Penerapan Manajemen Pengetahuan untuk Meningkatkan Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi

Pendahuluan
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga pendidikan tinggi yang layanannya diperuntukkan bagi sivitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan. Perpustakaan perguruan tinggi, sesuai dengan buku pedoman (2006) memiliki berbagai fungsi yaitu: fungsi edukasi, fungsi informasi, fungsi riset, fungsi rekreasi, fungsi publikasi, fungsi deposit dan fungsi interpretasi.
Dalam melaksanakan tugasnya, fungsi-fungsi tersebut saling bertautan satu sama lain. Untuk melihat keberhasilan perpustakaan perguruan tinggi dalam menjalankan fungsinya, perlu untuk dinilai kinerja perpustakaan bersangkutan. Ada banyak cara yang dapat digunakan untuk menilai atau mengevaluasi kinerja perpustakaan perguruan tinggi. Salah satunya adalah mengukur berbagai kriteria yang dipaparkan melalui buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi yang diterbitkan oleh Departemen Pendidikan Nasional RI. Beberapa contoh penting pengukuran kinerja tersebut seperti kepuasan pengguna, persentase populasi target yang memanfaatkan perpustakaan, biaya per-pengguna, ketersediaan judul bahan perpustakaan, tingkat penggunaan bahan perpustakaan, waktu rata-rata temu kembali bahan perpustakaan, tingkat ketepatanjawaban, ketersediaan fasilitas, dan lain-lain.
Dengan mengevaluasi kinerjanya, perpustakaan diharapkan akan terus meningkatkan dirinya. Shixing (2005) menuliskan dengan keterbatasan dana yang dimiliki perpustakaan dan dengan tuntutan pengguna yang semakin meningkat, bahkan adanya ancaman mulai terpinggirkannya perpustakaan oleh Internet, dibutuhkan alat yang tepat bagi perpustakaan perguruan tinggi untuk tetap dapat berkompetisi. Dengan meningkatkan kinerjanya, diharapkan perpustakaan dapat tetap berkompetisi. Manajemen pengetahuan merupakan salah satu alat yang dapat menolong perpustakaan dalam kondisi ini. Sesuai tujuan manajemen pengetahuan yaitu penggunaan pengetahuan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi agar dapat berkompetisi, diharapkan penerapannya akan dapat meningkatkan kinerja perpustakaan perguruan tinggi.
 
Manajemen Pengetahuan
Ada berbagai definisi manajemen pengetahuan. Tobing mengutip definisi dari American Productivity and Quality Centre (2007), manajemen pengetahuan adalah pendekatan-pendekatan sistemik yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan pengetahuan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat untuk menciptakan nilai. 
 
Dari definisi ini, perlu dijelaskan lebih lanjut perbedaan antara informasi dan pengetahuan. Tobing (2007) mengutip pendapat Drucker  yang mendefinisikan knowledge sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang  berbeda atau tindakan yang lebih efektif dari tindakan sebelumnya.
Proses transformasi informasi menjadi knowledge menurut Davenport dan Prusak yang juga dikutip oleh Tobing (2007) sebagai berikut:

 

Tahap pertama comparison yaitu tahap membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi yang lain yang telah diketahui. Tahap kedua consequences yaitu menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan atau tindakan. Tahap berikutnya connections yaitu tahap menemukan hubungan-hubungan bagian-bagian kecil dari informasi dengan hal-hal lainnya. Tahap terakhir conservation yaitu membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang lain terkait informasi tersebut.
 
Honeycutt (2000) menuliskan manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Manajemen pengetahuan mengubah pengalaman dan informasi menjadi hasil. Manajemen pengetahuan bukan suatu database terpusat yang berisi semua informasi yang diketahui oleh semua karyawan, tetapi merupakan ide untuk mendapatkan ilham bisnis dari berbagai sumber. Sumber ini termasuk database, website, pegawai, mitra bisnis, dan menggali informasi di mana pun berada.

Menurut Tang (2000), manajemen pengetahuan membutuhkan pertalian informasi dengan informasi, informasi dengan aktivitas dan informasi dengan manusia untuk mewujudkan sharing pengetahuan. Tang (2000) juga menyatakan, manajemen pengetahuan dalam perpustakaan  adalah meningkatkan hubungan dalam dan diantara perpustakaan, diantara perpustakaan dan pengguna, untuk memperkuat pengetahuan, jaringan dan mempercepat aliran pengetahuan.

Dari berbagai definisi diatas dapat diambil satu garis merah dalam manajemen pengetahuan sebagai berikut:
– modal intelektual adalah sebuah aset
– bagaimana informasi bisa menjadi sesuatu yang berdaya guna
– bagaimana mewujudkan sharing pengetahuan
– bagaimana meningkatkan kerjasama antar perpustakaan untuk mempercepat aliran pengetahuan

Perpustakaan perguruan tinggi, yang memiliki berbagai fungsi yang sudah dipaparkan sebelumnya yaitu edukasi, informasi, riset, rekreasi, publikasi, deposit dan  interpretasi sangat dibutuhkan dalam rantai sistem ilmiah. Perpustakaan juga mengambil bagian dari  proses penelitian secara langsung. Selain itu perpustakaan juga mengambil bagian dalam penyebaran pengetahuan.

Modal Intelektual Adalah Sebuah Aset
Intelektual ialah orang yang menggunakan keintelekannya  untuk mengerjakan segala sesuatu dalam kehidupannya.  Menurut Endarmoko (2007) intelek adalah akal budi, daya pikir, kecerdasan, kecerdikan, dan kepintaran. Intelek dapat diperoleh tidak hanya melalui jalur pendidikan, tetapi juga sangat bergantung pada pelatihan dan pengalaman.  

Berbagai pelatihan dapat diperoleh melalui kursus, magang, pelatihan, seminar, workshop. Berbagai pengalaman dapat diperoleh baik dengan keterlibatan langsung orang bersangkutan maupun keterlibatan tidak langsung yaitu dengan belajar dari pengalaman orang lain.

Belajar secara mandiri juga dapat diperoleh dari ketertarikan akan informasi. Mulai dari mendengarkan rekan bercerita, mendengarkan radio, melihat berbagai tayangan TV, berselancar di dunia maya, membaca berbagai buku, dan lain sebagainya.

Berbagai aset yang terkumpulkan ini diharapkan bisa menjadi sebuah sinergi bagi perpustakaan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan. Sumber daya manusia yang ada di perpustakaan yaitu para pustakawan maupun non pustakawan memegang peranan utama dalam peningkatan aset intelektual. SDM perpustakaan memiliki ciri khas yang sudah seharusnya melekat yaitu terus belajar dan belajar. Pembelajaran berkesinambungan dari para SDM perpustakaan, merupakan salah satu langkah awal bagi manajemen pengetahuan. 

Bagaimana Informasi Bisa Menjadi Sesuatu yang Berdaya Guna
Dalam abad informasi seperti sekarang ini, membludaknya informasi sudah bukan suatu rahasia lagi. Seperti pernyataan David Shenk yang dikutip oleh Achmad (2007) terlalu banyak informasi dapat menciptakan hambatan dalam kehidupan yang disebut sebagai Data Smog. Hal ini dikarenakan informasi yang bernuansa negatif justru lebih banyak terakses dari pada informasi yang positif.

Kemauan para SDM perpustakaan untuk belajar berkelanjutan, membutuhkan langkah berikutnya yaitu literasi informasi (melek informasi) agar informasi yang kita peroleh bisa menjadi sesuatu yang berdaya guna. Yang dimaksudkan berdaya guna adalah informasi tersebut memang sesuai dengan kebutuhan yang ada dan bisa meningkatkan kinerja dari perpustakaan.

Tanpa literasi informasi, pembelajaran berkelanjutan belum tentu dapat menjadi sebuah aset. Wiyanti (2007) menyatakan literasi informasi adalah seperangkat keterampilan dalam memahami informasi apa yang diperlukan, menemukan informasi dari berbagai sumber , mengevaluasi  dan menggunakannya. Dengan literasi informasi yang dikuasainya, para SDM perpustakaan diharapkan akan dapat mengubah informasi menjadi sesuatu yang berdaya guna.

Ada berbagai model literasi informasi. Salah satu modelnya adalah Empowering 8, yang terdiri dari 8 tahapan.  Empowering 8 dikembangkan oleh  NILIS ( National Institute of Library and Information Sciences) dari Universitas Colombo Sri Lanka pada tahun 2004. Ilustrasi Empowering 8 diambil dari Wiyanti (2007) digambarkan seperti pada gambar 1.

Tahapan empowering 8 dimulai dari identifikasi, diikuti eksplorasi, seleksi, organisasi, menciptakan, presentasi, penilaian, dan terakhir penerapan. Penerapan masing-masing tahapan sambung menyambung, untuk kemudian kembali lagi ke tahap awal. Setelah memperoleh sesuatu yang baru, proses akan kembali ke tahap awal sebagai untuk mencari sesuatu yang baru yang lain lagi.

Keistimewaan Empowering 8 adalah pada dua tahap terakhir yang tidak ada di model yang lain. Wiyanti (2007) mengutip klaim dari NILIS yang menyatakan bahwa dengan merefleksikan apa yang didapat dan benar-benar dirasakan oleh segenap jiwa dan pikiran akan menumbuhkan rasa syukur dan kemudian mencari dan mengerjakan kembali hal yang baru.

Dengan terus menggali hal-hal baru, diharapkan SDM perpustakaan terus berkembang yang tentunya diharapkan akan dapat meningkatkan kinerja dari perpustakaan. Hal-hal baru tidak selalu merupakan hal-hal yang spektakuler. Banyak rutinitas yang tidak pernah kita gali dan kita pikirkan lebih mendalam. Contoh dari rutinitas perpustakaan perguruan tinggi yang dapat dikembangkan lebih lanjut misalnya saja kebiasaan mahasiswa dalam mengambil buku di rak, buku-buku usulan siapa saja yang tidak pernah dipinjam,  buku-buku yang sering dipinjam, rak buku terlalu tinggi, dan lain sebagainya. Penggalian terhadap hal-hal rutinitas diharapkan akan lebih membuka mata perpustakaan terhadap kebutuhan para penggunanya. Dengan memahami kebutuhan para pengguna dengan lebih baik, diharapkan akan meningkatkan berbagai kinerja perpustakaan seperti yang sudah dipaparkan sebelumnya.

Selain penggalian terhadap hal-hal yang bersifat rutinitas, perpustakaan juga bisa menggali informasi dari para penggunanya. Siapkan form saran dan kritik dan letakkan di titik-titik layanan agar mudah untuk dijangkau pengguna. Membuka diri terhadap masukan dari pengguna adalah sebuah langkah positif untuk perbaikan kinerja.

Bagaimana Mewujudkan Sharing Pengetahuan

Benang merah dari manajemen pengetahuan berikutnya adalah bagaimana mewujudkan sharing pengetahuan. Pengetahuan menjadi tidak ada artinya apabila hanya dibiarkan begitu saja didalam otak manusia. Pengetahuan akan menjadi berarti apabila dibagikan. Sharing pengetahuan ini dapat dilakukan diantara para warga perpustakaan. Yang termasuk warga perpustakaan adalah SDM perpustakaan dan sivitas akademika maupun pengguna perpustakaan di luar sivitas.

Saling berbagi diantara SDM perpustakaan dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti berbagi pengetahuan dari hasil seminar/pelatihan/workshop, berbagi cerita dari buku-buku yang sudah dibaca, berdiskusi melalui milis perpustakaan, menulis opini, artikel atau apa saja yang bisa dibaca dan diambil manfaatnya oleh SDM perpustakaan yang lain. Saling berbagi diantara SDM perpustakaan dengan para penggunanya dapat dilakukan dengan cara pengisian form saran dan kritik, survey, maupun open forum.

Dengan sharing diharapkan akan semakin menajamkan pengetahuan dan mengelolanya dengan berdaya guna. Tobing (2007) menuliskan budaya sharing merupakan kunci sukses implementasi manajemen pengetahuan. Seorang yang berbagi pengetahuan tidak akan kehilangan pengetahuan yang dimilikinya, tetapi justru melipatgandakan nilai dari pengetahuan tersebut, apabila sudah dimiliki dan dimanfaatkan oleh banyak orang. Semangat untuk saling berbagi merupakan sebuah budaya yang harus ditumbuhkan oleh perpustakaan perguruan tinggi yang ingin menerapkan manajemen pengetahuan dengan efektif.

Budaya sharing juga dapat ditumbuhkan antara lain dengan cara:
– Perpustakaan menciptakan iklim yang mendukung keterbukaan
– Perpustakaan menumbuhkan keinginan para SDMnya untuk tidak berhenti belajar
– Perpustakaan mau terbuka terhadap setiap kritik dan saran – Adanya saling percaya dan saling mendukung diantara para SDM perpustakaan
– Saling menghargai pendapat orang lain
Dengan tumbuhnya budaya sharing, perpustakaan akan bisa menjalankan manajemen pengetahuannya dengan baik. Begitu pentingnya budaya sharing, Shixing (2005) bahkan menyatakan perlunya pemberian insentif maupun penghargaan bagi para SDM yang bersedia membagikan pengetahuannya.  Pemberian penghargaan kepada SDM yang sudah bersedia membagikan pengetahuannya dapat dengan cara memasukkannya ke dalam portfolio SDM bersangkutan sebagai penilaian atas kinerja SDM dan berguna untuk kepentingan peningkatan atau promosi bagi SDM tersebut.

Bagaimana Meningkatkan Kerjasama Antar Perpustakaan Untuk  Mempercepat Aliran Pengetahuan
Budaya sharing yang terwujud dengan baik diantara para warga perpustakaan, akan bertambah kuat dengan dukungan kerjasama antar perpustakaan. Peningkatan pesat teknologi informasi dan peningkatan luar biasa dalam bidang pengetahuan membuat tidak memungkinkannya perpustakaan mencakup keseluruhan pengembangan pengetahuan. Untuk itu perpustakaan perlu saling bekerjasama dan bergandeng tangan untuk saling berbagi.

Bentuk kerjasama antar perpustakaan dapat dilakukan mulai dari kerjasama pembinaan koleksi, kerjasama layanan, sampai kerjasama penyediaan fasilitas. Kerjasama  pembinaan koleksi dapat dimulai dari kerjasama pengadaan koleksi. Dorongan kerjasama pengadaan timbul karena adanya peningkatan penerbitan koleksi yang tidak mungkin diikuti hanya oleh satu perpustakaan saja. Menurut Basuki (1991) ada dua model kerjasama pengadaan yaitu spesialisasi subyek dan pengadaan khusus untuk pustaka tertentu. Kerjasama pembinaan koleksi juga bisa dilakukan dengan kerjasama pertukaran koleksi, penyimpanan koleksi, pengolahan koleksi dan penyusunan katalog induk.

Kerjasama layanan dapat dilakukan dengan kerjasama peminjaman antar perpustakaan dan kerjasama pemberian jasa informasi. Dalam kerjasama penyediaan fasilitas memungkinkan pengguna dari sebuah perpustakaan menggunakan fasilitas dari perpustakaan lain. Fasilitas yang bisa digunakan oleh pengguna dari perpustakaan lain biasanya berupa pemanfaatan database jurnal, baca koleksi di tempat, fotokopi, penelusuran informasi, bahkan juga meminjam koleksi.

Dengan kerjasama antar perpustakaan, koleksi yang tadinya hanya dapat dinikmati oleh pengguna perpustakaan itu saja dapat dinikmati oleh pengguna di luar perpustakaan bersangkutan. Hal ini berarti adanya distribusi pengetahuan yang lebih luas. Cakupan distribusi pengetahuan yang lebih luas ini, berarti akan mempercepat aliran pengetahuan.

Faktor Tekonologi Dalam Manajemen Pengetahuan Di Perpustakaan
Shixing (2005) menuliskan manajemen pengetahuan terdiri atas 2 komponen yaitu faktor manusia dan teknologi. Faktor teknologi ikut menentukan didalamnya karena dengan teknologi akan membuat beberapa hal menjadi lebih mudah. Karena keterbatasan otak manusia menyimpan berbagai pengetahuan, teknologi dibutuhkan dalam implementasi manajemen pengetahuan. Untuk mencegah hilangnya pengetahuan bersamaan dengan mutasi maupun perputaran SDM, keseluruhan dokumentasi operasional perpustakaan seharusnya disimpan dalam jarinagn perpustakaan atau di tempat yang bisa dishare-kan. Beberapa ahli manajemen pengetahuan menekankan pentingnya penggunaan teknologi untuk menyimpan dan merujuk kembali pengetahuan ketika pengetahuan tersebut diperlukan.

Ada berbagai tawaran teknologi yang ditawarkan untuk mendukung manajemen pengetahuan. Tang (2000) menyatakan teknologi informasi yang relevan dengan manajemen pengetahuan antara lain Internet, Intranet, dan Extranet;  sistem manajemen basisdata;  metadata; pengadaan dan pengumpulan data; penyebaran data, pencarian informasi; sharing informasi, dan lain sebagainya.    

Walaupun teknologi khususnya teknologi informasi ikut menentukan dalam pengembangan manajemen pengetahuan, tetapi teknologi bukan faktor utama kesuksesan manajemen pengetahuan. Robert Buckman seperti dikutip Tobing (2007) menyatakan teknologi merupakan aspek yang mudah, yang sulit adalah mengubah budaya manusia. Secanggih apapun teknologi yang digunakan dalam mendukung manajemen pengetahuan, akan tidak berarti bahkan bisa menjadi sebuah kesia-siaan belaka apabila faktor manusia yang terlibat di dalamnya tidak memiliki minat untuk saling mendengar dan berbagi.

Kesimpulan
Dengan keterbatasan dana yang dimiliki perpustakaan dan dengan tuntutan pengguna yang semakin meningkat, bahkan adanya ancaman mulai terpinggirkannya perpustakaan oleh Internet, dibutuhkan alat yang tepat bagi perpustakaan perguruan tinggi untuk tetap dapat berkompetisi. Manajemen pengetahuan merupakan salah satu alat yang dapat menolong perpustakaan dalam kondisi ini.

Dari berbagai definisi manajemen pengetahuan,  dapat diambil satu garis merah dalam manajemen pengetahuan sebagai berikut:
– modal intelektual adalah sebuah aset
– bagaimana informasi bisa menjadi sesuatu yang berdaya guna
– bagaimana mewujudkan sharing pengetahuan
– bagaimana meningkatkan kerjasama antar perpustakaan untuk mempercepat aliran pengetahuan

Walaupun faktor teknologi ikut menentukan dalam pengembangan manajemen pengetahuan, tetapi faktor manusia adalah faktor terpenting dalam kesuksesan manajemen pengetahuan. Untuk itu SDM perpustakaan harus senantiasa meningkatkan diri dan saling membuka diri, agar perpustakaan perguruan tinggi dapat sukses berkompetisi.

ACUAN
 
Achmad, Literasi Informasi: Ketrampilan Penting di Era Global. Seminar Literasi Informasi dan Library Software. Surabaya, 13 April 2007.

Basuki, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramaedia, 1991.

Endarmoko, Eko. Tesaurus Bahasa Indonesia. Jakarta: Gramedia, 2007.

Honeycutt, Jerry. Knowledge Management Strategies: Strategi Manajemen Pengetahuan. Jakarta: Elex Media Komputindo, 2000.

Nugraha, Aditya, dkk. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2004

Shixing, Wen. ?Implementing Knowledge Management in Academic Libraries: A Pragmatic Approach.? University of Michigan Library. 2005. 10 Oktober 2007 <http://www.white-clouds.com/iclc/cliej/cl19wen.htm>

Tang, Shanhong. ?Knowledge Management in Libraries in the 21st Century.? 66th IFLA Council and General Conference. 13-18 August 2000. 10 October 2007. <www.ifla.org/IV/ifla66/papers/057-110e.htm.>

Tobing, Paul L. Knowledge Management: Konsep, Arsitektur dan Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007.

Wiyanti, Eko M.I. Pengenalan Empowering 8: Sebuah Model Literasi Informasi. Seminar Literasi Informasi dan Library Software. Surabaya, 13 April 2007.