Kesiapan Pustakawan UNDIP untuk Mendukung UNDIP sebagai Universitas Bertaraf Internasional

Pendahuluan
Dalam menghadapi era informasi yang semakin kompetitif saat ini, maka perguruan tinggi di Indonesia dituntut untuk meningkatkan mutunya melalui proses inti agar dapat bersaing dengan perguruan tinggi asing. Proses inti (core processes) pendidikan yang terjadi di perguruan tinggi tersebut meliputi: pengajaran (teaching), penelitian (research), dan pelayanan (services). Agar dapat secara efektif menyelenggarakan proses inti tersebut, maka perguruan tinggi perlu ditunjang oleh sejumlah aktivitas pendukung yang terkait, misalnya perpustakaan. Perpustakaan merupakan unit layanan yang sangat penting di perguruan tinggi. Bahkan karena pentingnya, maka sering diibaratkan sebagai jantung atau urat nadinya perguruan tinggi. Melalui perpustakaan perguruan tinggi inilah ?knowledge asset? dihimpun untuk dimanfaatkan secara penuh dalam menghasilkan ?knowledge asset repository? yang sangat berharga sekali nilainya.
 
Perubahan Panorama Perguruan Tinggi
Sejak akhir Januari 2006, Departemen Pendidikan Nasional telah membentuk Tim Gugus Tugas penetapan 10 Perguruan Tinggi (PT) di Indonesia yang akan dipersiapkan sebagai universitas-universitas yang akan dikembangkan menjadi ?universitas kelas dunia? (world-class university). Dampaknya perguruan tinggi di Indonesia, baik itu negeri maupun swasta mengalami perubahan panorama selama dekade terakhir ini. Perubahan panorama dalam tulisan ini, maksudnya adalah perubahan yang meliputi baik itu paradigma, pengelolaan, persaingan, dan sebagainya. Perubahan panorama tersebut dipicu oleh adanya perkembangan teknologi informasi, sehingga adanya e-university, e-learning, e-print dan sejenisnya mulai banyak dikembangkan oleh perguruan tinggi di Indonesia.
 
Sudah seharusnya bahwa perguruan tinggi tidak hanya dilihat sebagai pusat ilmu pengetahuan, pusat penelitian, dan pusat pengabdian masyarakat. Akan tetapi juga harus menjadi suatu entitas korporat ?penghasil ilmu pengetahuan? yang ?mampu bersaing? untuk menjamin kelangsungan hidup. Kualitas dan kompetensi lulusan menjadi hal yang penting untuk dipersiapkan sebaik mungkin oleh perguruan tinggi. Bahkan di beberapa perguruan tinggi saat ini sudah banyak yang aktif melakukan pengembangan dan penjajakan kerjasama dengan berbagai institusi khususnya yang berada di luar negeri.
 
Suatu contoh misalnya: Undip secara terus menerus meningkatkan kualitas pengelolaan pendidikan, administrasi, penelitian dan publikasi ilmiah dalam upaya untuk meningkatkan rangking universitas di kelas internasional. Apalagi visi Universitas Diponegoro pada tahun 2020 adalah UNDIP menjadi universitas riset yang unggul. Untuk menuju visi tersebut perlu kerja keras dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi untuk pengelolaan berbagai macam sumber daya yang ada, termasuk salah satunya aspek penunjang yaitu perpustakaan.
 
Menurut Djokopranoto (2006: 242) pada dasarnya, tingkat penggunaan teknologi informasi di perguruan tinggi dapat dibagi menjadi 4 tahap, yaitu: sebagai penyedia data, penyedia informasi, penyedia pengetahuan, dan penyedia kebijakan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1. berikut:
 
 
 
 
 
 
 
 
Perpustakaan PT Bertaraf Internasional
Konsekuensi dari perubahan perguruan tinggi untuk menjadi universitas bertaraf internasional akan mengakibatkan perubahan pula pada perpustakaan perguruan tinggi. Syaratnya bahwa perpustakaan perguruan tinggi tersebut harus sudah digital dan menjadi perpustakaan riset. Hal yang perlu dipersiapkan adalah:
1. Sumber daya manusia (brainware) yaitu pustakawannya harus mencakup subjek spesialis pada disiplin ilmu yang ada di PT tersebut;
2. Koleksi yang dapat memenuhi kebutuhan para peneliti spesifik di bidang tertentu, baik itu buku text, jurnal, majalah, CD ROM, maupun literatur yang lainnya;
3. Sarana dan prasarana yang mendukung akses informasi di perpustakaan, termasuk ketersediaan hardware dan software;
4. Layanan yang sudah dapat diakses secara online melalui internet, sehingga terjadi sharing information;
5. Kerjasama yang saling menguntungkan dengan cara silang layan antar perpustakaan perguruan tinggi.
 
Sementara itu, definisi perpustakaan riset menurut Online Dictionary of Library and Information Science (ODLIS), yaitu:
?Research library is a library containing a comprehensive collection of materials in a specific field, academic discipline, or group of disciplines, including primary and secondary sources, selected to meet the information needs of serious researchers?.
 
Jadi perpustakaan perguruan tinggi harus dapat berperan sebagai katalis bagi kemajuan ilmu pengetahuan dalam menyediakan informasi berbagai hasil penelitian. Hal ini disebabkan karena bagaimanapun juga penelitian merupakan katalisator kemajuan. Adanya pergeseran paradigma perpustakaan perguruan tinggi menjadi perpustakaan riset ini akan membuat suatu perubahan. Paling tidak perpustakaan perguruan tinggi harus berupaya untuk menyediakan berbagai bahan perpustakan yang komprehensif dan spesifik menyangkut disiplin ilmu yang relevan dengan kajian penelitian di bidang tertentu.
 
Selanjutnya apa definisi dari Universitas Bertaraf Internasional (World Class University) itu? Sampai saat ini banyak sekali pengertian dari universitas bertaraf internasional yang dimunculkan oleh para pakar, tergantung dari sudut pandang mana melihatnya. Menurut pemahaman penulis, universitas bertaraf internasional adalah universitas yang telah memiliki reputasi internasional di bidang penelitian, pembelajaran dan yang penting memiliki kontribusi  bagi masyarakat  luas. Dari pengertian tersebut, maka penekanannya untuk menjadi perpustakaan riset adalah bagaimana perpustakaan PT dapat mendukung penelitian bagi seluruh civitas akademik.
 
Lembaga penilai yang ikut berperan dalam menentukan peringkat lembaga pendidikan tinggi dalam level regional yaitu Asia?s Best Universities (Asiaweek). Sementara itu yang level internasional, antara lain:
1. Shanghai Jia Tong University (SJTU), dengan indikator: kinerja penelitian, kualitas alumni dan staf (penghargaan yang diperoleh), indeks rujukan, publikasi ilmiah, besaran akademik.
2. Times Higher Education Supplement (THES), dengan indikator: penilaian mitra akademik melalui survey, indeks rujukan, rasio dosen/mahasiswa, jumlah mahasiswa dan dosen internasional, penilaian stakeholder.
3. Webometric, dengan indikator WEB universitas yang menyangkut aspek: seberapa sering diakses oleh pihak lain (visibility) 50%, jumlah muatan/halaman/kolom/entri (size) 20%, jumlah files yang dimuat, misalnya bahan ajar, dokumen perpustakaan digital (rich files) 15%, dan publikasi ilmiah dosen/staf akademik (scholar) 15%.
 
Dari ketiga lembaga penilai tersebut, maka kriteria yang banyak berhubungan secara langsung terhadap aktivitas perpustakaan PT adalah versi dari webometric. Alasannya karena webometric merupakan salah satu perangkat lunak untuk mengukur kemajuan perguruan tinggi melalui websitenya, sehingga memungkinkan perpustakaan dan pustakawan ikut ambil bagian dan berperan aktif untuk mengoptimalkannya agar peringkatnya menjadi naik. Intinya bahwa masing-masing lembaga penilai mempunyai indikator/parameter, sehingga yang penting adalah bagaimana kiprah pustakawan untuk mendukung indikator/parameter tersebut.
Mengenai benchmarking peringkat UNDIP versi Webometric bulan Januari 2009 untuk word rangking menempati urutan ke 3138 dan ind. rangking ke-15. Lebih jelasnya seperti terlihat pada Tabel 1. berikut:
 
 
 
 
 
Menurut beberapa literatur yang saya baca, maka dapat saya simpulkan bahwa nilai jual (benchmark) dari perpustakaan perguruan tinggi yang bertaraf internasional, antara lain:
1. Tersedianya bahan perpustakaan yang mendukung penelitian, sehingga memiliki kebebasan dan atmosfer akademik yang kondusif;
2. Perpustakaan PT sudah dapat mengelola secara mandiri (self governance), sehingga memiliki fasilitas dan pendanaan yang memadai;
3. Peran perpustakaan PT yang dapat mendukung keberagaman dalam melaksanakan internasionalisasi WCU;
4. Perpustakaan PT harus selalu mendukung dalam proses pembelajaran yang berkualitas dengan menggunakan ICT;
5. Perpustakaan PT telah memiliki jaringan kerjasama internal dan eksternal yang kuat, sehingga mampu menyapa kebutuhan masyarakat sosial.
6. Adanya dukungan dari institusi di mana perpustakaan PT tersebut bernaung dan juga komitmen dari decision maker.
 
Kesiapan Perpustakaan UNDIP
Perpustakaan UNDIP merupakan perpustakaan yang berada di UNDIP, baik itu perpustakaan program, fakultas, maupun program studi/jurusan. Dalam pelaksanaannya, perpustakaan UNDIP mempunyai tugas dan fungsi yang sangat penting dalam berlangsungnya sebuah proses pendidikan.
 
Secara umum tugas perpustakaan UNDIP adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat bahan perpustakaan, serta mendayagunakan baik bagi civitas akademik maupun masyarakat di luar kampus. Sementara itu, fungsi perpustakaan UNDIP adalah sebagai pusat Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), pusat penyebaran informasi ilmiah, pusat pelestarian ilmu pengetahuan, dan sebagai unit yang menunjang perguruan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. Selanjutnya sebagai bagian integral dari suatu perguruan tinggi, perpustakaan UNDIP diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tridarma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
 
Ada beberapa kriteria yang digunakan perpustakaan UNDIP untuk mengukur bagaimana kualitas perpustakaannya, antara lain: pelayanan dan volume koleksi (services and collection), aksesibilitas (accessibility), keanekaragaman literatur yang disediakan (variety of literary offerings), kenyamanan membaca (comfort and availability of reading/studying spaces), maupun kepuasan pemustaka (user satisfaction).
 
Dari hasil kajian yang penulis lakukan melalui kuesioner kepada civitas akademik, diperoleh data bahwa perlu adanya tambahan keanekaragaman literatur yang disediakan. Dengan demikian maka betul bahwa citra dan fungsi perpustakaan UNDIP dapat direalisasikan apabila memiliki koleksi bahan perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan semua pemustaka. Pemustaka disini terdiri dari dosen, mahasiswa, dan civitas akademik lainnya di perguruan tinggi dalam melaksanakan Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), penelitian, dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
 
Namun biasanya kendala yang sering muncul di perpustakaan kami selain SDM, adalah masalah kewenangan dalam merealisasikan anggaran. Padahal dalam buku Pedoman Penyelenggaraaan Perpustakaan Perguruan Tinggi yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi sudah jelas memberikan rambu-rambu bahwa besar dana yang dianjurkan untuk membiayai kegiatan perpustakaan secara normal sedikitnya lima persen (5%) dari seluruh anggaran perguruan tingginya. Melalui DIKTI, pemerintah seharusnya perlu lebih serius mengkaji langkah strategis apa yang efektif untuk mencapai perguruan tinggi bertaraf internasional, sehingga unit perpustakaan di berbagai perguruan tinggi di Indonesia juga ikut berbenah diri.
 
Solusi yang saya tawarkan mensikapi kendala kewenangan realisasi anggaran dan SDM, adalah dengan mengusulkan keikutsertaan kepala UPT Perpustakaan UNDIP dalam rapat senat universitas. Sehingga diharapkan ada kewenangan dalam otonomi pengelolaan anggaran bagi perpustakaan UNDIP yang bisa untuk penambahan keanekaragaman koleksi dan pelatihan SDM.
 
Beberapa program persiapan teknis yang sedang ditempuh perpustakaan UNDIP dalam mendukung universitas bertaraf internasional tersebut, adalah sebagai berikut:
1. Repository Institusional, dengan cara mengemas ulang informasi dengan mengalihmediakan semua hasil karya civitas akademik menjadi koleksi digital;
2. Memperbanyak publikasi ilmiah dari hasil penelitian yang dilakukan oleh civitas akademik di berbagai jurnal yang terakreditasi khususnya jurnal   internasional;
3. Melanggan online database yang beragam dari berbagai disiplin ilmu dengan menambah literatur E-Journal (electronic journal) internasional;
4. Menghimpun informasi dari penerbitan publikasi ilmiah civitas akademik khususnya yang dapat di akses melalui media internet;
5. Berpartisipasi untuk ikut merencanakan pemasangan banner perguruan tinggi di ?Quality Standard (QS) Websites? sehingga diharapkan keberadaan perpustakaan UNDIP akan jauh lebih dikenal di dunia internasional;
6. Mengembangkan aplikasi web dengan ?Library 2.0? yang mengupayakan adanya partisipasi pengguna perpustakaan dan learning commons, sehingga diharapkan adanya perbaikan terus-menerus yang berkelanjutan.
 
Perpustakaan UNDIP juga melakukan upaya untuk mencari informasi tentang implementasi International Organization for Standardization (ISO) 11620-1998 di PDII-LIPI untuk mengukur kinerja perpustakaan. Selain itu juga belajar dari universitas yang sudah meliliki sertifikasi ISO, misalnya: University of Philipine mengenai SDM/pustakawannya, kemudian Universiti Kebangsaan Malaysia mengenai layanan perpustakaannya. Hal ini dilakukan karena untuk mengetahui tentang tahap-tahap ataupun faktor apa saja yang diperlukan untuk mencapai standar internasional perpustakaan. Selain itu juga mempunyai alasan untuk membandingkan kinerja perpustakaan UNDIP dari waktu ke waktu maupun perbandingan kinerja dengan perpustakaan perguruan tinggi lainnya.
 
Kompetensi Pustakawan UNDIP
Pustakawan merupakan salah satu unsur SDM penunjang utama dalam penyelenggaraan perguruan tinggi. Mengapa demikian? Alasannya karena pustakawan merupakan tenaga professional (brainware) yang bertugas menunjang perencanaan dan pelaksanaan proses pembelajaran di perguruan tinggi. Oleh karena itu, pustakawan harus mengubah paradigma dari information provider ke information access provider. Hal ini mengingat bahwa saat ini kemajuan teknologi telah menyebabkan ledakan informasi sekaligus mempermudah akses informasi, sehingga pustakawan harus menguasai Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).
 
Sedemikian besarnya peran pustakawan, maka pustakawan hendaknya selalu meningkatkan terus-menerus (continuous improvement), baik kompetensi maupun kinerjanya di perpustakaan perguruan tinggi dalam melayani pemustaka. Upaya peningkatan terus-menerus dapat didefinisikan sebagai suatu proses pustakawan yang berfokus pada upaya terus-menerus untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perpustakaan untuk memenuhi kebijakan dan tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini sesuai dengan salah satu dari 8 prinsip manajemen kualitas yang menjadi landasan dalam penyusunan ISO 9001:2000, yaitu: fokus pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan orang, pendekatan proses, pendekatan sistem terhadap manajemen, peningkatan terus-menerus, pendekatan faktual dalam pembuatan keputusan, dan hubungan pemasok yang saling menguntungkan.
Kesiapan pustakawan UNDIP dilakukan dengan meningkatkan kompetensi, yang meliputi pengetahuan, ketrampilan, dan sikap. Hal ini mengacu pada unsur dan sub unsur kegiatan dari pustakawan tingkat ahli maupun tingkat terampil. Bagaimana meningkatkan pelayanan kepada civitas akademik dan mengelola bahan perpustakaan juga harus diupayakan secara maksimal. Sementara aspek lainnya yang tidak kalah penting yaitu perilaku pustakawannya, yang meliputi etos kerja, integritas, keterbukaan, maupun peran sosial di masyarakat.
Selain kesiapan, maka kiprah yang dilakukan pustakawan UNDIP untuk mendukung UNDIP sebagai universitas bertaraf internasional, antara lain:
1. Aktif, kreatif, dan proaktif membenahi data koleksi perpustakaan menjadi koleksi digital;
2. Memiliki kompetensi dalam mengakses internet dan situs web untuk menyelenggarakan layanan digital;
3. Melakukan studi banding ke perpustakaan PT lain terutama di luar negeri
4. Membentuk jaringan dan berkolaborasi dengan pihak terkait;
5. Membangun jejaring informasi dengan membentuk library board  tingkat nasional dan internasional;
6. Menetapkan visi perpustakaan yang mendukung WCU;
7. Mengkaji dan mengevaluasi kebijakan yang telah dibuat;
8. Menyusun rencana program kerja untuk mengembangkan secara bertahap dan berkesinambungan.
 
Pengoptimalan Repository UNDIP
Pustakawan merupakan unsur penting yang menentukan keberhasilan suatu perpustakaan perguruan tinggi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Salah satu cara yang ditempuh pustakawan UNDIP adalah dengan mengembangkan perpustakaan digital dan pengoptimalan repository institusional.
 
Repository UNDIP merupakan tempat penyimpanan ratusan aplikasi atau file yang berupa kumpulan software-software yang dibuat khusus untuk suatu kepentingan civitas akademik. Repository di sini bisa diartikan semacam gudang data sumber ilmu pengetahuan dan informasi yang sudah diupload melalui web UNDIP. Bentuknya sangat fleksibel, bisa DVD atau server online. Adanya repository UNDIP ini memungkinkan civitas akademik untuk mengakses informasi lebih cepat dan bebas melalui internet dengan tanpa dibatasi oleh jarak, ruang, dan waktu.
 
Menerapkan prinsip Kaizen mengenai perbaikan terus-menerus, maka untuk mengetahui seberapa besar pemanfaatan repository untuk menunjang kegiatan civitas akademik, maka UNDIP selalu melakukan evaluasi untuk memperbaiki kekurangan. Evaluasi dapat dilakukan dengan melihat statistik pemakaian yang dikirimkan oleh penyedia jasa (provider) perbulan atau melakukan survey ke seluruh civitas akademik yang menggunakan. Harapannya dengan semakin banyaknya pemustaka yang menggunakan web dalam mengakses informasi di repository UNDIP tersebut, maka akan semakin mudah UNDIP dikenal secara internasional. Inilah terobosan baru di UNDIP yang saat ini sedang kami lakukan sebagai pustakawan. Termasuk mengetahui seberapa besar publikasi ilmiah dosen yang disitasi oleh orang lain. Jadi kuncinya repository institusional inilah sebagai upaya kami untuk mendukung UNDIP menuju universitas yang bertaraf internasional. Maka, bukankah begitu banyak dan berat tugas serta PR yang harus dikerjakan oleh pustakawan UNDIP?
 
Penutup
Perpustakaan UNDIP harus menjadi perpustakaan riset dalam upaya untuk mendukung universitas bertaraf internasional. Penggunaan aplikasi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di perpustakaan UNDIP menuntut peran pustakawan UNDIP yang semula hanya dari penyedia informasi (information provider) menjadi mempunyai kemampuan dan keahlian dalam akses informasi (information access provider). Jadi pustakawan UNDIP harus menguasai TIK dan bahasa. Selanjutnya penggunaan aplikasi TIK maupun keberadaan perpustakaan riset dalam mendukung universitas bertaraf internasional dilakukan dengan penahapan dan penjenjangan. Perpustakaan UNDIP harus berbenah diri menuju perpustakaan digital. Hal ini dilakukan dengan mengembangkan online ke internet dengan mengoptimalkan repository institusional. Harapannya semakin menarik minat pemustaka untuk mencari sendiri secara lengkap informasi apapun yang mereka ingin jadikan referensi tanpa dibatasi oleh jarak, ruang, dan waktu. Akhirnya dapat disimpulkan bahwa untuk mendukung UNDIP menuju universitas bertaraf internasional, perlu kiprah pustakawan dan kesiapannya di dalam mengelola sumber informasi yang ada di perpustakaan.
Daftar Pustaka
________.  2003. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
 
________. 2004. Himpunan Peraturan Tentang Pendidikan Tinggi di Indonesia. Jakarta: Bina Dharma Pemuda.
 
________. 2006. Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bagian Proyek Pengembangan Sistem Nasional Perpustakaan.
 
________. 2007. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Jakarta: Sekretariat Negara RI, 2007.
 
________. 2009. Diponegoro University/Institusional Repository. Dalam http://eprints.undip.ac.id/view/subjects/ diakses tanggal 24 Juli 2009.
 
________. 2009. Ranking Web of World Universities. Dalam http://www.webometrics.info/rank_by_country.asp?country=id&zoom_highlight=+Diponegoro+University diakses tanggal 24 Juli 2009.
 
Djokopranoto, R. & Indrajit, Eko R. 2006. Manajemen Perguruan Tinggi Modern. Yogyakarta: Andi.
 
Gaspersz, Vincent. 2002. ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: Gramedia.
 
Naibaho, Kalarensi. 2007. Perpustakaan Sebagai Salah Satu Indikator Utama Dalam Mendukung Universitas Bertaraf Internasional. Buletin Perpustakaan Universitas Airlangga. Vol. II, No. 1, Januari-Juni 2007, hal. 8-17.
 
Pendit, Putu Laxman., dkk. 2007. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Sagung Seto.