Pengalihan Data Bibliografi Perpustakaan Kebun Raya Bogor dari “Winisis” menjadi “Senayan”: Menuju Efisiensi Dalam Pencarian Informasi

Pendahuluan
Ledakan informasi dan perkembangan ilmu pengetahuan serta teknologi menyebabkan semakin banyaknya informasi yang dikemas dalam berbagai bentuk dan juga menuntut adanya suatu unit kerja yang dapat mengelola informasi tersebut agar dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila informasi tersebut dibutuhkan. Salah satu unit kerja yang bisa melakukan pekerjaan tersebut adalah perpustakaan.

Perpustakaan menurut Sulistyo-Basuki (1991), adalah sebuah ruangan, bagian dari sebuah gedung, atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang disimpan menurut tata susunan tertentu untuk pembaca, bukan untuk dijual. Perpustakaan dan informasi/literatur adalah dua kata yang saling berkaitan, karena di perpustakaanlah bahan pustaka dikumpulkan, diproses, dan disebarluaskan (didistribusikan) kepada para pembaca/pengguna perpustakaan. Informasi-informasi tersebut dibuatkan data bibliografinya dan dimasukkan ke dalam basis data komputer.

Pencatatan informasi mengenai koleksi perpustakaan dalam bentuk bibliografi dilakukan dengan berbagai alasan antara lain:
• Jumlah koleksi perpustakaan yang semakin meningkat bentuk dan bidang kajiannya
• Kebutuhan informasi para pengguna yang semakin beragam dan meningkat
jumlahnya
• Upaya untuk meningkatkan kualitas layanan penelusuran informasi yang cepat dan
tepat
Penyusunan suatu daftar bibliografi mempunyai fungsi utama untuk membantu pengguna dalam mencari dan menelusur informasi tertentu. Fungsi lain dari bibliografi adalah sebagai bagian dari jasa pelayanan perpustakaan kepada pengguna. Dengan menerbitkan suatu bibliografi, pustakawan dapat menawarkan koleksinya kepada pengguna tanpa harus mengeluarkan seluruh koleksi yang dimilikinya, serta dapat menjangkau pengguna yang tinggal jauh dari perpustakaan.  Dengan demikian, maka bibliografi dapat digunakan sebagai:
• Bahan rujukan terhadap koleksi perpustakaan
• Daftar koleksi yang dimiliki perpustakaan
• Daftar informasi bahan pustaka mengenai suatu bidang kajian tertentu, dan
sebagainya. (www.scribd.com/doc/22268141/Pengertian-Bibliografi)

Pemasukan data bibliografi di Perpustakaan Kebun Raya Bogor semula menggunakan CDS-ISIS (Computerized Documentation Services – Integrated Set of Information System) for Windows atau yang lebih dikenal dengan nama WINISIS. Data bibliografi Perpustakaan Kebun Raya Bogor yang sudah terkumpul pada program ini adalah sekitar 6000 data yang terdiri dari basisdata buku, laporan eksplorasi, majalah, serta analitikal entri.

WINISIS merupakan program yang beroperasi di atas sistem windows yang dikembangkan oleh badan dunia (UNESCO) untuk mengelola pangkalan data bibliografi berupa teks, agar dapat dengan mudah ditelusur kembali apabila dibutuhkan. Program ini mulai dikembangkan oleh UNESCO sejak tahun 1985. Keunggulannya adalah untuk mengelola pangkalan data yang terdiri dari berbagai elemen data yang berbeda-beda (UNESCO, 1989). Namun, WINISIS juga memiliki banyak kekurangan dalam memenuhi kebutuhan para pengguna maupun kebutuhan pengelola perpustakaan, misalnya: data bibliografi tidak bisa diakses melalui internet, serta tidak bisa menunjang pengelola dalam aktifitas peminjaman dan pengembalian buku.

Di era teknologi informasi yang semakin canggih ini, akses untuk mendapatkan informasi yang cepat, praktis, dan tepat sasaran sangatlah dibutuhkan. Selain dapat menunjang para pengguna, penunjang pengelola perpustakaan dalam melakukan kegiatannya serta mudah digunakan juga sangat diperlukan. Untuk menyikapi segala kebutuhan pengguna dalam mencari informasi tersebut, maka Perpustakaan Kebun Raya Bogor perlu melakukan pengalihan data dari sistem lama (WINISIS) menjadi sistem baru (“SENAYAN”), sehingga segala kebutuhan pengguna dan pengelola terpenuhi.

SLiMS (“SENAYAN” Library Management System) atau yang lebih dikenal dengan nama “SENAYAN” adalah Aplikasi untuk manajemen administrasi dan konten di perpustakaan. Program ini bersifat Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan, “SENAYAN” sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun Internet.
Keunggulan “SENAYAN” lainnya adalah multi-platform, yang artinya bisa berjalan secara native hampir di semua Sistem Operasi yang bisa menjalankan bahasa pemrograman PHP (http://www.php.net) dan RDBMS MySQL (http://www.mysql.com). “SENAYAN” sendiri dikembangkan di atas platform GNU/Linux dan berjalan dengan baik di atas platform lainnya seperti Unix *BSD danWindows.

“SENAYAN” merupakan aplikasi berbasis web dan dilisensikan dibawah GPLv3 yang menjamin kebebasan dalam mendapatkan, memodifikasi dan mendistribusikan kembali (rights to use, study, copy, modify, and redistribute computer programs. Seperti dikutip dari website nya “Senayan is an open source Library Management System. It is build on Open source technology like PHP and MySQL. Senayan provides many features such as Bibliography database, Circulation, Membership and many more that will help “automating”  library tasks. This project is proudly sponsored by Pusat Informasi dan Humas Depdiknas and licensed under GPL v3”. (http://www.senayan.diknas.go.id/web2/)

Tujuan penulisan ilmiah ini adalah untuk mengidentifikasi kesiapan pengalihan data bibliografi, seperti: pengembangan sumber daya manusia dan prasarana. Proses pengalihan data bibliografi akan berjalan dengan baik apabila sumber daya manusia di Perpustakaan Kebun Raya Bogor diberikan pelatihan mengenai “SENAYAN”. Kegiatan ini juga harus ditunjang dengan adanya persiapan sarana dan prasarana yang sangat memadai, karena sistem ini berhubungan dengan intranet dan internet.

Metode
Sebelum melakukan proses pengalihan data, ada beberapa software-software pendukung yang dapat membantu proses ini seperti OpenOffice.org dan Notepad++ atau teks editor lain. Pada dasarnya semua basisdata katalog dari aplikasi lain bisa dikonversikan ke dalam “SENAYAN” dengan syarat:
1) Aplikasi lain bisa/menyediakan fasilitas ekspor data ke format TEKS terstruktur seperti .TXT atau .CSV
2) Aplikasi lain bisa mengekspor data ke format spreadsheet seperti Microsoft Excel (.xls) atau OpenOffice Calc (.ods)
Proses pengalihan data bibliografi pada WINISIS menjadi “SENAYAN” dapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu dengan melakukan konversi data sistem lama ke format .CSV (Comma Separated Value), setelah itu diimport data ke sistem baru.
Adapun tahapan-tahapannya sebagai berikut:

1. Membuka program CDS-ISIS for WINDOWS. Dalam tahap ini bisa membuka dengan menekan tombol start pada windows, memilih All Programs, dan membuka program CDS-ISIS for WINDOWS (lihat Gambar. 1)

2. Memilih tab database dan menekan  file, menentukan data yang akan dibuka dan memilihnya. Hasilnya akan tampil seperti Gambar 2. 

3. Menekan ikon printer dan mengisikan rumus konversi pada kotak dialog, pilihan output nya adalah WINDOWS-ANSCI dan menekan print (Gambar 3)

4. Tahapan selanjutnya adalah menyimpan file konversi tersebut dalam format .CSV (Gambar 4)

5. Hasil konversi dapat dilihat pada direktori C:/WINISIS/work
6. Setelah data dikonversi menjadi format .CSV, maka buka halaman admin pada “SENAYAN”. Di Perpustakaan Kebun Raya Bogor, membuka halaman admin menggunakan browser Mozilla Firefox versi. 3.6 kemudian menuliskan alamat http://perpustakaan.krbogor.lipi.go.id/digilib_krb/admin/, serta memasukkan username dan password. 

Halaman admin “SENAYAN” di Perpustakaan Kebun Raya Bogor (Gambar 5)

7. Mencari tab import data pada halaman bibliografi bagian tools
8. Setelah muncul halaman berikutnya, masukkan file konversi yang berformat .CSV tadi pada direktori c:/WINISIS/work/ dan menekan import.

Hasil dan Pembahasan
Dari proses pengalihan data bibliografi sistem lama menjadi sistem baru diperoleh hasil yang dapat dilihat pada Gambar 6.

Hasil dari proses pengalihan data di atas menunjukkan bahwa dari segi tampilan awal sistem baru lebih menarik dibandingkan tampilan awal sistem lama (lihat Gambar 4). Pada halaman OPAC (On-line Public Access Catalogue) atau yang lebih dikenal dengan nama Katalog, terdiri dari beberapa menu yang dapat memudahkan para pengguna perpustakaan dalam mencari informasi yang dibutuhkan. Di halaman ini terdapat menu pencarian, baik pencarian sederhana maupun pencarian lebih spesifik. Apabila pengguna mengalami kesulitan, maka mereka dapat bertanya kepada petugas melalui fasilitas chat/Yahoo Messenger. Hal ini menjadi mudah karena “SENAYAN” merupakan program perpustakaan yang berbasis web/web base, sehingga dapat berintegrasi dengan aplikasi web lain. Pustakawan bebas melakukan konfigurasi pada sistem ini berdasarkan kreativitasnya, seperti dikutip dari buku manual “SENAYAN” yaitu : “Senayan dilisensikan dibawah GPLv3 yang menjamin kebebasan dalam mendapatkan, memodifikasi dan mendistribusikan kembali (rights to use, study, copy, modify, and redistribute computer programs.
(http://senayan.diknas.go.id/download/docs/s3-doc-id.pdf)

Pengguna perpustakaan dapat melihat data bibliografi informasi yang mereka butuhkan dengan menekan bibliografi yang diinginkan yang juga mencakup halaman depan, daftar isi, keberadaan, serta lokasi informasi secara rinci. Pengguna yang sudah menjadi anggota juga bisa memeriksa daftar literatur/informasi baik berupa buku, jurnal, serta laporan-laporan lain yang sedang mereka pinjam beserta batas pengembaliannya.  

Kesimpulan
Berdasarkan tampilan tersebut, pengalihan data bibliografi dapat disimpulkan bahwa “SENAYAN” mempunyai beberapa keunggulan dibandingkan dengan WINISIS. Keunggulan tersebut antara lain tampilan “SENAYAN” lebih menarik dan dapat didesain berdasarkan kemauan dan kreatifitas admin. Dikarenakan berbasis web, maka sistem baru ini dapat berintegrasi dengan aplikasi web lain dan dapat dijalankan pada berbagai Operating system seperti Windows, Mac, serta Linux. “SENAYAN” selalu diperbaharui dan selalu mengikuti perkembangan kebutuhan pengguna dan pengelola perpustakaan, maka program ini menjadi pilihan yang sangat aman dan nyaman untuk digunakan dalam mengelola perpustakaan. 

Dalam pengalihan data bibliorafi terdapat beberapa kekurangan, seperti dari kesiapan sumber daya manusia dan prasarana. Pengembangan sumber daya manusia sangat perlu agar kegiatan yang menunjang pengalihan data bibliografi dapat tercapai dan berjalan dengan sempurna. Selain pengembangan sumber daya manusia, pengalihan data bibliografi juga membutuhkan sarana dan prasarana yang memadai seperti server dan jaringan, baik intranet maupun internet.  

Daftar Pustaka

Hanum, S. S., M. N. Fani, F. Komara, M. C. Dini. Bahasa Indonesia: daftar pustaka. Jakarta: Universitas Mercu Buana. www.scribd.com/doc/22268141/Pengertian-Bibliografi. diakses tanggal 9-11-2010.

Sulistyo-Basuki. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

UNESCO. (1989). Mini-micro CDS/ISIS Reference Manual. Paris.

Wicaksono, H., A. Nugraha, P. Wardiyono, S. Zayd, A. Syamsudin. http://www.senayan.diknas.go.id/web2/. Diakses tanggal 9-11-2010.
 
Wicaksono, H., A. Nugraha, P. Wardiyono, S. Zayd, A. Syamsudin. http://senayan.diknas.go.id/download/docs/s3-doc-id.pdf. Diakses tanggal 9-11-2010.