Membangun Sistem Manajemen Pengetahuan Untuk Pemakai Perpustakaan Berbasis Intranet Menggunakan Perangkat Lunak Open Source

Pendahuluan
Istilah dan konsep Intranet sebenarnya bukan merupakan hal baru. Konsep tersebut muncul tidak lama setelah Internet populer. Secara sederhana, Intranet dapat didefinisikan sebagai implementasi teknologi Internet pada jaringan komputer lokal (Local Area Network).Di banyak institusi, Intranet banyak diimplementasikan karena bisa digunakan pada jaringan komputer yang sudah ada (existing network). Hal ini disebabkan karena hampir semua sistem operasi modern seperti Windows, Unix, dan GNU/Linux menggunakan protokol TCP/IP untuk hubungan antar komputer. Protokol yang juga digunakan untuk Internet. Dengan Intranet, semua media dan aplikasi yang populer di Internet, bisa juga dimanfaatkan pada jaringan lokal. Intranet juga menjadi infrastruktur bagi sarana komunikasi yang cross-platform (tidak tergantung pada sistem operasi tertentu), dan memudahkan dalam mencari informasi karena pemakai hanya dihadapkan pada satu antarmuka (interface).
Sebenarnya ada banyak media yang bisa digunakan pada Intranet. Tapi yang paling populer adalah web. Sehingga seringkali Intranet diidentikkan dengan web. Dalam tulisan ini, media yang digunakan pada Intranet adalah web. Dengan pertimbangan ketersediaan aplikasi dan kebanyakan pemakai perpustakaan sudah terbiasa dengan antarmuka web.
Dalam pengamatan penulis, sejauh ini Intranet masih sangat jarang dimanfaatkan untuk memperluas jenis layanan dan meningkatkan kualitas layanan perpustakaan berbasis Teknologi Informasi (TI). Rata-rata perpustakaan baru memberikan layanan berbasis TI sebatas sistem automasi perpustakaan (termasuk didalamnya katalog terpasang). Itupun seringkali tergantung pada aplikasi tertentu. Padahal ada banyak jenis layanan yang bisa dikembangkan untuk pemakai perpustakaan dengan teknologi Intranet.
Ada beberapa sebab kenapa Perpustakaan belum banyak mengimplementasikan Intranet. Pertama, pustakawan belum punya cukup kapabilitas untuk melakukan itu. Karena untuk mengimplementasikan Intranet perlu pengetahuan yang cukup baik pemahaman terhadap TI dan perpustakaan itu sendiri. Masalah ini bisa dipecahkan dengan melakukan kerjasama antara perpustakaan dengan bagian TI di institusi dimana perpustakaan tersebut ada.

Kedua, mungkin saja pustakawan belum punya ide detail tentang apa saja layanan perpustakaan yang bisa dikembangkan dengan adanya Intranet. Tulisan akan membahas masalah kedua. Yaitu implementasi Intranet menggunakan perangkat lunak Open Source, dan dikaitkan dengan sistem manajemen pengetahuan bagi pemakai perpustakaan.

Manajemen Pengetahuan
Membahas Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) akan terkait dengan pembahasan Manajemen Informasi (Information Management). Untuk memahami kedua istilah tersebut, harus dimulai dulu dengan memahami beda antara Informasi dan Pengetahuan.

Informasi dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang kita bagi melalui beragam media komunikasi yang ada (Information is something that we share). Sedangkan Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada dalam pikiran kita (Knowledge is something that is still in our mind). Kemudian dapat disimpulkan, Informasi adalah Pengetahuan yang dibagi atau dikomunikasikan melalui beragam media yang ada (Information is shared knowledge).
Setelah memahami beda Informasi dan Pengetahuan, selanjutnya mendefinisikan Manajemen Informasi dan Manajemen Pengetahuan.

Manajemen Informasi adalah teknik pengaturan atau organisasi agar Informasi (shared knowledge) mudah dicari dan digunakan kembali oleh pemakai. Yang termasuk dalam proses Manajemen Informasi antara lain: pengadaan informasi, pengolahan informasi, kemas-ulang informasi, dan temubalik informasi.
Sedangkan Manajemen Pengetahuan adalah teknik membangun lingkungan pembelajaran (learning environment), dimana orang-orang didalamnya terus termotivasi untuk belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi Pengetahuan baru yang dihasilkannya.

Dalam konteks artikel ini, yang dimaksud dengan "Sistem Manajemen Pengetahuan Bagi Pemakai Perpustakaan" adalah sistem (lingkungan pembelajaran) dimana pemakai perpustakaan tidak hanya bisa menelusur katalog terpasang, tetapi juga secara interaktif dan aktif mencari informasi, terus termotivasi untuk belajar (membaca, berdiskusi, memberikan komentar), dan dimotivasi untuk mau berbagi pengetahuan. Sistem Manajemen Pengetahuan yang bekerja dengan baik, akan membentuk komunitas para pembelajar yang dalam skala sosial besar, akan menjadi manusia-manusia produktif yang mampu melakukan perbaikan pada faktor-faktor sosial dan budaya masyarakat.

Yang harus diperhatikan adalah, orang akan termotivasi untuk belajar jika ia tertarik dengan apa yang akan ia pelajari (learning is remembering what you¿re interested in). Karena itu, pustakawan perlu tahu dahulu bidang apa saja yang menjadi interes pemakai. Tiap orang mempunyai pola dan proses pembelajaran serta interes yang berbeda-beda. Untuk itu perlu ada penelitian yang mendalam tentang kebutuhan pemakai. Model penelitian kualitatif cocok untuk menggambarkan secara detail pola komunikasi dan pembelajaran pemakai perpustakaan.

Perangkat Lunak OpenSource
Tahun 1984, Richard M. Stallman, seorang hacker di Lab Artificial Intelligence MIT, keluar dari MIT dan mendirikan suatu yayasan yang dinamakan free software foundation (FSF). Yayasan ini dibuat untuk mempromosikan kebebasan tiap individu untuk:
– menjalankan program komputer untuk tujuan apapun.
– memodifikasi program agar sesuai dengan kebutuhan (mensyaratkan akses ke source code program).
– Mendistribusikan hasil modifikasi program, sehingga orang lain bisa memperoleh manfaat dari perbaikan yang dilakukan.

Gerakan ini populer dengan nama free software movement. Lisensi yang digunakan oleh gerakan free software adalah GNU/GPL (Gnu is Not Unix/General Public License). Sebagian orang juga menjuluki lisensi ini sebagai Copyleft (lawan dari Copyright). Inti dari lisensi ini adalah: "pada setiap program dengan lisensi GNU/GPL, setiap individu punya kebebasan memperoleh source code program untuk digunakan dan dimodifikasi. Tetapi hasil modifikasi juga harus dirilis dengan lisensi yang sama (GNU/GPL)". Gerakan free software semakin populer ketika Linux muncul dan menjadikan gerakan ini mempunyai alternatif sistem operasi lengkap yang benar-benar mengikuti kaidah GNU/GPL dan dapat diandalkan skalabilitasnya.

Awal 1997, sekelompok hacker seperti Eric S. Raymond, Tim Oreilly, dan Bruce Perens, berkumpul dan membicarakan bagaimana caranya agar gerakan free software bisa lebih diterima di lingkungan bisnis. Mereka merasa istilah "free" pada free software sering disalahartikan sebagai GRATIS, bukan sebagai kebebasan (freedom).  Kemudian muncul ide untuk menggunakan istilah Open Source software yang dirasa lebih business-friendly.
Dengan Open Source, beragam jenis lisensi bisa terakomodasi diantaranya: GNU/GPL, LGPL (Lesser GPL), BSD (Berkeley Software Distribution), NPL (Netscape Public License), MPL (Mozilla Public License) dan Public Domain. Seiring makin populernya gerakan Open Source, semakin banyak pula perangkat lunak yang dibuat dan dirilis sebagai Open Source Software dan banyak dimanfaatkan oleh kalangan bisnis. Beberapa yang populer diantaranya:

– Apache (web server)
– MySQL, PostgreSQL, Firebird, SAP DB (database server)
– Perl, PHP, Python, Tcl, Tk, Ruby (bahasa skripting)
– GNU/Linux, FreeBSD, NetBSD, OpenBSD (sistem operasi)
– Sendmail, Qmail, Postfix (mail server)
– Djbdns, BIND (DNS server)
– dan lain-lain

Saat ini dapat dikatakan, hampir seluruh infrastruktur internet dan sebagian besar aplikasi yang berjalan diatasnya, menggunakan aplikasi-aplikasi Open Source.

Aplikasi Open Source Untuk Manajemen Pengetahuan
Sebelum melihat aplikasi Open Source apa saja yang bisa dimanfaatkan untuk membangun sistem Manajemen Pengetahuan bagi pemakai perpustakaan, yang harus dilakukan dahulu adalah memetakan dahulu proses penciptaan pengetahuan. Gambar dibawah secara sederhana dapat menggambarkan proses penciptaan pengetahuan di perpustakaan.

Information Acquisition (Proses Pengadaan Informasi)
Proses pengadaan informasi adalah proses mengumpulkan beragam informasi dari berbagai sumber yang dianggap relevan dengan interes komunitas pemakai sistem Manajemen Pengetahuan. Karena itu, proses ini harus dilakukan berdasarkan survei kebutuhan dan interes anggota komunitas yang yang telah dilakukan terlebih dahulu. Sumber informasi tidak hanya berasal dari Internet, tetapi juga dari sumber informasi yang didistribusikan dalam bentuk offline, seperti CDROM atau DVDROM.
Untuk memudahkan pustakawan mencari beragam informasi di Internet yang secara aktif selalu diupdate, ada beberapa hal yang bisa dilakukan. Pertama, sebaiknya pustakawan bergabung didalam forum diskusi komunitas. Model komunikasi yang banyak dipakai adalah mailing list dan newsgroup. Atau bila memungkinkan, pustakawan juga mengikuti forum diskusi yang "underground". Pada beragam forum diskusi ini, biasanya (dan seringkali) terdapat berbagai informasi penting yang sulit didapat bila dicari melalui mesin pencari (search engine). Terkadang informasi yang ada sifatnya temporer, sehingga harus cepat diambil sebelum dihapus dari server penyimpanannya.
Kedua, pustakawan bisa memanfaatkan beragam teknologi Open Source yang tersedia. Misalnya:
– Web Service (WS). WS adalah sistem perangkat lunak yang didesain untuk mendukung interoperabilitas antar mesin melalui jaringan komputer. WS banyak dimanfaatkan untuk beberapa hal:
– Distribusi konten (content distribution). Yaitu menawarkan informasi yang dapat di ambil (grab) oleh situs lain.
– Pengumpulan konten (content gathering). Yaitu mengumpulkan informasi dari berbagai sumber informasi (situs).
– Pialang Konten (content brokering). Yaitu mendistribusikan kembali kumpulan konten yang telah di kemas-ulang (repackaging).
– Jaringan Konten (content networking). Yaitu membangun jaringan informasi untuk distribusi pengetahuan antar anggota komunitas.
Untuk mengetahui lebih jauh mengenai standar dan implementasi WS, bisa melihat situs World Wide Web Consortium (www.w3c.org).

– Membangun aplikasi yang memudahkan pustakawan dalam melihat update situs, men-download situs, dan membuat agen cerdas yang secara berkala melakukan pencarian. Bahasa pemrogaman yang banyak digunakan adalah Perl (www.perl.com) dan modul LWP (Library for World Wide Web in Perl, www.cpan.org). Memang agak sulit membangun aplikasi dengan Perl karena kurva pembelajaran (learning curve) yang cukup vertikal, tetapi ia menawarkan fleksibilitas yang sangat baik untuk disesuaikan dengan kebutuhan pencarian informasi hingga sangat detail.
Tersedia juga aplikasi yang punya kemampuan dan fitur mirip Perl dan LWP, tetapi mudah digunakan yaitu httrack (www.httrack.com). Versi Windowsnya juga tersedia (Winhttrack). Httrack tidak hanya mempunyai antarmuka grafis, tetapi juga antarmuka berbasis baris perintah (command line).
Pada proses pengadaan informasi, ada dua jenis informasi yang dikumpulkan. Pertama Unstructured Information (informasi yang tidak terstruktur) dan Structured Information (informasi yang tidak terstruktur). Unstructured Information adalah informasi yang tidak mendalam tentang suatu topik. Contohnya adalah artikel surat kabar. Sedangkan Unstructured Information adalah (sekumpulan) informasi yang mendalam dan detail tentang suatu topik. Unstructured Information disimpan dan menjadi bagian penting dalam Unstructured Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan yang Tidak Terstruktur), sedangkan Structured Information disimpan dalam sistem repository (digital library).
Unstructured Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Tidak Terstruktur)
Unstructured Knowledge Creation adalah proses pembelajaran komunitas yang cenderung tidak terstruktur. Tidak terstruktur dalam hal pengetahuan yang dihasilkan belum mendalam dan belum fokus pada suatu topik interes tertentu. Tujuan proses ini adalah:
– Agar anggota komunitas mau, berani dan termotivasi berbagi pengetahuan (knowledge sharing).
– Agar anggota komunitas terbiasa dengan sistem manajemen pengetahuan yang akan digunakan.
Contoh proses Unstructured Knowledge Creation: pustakawan mem-posting beberapa artikel surat kabar dari berbagai sumber. Kemudian anggota komunitas bisa memberikan timbal balik atau komentar terhadap artikel-artikel yang menjadi interesnya. Anggota komunitas yang lain juga bisa memberikan komentar terhadap komentar yang ada.
Ada banyak aplikasi Open Source yang bisa dimanfaatkan untuk keperluan Unstructured Knowledge Creation, diantaranya: Postnuke (www.postnuke.com), PHPNuke (www.phpnuke.org), dan Drupal (www.drupal.org). Semuanya merupakan aplikasi Content Management System yang dikembangkan dengan bahasa pemrogaman PHP dan database MySQL. Biasanya digunakan untuk keperluan berbagi informasi suatu komunitas.
Pada proses ini, pustakawan bisa juga sesekali ikut memberikan komentar agar anggota komunitas yang lain ikut termotivasi menanggapi artikel atau komentar yang ada. Selain itu, tugas paling penting untuk pustakawan dalam proses ini adalah, mengamati topik apa saja yang menjadi interes banyak anggota komunitas yang lain. Topik-topik yang menjadi interes, menjadi masukan (feedback) bagi pustakawan untuk mencari structured information terkait dengan topik tersebut (lihat panah 2 arah antara proses Information Acquisition dengan Unstructured Knowledge Creation).
Pustakawan juga harus mendorong anggota komunitas agar melakukan pembelajaran yang lebih spesifik sesuai dengan topik yang menjadi interesnya pada Discussion Forum (forum diskusi) atau langsung ke proses Structured Knowledge Creation.

Discussion Forum (Forum Diskusi, Semi-structured Knowledge Creation)
Setelah pustakawan mendapatkan topik interes anggota komunitas, maka tahap berikutnya adalah mengajak anggota komunitas untuk mendiskusikannya secara lebih spesifik dan terstruktur pada Discussion Forum. Jika memungkinkan, pustakawan juga bisa mendorong anggota komunitas langsung ke proses Structured Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Terstruktur). Tapi ini relatif sulit dilakukan karena untuk menghasilkan pengetahuan yang terstruktur relatif butuh waktu dan proses yang tidak sebentar. Yang paling mudah adalah membuat pengetahuan yang tidak terstruktur menjadi lebih terstruktur dalam Discussion Forum. Bisa dibilang Discussion Forum adalah Semi-structured Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Semi Terstruktur).
Dalam proses ini, pustakawan ikut bergabung didalam Discussion Forum. Pustakawan boleh ikut berbagi pengetahuan. Yang paling penting adalah, pustakawan juga harus memahami topik yang sedang didiskusikan. Ini akan memudahkan dalam proses berikutnya (Structured Knowledge Creation). Anggota komunitas juga harus diberikan akses ke sumber referensi pengetahuan yang telah dikumpulkan pustakawan dan disimpan pada sistem repository. Pengetahuan yang dihasilkan pada Discussion Forum, jika dianggap baik, juga bisa disimpan langsung pada sistem repository (lihat panah 2 arah antara proses Digital Library dengan Discussion Forum).
Ada beberapa aplikasi Open Source untuk membuat Discussion Forum, tetapi yang paling populer adalah PHPBB (www.phpbb.com). PHPBB dikembangkan menggunakan bahasa pemrogaman PHP dan database MySQL. PHPBB mudah digunakan dan mempunyai banyak komunitas pemakai.

Structured Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Terstruktur)
Pada saat proses di Discussion Forum, bila dirasa pengetahuan yang tercipta telah cukup detail dan terstruktur, maka pustakawan harus mengarahkan kegiatan pembelajaran pada proses berikutnya, yaitu Structured Knowledge Creation. Dalam proses penciptaan pengetahuan, proses ini merupakan proses yang sangat penting. Bisa dianggap puncaknya proses penciptaan pengetahuan. Proses ini merupakan kelanjutan dari proses Discussion Forum (semi-structured knowledge creation). Juga bisa merupakan kelanjutan dari proses Unstructured Knowledge Creation, meskipun hal ini jarang terjadi.
Pada proses ini, biasanya kontribusi dari anggota komunitas relatif berkurang. Ini dikarenakan tingkat kesulitannya yang cukup tinggi. Untuk mengatasi masalah ini, pustakawan bisa membantu dengan membuat kerangka struktur pengetahuan dan melakukan kemas-ulang pengetahuan yang didapat dari Discussion Forum dan sumber referensi. Tapi anggota komunitas diharapkan sebagai kontributor pengetahuan pada proses ini.
Bisa saja ketika suatu topik interes sudah mencapai proses Structured Knowledge Creation, tapi topik tersebut tetap terus didiskusikan ditahap Discussion Forum. Jadi bisa juga Discussion Forum tempat membahas topik interes dan menghasilkan pengetahuan baru, sedangkan Structured Knowledge Creation tempat menyimpan pengetahuan yang sudah disepakati bersama (lihat panah 2 arah antara proses Discussion Forum dengan Structured Knowledge Creation).
Pengetahuan yang tercipta pada proses ini, selanjutnya disimpan pada sistem repository sehingga bisa menjadi referensi kembali pada proses Structured Knowledge Creation (lihat panah 2 arah antara proses Structured Knowledge Creation dengan Digital Library) maupun Discussion Forum (lihat panah 2 arah antara proses Discussion Forum dengan Digital Library).
Aplikasi Open Source yang bisa dimanfaatkan untuk proses ini adalah Wiki. Wiki adalah konsep aplikasi untuk kolaborasi di Internet. Wiki biasanya digunakan untuk membuat pengetahuan terstruktur bersama-sama lewat internet. Selama ini Wiki banyak digunakan untuk membuat buku, dokumentasi dan ensiklopedia secara kolaborasi. Salah satu aplikasi Wiki yang banyak dipakai adalah MediaWiki (www.mediawiki.org).

Sistem Repository (Digital Library)
Digital Library berfungsi sebagai:
– Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.
– Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
– Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
Semua fungsi diatas dilakukan oleh pustakawan. Oleh karena itu, pustakawan sebaiknya punya kemampuan yang cukup dalam hal pencarian, pengolahan dan kemas-ulang informasi, serta kemampuan belajar secara cepat dan kemampuan berkomunikasi.
Aplikasi Open Source untuk Digital Library yang banyak dipakai adalah Greenstone (www.greenstone.org). Greenstone mudah digunakan dan tersedia untuk platform Unix dan Windows. Dukungan resmi dari UNESCO sebagai software digital library, membuat Greenstone banyak digunakan di negara berkembang. Apalagi Greenstone mempunyai fitur untuk distribusi digital library melalui CDROM.

Sosialisasi dan Promosi
Aplikasi sistem manajamen pengetahuan yang kompleks tidak akan berguna kalau tidak digunakan oleh komunitasnya. Karena itu perlu strategi yang tepat untuk memotivasi anggota komunitas agar menggunakan sistem.
Pertama, sosialisasi. Sosialisasi bisa dilakukan dengan melakukan edukasi kepada komunitas pemakai tentang layanan baru (intranet sistem manajemen pengetahuan) di perpustakaan. Edukasi juga harus disertai dengan pelatihan cara menggunakan sistem intranet.
Kedua, promosi. Promosi sebaiknya berisi manfaat intranet bagi komunitas pemakai perpustakaan. Zaman sekarang, biasanya produk berbasiskan teknologi akan berhasil bisa dikaitkan dengan gaya hidup modern yang produktif. Karena itu perlu dirumuskan secara tepat bagaimana mempromosikan intranet ini sebagian dari gaya hidup modern di perpustakaan.
Ketiga, reward (hadiah). Hadiah merupakan salah satu motivasi orang untuk berbuat sesuatu. Pengelola Perpustakaan sebaiknya perlu mengalokasikan dana untuk menyediakan hadiah bagi pemakai yang paling aktif dan banyak memberikan kontribusi penciptaan pengetahuan di intranet.
Keempat, Evaluasi. Suatu pengembangan sistem dianggap baik, bila secara transparan melibatkan pemakai dalam pengembangannya. Karena itu perlu secara berkala komunitas pemakai diajak berdiskusi mengenai usability sistem manajamen pengetahuan yang digunakan. Dari sini, akan didapat masukan-masukan bagi pengembangan sistem lebih lanjut.