Layanan Bahan Ajar (Modul) Online di Perpustakaan Universitas Terbuka : Peranan Perpustakaan dalam Pembelajaran di Universitas Terbuka

Pendahuluan
Universitas Terbuka, selanjutnya disebut UT, adalah sebuah perguruan tinggi negeri yang menyelenggarakan sistem pendidikannya melalui sistem terbuka dan jarak jauh (PTJJ).  Istilah jarak jauh berarti pembelajaran tidak dilakukan secara tatap muka, melainkan menggunakan media, baik media cetak (modul) maupun non-cetak (audio/video, komputer/internet, siaran radio dan televisi).  Makna terbuka adalah tidak ada pembatasan usia, tahun ijazah, masa belajar, waktu registrasi, frekuensi mengikuti ujian, dan sebagainya.  Batasan yang ada hanyalah bahwa, setiap mahasiswa UT harus sudah menamatkan jenjang pendidikan menengah atas (SMU atau yang sederajat).

Secara administratif, mahasiswa UT tersebar hampir diseluruh wilayah kedaulatan Indonesia dan juga dibeberapa negara sahabat.  Dalam penyelenggaraan pendidikan, UT bekerja sama dengan semua perguruan tinggi negeri yang ada di Indonesia.  Pada setiap kota yang terdapat perguruan tinggi negeri, tersedia unit layanan UT yang disebut Unit Program Belajar Jarak Jauh-Universitas Terbuka (UPBJJ-UT).  Perguruan tinggi negeri setempat berperan sebagai pembina UPBJJ-UT serta membantu dalam penulisan bahan ajar, tutorial, praktikum, dan ujian.  Saat ini telah terdapat 34 UPBJJ-UT.

Sebaran mahasiswa UT secara geografis tersebut menggambarkan betapa besarnya problem yang dihadapi UT dalam memberikan layanan kepada mahasiswa, terutama layanan perpustakaan. Untuk mempermudah kegiatan di lapangan, UT didesain menjadi sebuah perguruan tinggi dengan mata rantai jaringan yang meliputi seluruh perguruan tinggi negeri di Indonesia.  Dengan jaringan ini, UT dapat memanfaatkan fasilitas yang dimiliki perguruan tinggi, baik fasilitas sumber daya maupun fasilitas perpustakaan. 

UT mempunyai visi menjadi pusat unggulan dalam penyelenggaraan, penelitian dan penyebaran informasi PTJJ.  Sejalan dengan visi tersebut dan luasnya sebaran mahasiswa UT, sudah selayaknya Pusat Layanan Pustaka UT (Puslata UT) mengembangkan sebuah sistem perpustakaan dalam bentuk digital (Digital Library).

Sistem perpustakaan digital merupakan konsep penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) dalam manajemen perpustakaan.  Penerapan sistem perpustakaan digital ini akan membantu pustakawan dan pengguna perpustakaan.  Bagi pustakawan sistem ini akan membantu pekerjaan perpustakaan melalui fungsi-fungsi otomasi yang tersedia sehingga proses pengelolaan perpustakaan akan menjadi lebih efektif dan efisien, selain itu juga membantu mempercepat dalam membuat laporan secara periodik tentang kondisi perpustakaan.

Sedangkan bagi pengguna perpustakaan  sistem ini akan membantu mereka dalam mengakses informasi yang tersedia.  Sistem perpustakaan digital juga akan mempercepat proses pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan.  Dengan OPAC ataupun juga sumber bahan ajar dan informasi lainnya yang bisa diakses melalui internet, pengguna perpustakaan akan dapat mencari informasi yang diinginkan kapanpun dan dimanapun berada.

Sistem perpustakaan digital merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi hambatan dalam penyebaran informasi  kepada sivitas akademika UT yang tersebar diseluruh wilayah kedaulatan Indonesia atau di luar negeri. 

Dalam mengembangkan perpustakaan digital, Puslata UT mengikuti beberapa pedoman pengembangan sistem yang telah ditetapkan oleh pihak universitas yang disebut pedoman Sistem Jaminan Kualitas (Simintas).

Dukungan terhadap pengembangan perpustakaan digital di Puslata UT, terlihat dari tersedianya perangkat ICT yang memadai serta akses jaringan komputer melalui local area network (LAN) dan internet. Dengan ketersediaan dukungan tersebut Puslata UT diharuskan mengembangkan suatu sistem aplikasi yang terintegrasi dengan sistem yang telah dikembangkan oleh UT. 

Definisi Pendidikan Terbuka Jarak Jauh
Istilah pendidikan terbuka jarak jauh (PTJJ) digunakan sebagai satu istilah yang mencakup  makna sistem pendidikan tinggi sistem pendidikan jarak jauh.  Hubungan antara kedua sistem tersebut tidak men¬jadi terpisah sendiri-sendiri tetapi sebagai satu kesatuan yang utuh dalam satu bentuk pendidikan.  Keterpisahan merupakan ciri utama dari sistem pendidikan jarak jauh, sedangkan terbukanya akses terhadap pen¬didikan dan kebebasan memilih bagi siswa merupakan ciri utama dari sis¬tem pendidikan terbuka (Paulina Pannen, 1999: 24). 

Hal senada diungkapkan oleh Tian Belawati (1999 : 30) yang mengemukakan konsep pendidikan terbuka yang dalam bahasa Inggris disebut open education atau open learning konsep ini menekankan pentingnya keluwesan sistem, terutama dalam mengatasi kendala tempat, waktu, dan aspek yang disebabkan oleh karakteristik mahasiswa.  Sementara itu, pendidikan jarak jauh (distance education atau distance learning) lebih merupakan salah satu metode yang dapat digunakan untuk mencapai sis¬tem pendidikan terbuka.

Dengan paradigma pengajaran saat ini yang berpusatkan pada murid, baik untuk pendidikan jarak jauh maupun pendidikan tradisional, para pustakawan akan menempati peran yang utama dalam memfasilitasi pembelajaran.  Saat ini dengan adanya pene¬kanan pada pembelajaran mandiri dan pembelajaran yang sudah diarahkan (directed study learning), para pustakawan memiliki kesempatan untuk menemukan dirinya kembali dan menjadi penjaga pintu gerbang bahan-bahan informasi dari suatu institusi.

Definisi Perpustakaan Pendidikan Terbuka Jarak Jauh
Menurut Lisa Robinson (2004: 85) yang termasuk kategori perpustakaan pendidikan terbuka jarak jauh, adalah sejak perpustakaan ikut menangani pendidikan jarak jauh, baik melalui kursus tertulis, telekonferensi dan kelas-kelas yang diadakan luar kampus, perpustakaan universitas telah memperluas layan¬annya dengan mengirimkan bahan-bahan (atau fotokopi bahan¬-bahan) melalui pos kepada mahasiswa pendidikan jarak jauh.  Model seperti ini, yaitu perpustakaan yang dalam bentuk fisik terletak berada pada satu lokasi dan mencapai mahasiswa di luar kampus melalui sarana komunikasi, adalah satu model perpustakaan yang memberikan informasi kepada sejumlah program pendidikan jarak jauh.
 
Effendi Wahyono (2002: 416) mengemukakan bahwa prinsip dalam perpustakaan pendidikan jarak jauh adalah koleksi yang dapat diakses secara jarak jauh.  Dengan demikian, perpustakaan dalam sistem pendidikan terbuka jarak jauh memerlukan sarana navigasi dan pengembangan web yang memungkinkan koleksi perpustakaan dapat diakses secara jarak jauh. 

ACLR (Association of College and Research Libraries) dalam Guidelines for Distance Learning Library Service mendefinisikan layanan perpustakaan pendidikan jarak jauh sebagai “layanan perpustakaan yang mendukung akademi, universitas atau program dan kursus post secondary yang lain yang ditawarkan di luar kampus utama, atau bukan dalam kampus tradisional, dan tanpa peduli di mana mata ujian diberikan.  Kursus atau kelas ini mungkin diajarkan dalam format atau media tradisional ataupun nontradisional, mungkin perlu fasilitas fisik atau mungkin tidak perlu fasilitas fisik, dan mungkin melibatkan interaksi langsung antara pengajar dan mahasiswa.

Tujuan Penulisan
Tujuan Penulisan adalah bagaimana pengambil kebijakan tertinggi di UT dalam hal ini Rektor, mengetahui betapa pentingnya peran Perpustakaan dalam pembelajaran, khusus untuk pendidikan Tinggi, secara Terbuka dan Jarak jauh. Dan juga membantu kepada mahasiswa yang ada di pelosok Nusantara, yang sering terkendala dalam pengiriman Modul karena Faktor Geografis.

Layanan Perpustakaan UT
1. Layanan penyimpanan dan pengolahan Local Content UT
Jenis layanan ini memberikan kemudahan bagi masyarakat organisasi untuk menyimpan bahan pustaka mereka yang penting bagi organisasi di perpustakaan. Layanan ini dapat dilakukan secara proaktif oleh pustakawan dengan mendatangi para peneliti di lingkungan organisasi dan mendata bahan pustaka yang akan disimpan di perpustakaan. Cara lain adalah dengan memberitahukan kepada para peneliti agar mereka dengan sukarela menyerahkan bahan pustaka yang penting bagi perkembangan kegiatan organisasi ke perpustakaan untuk disimpan dan dimanfaatkan secara maksimal sebagai bahan referensi kegiatan penelitian dan pengembangan Pendidikan Jarak Jauh selanjutnya.

2. Layanan temu kembali dan penelusuran
Layanan ini diberikan kepada para pemustaka yang ingin mencari Local Content UT yang ada di perpustakaan. Pustakawan secara aktif melakukan penelusuran dan mendistribusikan kepada pemustaka yang memesan bahan pustaka tersebut.

3. Layanan download informasi
Layanan ini dilakukan melalui sarana penelusuran online yang disediakan perpustakaan. Para pemustaka dari berbagai tempat dapat mengambil informasi yang diperlukan tanpa harus datang ke perpustakaan. Data pengunjung akan terlihat di web Puslata UT. Hal ini bermanfaat bagi perpustakaan untuk membuat statistik pemanfaatan bahan pustaka dan menyeleksi bahan pustaka mana yang dapat diakses secara bebas dan bahan pustaka apa saja yang bersifat tertutup bagi masyarakat luas atau rahasia organisasi.

Layanan Modul Online
Layanan ini dilakukan mulai tahun 2003 akhir, yang salah satu tujuannya membantu mahasiswa dalam mengakses informasi khususnya Bahan Materi Pokok (modul) pembelajaran di UT. Layanan ini ternyata banyak antuias dari mahasiswa UT, hal ini terbukti dalam satu minggu di launching ada sekitar 200 ribu lebih mahasiswa yang mengaksesnya. Namun mulai tahun 2004 layanan ini di hentikan, atas permintaan Pimpinan UT (dalam hal ini Rektor), hal ini mungkin diakibatkan atas penurunan modul UT yang menurun, namun demikian modul online UT masih dapat diakses oleh mahasiswa UT, namun tidak dengan Full Text, tapi dengan Rangkuman nya saja.

Cara Mengakses Modul UT, yaitu masuk ke situs UT yaitu www.ut.ac.id setelah itu pilih perpustakaan digital, lalu pilih BMP (bahan Materi Pokok) maka akan tampil seperti dibawah ini, Tinggal pilih Fakultasnya.

Lalu Pilih Judul yang di kehendaki akan tampil seperti ini,

Peran Perpustakaan Dalam Pembelajaran
Dalam proses pembelajaran di perguruan tinggi dikenal dua metode penyampaian materi ajar yaitu, model pendidikan tinggi tatap muka (PTTM) dan pendidikan tinggi jarak jauh(PTJJ). Pada sistem PTTM proses pembelajaran biasanya berlangsung di dalam kelas (ruang kuliah) dan adanya pertemuan tatap muka antara pengajar (dosen) dengan mahasiswa, sedangkan pada sistem PTJJ, dosen dan mahasiswa dibatasi oleh jarak.

Sebagian besar komunikasi dosen dan mahasiswa dilakukan melalui media surat, telepon, faksimili atau e-mail. Kontak antara dosen dan mahasiswa relatif kurang terjadi karena faktor geografis. Pertumbuhan pesat institusi pendidikan tinggi telah menimbulkan berbagai tekanan yang menggeser tradisi elitis menjadi pendidikan tinggi massa. Dahulu pendidikan hanya diikuti kelompok elit. Sekarang siapapun yang berminat memiliki kesempatan menempuh pendidikan tinggi, tanpa kecuali. Hal ini sejalan dengan konsep pendidikan untuk semua (education for all) dan pembelajaran sepanjang hayat (lifelong learning) yang diusung oleh UNESCO.

Disinilah peran perpustakaan menjembatani mahasiswa dengan Dosen (staf akademik) dalam hal ini dengan adanya modul online bisa membantu mahasiswa dalam hal pembelajaran di tingkat pendidikan Tinggi, yang sesuai dengan Misi UT yaitu:
1. Menyediakan akses pendidikan tinggi yang berkualitas
dunia bagi semua lapisan masyarakat melalui penyelenggaraan berbagai program PTTJJ.
2. Mengkaji dan mengembangkan sistem PTTJJ.
3. Memanfaatkan dan mendiseminasikan hasil kajian keilmuan dan kelembagaan untuk   menjawab tantangan kebutuhan pembangunan Nasional.

Pengembangan Local Content UT Ke Depan
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik semakin membuka jalan bagi perpustakaan untuk dapat mengumpulkan, mengolah dan menyebarluaskan sumber-sumber Local Content kepada masyarakat. ( Undang-Undang Republik Indonesia nomor 14 tahun 2008)

Ke depannya Pusat Layanan Pustaka Universitas Terbuka, akan membuka akses Full Text bahan ajar / Modul online kepada masyarakat, khususnya mahasiswa UT yang ada di Pelosok tanah air, untuk mengantisipasi keterlambatan Modul, layanan modul online di Puslata tentu akan menjadi solusi yang baik bagi mahasiswa.

Kesimpulan
ICT merupakan sarana penting dalam menyebarluaskan dan menemukan kembali Koleksi Lokal atau local content mengenai bidang tertentu. Perpustakaan digital yang telah mendesain website mereka dengan menu-menu yang mudah diakses dan informatif akan sangat membantu pemustaka dalam menemukan informasi yang dibutuhkannya. Oleh karena itu pengelolaan Local Content UT dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi menjadi sesuatu yang sangat penting.

Namun hal yang juga terpenting adalah, pendekatan literacy informasi di Universitas terbuka, sangat diperlukan, dalam hal ini staf edukatif, sebab dari pengamatan penulis masih banyak staf UT yang kurang “melek informasi”.

Perpustakaan digital yang melakukan publikasi hasil penelitian ilmiahnya membuat pengguna atau pemustaka dapat menemukan informasi tersebut secara cepat, tepat dan akurat serta lengkap dengan teks yang dapat dibaca oleh pemustaka. Kemudahan dan kecepatan tersebut membuktikan bahwa perpustakaan dapat menjadi tempat pencarian informasi nomor satu di dunia.

DAFTAR PUSTAKA

Arms, W.Y. (1995). Key concepts in the architecture of the digital library. D-lib Magazine, July, 1995. URL: http://www.dlib.org/dlib/July95/07arms.html

Candela, Leonardo [et al.] (2007). Setting the Foundation of Digital Libraries : The DELOS Manifesto. D-Lib Magazines, March/ Apr. 2007, Vol. 13 No. 3 /4

Chepesuik, R. (1997). The future is here: America’s libraries go digital. American Libraries, 2(1), 47-49.

Cleveland, Gary (1998). Digital libraries : Definitions, Issues and Challenges. UDT Occasional Paper # 8. http://archive.ifla.org/VI/5/op/udtop8/udtop8.htm

Digital Libraries Federation (1998). A working definition of digital library . http://www.diglib.org/about/dldefinition.htm

Graham, P.S. (1995). Requirements for the digital research library. URL: http://aultnis.rutgers.edu/texts/DRC.html

Harter, S (1997). Scholarly communication and the digital library : problem and issues. Journal of Digital Information.

INAHTA. http://www.inahta.org/INAHTA/)

L.Sulistyo-Basuki, (2001). Local content : harta karun yang tersembunyi. http://digilib.petra.ac.id/

L.Sulistyo-Basuki, (2004) “Digitisation of collections in Indonesian academic libraries”, Program: electronic library and information systems, Vol. 38 Iss: 3, pp.194 – 200

Lynch, CA. and Garcia-Molina, H. (1995). Interoperability, scaling, and the digital libraries research agenda: a report on the May 18-19, 1995 IITA Digital Libraries Workshop. URL: http://www-diglib.stanford.edu/diglib/pub/reports/iita-dlw/main.html

Suparman, Atwi. 2002. Pendidikan Terbuka Jarak jauh. Jakarta : Universitas Terbuka

Suparman, Atwi. 1999. cakrawala pendidikan. Jakarta: Universitas Terbuka