Metode Evaluasi Koleksi Perpustakaan: Studi Kasus Pemetaan Koleksi UPT Balai Informasi Teknologi LIPI

I. Pendahuluan
Evaluasi menurut (Aji B & Sirait S, 1990) adalah suatu usaha untuk mengukur dan memberi nilai secara objektif pencapaian hasil-hasil yang telah direncanakan sebelumnya.  (Manulang, 1996) mengungkapkan evaluasi adalah membandingkan hasil pekerjaan (actual result) dengan alat pengukur (standar) yang sudah ditentukan.

Koleksi perpustakaan menurut (Borin & Yi, 2008) dapat dievaluasi dengan menggunakan metode berbasis pengguna atau berbasis koleksi. Namun, sangat berguna untuk menggabungkan model evaluasi koleksi lama dan baru dengan mengadopsi metode evaluasi untuk sumber daya cetak dikombinasikan dengan statistik penggunaan berbasis baru untuk sumber daya elektronik.

Sebuah proyek pemetaan koleksi didefinisikan oleh (Bushing, 2006) sebagai batasan yang dikenakan oleh sumber daya waktu, tenaga, dan teknologi. Penilaian koleksi atau pemetaan tumbuh dari kebutuhan untuk dapat menggambarkan koleksi dengan cara lain dari pada daftar judul, sehingga membantu untuk membuat jenis alat kebutuhan yang bermanfaat terutama untuk perpustakaan besar.  Pustakawan dapat mempertimbangkan bagaimana menentukan kedalaman dan luasnya koleksi mereka dengan penilaian dari koleksi yang dimiliki.

Teknik evaluasi koleksi menurut (Bushing, 2006) telah berevolusi sebagai akibat dari perubahan teknologi di perpustakaan, tetapi tujuan dan manfaatnya tetap sama, yaitu kemampuan untuk memahami kekuatan dan kelemahan sumber daya informasi dengan data statistik serta penilaian impresionistik berdasarkan pengalaman dan pengetahuan tentang pertimbangan area disiplin. Pustakawan harus memiliki alat untuk mengevaluasi keadaan sumber daya informasi dalam koleksi subjek dan format khusus sesuai dengan teknologi yang tersedia. Apapun alat yang digunakan harus menggambarkan sumber daya yang dihasilkan yang memungkinkan perpustakaan untuk menyesuaikan kepemilikan sumber daya koleksi mereka untuk lebih memenuhi misi mereka, dan memungkinkan untuk merampingkan akses ke informasi tanpa terikat bibliografi secara ketat dengan subjek dan disiplin.

Setiap perpustakaan  menggunakan general thesaurus, untuk memutuskan bagaimana mengetahui jumlah judul pada suatu subyek tertentu di perpustakaan untuk koleksi  cetak dan elektronik, atau dimana bidang studi untuk menggambarkan koleksi tertentu. Untuk mencapai konsistensi dalam evaluasi koleksi di perpustakaan, harus memutuskan pada isu-isu tertentu.  Perpustakaan dapat  menyetujui jenis dokumen untuk dimasukkan dan dikeluarkan ketika mengevaluasi koleksi berbasis subjek dilakukan di perpustakaan. Oleh karena itu perlu dilakukan pengumpulan data untuk menggambarkan volume koleksi atau periode usia koleksi cetak (Hyödynmaa, Ahlholm-Kannisto, & Nurminen, 2010)

Bushing, (2006)  membuat penilaian kelengkapan koleksi suatu perpustakaan dengan menetapkan tingkatan dari 0 hingga 4,  misalnya, tingkat 0 menunjukkan bahwa perpustakaan tidak mengumpulkan/membuat penilaian koleksi secara komprehensif sementara itu tingkat 4 menunjukkan koleksi yang komprehensif. Perpustakaan diharapkan dapat melakukan pemetaan dan evaluasi koleksi berbasis subjek sesuai pedoman, sehingga dapat menentukan kondisi tingkatan saat ini dan kondisi tingkatan yang diinginkan berdasarkan koleksi yang dimiliki, serta bagaimana untuk mencapai kondisi tersebut.

Pengukuran tingkat keterpakaian koleksi telah dibuat standarnya dalam (International Organization for Standardization, 1998)  dimana terdapat dua cara yaitu:

1. Ambil sampel secara representative dari dokumen yang dimiliki perpustakaan, periksa dan catat apakah setiap dokumen dalam sampel sedang dipinjam atau sedang digunakan.

2. Gunakan sistem komputer untuk menghitung jumlah dokumen yang sedang digunakan pada hari yang sama.

II. Kebutuhan Evaluasi Koleksi Perpustakaan UPT BIT-LIPI

Perpustakaan UPT Balai Informasi Teknologi-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (UPT BIT-LIPI) berdiri sejak tanggal 12 Juni 2002, dengan Keputusan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia nomor : 1026/M/2002. Dalam kebijakan pengadaan bahan pustaka perpustakaan UPT BIT-LIPI, sesuai dengan tugas dan tujannya sebagai perpustakaan khusus yaitu membantu tugas badan induk tempat perpustakaan bernaung, maka kebijakan pengadaan bahan pustaka diutamakan untuk menunjang informasi yang dibutuhkan oleh para peneliti dan pegawai yang berada di lingkungan LIPI, sehingga subjek bahan pustaka difokuskan kepada :

• Otomotif dan Transportasi

• Instrumentasi dan Otomasi

• Mikroelektronika dan Komponen Elektronika

• Telekomunikasi

• Proses Kimia

• Sistem Bioteknik

• Pertanian, Peternakan, Pangan dan Pakan

• Material

• Sumber Daya Mineral, Logam dan Energi

• Metrologi, Standarisasi, Pengujian dan Jaminan Mutu

• Sistem Informasi IPTEK

• Permasalahan Kebijaksanaan Kontemporer

• Pendayagunaan Biota Indonesia

• Pemanfaatan dan Pelestarian Sumber Daya Laut

Pengadaan bahan pustaka teknologi di perpustakaan UPT BIT-LIPI dilakukan dengan seksama yaitu sesuai dengan fungsi perpustakaan khusus di bidang ilmu dan teknologi. Jenis bahan pustaka yang diprioritaskan adalah koleksi-koleksi pada bidang eksakta dan teknik seperti: buku teks, monografi, referensi (kamus, ensiklopedia, buku pegangan, buku pedoman,   bibliografi, dan treatise) dalam bidang ilmu dan teknologi.

Perpustakaan UPT BIT-LIPI Bandung menekankan koleksinya pada kualitas koleksi yang berorientasi berdasarkan bidang minat para peneliti dan pegawai  sebagai pemustaka dari Pusat-pusat Penelitian khususnya di lingkungan LIPI Bandung. Seleksi bahan pustaka dilakukan oleh pustakawan, para staf  UPT BIT-LIPI Bandung bersama-sama dengan para peneliti, yang pengadaannya disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Dalam melaksanakan seleksi buku, beberapa instrumen yang digunakan diantaranya adalah hasil sebaran angket kepada para pemustaka, serta katalog penerbit yang rutin dikirimkan penerbit setiap tahun.

Beberapa metode pengadaan koleksi berbasis kriteria, misalnya, metode ikhtisar dan aplikasinya menggunakan sistem klasifikasi internasional seperti Library of Congress Classification (LCC), Dewey Decimal Classification (DDC) atau Universal Decimal Classification (UDC) sebagai kunci pencarian untuk subjek berdasarkan koleksi. Metode sistem klasifikasi yang disebutkan di atas tidak digunakan oleh pemustaka perpustakaan UPT BIT-LIPI, padahal perpustakaan UPT BIT-LIPI telah mampu mengklasifikasikan sumber daya informasi yang sesuai dengan klasifikasi internasional yaitu  Dalam pengolahan bahan pustaka tersebut digunakan buku-buku acuan seperti Anglo American Cataloging Rules 2, klasifikasi menurut sistem Universal Decimal Classification (UDC), Library of Congress Subject Heading, dan Interwater Thesaurus for Community Water Supply and Sanitation dll.

Berdasarkan permasalahan sebagaimana tersebut diatas, maka perlu dilakukan pemetaan terhadap koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan UPT BIT-LIPI, sebagai bahan evaluasi untuk menilai keberadaan bahan pustaka yang dimiliki dan pengadaan bahan pustaka yang akan datang.

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui penerapan  metode teknik untuk memetakan, mengevaluasi dan menggambarkan koleksi pada perpustakaan UPT BIT-LIPI. Dengan menggunakan informasi yang diperoleh dari penerapan metode  ini diharapkan perpustakaan UPT BIT-LIPI dan juga perpustakaan lain dapat menggambarkan dan mengembangkan koleksi dimasa yang akan datang.

III. METODOLOGI DAN HASIL PEMETAAN KOLEKSI DI UPT BIT-LIPI  
Teknik pemetaan koleksi yang digunakan di perpustakaan UPT Balai Informasi  Teknologi-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (UPT BIT-LIPI) melibatkan fitur dari kedua metode yaitu berbasis koleksi dan pengguna. Metode ini berfokus pada koleksi berdasarkan jenis koleksi, tahun terbit, bidang/subjek, dan bahasa. Pemetaan koleksi adalah teknik untuk memeriksa keadaan sumber daya informasi, baik secara kuantitatif maupun kualitatif, dalam wilayah subjek tertentu. Ini juga merupakan proses untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan koleksi bidang tertentu dengan maksud untuk pengembangan koleksi lebih lanjut.

3.1  Pemetaan Berbasis Jenis Koleksi pada Perpustakaan UPT BIT-LIPI

Pemetaan koleksi perpustakaan UPT BIT-LIPI dilakukan melalui analisis data yang  bersumber dari jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan UPT BIT-LIPI sampai tahun 2013, dan penggunaan koleksi dari kunjungan pemustaka ke perpustakaan UBT BIT-LIPI  sebagaimana dapat dilihat pada tabel 1.

Pada tabel 1 dapat dilihat persentase dari penggunaan koleksi terhadap jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan UPT BIT LIPI dimana dalam tabel tersebut dapat dilihat persentase antara koleksi yang dimiliki dengan koleksi yang digunakan oleh pemustaka dimana dari koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan UPT BIT-LIPI pada tahun 2012 sebanyak 72.499 yang digunakan hanya 3.024 berarti sekitar 4,17 persen begitu juga pada tahun 2013 hanya 4,13 persen. Koleksi yang paling banyak digunakan oleh pemustaka yaitu buku sebanyak 11 persen dan paten 6 persem sementara kliping merupakan koleksi yang sangat sedikit peminatnya yaitu kurang dari 1 persen.

3.2  Pemetaan koleksi berdasarkan tahun terbit
Pemetaan koleksi yang dimiliki oleh Perpustaakaan UPT BIT-LIPI berdasarkan tahun terbit dibandingkan dengan penggunaan  oleh pemustaka dapat dilihat pada tabel 2.

Berdasarkan tabel 2 dapat dilihat perbandingan penggunaan dari koleksi perpustakaan UPT BIT-LIPI berdasarkan tahun koleksi dimana pemustaka banyak yang menginginkan koleksi terbaru seperti dapat dilihat untuk kolesi tahun 2012-2013 dari 940 koleksi yang dimiliki 825 digunakan atau sekitat 87,8 persen sementara koleksi lama dari  tahun 1920 sampai 1960 sama sekali tidak digunakan oleh pemustaka.

3.3  Pemetaan koleksi berdasarkan subyek
Pemetaan koleksi berdasarkan subjek yang dimiliki oleh perpustakaan UPT BIT-LIPI dan penggunaan oleh pemustaka dapat dilihat dalam tabel 3.

Berdasarkan pada tabel 3 dapat dilihat bahwa dari keseluruhan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan UPT BIT-LIPI pada tahun 2012 yaitu sebanyak 72.499 koleksi, yang digunakan hanya 3.024 atau sekitar 4,17 persen dari koleksi yang dimiliki,  begitu juga pada tahun 2013 dari 75.648 koleksi hanya 3.125 koleksi berarti sekitar 4.1 persen yang digunakan. Beberapa koleksi subyek yang dimiliki oleh  perpustakaan UPT BIT-LIPI tidak digunakan oleh pengguna seperti subyek alkali, aluminium, antropology, carbonaceous, mineral, ore, dan paleontology, padahal subyek mineral memiliki koleksi yang banyak pada tahun 2012 yaitu  1.400 koleksi bertambah menjadi 1.437 pada tahun 2013, namun koleksi tersebut tidak digunakan sama sekali oleh pengguna.

Koleksi yang diminati oleh pengguna yaitu elektronik dan matematika dimana pada tahun 2012 koleksi elektronik digunakan 395 kali dari 76 koleksi yang dimiliki atau sekitar 395% dan meningkat menjadi 427% pada tahun 2013. Untuk koleksi matematika pada tahun 2012 digunakan 250 dari 76 koleksi yang dimiliki atau sekitar 329% dan meningkat pada tahun 2013 menjadi 335 persen.

3.4  Pemetaan koleksi berdasarkan bahasa
Hasil pemetaan koleksi berdasarkan bahasa yang dimiliki oleh perpustakaan UPT BIT-LIPI dan penggunaan oleh pemustaka dapat dilihat dalam tabel 4 dimana koleksi yang berbahasa Inggris paling banyak digunakan sebesar  3,59 persen pada tahun 2012 dan 3,41 persen, sementara koleksi dengan bahasa Belanda dan Jerman sama sekali tidak digunakan oleh pemustaka.

IV. DISKUSI DAN KESIMPULAN

Perpustakaan UPT BIT-LIPI sampai saat ini belum sepenuhnya mencapai tujuan untuk menyajikan subjek koleksi berdasarkan kebutuhan pengguna. Teknik pemetaan koleksi, bagaimanapun, telah terbukti menjadi cara terbaik untuk menggambarkan dan menganalisis koleksi sehingga memberikan informasi yang sangat penting dan berguna untuk pengembangan koleksi perpustakaan UPT BIT-LIPI. Berdasarkan hasil studi kasus yang telah diuraikan di bagian 3, dapat diketahui mana saja koleksi yang sering digunakan oleh pengguna, sehingga dapat diambil suatu tindakan atas koleksi yang dimiliki mana yang akan ditambah, atau justru akan dilakukan penyiangan. Namun sebelum dibuat suatu keputusan, perlu dicermati juga apakah rendahnya koleksi yang digunakan karena : 1) Tidak sesuai kebutuhan pengguna; 2) Pengguna tidak mengetahui koleksi tersebut karena kurannya promosi atau 3) Katalog elektronik yang dimiliki tidak fokus pencariannya sehingga antara kebutuhan dan koleksi yang dimiliki tidak bertemu dan perlu dilakukan penelitian lanjutan.

Berdasarkan pada hasil pemetaan yang telah dilakukan di perpustakaan UPT BIT-LIPI, maka diusulkan suatu metode evaluasi koleksi perpustakaan dengan penggunaan seperti dapat dilihat dalam tabel 5. Tabel tersebut dapat digunakan oleh suatu perpustakaan untuk melakukan evaluasi tehadap koleksi yang dimilikinya.

Hasil yang diperoleh dari tabel 5 apabila telah diisi dan direncanakan oleh suatu perpustakaan akan menggambarkan tentang kelompok koleksi, tahun terbit,  subjek  dan bahasa yang dimiliki oleh perpustakaan dan dibutuhkan oleh pengguna. Tabel tersebut dapat dijadikan alat yang sangat baik untuk menunjukkan tugas fungsi perpustakaan saat ini dan kualitas koleksi perpustakaan khususnya kekuatan dan kelemahan. Berdasarkan hal tersebut dapat memberikan informasi kepada pengelola perpustakaan koleksi apa yang dapat disiangi (weeding) dan apa yang dilestarikan. Proses pemetaan koleksi yang terdiri dari pengecekan seluruh rak memberikan dasar yang baik untuk penyiangan dan keputusan akuisisi, atau malah memasarkan layanan koleksi yang ada saat ini.

Metode pemetaan tersebut hanya dapat digunakan untuk koleksi tercetak yang dimiliki perpustakaan dan tidak bisa dijadikan rujukan untuk melakukan evaluasi atas koleksi sumber daya perpustakaan berupa e-resources (e-book atau e-journal). Disadari bahwa teknik pemetaan koleksi yang telah digunakan lebih sederhana dari sempurna, namun  menurut (Bushing, 2006), sempurna tidak mungkin dan bahkan tidak perlu yang lebih penting adalah untuk menyelesaikan dan menggunakannya

Pada prinsipnya pengembangan koleksi perpustakaan yang baik memerlukan proses yang panjang dan berkesinambungan. Koleksi yang dapat memenuhi kebutuhan pemustaka tidak bisa diciptakan dalam waktu sekejap, tapi harus didukung dengan perencanaan yang sistematis. Banyak pustakawan yang mengabaikan perencanaan pengembangan koleksi ini, yang pada prakteknya pengembangan koleksi perpustakaan hanya merupakan rangkaian kegiatan pengadaan bahan pustaka, baik melalui pembelian, pertukaran maupun hadiah.

DAFTAR PUSTAKA

Aji B, F., & Sirait S, M. (1990). Perencanaan dan Evaluasi (p. 30). Jakarta: Bumi Aksara.

Borin, J., & Yi, H. (2008). Indicators for collection evaluation: a new dimensional framework. Collection Building, 27(4), 136–143. doi:10.1108/01604950810913698

Bushing, M. C. (2006). Collection mapping – An Evolving Tool for Better Resources and Better Access. Signum, 9(3). Retrieved from http://www.varastokirjasto.fi/kokoelmakartta/julkaisut/artikkelit/Signum306_Bushing.pdf

Hyödynmaa, M., Ahlholm-Kannisto, A., & Nurminen, H. (2010). How to evaluate library collections: a case study of collection mapping. Collection Building, 29(2), 43–49. doi:10.1108/01604951011040125

International Organization for Standardization. (1998). Information and Documentation-Library performance indicators: ISO 11620-1998. International Organization for Standardization.

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Unit Pelaksana Teknis Balai Informasi Teknologi (2012). Laporan tahunan UPT Balai Informasi Teknologi Tahun Anggaran 2012. Bandung : UPT BIT LIPI

Manulang, M. (1996). Dasar-dasar Manajemen (p. 6). Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.