Manajemen Basis data Elektronik Untuk Perpustakaan Atau Pusat Dokumentasi Dan Informasi

Pendahuluan
1. Latar Belakang
Ragam basis data perpustakaan yang sudah dikenal adalah koleksi buku, majalah audio visual (AV), jurnal koleksi digital yang sampai saat ini masih menjadi bahan kajian, yakni basis data elektronik yang sesungguhnya merupakan informasi terekam pada organisasi yang bersangkutan. Keberadaannya lahir dari pelaksanaan fungsi instansi atau organisasi yang bersangkutan. Keberadaan basis data mencerminkan suatu endapan informasi pelaksanaan kegiatan transaksi yang memerlukan pengaturan atau suatumanajemen. Sebelum istilah basis data dibahas lebih lanjut, akan lebih baik jika istilah data dan informasi dibahas terlebih dahulu. Dalam beberapa buku, kedua istilah ini seringkali dipertukarkan atau dianggap sama.
     Data adalah fakta mengenai obyek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan atau simbol).
Sejumlah penulis menggunakan data untuk menyatakan nilai-nilai yang secara actual terkandung dalam basis data, sedangkan informasi digunakan untk menyatakan makna nilai ketika dipahami oleh pengguna. Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, entah itu pengguna, pustakawan ataupun orang lain di dalam suatu organisasi atau instansi yang bersangkutan.
      Menurut Anthony (1976), banyak ilmuwan di bidang informasi menerima definisi standar : "Informasi adalah data yang digunakan dalam pengambilan keputusan". Alasannya adalah bahwa informasi bersifat relatif, terhadap situasi, waktu dan saat ambil keputusan juga relatif terhadap keputusan. Hal senada diungkapkan Everest (1986).
      Segala sesuatu yang dianggap penting pada suatu data bisa saja tidak berguna pada data yang lain. Ada kemungkinan pula bahwa sesuatu yang dianggap penting oleh pustakawan, tidak dianggap penting oleh pengguna. Seperti halnya subyek buku, kurang penting bagi pengguna, tetapi penting bagi yang lain. Sehingga seorang pengguna.
 Dalam era globalisasi, informasi menjadi sangat penting dalam pengambilan keputusan. Informasi pun dapat mengurangi ketidakpastian dan mempermudah pengambilan keputusan.
      Manajemen basis akhirnya harus memperhatikan 2 (dua) komponen utama, yakni substansi informasi yang terekam dan fungsi informasi itu dalam kaitannya dengan tugas dan fungsi perpustakaan yang bersangkutan. Manajemen basis elektronik tidak bisa terlepas dari manajemen basis data secara keseluruhan, karena manajemen basis data elektronik merupakan sub-sistemnya. Pada dasarnya manajemen basis data elektronik tidak berbeda dengan manajemen basis data lainnya. Yang membuat berbeda adalah teknis pengelolaan sendiri yang disesuaikan dengan karakteristik basis data elektronik. Dengan mengetahui apa yang sebenarnya basis data elektronik tersebut akan lebih memudakan dalam manajemennya.
Pengkajian tentang manajemen basis data elektronik tidak akan lepas dari perkembangan teknologi informasi yang bisa disebut "induk" yang melahirkan ragam basis data elektronik. Karakteristik basis data elektronik tidak akan lepas dan bagaimana teknologi informasi berkembang. Oleh karena itu, setiap perkembangan teknologi informasi harus dicermati agar tidak terjadi salah kelola dalam menangani basis data elektronik.
     Dalam era globalisasi sekarang ini, sebagian masyarakat hidup dengan cara mengelola dan menghasilkan informasi. Dengan kata lain, masyarakat mendapatkan penghasilan dari pekerjaan-pekerjaan mengumpulkan, memproses serta menyebarluaskan informasi. Di era ini pula tidak dapat dipungkiri bahwa peran teknologi informasi sangatlah vital. Teknologi Informasi disini diartikan sebagai penggunaan teknologi modern dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan penemuan kembali, serta pengkomunikasi informasi. Bahkan dapat dikatakan bahwa pemicu dan tulang punggung era informasi adalah teknologi yang berbasiskan teknologi komputer. Pada masyarakat informasi, secara umum komputer banyak digunakan pengolahan kata atau dokumen, pengolahan data, komunikasi, kontrol proses serta pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara teknis komputer unggul di bidang kecepatan, ketepatan, keakuratan, kehandalan serta berdaya tampung besar.
 Dengan kemampuan dan keunggulan yang dimilikinya, komputer secara cepat memasuki segala aspek kehidupan manusia. Di lingkungan perpustakaan, komputer menjadi sarana guna meninggkatkan unjuk kerja, efektifitas, efisiensi serta produktifitas kerja manajemen perpustakaan. Sedangkan di rumah komputer banyak digunakan untuk kepentingan, keluarga, pendidikan dan hiburan.
 Dalam membahas hubungan antara teknologi informasi dan basis data elektronik perpustakaan akan terdapat dua (2) hal yang perlu mendapat perhatian.
Pertama, penggunaan komputer sebagai sarana manajemen basis data. Komputer dalam hal ini bisa digunakan untuk keperluan administrasi umum, kontrol fisik basis data perpustakaan, pengolahan dan penyajian informasi, penemuan kembali serta penggunaan lainya. Hal ke-dua berkenaan dengan kecenderungan saat ini di mana manajemen perpustakaan menjadikan informasi sebagai sumber daya. Dalam situasi tersebut tuntutan terhadap kualaitas informasi, terutama komputer, di lingkungan manajemen perpustakaan tidak terelakkan lagi. Dengan digunakannya komputer sebagai sarana kerja, basis data perpustakaan bayak yang dibuat, didistribusikan, digunakan, disimpan serta ditemukan kembali dengan menggunakan komputer.
Apabila basis data yang berupa file komputer disimpan untuk dijadikan sarana pelaksanaan fungsi, kegiatan dan transaksi maka terciptalah basis data elektronik.
 Terdapat perbedaan antara basis data elektronik dengan basis data jenis lainnya, itu dikarenakan adanya sifat-sifat khas dari basis data elektronik yang perlu penanganan khusus, dan kadang hal tersebut memberikan wawasan baru dan penajaman pada beberapa hal dalam dunia kepustakawanan menyangkut manajemen.
 

2. Permasalahan
 Dinamika kegiatan pada perpustakaan, pusat dokumentasi dan informasi serta lembaga-lembaga lainnya pada era informasi sekarang ini menuntut kecepatan, kelengkapan, efisiensi dan efektivitas dalam penyajian informasi yang diperlukan termasuk terhadap informasi yang dikandung dalam basis data elektronik perpustakaan. Dengan semakin tingginya tuntutan tersebut, maka diperlukan manajemen basis data elektronik perpustakaan yang semakin baik, yang pada akhirnya akan dapat memenuhi tuntutan dengan lebih efektif dan efisien. Di samping memenuhi tuntutan tersebut, sekaligus dapat mengurang kerusakan dan menyelamatkan basis data elektronik secara fisik media simpan basis data elektronik sangat rentan.
      Manajemen basis data elektronik perpustakaan meminta meminta perhatian khusus dalam penanganannya, dikarenakan terdapat perbedaan teknik dalam memperlakukan basis data elektronik. Selain segi teknis fisik, basis data elektronik mempunyai laju perkembangan teknologi perangkat lunak untuk penciptaan maupun pembacaannya yang begitu cepat, sehingga apabila tidak diantisipasi memungkinkan basis data yang diciptakan dan dibaca dengan menggunakan teknologi sebelumnya akan tidak dapat dibaca atau digunakan karena perangkat keras dan lunaknya sudah tidak mendukung lagi. Segi hukun terhadap basisi data elektronik yang sampai saat ini masih menjadi bahan kajian, juga mempengaruhi dalam manajemen. Penentuan legalitas dan pengamanan dari pengkopian merupakan maslah yang cukup rawan dalam basis data elektronik, yang selanjutnya akan berpengaruh pada realibilitas dan autensitasnya.

Konsep Dan Pengertian Basis Data Elektronik.
1. Pengertian Manajemen basis Data Elektronik
Sebelum mendapatkan pengertian tentang manajemen basis data elektronik perpustakaan, terlebih dahulu diketahui pengertian basis data elektronik. Secara sederhana dapat dikatakan bahawa basis data elektronik adalah basis data yang dibuat, didistribusikan, digunakan, dipelihara dan dikomunikasikan dengan memanfaatkan teknologi informasi (komputer).
       Untuk lebih memahami basis data elektronik, berikut ini beberapa definisi tentang basis data yang dikemukakan oleh beberapa ahli maupun pakar basis data yang data dijadikan perbandingan. Sebagian definisi menyebut basis data elektronik terbacakan mesin (machine readable record), karena memang untuk membacanya harus menggunakan komputer.
      Chou (1987), mendefinisikan basis data sebagai kumpulan informasi yang bermanfaat yang diorganisasikan ke dalam tata cara yang khusus. Menurut Fabri dan Schwab (1992), basis data dalam system berkas terpadu yang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. Sedangkan menurut Date (1995), basis data dapat dianggap sebagai tempat untuk sekumpulan berkas data terkomputerisasi dan system basis data sebagai dasarnya adalah system terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan.
     Pentingnya manajemen basis data elektronik perpustakaan adalah menjadikan informasi yang cepat, tepat akurat dan efisien saat diperlukan dalam mendukung :
 – Belajar-mengajar
 – Pengambilan keputusan
 – Pengawasan dan pemeliharaan
– Operasional pada umumnya
Dapat dibayangkan jika saat ini teknologi informasi belum masuk ke dunia perpustakaan?  Dengan demikian manajemen basis data elektronik menjamin terhadap akses informasi yang tepat dan efisien jika diperlukan.

2. Tahap Hidup Basis Data Elektronik Perpustakaan
 Tahap hidup basis data elektronik perpustakaan merupakan hal pokok yang meminta perhatian dalam manajemen. Pengelolaan basis data mencakup dari penciptaan (bahkan ada yang baru mulai dari pra penciptaan), penggunaan, pensortiran akibat terjadinya "wedding collection", pembaruan, pemeliharaan dan disposisi. Tahap hidup basis data elektronik perpustakaan tidak berbeda dengan tahap hidup basis data lainnya, tekstual, gambar statis, gambar bergerak dan lainnya. Yang membuat berbeda adalah teknik pengelolaan tersendiri yang disesuaikan dengan karakteristik basis data elektronik. Tahap basis data elektronik perpustakaan berurutan dimulai dari saat penciptaan, penggunaan, pemeliharaan termasuk di dalamnya keamanan baik secara fisik maupun pengoperasiannya.

1. Penciptaan Basis Data Elektronik
Ada 2 (dua) aspek yang perlu mendapat perhatian dalam penciptaan basis data elektronik, yaitu yang pertama, hal-hal yang berkaitan dengan isi, struktur dan konteks basis data. Ke-dua, berhubungan dengan teknologi perekaman dan media rekam informasi basis data.
      Isis, Struktur dan konteks basis data elektronik perpustakaan harus dibuat sebaik dan selengkap mungkin sehinga memiliki tampilan yang jelas dan tegas. Isi basis data adalah segala sesuatu yang menghantar atau "memuat" informasi, misalnya : No. panggil, kepengarangan, judul, penerbit, kolasi, deskripsi fisik, subyek, ISBN/ISSN, bahasa, jumlah judul kopi atau eksemplar, abstrak dan anotasi jika perlu.

2. penggunaan basis data elektronik
Sebelum basis data elektronik perpustakaan digunakan kadang kala perlu didistribusikan terlebih dahulu. Distribusi basis data elektronik mempunyai kekhasan tersendiri dibandingkan dengan jenis basis data lainnya. Basis data elektronik dapat didistribusikan secara manual dengan pengiriman media dimana basis data tersebut direkam, misalnya mengunakan disket atau CD-ROM. Selain itu basis data elektronik juga bisa didistribusikan melalui koneksi antara dua komputer atau lebih, menggunakan kabel serial atau paralel, melalui fax atau telepon, melalui jaringan komputer, misalnya LAN (Local Area Network) untuk area yang terbatas atau dengan internet pada lingkup global.
      Penggunaan basis data elektronik mempunyai beberapa hal kemudahan, akses terhadap informasi dapat dilakukan secara langsung dan cepat, serta akses dapat dilakukan secara bersamaan dan digunakan oleh banyak pengguna. Namun demikian ada beberapa hal yang kurang menguntungkan dalam penggunaan basis data elektronik, diantaranya pengguna paling tidak harus memiliki pengetahuan teknis pengoperasian perangkat keras komputer dan perangkat lunak yang berkaitan untuk /bisa membaca (menggunakan) basis data.
Ada hal lain yang harus diperhatikan dalam penggunaan basis data elektronik yakni keamanan basis data oleh pengguna. Masalah ini berkaitan dengan bermunculan para "hacker" yang dapat membuat kerusakan data dengan "virus" yang dibuatnya. Sedapat mungkin pengguna dibatasi untuk tidak dapat secara sepenuhnya menggunakan dengan sistem keamanan yang bertingkat.

3. Pemeliharaan basis data elektronis
Basis data elektronik pada umumnya disimpan dengan teknik magnetic atau sinar laser. Perekaman dengan teknik magnetic dilakukan di media pita magnetic, disket, atau hard disk. Sedangkan perekaman dengan teknik sinar laser yang dilakukan pada permukaan piringan khusus menghasilkan CD-ROM di antaranya, masing-masing media memiliki kapasitas dan karakteristik yang berbeda-beda.
      Pemilihan media simpan mana yang akan dipakai untuk menyimpan basis data elektronik hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan. Tidaklah bijaksana jika menyimpan basis data yang berjangka sementara dengan CD-ROM, atau sebaliknya menyimpan basis data elektronik yang vital dengan hanya menggunakan disket berkualitas rendah.
Harus diperhatikan bahwa dalam menyimpan basis data elektronik yang pertama-tama kita simpan adalah file basis data elektroniknya, bukan medianya.
     Bahwa media simpan basis data elektronik juga memerlukan teknik penyimpanan tersendiri, itu persoalan lain. Oleh karena itu, yang pertama harus dilakukan dalam menyimpan basis data elektronik adalah membuat struktur penyimpanan file, bukan struktur penyimpanan media rekam.
     Bagaimanapun sistem pengelolaan basis data elektronik merupakan bagian dari sistem pengelolaan basis data secara keseluruhan oleh sebab itu struktur penyimpanan file elektronik sebaiknya disesuaikan dengan struktur penyimpanan file basis data keseluruhan. Sebagai contoh, jika dalam suatu sistem pengelolaan basis data dinamis dilakukan dengan menggunakan struktur jenis basis data, maka penyimpanan basis data elektroniknya pun juga ditata berdasarkan jenisnya. Dengan demikian tata penyimpanan basis data elektronik tetap terintegrasi dengan sistem penyimpanan basis data secara keseluruhan.
Terhadap basis data elektronik perpustakaan yang telah disimpan sesuai dengan tatanan, sebaiknya dilakukan dengan pem-back-up-an. Langkah tersebut perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya penghapusan atau kerusakan file di media simpan utama dengan secara sengaja atau tidak. Tentang teknik penemuan kembali  basis data berikut informasinya, hampir dapat dikatakan tidak ada masalah. Komputer dengan perangkat lunak yang ada akan melakukan proses pengindeksan otomatis} dan menggunakan indeks yang dihasilkan sebagai sarana penemuan kembali. pengguna tinggal memasukkan kata kunci tentang informasi yang dikehendakinya, selanjutnya fomputer akan memberikan alternatif informasi dalam basis data sesuai dengan yang diinginkan.
Aspek lain yang perlu mendapat tinjauan khusus dalam rangka pemeliharaan basis data elektronik adalah masalah pengamanan. Jika suatu basis data bersifat vital, perangkat pengaman harus disediakan untuk menjaga isi dan menjamin keorisinalan. Pertimbangan keamanan lainnya juga meliputi proteksi dari faktor manusia, pencegahan dari keusangan dan proteksi dari bencana alam, seperti kebakaran, banjir dan lain sebagainya.
Faktor manusia meliputi pencurian, kehilangan yang tidak sengaja dan kerusakan lainnya yang menyebabkan basis data tersebut tidak dapat digunakan. Demikian juga perlindungan harus dilakukan terhadap penggunaan atau akses dari mereka yang tidak berwenang.
Fisik basis data, peralatan, dan prosedur juga mempengaruhi pengamanan arsip. Media magnetik seperti pita komputer atau disket dapat rusak karena suhu dan kelembaban yang tidak tepat, juga karena debu atau bahan polutan lainnya. Static electricity dapat juga mengakibatkan kerusakan dan musnahnya informasi yang disimpan dalam media magnetik. Sedangkan media optik harus dihindarkan dari goresan yang akan mengakibatkan tidak bisa dibacanya media tersebut. Sebagai contoh cara memegang CD-ROM perlu mendapat perhatian khusus. Peralatan baca basis data (CD-Reader) juga sering diperiksa karena bisa mengakibatkan kerusakan pada media rekam basis data yang dibacanya, dan akhirnya akan menyebabkan basis data yang terekam tidak bisa dibaca, Keusangan dan kerusakan juga dapat terjadi karena frekuensi penggunaan yang terlalu sering.
Pada sistem yang terkomputerisasi, kesalahan fungsi program atau peralatan serta kesalahan operasi dapat menyebabkan tidak hanya penolakan pada penyimpanan atau pemanggilan kembali namun juga akan menghilangkan atau dapat menghancurkan basis data yang ada.
 
4 Disposisi Basis data elektronik perpustakaan
Sama halnya dengan basis data bentuk lainnya, basis data elektronik juga harus selalu dicermati. Mengingat basis data elektronik sifatnya mudah dimanipulasi dan dalam penggurlaanya sering diperbarui atau dihapus karena koleksi hilang atau rusak yang tidak mungkin dapat diperbaiki, maka masalah ini benar-benar harus diperhatikan. Jangan sampai hanya memburu tersedianya data atau informasi yang mutakhir, data yang telah ada sebelumnya terhapus secara sengaja atau tidak, Dalam hal ini kita harus mengkaji terlebih dahulu apakah sistem informasi yang ada menyediakan fasilitas untuk menyimpan data secara periodik dalam file tersendiri atau tidak.
Jika basis data elektronik tidak digunakan lagi, maka harus dimusnahkan untuk mengurangi beban kerja peralatan atau dengan kata lain untuk meningkatkan efisiensi, Pemusnahaan basis data elektronik harus betul-betul memusnahkan dalam arti sebenarnya, Harap diingat bahwa penggunaan perintah hapus pada sistem komputer tidaklah benar-benar menghilangkan file, Perintah ini hanya menjalankan suatu penghapusan logis dengan mengkosongkan atau membatalkan nama file dan mengkosongkan sektornya" pada tabel alokasi file, File-file basis data yang telah terhapus dapat dipanggil kembali dengan program utiliti yang ada, Bagi basis data elektronik yang telah memasuki masa inaktif, file yang bersangkutan dapat dipindahkan penyimpannya ke media simpan yang dikhususkan untuk menyimpan basis data elektronik inaktif jika perlu.

3. Keuntungan dan kelemahan Basis Data Elektronik
Membicarakan keuntungan dan kelemahan basis data elektronik perpustakaan tidak dapat terlepas dari keuntungan dan kelemahan perangkat keras dan perangkat lunak yang berhubungan dengannya, Dengan mengetahui keuntungan dan kelemahan
pengelolaan basis data elektronik dengan lebih baik. Perangkat keras disini yang dimaksud adalah komputer dan perangkat lunaknya adalah program aplikasi dalam komputer untuk menciptakan, mendistribusikan, mengakses basis data elektronik dan
sebagainya. Kelebihan tersebut dapat disebutkan diantaranya sebagai berikut
– Basis data elektronik dapat diakses informasinya lebih cepat dan lengkap;
– Dapat didistribusi dengan cepat;
– Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna dalam waktu bersamaan, bayangkan dengan katalog perpustakaan manual;
– Penyimpanan informasi yang terpusat;
– Menghemat ruang penyimpanan karena dapat direkam dalam media yang relatif kecil dengan kapasitas yang besar;
Sedangkan kelemahan dari basis data elektronik diantaranya.;
– Adanya kemudahan untuk merubah informasi,
– Memungkinkan duplikasi informasi
– Terdapat ketergantungan terhadap perangkat lunak dan keras yang berkembang keras;
– Terbatasnya daya tahan media fisik penyimpan basis data elektronik seperti media lainnya,
– Pengguna paling tidak harus memiliki pengetahuan teknis pengoperasian perangkat keras dan perangkat lunak yang berkaitan untuk bisa membaca (menggunakan) basis data elektronik perpustakaan
– Diperlukan pem-back-up-an;
– Timbul masalah orisinalitas basis data elektronik:
– Diperlukan biaya tinggi untuk peralatan dalam mencipta, menggunakan, dan menyimpan basis data elektronik.

3. Jenis dan Bentuk File Basis Data Elektronik
1.Bentuk File
Untuk bentuk file ini beberapa ahli mengelompokkan menjadi berbagai jenis seperti apa yang dikemukakan oleh Saffady (1992), yang menyebutkan bahwa file ada tiga jenis, yaitu file text, file data dan file gambar. Sementara Bell dan Langdon (1993) mengelompokkan menjadi 4 jenis yaitu:
1.1. File teks
Adalah jenis file yang menerangkan informasi dalam bentuk teks atau dokumen yang berupa data, baik numerik, alfabetik atau gabungan antara keduanya seperti tertuang di dalam tulisan, memo, laporan dan dokumen lainnya. Dalam aplikasi sehari-harinya misalnya pada pengolah kata seperti Word Perfect atau Microsoft Word. Dalam satu jenis paket program yang sama tetapi versi Word Star versi 5 dan versi  6 mempunyai format yang berbeda. Dengan perbedaan tersebut file teks yang dihasilkan walaupun satu paket progran]. tidak dapat diedit dengan paket program lainnya, terutama sebelum tahun 1990 an. Baru pada sekitar tahun 1992 paket program pengolah kata mempunyai kemampuan yang memungkinkan dari satu paket program untuk dapat diedit, selama kedua paket tersebut mempunyai kemampuan yang sarna dalam hal "import dan ekspor file". Fasilitas ekspor menghasilkan dokumen atau teks dalam format yang sarna dengan dokumen hasil program yang lain. Fasilitas import memungkinkan untuk mengkonversikan dokumen atau teks yang diciptakan oleh paket-paket yang lain dalam bentuk yang sesuai untuk dibaca dan diedit oleh paket yang lain. Kedua hal tersebut memungkinkan untuk memberi dan saling tukar dokumen misalnya hasil Word Star dapat dikonversi ke paket program pangkalan data dBase misalnya.

1.2. File Data
 Pada dasarnya merupakan pengembangan dari file teks, yang mana mempunyai kemampuan tidak saja dalam menyimpan tetapi juga dalam penghitungan dan penyusunan secara kuantitas misalnya katalog buku, daftar anggota perpustakaan, indeks artikel jurnal. Data ini selalu di update (diperbarui), disesuaikan dengan transaksi atau kegiatan terakhir dan terbaru misalnya pangkalan data sirkulasi buku perpustakaan, atau penambahan buku baru, dan lain-lain. Dalam aplikasi sehari-hari file data dapat disusun dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan misalnya sequential file, adalah suatu cara yang sederhana dimana berkas diurut berdasarkan urutan baik secara alfabetis ataupun numerik. Cara yang lainnya misal Indexed Sequential File, yaitu suatu penyusunan file secara berurutan dan masing-masing diindeks untuk menunjukkan lokasi file untuk memudahkan dalam penemuan kembali (Retrieval system).
Sedangkan Direct Data File, adalah suatu penyimpanan data dengan rumus-rumus tertentu yang dalam aplikasinya masing-masing file diambil angka-angka tertentu misalnya nomor induk buku atau nomor induk pengguna perpustakaan yang kemudian dikonversikan dengan rumus tersebut, hasilnya menunjukkan lokasi nomor dimana file tersebut disimpan. Paket program file data yang umum digunakan misalnya dBase III, Foxpro, CDS/ISIS, WINISIS, Microsoft Access, Oracle, Delphi, SQL dan lain sebagainya, tetapi program lain seperti untuk pembuat lembar kerja juga dimungkinkan untuk file data seperti : Lotus 123 atau Microsoft Excell

1.3. File Gambar
Suatu file yang diproses dengan komputer dengan alat bantu seperti scanner yang  dikenal dengan file digital, CAD (Computer Aided Design), program untuk membuat grafik ilustrasi. Untuk file gambar ini membutuhkan kapasitas penyimpanan yang cukup tinggi sehingga untuk media penyimpannya dibutuhkan sejenis optic disc yang mempunyai kapasitas yang besar.

1.4. Voice
Informasi yang terekam dalam bentuk pembicaraan misalnya telepon, voice mail yang berupa pemrosesan pembicaraan melalui sentral komputer termasuk di dalam pesan telepon yang direkam di dalam answering machine. Juga dengan sejenis alat yang dinamakan mesin pengenalan suara, memungkinkan komputer untuk memahami dan mengerti serta dapat menerima input untuk melaksanakan suatu kegiatan dari suara manusia yang telah diprogram.

2. Teknik Input Data
 Agar semua jenis file tersebut di atas dapat dikonversi dan dikenali oleh komputer maka diperlukan alat input data untuk diubah menjadi informasi. Informasi yang akan dimasukkan ke dalam komputer adalah dapat berupa ketikan atau cetakan, tulisan atau gambar tangan semuanya ini disesuaikan dengan kebutuhan.
    Teknik dan metode konversi dan transfer data yang umum digunakan adalah dengan peralatan keyboard dan scanner. Dengan keyboard memang dirasakan kurang efisien terutama dari segi waktu dan tenaga. Tetapi dengan karakter yang sudah didesain dan sudah lengkap, maka ini palin cocok untuk pengoperasian komputer. Sedangkan metode scanning dlrasakan lebih efisien dimana dengan sinar laser dimungkinkan untuk merubah informasi dari dokumen asal ke dalam bentuk yang dimengerti oleh komputer "barcode scanning". Metode ini memang sudah menyiapkan menu-menu tertentu, sehingga pengguna hanya bisa melihat dan membaca menu tersebut tanpa dapat merubah atau menambah menu lain.

Media Penyimpanan Basis Data Elektronik
1. Media Bentuk Khusus.
Yang dimaksud media bentuk khusus dikini adalah suatu media yang pertama kali digunakan ketika komputer baru dikembangkan beberapa dekade yang lalu, media ini memang sekarang sudah usang tetapi ini merupakan embrio dari penyimpanan basis data elektronik, misalnya kertas berlubang, kartu berlubang dan jenis lain yang sekarang sudah tidak digunakan lagi.

1.1. Pita kertas berlubang
Adalah suatu pita kertas yang dilubangi secara khusus yang mewakili data yang telah dikonversikan atau dikodekan secara digital. Biasanya dalam satu baris terdiri dari 5-8 lubang yang masing-masing mewakili karakter masing-masing.

1.2. Kartu Berlubang
Dengan ukuran yang sudah baku sekitar 3,25 x 8,375 inchi yang digunakan pada komputer generasi pertama dengan mainframe atau komputer bentuk mini yang dikembangkan sekitar 1940 -1960-an. Kartu berlubang ini mempunyai kemampuan untuk menyimpan dan merekam data. Dengan mesin pembuat lubang yang telah dikonversikan karakter yang telah diketik oleh manusia ke dalam lubang-lubang yang  telah disediakan dan diprogram secara khusus dengan kolom-kolom tertentu yang telah ditentukan pengisiannya.

2. Media Magnetik
Media ini dikembangkan setelah media yang pertama dianggap sudah "usang" dan tidak dapat lagi menjawab tantangan jaman drana dibutuhkan suatu media dengan kapasitas yang lebih tinggi juga dengan daya simpan yang lebih kuat. Pada dasarnya media penyimpanan ini dapat dibedakan menjadi beberapa jenis antara lain adalah:
1.1. Disk Magnetik
 Merupakan alat penyimpanan data yang terutama digunakan untuk jenis program aplikasi komputer yang memerlukan akses dengan cepat dan kapasitas penyimpanan yang tinggi misalnya untuk program yang on-line. Disk magnetik ini intinya ada dua jenis yaitu yang permanen atau yang dinamakan hard disk dan yang dapat dipindahkan yang biasanya diletakkan pada drive di komputer.

2.2. Pita Magnetik
 Berupa gulungan plastik atau pita jenis tertentu yang dilapisi bahan tertentu yang dapat menghisap atau menarik magnet, dengan cara kerja seperti ini pertama kali dikembangkan dan digunakan untuk rekaman suara tetapi kemudian dikembangkan untuk perekaman data pada komputer yang dikenal dengan "tape backup". Sedangkan menurut bentuknya pita ini dapat berupa gulungan terbuka seperti rel, atau berbentuk catridge, atau berbentuk kaset.

2.3. Bentuk Kaset
Bentuk ini baru dikembangkan sekitar tahun 197O-1980-an. Pada saat itu dikembangkan oleh perusahaan Amerika (IBM). Karena sifat kaset yang agak lemah dan kemampuan merekam data yang juga relatif rendah, maka jenis media ini hanya digunakan sebagai pilihan terutama untuk menyimpan data-data yang sifatnya kurang penting atau tambahan.

3. Media Optik
Untuk menemukan kembali informasi yang dibutuhkan, maka dengan penggunaan media ini dibutuhkan sinar laser agar data dapat terekam dan dapat dibaca. Dengan kapasitas penyimpanan data yang sangat besar maka dewasa ini ada kecenderungan untuk menyimpan data dengan media ini. Apalagi optik ini mempunyai kemampuan untuk menyimpan data berupa teks, grafik dan gambar. Media optik ini prinsipnya dapat digolongkan menjadi beberapa jenis antara lain :
 1. WORM (Write Once Read Many)
Media ini hanya bisa ditulis sekali ditulis oleh menggunakan, data tersebut tidak dapat dihapus tetapi dapat dibaca secara berulang-ulang.

2. ROM (Read Only Memory)
Dari jenis ini dalam aplikasi dikenal CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory) yang merupakan bentuk memori yang telah diprogram sedemikian rupa agar tidak dapat dirubah isinya. Biasanya disimpan dalam bentuk cakram dengan diameter 12 cm berat 20 gram dan pembacaan dengan menggunakan sinar laser. Bentuk ini mempunyai kemampuan untuk menyimpan semua data baik berupa grafik, gambar, video dan suara dengan kapasitas penyimpanan sebanyak 270 ribu lembar atau halaman. Kemudian yang terbaru dikembangkan DVD-ROM (Disc Video Digital -Read /Only Memory) dengan ukuran 4,7 GBJ mampu memutar film dan suara selama 133 menit dengan kapasitas 7 kali CD-ROM.

Pengelolaan Basis Data Elektronik Perpustakaan
    Dalam suatu perpustakaan baik sekolah/umum/khusus/perguruan tinggi/masjid, yang telah disediakan 1 unit komputer, perlu melakukan pengelolaan basis data ke komputer tersebut. Ada beberapa perangkat keras atau lunak yang dapat digunakan sebagai pengelolaan basis data awal; bahkan dapat dijalankan dengan disket. Pustakawan dituntut untuk selalu inovatif dan sedikit-demi sedikit harus mampu merubah orientasinya dari manual ke otomasi sekalipun anggaran belum ada. Yang penting pengetahuan tentang pengelolaan basis data perlu terus ditingkatkan. Hal ini didapati di beberapa perpustakaan yang sudah tersedia komputer, namun rata-rata disana hanya digunakan sebagai pengganti mesin ketik terutama kegiatan ketata-usahaan.
    Dari uraian tersebut di atas, diharapkan pustakawan harus memulai dengan membangun basis data elektronik meskipun dengan perangkat keras atau lunak yang terbatas kemampuannya. Ada beberapa perangkat lunak basis DOS yang dapat digunakan antara lain CDS/ISIS; dBase III Plus; Lotus 123. Dalam hal ini yang perlu diPerhatikan adalah bagaimana membuat basis data elektronik perpustakaan dapat menghimpun sebuah deskripsi buku atau pengguna perpustakaan secara lengkap. Dalam konteks ini dinyatakan sebagai konsep deskripsi. Konsep deskripsi dan entri data disusun berdasarkan standar Anglo American Catalog Rules, 2nd  ed (AACR2)

Ada syarat-syarat minimal pembuatan ruas basis data buku yang harus dipenuhi dari apapun perangkat lunak yang digunakan seperti berikut ini

*) Dapat dikembangkan : – Pembelian : DIP/SPP/DIK/DM
– Hadiah : Depdiknas/Telkom/PLN, dan lain-lain
 
    Ketiga contoh ruas/field dari sebuah berkas/record buku di atas disusun berdasarkan kebutuhan selain informasi tentang ketersediaan koleksi perpustakaan untuk pengguna, diperlukan juga sebagai pengawasan inventaris dari system perpustakaan. Sesuai fungsi perpustakaan adalah sebagai pusat belajar-mengajar; dokumen dan informasi; pendistribusian serta pelestarian. Fungsi-fungsi tersebut mewajibkan kepada perpustakaan untuk melakukan pengelolaan sebaik mungkin. Sehingga dalam rangka meningkatkan pengelolaan perpustakaan dari system manual menjadi otomasi perlu dilakukan 3 (tiga) tahap, yaitu :

1. Pengelolaan basis data secara eletronik;
2. Penyediaan dana, untuk peningkatan pengetahuan SDM, penyediaan perangkat keras dan perangkat lunak;
3. Implementasi dari system manual ke otomasi
Oleh karena konteks tulisan ini hanya memfokuskan ke pada Manajemen basis data elektronik, maka 2 (dua) tahap berikut tidak akan diuraikan disini.
 Dalam tahap pertama, selain menerapkan konsep basis data elektronik yang perlu diperhatian adalah penetapan jumlah karakter dari nomor induk baru. Sebagaimana telah kita ketahui bahwa otomasi perpustakaan memerlukan pencetakan label barcode buku dan kartu anggota perpustakaan. Dalam rangka menuju ke arah tersebut maka sebaiknya pada saat entri nomor induk telah didisain secara konsisten.
 Sebagai contoh : Ditetapkan sebanyak 10 digit untuk nomor induk buku. Untuk buku-buk yang berasal dari hadiah diberi identifikasi 0 dan pembelian dengan

identifikasi 1, seperti berikut ini :

Dalam pengentrian nomor induk seperti konsep tersebut di atas, adalah diperlakukan terhadapa seluruh buku, artinya masing-masing buku mempunyai nomor induk meskipun ada kesamaan pengarang; judul dan penerbit tidak ada perkecualian.

Jika suatu perpustakaan akan menerapkan kedua kegiatan secara bersamaan, yaitu membangun basis data elektronik dan pem-barcode-an pada koleksi bukunya seperti pedoman tersebut di atas. Yang perlu disediakan adalah perangkat lunak pencetakan barkode seperti Barcode 97 Barcode Unlimited, dan lain sebagainya. Dari beberapa pengalaman, tidak semua hasil cetakan barcode terbaca oleh "Scanner Barcode Reader", oleh karena itu untuk pengecekan apakah barcode yang telah kita cetak  terbaca alat ini maka sebaiknya  di perpustakaan yang bersangkutan telah tersedia alat Scanner Barcode Reader. Contoh cetakan barkode untuk membedakan asal buku hadiah atau pembelian, seperti tampilan di bawah ini :

Buku asal dari hadiah :

0400000001

Buku asal dari pembelian :

0410000002

Untuk penetapan struktur barcode ini tidak mutlak, tetapi jumlah digit (karakter) yang perlu dicermati. Ada dua pola penomoran induk buku, pertama menganut nomor yang berkelanjutan. Yang dimaksud disini nomor induk dimulai dari 0000001,0000002,0000003, …dan seterusnya. Kedua menganut pemenggalan nomor induk, artinya setiap awal tahun nomor induk dimulai dari 0000001. Variabel pembedanya adalah tahunnya, sehingga tidak akan terjadi duplikasi nomor induk.

Penutup
Dengan perkembangan teknologi informasi yang bergitu pesat belakangan ini mempunyai dampak. Disatu sisi mempunyai dampak positif terutama terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia atau organisasi dalam melaksanakan kegiatan. Tetapi, di lain pihak juga mempunyai dampak negatif yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan bidang ini yang begitu pesat nampaknya berakibat pula terhadap perpustakaan bukan saja terhadap pengelolaan dan penyediaan basis data untuk diolah sebagai sumber informasi dari penggunaan teknologi informasi tersebut terhadap kegiatan kebasis data-an elektronik perpustakaan.
Dan yang tak kalah penting adalah penyimpanan dan pengamanan terhadap masing. Antisipasi masa depan sudah selayaknya untuk dicermati jika tidak ingin tertinggal dengan laju perkembangan teknologi informasi belakangan ini.