Mengukur Kinerja Perpustakaan : Studi Kasus Perpustakaan Kebun Raya Bogor

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Selama ini penilaian terhadap kinerja perpustakaan belum sepenuhnya dilakukan oleh staf perpustakaan, hal tersebut dikarenakan ketidaktahuan staf dalam menilai kinerjanya. Padahal pengukuran kinerja bagi perpustakaan sangat penting untuk mengetahui kemajuan dan perkembangan yang telah dicapai dengan membandingkan dengan kinerja sebelumnya. Selain itu Pengukuran kinerja juga dapat dijadikan bahan untuk evaluasi program-program perpustakaan yang telah dilakukan, dasar dalam melakukan perencanaan kegiatan perpustakaan selanjutnya, sehingga dapat mengetahui posisi relatif perpustakaan satu terhadap  perpustakaan yang lain.

Oleh karena itu setiap aktifitas  di perpustakaan perlu diidentifikasi dan  dicatat agar dapat dianalisis, didata dan diukur.   Sehingga dapat dituangkan dalam bentuk statistik sebagai  dasar untuk mengukur dan menilai kinerja perpustakaan.
Penilaian kinerja (performance appraisal) pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. Kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

Kinerja merupakan suatu kondisi yang harus diketahui dan dikonfirmasikan kepada pihak tertentu untuk mengetahui tingkat pencapaian hasil suatu instansi dihubungkan dengan visi yang diemban suatu organisasi.       

Artikel ini akan mengukur kinerja output perpustakaan antara lain; 1) jumlah kunjungan ke perpustakaan, 2) jumlah peminjaman, 3) koleksi yang di pakai di ruang baca.

Perumusan Masalah
1. Staf perpustakaan belum sepenuhnya melakukan pengukuran kinerja    perpustakaan dengan mendata setiap kegiatan yang dilakukan di perpustakaan, karena kesibukan dengan tugas rutin yang dilakukan.
2. Ketidaktahuan staf dalam cara mengukur kinerja perpustakaan

Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan adalah untuk
1. Mengetahui jumlah kunjungan perpustakaan dibandingkan dengan jumlah pengguna potensial
2. Mengetahui jumlah peminjaman bahan pustaka dibandingkan dengan jumlah pengguna potensial
3. Mengetahui jumlah bahan pustaka yang dibaca di ruang baca

Manfaat dari penulisan ini yaitu kegiatan perpustakaan akan lebih terencana dan terukur dengan baik, sehingga berdampak pada peningkatan kinerja di perpustakaan.

METODE PENELITIAN

Pengukuran kinerja perpustakaan dilakukan berdasarkan dari laporan tahunan Perpustakaan Kebun Raya Bogor tahun 2009 s.d. 2011, data tersebut dianalisis secara deskriptif.

TINJAUAN PUSTAKA

Perpustakaan Kebun Raya Bogor (KRB)
Perpustakaan Kebun Raya Bogor (KRB) adalah perpustakaan khusus di bidang biologi, botani, konservasi tumbuhan, perkebunrayaan dan bidang terkait lainnya. Jumlah koleksi pustaka sebanyak 6576 judul pada tahun 2011. Dengan jumlah staf pengelola perpustakaan sebanyak tiga orang, satu orang berlatar belakang pendidikan S2 perpustakaan, satu orang berpendidikan S1 perpustakaan, dan satu orang berpendidikan SMA.

Sistem layanan perpustakaan bersifat terbuka (open access), Layanan pengunjung dibuka dari mulai hari Senin s.d. Kamis, mulai jam 7.30 s.d. jam 15.30,  Jumat jam 9.00 s.d. jam 4.00, hari Sabtu – Minggu libur. Pengguna dari luar KRB hanya bisa membaca pustaka di tempat, scan, penelusuran literatur dan foto kopi. Peminjaman bahan pustaka hanya di peruntukkan untuk staf KRB.

Kinerja Perpustakaan
Kinerja perpustakaan adalah efektifitas jasa yang disediakan  oleh perpustakaan dan efisiensi sumber daya yang dialokasikan dan digunakan untuk menyiapkan jasa tersebut (Purnomowati & Yuliastuti, 2001).  Pengukuran kinerja di perpustakaan umumnya dilakukan karena alasan berikut ini: 1. Diminta oleh lembaga pemerintah sebagai bentuk pertanggungjawaban finansial 2. Staf perpustakaan sendiri ingin mengetahui seberapa baik hasil pekerjaan yang telah dilakukan, jenis layanan mana yang perlu ditingkatkan, atau berapa besar dukungan finansial yang dibutuhkan .

Diharapkan dengan melakukan pengukuran kinerja di perpustakaan, elemen yang berhubungan dengan pemecahan masalah akan dapat diketahui. Selain itu pengukuran kinerja juga dapat dijadikan sebagai bahan self diagnosis, yaitu membandingkan kinerja dari waktu ke waktu, yang akan bermanfaat untuk mendapatkan sasaran yang baik dan jelas dalam melakukan aktivitas selanjutnya.
Pengukuran kinerja perpustakaan adalah pengukuran terhadap efektifitas dan efisiensi keseluruhan fungsi, aktifitas dan sumberdaya yang ada di perpustakaan. Fungsi disini mencakup segala fungsi perpustakaan bagi penggunanya, antara lain penyediaan koleksi, penyediaan layanan dan pendayagunaan  sumber-sumber informasi.  Sedangkan aktivitas lebih mengarah  pada kegiatan para staf, contohnya; pengolahan koleksi, kegiatan sirkulasi, pengembangan koleksi, penghitungan statistik peminjaman.  Sumberdaya perpustakaan meliputi tingkat pendidikan staf, banyaknya staf, peralatan yang mendukung kegiatan perpustakaan dan ketersediaan koleksi. (Saleh, 2005)

Indikator Kinerja Perpustakaan
Indikator pengukuran kinerja adalah ukuran kuantitatif dan atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, indikator kinerja harus merupakan sesuatu yang akan dihitung dan diukur serta digunakan sebagai dasar untuk menilai atau melihat tingkat kinerja. Adapun indikator kinerja adalah pernyataan numerik, simbol atau verbal yang diperoleh dari statistik dan data perpustakaan yang digunakan untuk memberi ciri terhadap kinerja sebuah perpustakaan (Purnomowati & Yuliastuti, 2001).

Indikator kinerja berfungsi sebagai alat untuk menilai kualitas dan efektifitas jasa dan kegiatan lain yang disediakan oleh perpustakaan, menilai efisiensi  sumber daya yang dialokasikan  untuk keperluan jasa dan kegiatan tersebut. Sebagai sebuah alat perencanaan dan evaluasi, indikator kinerja mempunyai beberapa sasaran utama yaitu:
1. Menyediakan kontrol dalam proses manajemen
2. Sebagai dasar referensi dan bahan dialog antara staf perpustakaan, lembaga induk dan masyarakat pemakai
3. Menyiapkan analisis komparatif terhadap kinerja beberapa perpustakaan dan jasa informasi yang mempunyai misi atau sasaran yang identik. (Purnomowati & Yuliastuti, 2001).

Berikut beberapa jenis indikator kinerja yang digunakan dalam pelaksanaan pengukuran kinerja terdiri dari:
1. Indikator masukan (input) adalah segala sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dapat berjalan untuk menghasilkan keluaran. Yaitu; populasi/pengguna potensial, anggota terdaftar, anggota terdaftar terhadap populasi,  jumlah eksemplar koleksi buku, rasio jumlah buku terhadap populasi, koleksi berdasarkan subyek,  kemutakhiran koleksi, pengadaan terakhir berdasarkan subyek, jam buka/layanan, jumlah katalog komputer, jumlah SDM, rasio pustakawan terhadap total SDM.
2. Indikator proses; jam buka perpustakaan, kecepatan pengadaan, kecepatan  pengolahan.
3. Indikator keluaran (output) adalah sesuatu yang diharapkan langsung dicapai dari suatu kegiatan yang dapat berupa fisik dan  atau non fisik. Seperti; sirkulasi tahunan, sirkulasi per kapita, koleksi yang dipakai di ruang baca setahun, koleksi yang dipakai di ruang baca per kapita, jumlah pengunjung dalam setahun, jumlah pengunjung per kapita, jumlah pengunjung pada acara yang diadakan oleh perpustakaan setahun,  jumlah pengunjung pada acara yang diadakan oleh perpustakaan per kapita, jumlah transaksi referensi setahun (Saleh, 2005).

Selanjutnya berikut ini beberapa data Perpustakaan KRB yang akan diukur;  jumlah pengunjung (Library Visit  perCapita),  jumlah peminjaman  bahan pustaka (Circulation perCapita), koleksi yang di pakai di ruang baca per kapita (In Library Material Use perCapita). Berikut perhitungan indikator kinerja berdasarkan data yang digunakan dari laporan Perpustakaan Kebun Raya Bogor  selama tiga  tahun, yaitu tahun 2009, 2010, 2011.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita (Library Visit  perCapita)
Salah satu ukuran yang sering digunakan untuk mengetahui kinerja perpustakaan adalah jumlah pengguna yang datang atau berkunjung ke perpustakaan selama periode tertentu, perhitungan biasanya dilakukan satu tahun. Keberadaan Perpustakaan KRB bertujuan untuk melayani para peneliti dan staf KRB pada khususnya, namun dalam prakteknya perpustakaan juga terbuka bagi masyarakat umum, sedangkan yang dimaksud pengguna potensial dalam artikel ini adalah para  peneliti KRB.  

Proses pengambilan data berdasarkan rekapitulasi dari buku tamu yang disajikan dalam bentuk laporan tahunan perpustakaan. Hasil analisis jumlah pengunjung per tahun disajikan pada Tabel 1.

Rumus penilaian:

ALV: annual number of library visit adalah jumlah total kunjungan pemakai ke perpustakaan selama satu tahun
Library Visit  per Capita: adalah jumlah total kunjungan pemakai ke perpustakaan selama satu tahun.
JP= jurisdiction population adalah jumlah populasi lembaga terkait yang wajib dilayani oleh perpustakaan, dalam hal  ini adalah peneliti.

Pada tabel 1. terlihat bahwa jumlah pengunjung terus mengalami peningkatan, hal ini disebabkan ruang perpustakaan sejak September 2009 pindah ke gedung konservasi lantai satu yang dekat dengan pintu gerbang utama Kebun Raya Bogor, selain itu ruangan yang tersedia cukup luas dan nyaman, dalam hal ini perpustakaan menyediakan koleksi buku-buku baru, ruang komputer, lengkap dengan komputernya yang disediakan untuk pengguna, kegiatan user education,  mebelair baru, layanan staf sirkulasi yang siap membantu pengguna mendapatkan informasi yang dibutuhkan, buku tamu elektronik, layanan  hot spot area, akuarium untuk menyegarkan mata pengguna yang lelah membaca.

Strategi lain untuk meningkatkan angka kunjungan menurut Saleh (2005) perpustakaan perlu melakukan usaha usaha seperti menambah atau memperpanjang jam buka perpustakaan, membuka layanan pada hari libur dan hari minggu; melakukan promosi yang berisi layanan yang diberikan perpustakaan, jam layanan dan library tour dan lain-lain.

Berdasarkan tabel 1 diatas dapat disimpulkan kunjungan ke perpustakaan adalah mengalami peningkatan, artinya para peneliti KRB pada tahun 2011 mengunjungi perpustakaan rata-rata 52 kali per tahun, dan kunjungan perbulan sebanyak 4 kali, atau seminggu sebanyak 1 kali kunjungan, tahun 2011 jumlah kunjungan ke perpustakaan meningkat dibandingkan tahun-tahun sebelumnya.

2. Jumlah Peminjaman  Bahan Pustaka (Circulation perCapita)
Circulation perCapita adalah mengukur jumlah item yang disirkulasikan oleh perpustakaan terhadap populasi yang wajib dilayani oleh pemakai perpustakaan (Saleh, 2005)

Indikator peminjaman dimaksudkan untuk menilai  tingkat penggunaan koleksi perpustakaan oleh populasi yang dilayani. Indikator ini dapat juga digunakan untuk menilai kualitas koleksi dan kemampuan perpustakaan dalam mempromosikan penggunaan koleksi. Pengumpulan data dilakukan dengan cara menghitung jumlah peminjaman dalam satu tahun.

Berikut ini adalah data peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan KRB pada tahun 2009, 2010, 2011. Pengumpulan data dilakukan dengan cara menghitung koleksi yang di pinjam yang tercatat pada kartu peminjaman selama satu tahun dan disajikan pada laporan tahunan.

Jumlah bahan pustaka yang dipinjam selama satu tahun (Annual Circulation) dibagi dengan pengguna potensial  (Jurisdiction  Population), dengan rumus sebagai berikut;

AC =   Annual Circulation adalah jumlah buku yang dipinjamkan kepada pengguna selama satu tahun.
JP =  Jurisdiction Population adalah jumlah peneliti yang wajib dilayani oleh perpustakaan, dalam hal ini adalah jumlah peneliti staf KRB.
CpC= Circulation perCapita adalah jumlah rata-rata peredaran buku kepada pemakai perpustakaan.

Berikut ini data peminjaman buku Perpustakaan Kebun Raya Bogor selama tiga tahun yaitu tahun 2009, 2010, dan 2011.

Berdasarkan data diatas jumlah buku yang dipinjam tidak mengalami peningkatan bila dibandingkan dengan penambahan jumlah peneliti sebagai pengguna potensial setiap tahunnya, hal ini disebabkan pada tahun 2011 tidak ada pendanaan untuk pembelian buku baru terbitan luar negeri, padahal para peneliti telah mengusulkan beberapa judul baru ke perpustakaan untuk dibelikan pada tahun 2011. Sehingga data peminjaman tidak meningkat.  

Berdasarkan tabel diatas setiap peneliti KRB selama setahun  meminjam koleksi pustaka rata-rata sebanyak 35 buku atau 3 buah buku selama sebulan. Hal ini kurang baik apabila mengacu pada pendapat Sulistyo-Basuki, perpustakaan khusus berfungsi sebagai perpustakaan penelitian sehingga perpustakaan harus mendukung peneliti untuk mendapatkan informasi yang diinginkannya.

Selain staf perpustakaan yang profesional, sarana dan prasarana perpustakaan juga perlu ditingkatkan untuk mendukung kinerja lembaga.
Untuk itu menurut Saleh (2005) untuk meningkatkan skornya perpustakaan perlu melakukan beberapa kegiatan sebagai berikut:
1. Perpustakaan perlu melakukan promosi yang lebih gencar kepada pengguna potensialnya.
2. Meminjamkan koleksi tandon (reserved book) selama satu malam (shortloan collection)
3. Mengusahakan jam buka layanan lebih panjang, misalnya sampai malam hari atau hari minggu buka
4. Menerapkan otomasi layanan selain itu untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas juga untuk meningkatkan daya tarik  pengguna potensial ke perpustakaan.

2. Koleksi yang di pakai di ruang baca per kapita (In Library Material Use perCapita)

Koleksi yang di pakai di ruang baca per kapita mengukur estimasi jumlah material yang digunakan oleh pemakai di dalam perpustakaan (tidak dipinjam/dibawa keluar perpustakaan) dibagi jumlah populasi/peneliti.(Saleh 2005)

Kegunaan data ini adalah untuk mengetahui berapa banyak bahan pustaka yang digunakan di perpustakaan oleh seorang pengguna selama satu tahun. Dengan demikian kita bisa mempertanggungjawabkan investasi dalam bentuk koleksi yang sudah disimpan di perpustakaan kepada pimpinan di lembaga kita.

Prosedur penghitungannya adalah dengan menghitung bahan pustaka yang diambil dari rak koleksi baik oleh staf maupun oleh pengguna lainnya untuk digunakan di dalam ruangan perpustakaan. Prosedur penghitungan data ini termasuk juga jumlah koleksi yang akan dimasukkan ke rak koleksi (shelving), namun tidak termasuk koleksi yang baru di kembalikan dari pinjaman pemakai, berikut ini rumus yang digunakan :

ilmu= In-Library Material Use adalah jumlah koleksi perpustakaan yang digunakan di tempat (tidak dipinjam keluar perpustakaan) oleh pemakai perpustakaan selama setahun.
JP = Jurisdiction Population adalah jumlah populasi perguruan tinggi yang wajib dilayani oleh perpustakaan, dalam hal ini adalah jumlah peneliti.
iLMUpC= In-Library Material Use perCapita adalah jumlah rata-rata koleksi yang dipakai di tempat/ perpustakaan oleh setiap pemakai perpustakaan.

Kegunaan data ini adalah untuk mengetahui berapa banyak buku yang digunakan di perpustakaaan selama setahun, dengan demikian kita bisa mempertangungjawabkan investasi dalam bentuk koleksi yang sudah diberikan lembaga.

Berikut ini data shelving/koleksi yang dipakai di ruang baca yang bersumber dari Perpustakaan KRB selama 3 tahun yaitu 2009, 2010, 2011.

Berdasarkan data diatas jumlah pengguna potensial/peneliti di tahun 2011 berkurang dua orang, dikarenakan satu orang peneliti meninggal dunia, dan satu orang peneliti di pindahtugaskan ke Kebun Raya Cibodas. Selain itu rata-rata koleksi yang dipakai di tempat juga mengalami penurunan, karena pada tahun 2011 tidak ada pembelian buku baru, juga oleh karena kebiasaan pengguna khususnya para peneliti yang lebih sering  memasukkan sendiri koleksi ke rak buku, dengan alasan mereka kasihan melihat pustakawan terbebani oleh pekerjaan shelving dan menumpuknya buku di meja, alasan lainnya apabila mereka yang memasukkan sendiri memudahkan mereka untuk mencari bukunya bila suatu saat diperlukan lagi. Padahal Untuk mengatasinya petugas sudah memberikan rambu-rambu dengan memberikan tulisan di setiap meja agar setelah dibaca, buku disimpan di meja baca.

Menurut Saleh (2005) Untuk meningkatkan penggunaan koleksi dapat dilakukan dengan cara promosi mendisplay buku-buku baru di rak display, menginformasikan secara lisan, via SMS, email, LAN, dan  upload data melalui situs lembaga untuk menginformasikan buku-buku baru atau layanan-layanan perpustakaan lainnya dan memperpanjang jam buka layanan perpustakaan.

Kesimpulan & Saran
Penilaian kinerja (performance appraisal) pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efisien. Berdasarkan hasil kajian jumlah pengunjung perpustakaan KRB mengalami peningkatan, sementara jumlah buku yang dipinjam stabil dan jumlah buku yang dibaca ditempat mengalami penurunan.

Disarankan bagi para pengelola perpustakaan untuk lebih meningkatkan kinerja layanannya dan selalu mencatat kegiatan yang dilakukan di perpustakaan sebagai data pendukung peningkatan kinerja perpustakaan dan bahan evaluasi diri.

Daftar Pustaka:
PKT-KRB, LIPI. 2009. Laporan tahunan Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor-LIPI. Bogor: Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor-LIPI.

PKT-KRB, LIPI. 2010. Laporan tahunan Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor-LIPI. Bogor: Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor-LIPI.

PKT-KRB, LIPI. 2011. Laporan tahunan Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor-LIPI. Bogor: Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor-LIPI.

Purnomowati, Sri dan Rini Yuliastuti. 2001. Indikator kinerja perpustakaan sesuai ISO 11620-1998. Marsela vol. 3 no. 1.  Jakarta:  Ikatan Pustakawan Indonesia.

Purnomowati, Sri. 2000. Mengukur kinerja perpustakaan. BACA vol. 25 no. 3-4. Jakarta: PDII-LIPI

Saleh, Abdul Rahman. 2005. Pedoman Pengukuran Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Forum      Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia.

Sulistyowati, E. Yani. 2002. Pengukuran kinerja perpustakaan. Info Persadha vol. 1 no. 2. hal. 8-14