Memanfaatkan Model PMEST Ranganathan Untuk Konvensi Penamaan File

 

Pendahuluan

Kita sepakat bahwa SR Ranganathan adalah salah satu pustakawan hebat abad 20. Banyak idenya yang mempengaruhi dunia kepustakawanan. Salah satu kontribusinya yang menonjol adalah Klasifikasi Kolon (Colon Classification). Menurut penulis, sistem klasifikasi kolon, merupakan salah satu sistem klasifikasi yang sangat fleksibel dan bisa mengakomodasi kompleksitas aktifitas dokumentasi di era internet. Dengan makin mudahnya akses informasi, beragamnya media dan berkembangnya kebutuhan orang dalam mencari informasi, sistem enumeratif (pralaras) yang dianut, salah satunya oleh Dewey Decimal Classification, tidak lagi fleksibel dalam menghadapi kompleksitas manajemen dokumentasi.
      Selama penulis bekerja di Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK-RI), penulis menyadari bahwa manajemen dokumentasi merupakan tugas yang sangat kompleks untuk dilakukan. Ada begitu banyak jenis dokumen hidup (live document) yang terus hidup dan berseri menghasilkan dokumen-dokumen turunan, beragam media penyimpanan, beragam kebutuhan pencarian, ditambah lagi dengan akan diimplementasikannya sistem DMS (Document Management System) yang membutuhkan desain metadata (keywording) yang baik, kebutuhan akan dukungan pencarian informasi yang mampu melakukan pemetaan informasi (information mapping) untuk dukungan intelijen proaktif, sungguh tidak mudah pekerjaan manajemen dokumentasi di KPK.
       Salah satu kebutuhan dalam manajemen dokumentasi adalah memberikan penamaan file untuk unit kerja Forensik Komputer (Computer Forensics). Bukti-bukti hasil investigasi forensik komputer, dan peralatan bergerak (mobile device) sebagian disimpan berupa file-file elektronik. Kemudian muncul kebutuhan untuk memberikan panduan/konvensi penamaan file agar membantu dalam temu-kembali informasi. Penamaan file yang konsisten bisa membantu proses pencarian (retrieval) lebih cepat, efisien dan terukur (measurable). Untuk kebutuhan dokumentasi skala kecil, konsistensi penamaan file terkadang dirasa mengganggu. Untuk kebutuhan dokumentasi skala besar konvensi penamaan file dirasa perlu ada karena akan sangat membantu dalam proses penyimpanan, pengolahan dan temu balik dokumen.
      Ada banyak contoh konvensi penamaan file, tapi biasanya kebutuhan tiap unit kerja seringkali berbeda beda. Salah satu metode yang bisa dipakai untuk membuat konvensi penamaan file adalah PMEST-nya Ranganathan. Ranganathan memberikan solusi analisa faset, yaitu: 

 Personality  what the object is primarily "about". This is considered the "main facet".
 Matter – the material of the object
 Energy – the processes or activities that take place in relation to the object
 Space – where the object happens or exists
  Time – when the object occurs 

       Ranganathan percaya bahwa tiap objek (contoh: konten sebuah buku), bisa direpresentasikan dengan membagi bagian-bagian yang relevan menjadi lima faset tersebut. Contoh: buku dengan judul "the design of wooden furniture in 18th century America"., maka analisa fasetnya:
 
Personalityfurniture
 Matterwood
 Energydesign
 SpaceAmerica
  Time18th century 

      Untuk kebutuhan di unit Forensik Komputer, konvensi penamaan file didesain agar mnemonic (gampang dibaca. Contoh: alamat IP) dan scalable sehingga bisa mengakomodasi kebutuhan yang ada sekarang dan dimasa yang akan datang. Metode penamaan file yang diusulkan, memang agak panjang (verbose) dengan beberapa pertimbangan:
* Bisa mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan yang mungkin muncul di kemudian hari, misalnya: jenis barang bukti baru
* Memudahkan melacak kaitan file tersebut dengan kasus terkait (self-describing) 
* Memenuhi fungsi pencatatan (logging)
* Memudahkan dalam pencarian file hanya berdasarkan nama file
*  Mendukung kebutuhan klasifikasi dokumen yang tingkat granularitasnya tinggi (bertingkat)

Dalam tulisan ini, penulis akan memberikan contoh implementasi PMEST Ranganathan dalam membuat konvensi penamaan file di unit Forensik Komputer KPK.

Contoh Konvensi Penamaan File
Format penamaan file yang digunakan adalah:
xxxxx_bbb-ee_ccccc_ttt_ddmmyyyy_iii.nn

A. Karakter xxxxx xxxxx dalam faset PMEST, merupakan representasi "Personality". Adalah 5 karakter yang merupakan representasi kasus terkait. Contoh (fiktif belaka):
 Kasus Korupsi Pengadaan Barang dan Jasa TI di Bank Pembangun Daerah ABC, diberi kode "ptabc"
 Kasus Korupsi Pembangunan Jembatan Layang oleh Pemda ABC, diberi kode "peabc"
       Kasus Korupsi di KPUD Pengadaan Tinta untuk Pilkada di Propinsi ABC: "kpabc"

       Untuk menjaga konsistensi, ada sebuah controlled list yang mendata kasus-kasus yang ditangani KPK. Pencatatan kasus mengacu kepada SprinLid (Surat Perintah Penyelidikan) yang dikeluarkan Deputi Penindakan. Contoh controlled List untuk judul kasus:
Kode                   Nama Kasus                                                       No SprinLid
ptabc     Korupsi Pengadaan barang ATM di PT Bank ABC          123/76747/cec
peabc    Korupsi Pengadaan jasa TI di PT Bank ABC                    456/76747/cec
kpabc    Korupsi Pengadaan barang dan Jasa TI di Pemda ABC    789/76747/cec

      Yang perlu diperhatikan adalah, setiap kode harus unik dan mengacu kepada kasus, bukan institusi. Sehingga bila ada 2 kasus korupsi yang berbeda tetapi melibatkan institusi atau pelaku yang sama, maka akan ada 2 kode (tiap kasus mempunyai kode kasus yang berbeda).

B. Karakter bbb-ee bbb-ee dalam faset PMEST, merupakan representasi Matter. Adalah 5 karakter yang merupakan representasi kasus terkait. Kode bbb diberikan untuk jenis barang bukti (Simcard atau harddisk). Contoh:

"sim" untuk Simcard  
"dhd" untuk Harddisk dari komputer desktop
"lhd" untuk Harddisk dari Laptop/Notebook
"shd" untuk Harddisk dari Server 
"ehd" untuk Harddisk External/Mobile

     ee adalah nomor urut barang bukti untuk jenis yang sama. Misalnya: pada kode kasus "ptabc", barang buktinya adalah: 3 simcard, 2 laptop harddisk, 3 desktop harddisk dan 1 server harddisk. Maka menuliskannya menjadi:
 ptabc_sim-01
 ptabc_sim-02
 ptabc_sim-03
 ptabc_lhd-01
 ptabc_lhd-02
 ptabc_dhd-01
 ptabc_dhd-02
 ptabc_dhd-03
 ptabc_shd-01

        Karakter ccccc ccccc dalam faset PMEST, merupakan representasi "Energy". Adalah 5 karakter yang merupakan representasi nama pemilik atau pengguna barang bukti. Contoh: bila KPK memiliki barang bukti 2 simcard yang digunakan oleh Hanibal Lector dalam kasus "ptabc", maka penulisannya seperti dibawah ini:
 ptabc_sim-01_hnble
 ptabc_sim-02_hnble

        Karakter ttt ttt dalam faset PMEST, merupakan representasi "Space". ttt Adalah 3 karakter yang merupakan representasi kota tempat barang bukti didapat. Contoh: KPK memiliki barang bukti 2 simcard yang digunakan oleh Hanibal Lector dalam kasus korupsi "ptabc". Simcard pertama didapat di Jakarta dan Simcard kedua didapat di Bandung. Maka penulisannya seperti ini:
 ptabc_sim-01_hnble_jkt
 p t a b c _ s i m – 0 2 _ h n b l e _ b d g

Untuk menjaga konsistensi data, juga perlu dibuatkan daftar kendali (controlled list). Contoh:
         Karakter ddmmyyyyddmmyyyy dalam faset PMEST, merupakan representasi "Time". Adalah tanggal barang bukti didapat. Contoh: KPK memiliki barang bukti 2 simcard yang digunakan oleh Hanibal Lector dalam kasus korupsi "ptabc". Simcard pertama didapat di Jakarta (pada tanggal 2 Januari 2005) dan Simcard kedua didapat di Bandung (23 Maret 2005). Maka penulisannya seperti ini:
 ptabc_sim-01_hnble_jkt_02012005
 ptabc_sim-02_hnble_bdg_23032005
         Karakter iii iii Adalah 3 karakter kode investigator. Contoh: Simcard pertama diperiksa oleh Hendro Wicaksono dan Simcard kedua diperiksa oleh Jeanie Eka Pratiwi, kira-kira penulisannya menjadi seperti ini:
 ptabc_sim-01_hnble_jkt_02012005_hdw
 ptabc_sim-02_hnble_bdg_23032005_jep

Untuk menjaga konsistensi dan menghindari duplikasi, perlu dibuat Daftar kendali pengguna barang bukti. Contoh (fiktif):
Kode       Nama Orang/Institusi                                Keterangan
hnble             Hanibal Lector                    (keterangan lain-lain yang dirasa perlu)
mlksm           Mulyono Kusumo                (keterangan lain-lain yang dirasa perlu)
trchp             Tracey Chapman                 (keterangan lain-lain yang dirasa perlu)

Kode       Keterangan
jkt            DKI Jakarta
bdg          Bandung
sby          Surabaya
smg         Semarang
ygk         Yogyakarta

Kode      Keterangan
hdw        Hendro Wicaksono
yua         Yuan Oktafian
frq          Indra Furqon
dia          Dian Sastrawijaya
sdl          Samson Delilah
rbw        Robbie Williams

F. Karakter nn
nn adalah nomor urut barang bukti secara keseluruhan. Nomor ini juga berfungsi sebagai penghitung (counter) jumlah barang bukti (yang terkait dengan unit Computer Forensics) untuk suatu kasus.
Contoh:

 ptabc_sim-01_hnble_jkt_02012005_hdw.01
 ptabc_sim-02_hnble_bdg_23032005_yua.02
 ptabc_sim-03_mlksm_jkt_12022005_frq.03
 ptabc_lhd-01_trchp_jkt_23032005_dia.04
 ptabc_lhd-02_susso_jkt_13012005_sdl.05
 ptabc_dhd-01_nzrsy_bdg_30012005_rbw.06
 ptabc_dhd-02_mlksm_jkt_21032005_hdw.07
 ptabc_dhd-03_hamam_bdg_01042005_yua.08
 ptabc_shd-01_mlksm_jkt_23042005_hdw.09

Membaca Nama File

Standar penamaan file ini didesain agar mudah dibaca gambaran garis besar isi dokumen tanpa kita harus membuka dokumen itu sendiri. Untuk bisa membaca dan menginterpretasikan nama file, harus memahami dulu cara memberikan penamaan seperti yang diterangkan diatas.
Contoh, file dengan nama "ptabc_sim-01_hnble_jkt_02012005_hdw.01", dapat dibaca sebagai "Ini file terkait dengan Korupsi Pengadaan barang ATM di PT Bank ABC, merupakan barang bukti berupa SIMCard yang pertama, yang dimiliki oleh Hanibal Lector, digeledah di jakarta pada tanggal 2 Januari 2005, dengan investigator Hendro Wicaksono dan merupakan barang bukti pertama dari kasus ini".

Penutup

Ini adalah salah satu contoh implementasi PMEST Ranganathan untuk metode penamaan file. PMEST bisa digunakan untuk banyak hal, tidak hanya untuk analisa faset dan penamaan file. Juga ada banyak metode yang bisa digunakan selain PMEST, misalnya ABC Ontology dan Resource Description Framework (RDF). Semua tergantung kebutuhan, keberanian dan kreatifitas dalam memanfaatkan semua metode yang ada untuk menyelesaikan permasalahan seputar manajemen dokumentasi. Selamat berkreasi!