkuat dengan Peraturan Pemerintah Nomor 70 Tahun 1991 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 4 tahun 1990 dan Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 1999 tentang Pelaksanaan Serah Simpan dan Pengelolaan Karya Rekam Film Cerita atau Film Dokumenter yang secara hukum memberlakukan sanksi bagi penerbit maupun perusahaan rekam yang tidak memenuhi kewajibannya.

Contoh kedua yang juga dapat diterapkan adalah seperti yang dilakukan oleh NLB Singapore dalam menghimpun, mengolah dan mengemas kandungan informasi lokal dari negara-negara ASEAN. Pemilihan topiknya terbatas demikian pula waktu pemilihan, penghimpunan dan pemrosesannya yang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
Kedua contoh di atas  merupakan suatu contoh kongkret yang dapat diterapkan dalam sistem pelaksanaan penghimpunan kandungan informasi lokal dalam bentuk digital. 

E.Pemrosesan dan Pengelolaan
    Apabila badan yang bertanggungjawab untuk menghimpun kandungan informasi lokal telah ditetapkan maka perlu ditetapkan sistem pemrosesan dan pengelolaannya.
    Pengalihmedia informasi dari berbagai jenis media dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa macam alat perekam, proses yang paling sederhana dalam pengalihmediaan bentuk digital dapat dilakukan dengan bantuan alat perekam (scanner) atau kamera digital untuk menghasilkan gambar elekronik (bitmap images). Kualitas gambar sangat tergantung dari jumlah titik yang terekam oleh scanner dalam ukuran 1 (satu) inci persegi  (resolution) dan banyaknya nilai bayangan abu-abu (grey) ataupun warna (colour) yang akan direkam (bit depth). Faktor lain yang sangat dominan dalam menentukan kualitas gambar dalam bentuk digital adalah jenis alat perekam yang digunakan yang mampu merekam secara optimal seluruh detail gambar dari fisik aslinya. Kualitas yang tinggi dari gambar bitmap akan merekam seluruh detail penting dari teks maupun gambar.
    Perekaman teks dapat diproses dengan perangkat lunak OCR (Optical Character Recognition) untuk menghasilkan indeks yang dapat ditelusuri. Hanya saja perangkat lunak OCR tidak dapat digunakan untuk menginterpretasi secara akurat seluruh jenis huruf (fonts) dan abjad yang ada terlebih lagi untuk teks hasil tulisan tangan. Teks juga dapat diketik ulang untuk mendapatkan berkas ASCII, dimana ASCII teks memuat kunci penelusur kata. Penggunaan alat perekam harus disesuaikan dengan keadaan fisik dari koleksi yang akan direkam. Koleksi yang rapuh akan rusak apabila direkam dengan drum scanner demikian juga koleksi lukisan cat air akan memudar apabila disinari dengan intesitas lampu yang tinggi dan yang berulang-ulang pada saat perekaman dengan mempergunakan kamera digital. Dokumen yang akan dialihmediakan secara umum dapat dibedakan dalam beberapa kategori yaitu:
    – Teks/gambar garis: dihasilkan dari tullisan tangan, ketikan. Biasanya dalam hitam-putih misalnya buku, manuskrip, gambar garis, cukilan kayu, cetak laser, cetak biru dan peta.
    – Nada lengkap (continuous tone): dalam warna/hitam-putih. Foto, gambar kerja, misalnya sektsa, lukisan cat air dan desain grafis.
    – Nada penuh (halftone): dalam warna/hitam-putih. Nada penuh merupakan hasil reproduksi dari gambar yang mempergunakan perbedaan besar kecilnya titik raster, misalnya desain grafis, dan etsa.
    – Campuran: dalam warna/hitam-putih. Terdiri dari text/gambar garis, nada lengkap dan nada penuh. Misalnya suratkabar, majalah, buku berilustrasi.

Adapun prosedur yang perlu dilakukan pada saat pengalihmediaan meliputi: 
    – Pengecekan kelengkapan sumber informasi apakah telah memenuhi syarat sebagai dokumen 
    – Pemilihan perangkat rekam dan perangkat lunak yang sesuai untuk proses pengalih-mediaan. Beberapa pertimbangan dalam memilih perangkat perekam ditentukan oleh:
     a.katagori dokumen yang akan direkam
     b.kelengkapan dokumen
     c.resolusi yang diperlukan/bith depth
     d.jumlah dokumen yang akan
     e.direkam
     f.kualitas, keadaan fisik dokumen
     g.kemampuan perangkat lunak yang
     digunakan

     – Pembuatan kopi untuk pengganti apabila terjadi kerusakan pada media

Metadata

Agar informasi berupa data yang telah direkam tersebut dapat ditelusuri kembali maka diperlukan metadata. Metadata dapat diartikan sebagai data tentang data yang mempunyai kemampuan dalam menemukan suatu sumber, menunjukkan lokasi data/dokumen serta memberikan ringkasan tentang apa yang perlu dimanfaatkan.
    Terdapat tiga kemampuan yang diperlukan dalam pembuatan metadata untuk sebuah paket informasi yaitu :
     a) penyandian (encoding), b) pembuatan deskripsi untuk paket informasi dan paket preservasi, serta c) penyediaan akses untuk deskripsi tersebut. Ketiga kemampuan tersebut digunakan untuk interoperasional dalam berbagi sarana dalam penemuan suatu sumber informasi. Bagi kepentingan pengguna metadata mempunyai kemampuan untuk menentukan: a) macam data apa saja yang tersedia, b) apakah data tersebut dapat memenuhi kebutuhan, c) bagaimana cara memperolehnya, dan d) bagaimana penstranferannya ke suatu sistem tertentu.
        Pengaplikasian metadata di bidang perpustakaan telah dimanfaatkan oleh pustakawan dalam format MARC (Machine Readable Catalogue). Di Indonesia digunakan INDOMARC merupakan pengembangan yang dilakukan oleh Perpustakaan Nasional dari format MARC.  Pengisian tag (tangara) pada lembar kerja berupa rekord bibliografis (bibliographic record) dari suatu bahan pustaka dimana angka pada tangara meng-identifikasikan macam data yang harus diisi, misalnya tangara 245 untuk judul, tangara 250 untuk edisi dan seterusnya.
        Pada penyandian (encoding) diperlukan rekord pengganti (surrogate record) yang digunakan sebagai deskripsi dan akses terhadap isi sebuah rekord metadata. Beberapa sistem yang dapat digunakan untuk keperluan penyandian ini adalah:
     – MARC (Machine Readable Catalogue) untuk menyandi katalog perpustakaan,
     – SGML (Standard Generalized Markup Language) untuk menyandi teks,
     – HTML (Hyper Text Markup Language) untuk keperluan WWW.

Agar data/format katalog dapat ditempatkan di situs Web, maka perlu adanya swa-indeks (self-index) pada dokumen. Pembuat dokumen elektronik dari hasil identifikasi sekumpulan elemen metadata yang dianggapnya penting kemudian disusun dalam suatu himpunan deskripsi metadata. Salah satu bentuk dari himpunan deskripsi metadata tersebut adalah Dublin core. Elemen yang dapat dihimpun dalam Dublin core sebanyak 15 elemen metadata yang terdiri dari:

1.Judul
2.Pembuat / Pencipta /
3.Subyek
4.Deskripsi
5.Penerbit
6.Pendukung / Penyumbang
7.Tahun
8.Tipe
9.Format
10.Pengenal
11.Sumber
12.Bahasa
13.Keterkaitan / hubungan dengan sumber lain
14.Hak (legalisasi, hak cipta)

Selain Dublin core dapat juga digunakan Text Encoding Initiative (TEI) untuk penghimpunan deskripsi metada.  TEI memiliki 4 bagian yaitu deskripsi berkas, deskripsi penyandian, deskripsi profil dan deskripsi revisi.  Pada mulanya TEI digunakan untuk bidang ilmu pengetahuan dan budaya namun kini pemanfaatannya telah meluas ke bidang lainnya.

Pengelolaan informasi bentuk digital
Keterlibatan dan dukungan berbagai pihak sangat dibutuhkan dalam pengelolaan informasi digital. Hal ini penting untuk dilaksanakaan agar pengelolaan informasi dapat tetap terus berjalan dan  dipertahankan kelangsungannya. Beberapa pihak yang mempunyai peranan penting dalam pelaksanaan pengelolaan tersebut adalah:
Pemrakasa : Pengembangan koleksi; mengumpulkan materi/informasi mutakhir baik tercetak/terekam yang perlu dialihmediakan dalam bentuk digital
Pembuat peraturan:Undang-undang Deposit; kewajiban menyerahkan karya cetak dan karya rekam ke lembaga yang berwenang, untuk disimpan, dilestarikan dan didayagunakan
Pembuat/pencipta : Pembuat digital rekord. Kurangnya pengawasan terhadap format yang digunakan mengakibatkan tidak dapat dimanfaatkan informasi digital untuk kepentingan lain yang berbeda.
Pemilik hak cipta : Menegakkan keberadaan hak cipta. Pemilik berhak untuk menuntut atas hak cipta dari karyanya.yang dialihmediakan.
Penyandang dana  : Mengupayakan ketersediaan dana untuk penyeleksian, penghimpunan, pengalihmediaan, dan pengemasannya dan pendistribusian-nya.
Pendukung   : Mengupayakan bentuk dan media baru dari berbagai sumber informasi yang diproduksi dari berbagai macam media.
Pembaca : Mendapatkan akses informasi. Pembaca akan menuntut materi dalam format mutakhir untuk ditayangkan termasuk dalam kemasan lain bentuk digital.
Konservator : Menjaga kelestarian bentuk fisik asli dokumen yang dialihmediakan informasinya untuk kepentingan penelitian.

F.Pendistributian Kandungan Informasi Lokal
  Sistem pendistribusian informasi digital dapat dilakukan melalui situs web dari masing-masing perwakilan atau dari badan/asosiasi yang menjadi pusat pengelolaan kandungan informasi lokal. Informasi yang dilayankan dapat berupa teks dan gambar. Untuk karya berupa teks yang sudah dikategorikan wewenang publik (public domain) maka secara penuh/keseluruhan (fulltex) dapat dilayankan kepada masyarakat, demikian pula halnya untuk karya lukisan maupun gambar. Lain halnya apabila karya tersebut masih dilindungi hak cipta maka perlu mendapat ijin dari pemegang hak cipta untuk mendistribusikannya secara luas dalam bentuk digital.
  Permasalahan yang sama yang dihadapi oleh Perpustakaan Nasional, meskipun sebagai lembaga pemerintah yang mempunyai kewajiban menyediakan jasa informasi kepada masyarakat berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 178 Tahun 2000 dan Undang-undang Nomor 4 Tahun 1990 tetapi tidak memiliki hak untuk menggandakan atau mengalihmediakan kebentuk lain tanpa seijin pemegang hak cipta yang dalam hal ini penerbit, perusahaan rekaman ataupun perorangan. Alasan lain yang masih dapat diterima untuk melakukan hal itu adalah selama kegiatan penggandaan dan pengalihmediaan tersebut dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian yang bersifat non-komersial maka tindakan tersebut masih dikategorikan "legal". Hanya saja seberapa jauh batasan legal disini secara rinci belum diatur lebih lanjut .

  Penyediaan layanan kandungan informasi lokal dalam bentuk informasi digital yang diberikan kepada masyarakat dapat dilaksanakan melalui bebarapa jalur yaitu:

  1.Jalur Pemerintah;
  2.Jalur pemerintah bekerjasama dengan lembaga swasta di Indonesia;
  3.Jalur pemerintah bekerjasama dengan lembaga pemerintah di LN;
  4.Jalur pemerintah bekerjasama dengan lembaga swasta di LN;
  5.Jalur swasta;
  6.Jalur swasta bekerjasama dengan lembaga pemerintah di LN;
  7.Jalur swasta bekerjasama dengan lembaga swasta di LN.

Penyediaan informasi secara murni melalui jalur pemerintah yang bersifat non-komersial, pelaksanaannya tergantung pada anggaran pemerintah yang sangat terbatas sehingga kurang dapat diandalkan secara optimal dapat memenuhi kebutuhan informasi masyarakat. Hambatan utama lainnya selain keterbatasan dana adalah kemampuan SDM, sarana dan prasarana dan infrastruktur yang kurang menunjang.

Kombinasi gabungan antara pemerintah dan lembaga swasta baik di dalam maupun luar negeri tampaknya memberikan peluang positif untuk dapat melaksanakan pengelolaan informasi kandungan lokal secara lebih efektif dan profesional. Hal ini harus dijajaki kemungkinannya untuk mewujudkan suatu badan yang benar-benar sangat kuat kedudukan dan peranannya dalam upaya memberdayakan kandungan informasi lokal karya bangsa baik demi tujuan mencerdaskan kehidupan bangsa maupun demi kepentingan promosi kekayaan budaya bangsa yang seharus dapat diteliti dan digali manfaatnya demi meningkatkan potensi bangsa.

Penutup
Pemberdayaan dan peningkatan potensi bangsa dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung guna membangkitkan kesadaran mereka agar berperan aktif dalam upaya mewujudkan harapan dan cita-cita bangsa.  Salah satu cara yang dapat ditempuh adalah dengan pemanfaatan jalur internet yang secara akomodatif, efektif  dan kondusif dapat menyebarkan informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat secara luas. Namun demikian, jalur ini hanya akan berupa sarana tak berguna apabila tidak dapat dimanfaatkan dan didayagunakan sebagaimana mestinya.

Ketepatan dalam pemilihan informasi kandungan lokal karya bangsa, tidak saja menimbulkan rasa bangga terhadap apa yang dapat dan telah dihasilkan selama ini tetapi juga ikut memberikan wahana kondusif kepada generasi muda untuk dapat berbuat sesuatu yang berguna demi kepentingan bangsa yang sekaligus dapat menaikkan citra bangsa di mata dunia.