Pengeloaan E-Resources dengan AACR2 dan MARC 21

1. Pendahuluan
Pada tanggal 4 September 2013 telah dibuka perpustakaan umum tanpa buku di Bexar County Biblio Tech Library, Texas. Perpustakaan tersebut menyediakan semua koleksi dalam bentuk digital sekitar 10.000 e-book. Hal ini menunjukkan bahwa keberadaan koleksi di perpustakaan sudah mulai bergeser ke arah bentuk digital secara penuh. Koleksi perpustakaan dalam bentuk digital biasa dikenal dengan istilah e-resources (selanjutnya digunakan istilah sumber elektronik). Jenis-jenis sumber elektronik yang biasa dikenal misalnya e-book, e-juornal, e-map, dll.

Pengelolaan sumber elektronik di perpustakaan dapat dilakukan dengan menggunakan standar pengatalogan AACR2 dan format metadata MARC21. AACR2 merupakan standar pengatalogan untuk deskripsipsi bibliografis dan akses. Pengatalogan sumber elektronik di dalam AACR2 diatur pada bagian 9. MARC merupakan standar pengatalogan untuk otomasi perpustakaan terutama untuk pertukaran data bibliografis yang telah mendapatkan ISO 2709 dan saat MARC telah berkembang menjadi MARC21. MARC21 mengatur untuk pengelolaan semua jenis bahan perpustakaan termasuk sumber elektronik baik dalam bentuk offline maupun online.

2. Anglo American Cataloguing Rules (AACR)
Anglo-American Cataloguing Rules (selanjutnya disingkat AACR) merupakan peraturan pengatalogan untuk semua jenis bahan perpustakaan baik tercetak maupun noncetak. AACR terbit pertama kali pada tahun 1967 dikenal dengan AACR1. Prinsip umum peraturan tersebut didasarkan atas “Statement of Principles” yang disetujui oleh 53 Negara pada International Conference on Cataloging Principles di Paris tahun 1961.

Tahun 1988 dilakukan revisi terhadap AACR1 sehingga terbitlah AACR edisi kedua yang lebih dikenal dengan AACR2, sebagai hasil kerjasama antara American Library Association, Library Association (Inggris), Library of Congress, dan Canadian Library Association. Pada tahun 2002 dilakukan revisi terhadap AACR2 dan terakhir pada tahun 2005 diterbitkan pemuktahiran terhadap AACR2 revisi 2002 dengan judul “Anglo-American Cataloguing Rules Second Edition 2002 Revision 2005 Update”.

AACR2 telah banyak diterapkan diberbagai perpustakaan di dunia. Selain itu AACR2 juga sudah diadaptasi dan diterjemahkan di 24 negara di dunia. Perpustakaan Nasioanal RI telah mengadaptasi AACR2 tersebut antara lain diterbitkan dalam bentuk Peraturan Katalogisasi Indonesia edisi pertama terbit tahun 1980 dan edisi ke 4 terbit tahun 1992. Tahun 2005 dilakukan penterjemahan AACR2 secara keseluruhan dan  tahun 2007 diterbitkan Peraturan Pengatalogan Indonesia.

Perubahan yang mendasar pada terbitan revisi AACR update 2005  (AACR2R2005)  yaitu berkaitan dengan peraturan untuk jenis bahan perpustakaan sumber elektronik (e-resources) dan sumber daya berkesinambungan (continuing resources) seperti, serial, majalah, jurnal, dsb. Seiring dengan terbitan AACR2 update 2005 pada bulan April 2005 Joint Steering Committee (JSC) membuat gagasan revisi AACR2 dengan pendekatan yang baru dengan nama Resource Description and Access atau dikenal dengan RDA.

3. MARC21
MARC merupakan akronim dari Machine Readable Cataloging.  MARC merupakan metadata yang digunakan untuk pengatalogan semua jenis bahan perpustakaan pada perpustakaan terotomasi, perpustakaan digital maupun digunakan untuk kerjasama antar pepustakaan. MARC pertama kali dikembangkan pada awal tahun 1960an oleh Henriette D. Avram di Perpustakaan Library of Congress (selanjutnya disingkat LC).

Pada bulan April 1966 dimulai analisis dan desain untuk pengatalogan format buku. Format ini dikenal dengan MARC I.Format MARC I dinilai masih memiliki sejumlah keterbatasan, sehingga kemudian dikembangkan dengan menghasilkan MARC II dengan struktur (tag, indicator, dan kode sub ruas). Format MARC II mulai digunakan pada tahun 1967, yang selanjutnya disebut MARC. Format ini cocok dengan edisi kedua dari Anglo-American Cataloguing Rules revisi tahun 1988 (AACR2).

Format MARC selanjut dikembangkan untuk berbagai jenis bahan perpustakaan, format serial dan dan peta dikembangkan pada tahun 1970, format film dikembangkan pada tahun 1971, format manuskrip dikembangkan pada tahun 1973, dan format musik dan rekaman suara dikembangkan pada tahun 1975.  Format MARC telah diadopsi menjadi standar nasional (standard ANSI Z39.2) pada tahun 1971 dan sebagai standar internasional ISO 2709 pada tahun 1973.

Format MARC ini kemudian dikembangkan oleh negara tertentu untuk kepentingan nasionalnya. Dalam perkembangannya, format MARC muncul di berbagai negara dengan sebutan seperti, USMARC, UKMARC, MALMARC, INDOMARC dan sebagainya. Sekalipun format MARC telah banyak dikembangkan oleh berbagai negara, namun prinsipnya tetap sama, yaitu sebuah format komunikasi berdasarkan ISO 2709.

MARC 21 merupakan pengembangan format MARC yang paling terakhir terbit tahun 1999 dan revisi termuktahir pada tahun 2003. MARC 21 merupakan pengembangan dari versi USMARC yang digunakan di Amerika Serikat dan CAN/MARC yang digunakan di Kanada. Format MARC 21 ini merupakan standar internasional untuk pembuatan katalog terbacakan mesin untuk semua jenis bahan perpustakaan termasuk sumber elektronik.

4. Pengertian dan jenis sumber elektronik

E-Resources (electronic resources) atau sumber elektronik merupakan bahan perpustakaan yang penggunaannya memerlukan perangkat komputer dan biasanya lebih berkaitan dengan perangkat lunak yang dapat diakses baik secara offline maupun online. Sumber elektronik sebelumnya dikenal sebagai berkas komputer (computer files). Deskripsi ini dikembangkan karena semakin banyak perpustakaan yang menggunakan komputer serta semakin meningkat pula sumber elektronik.

Sumber elektronik berdasarkan AACR2 adalah “Material (data and/or program(s)) encoded for manipulation by a computerized device. This material may require the use of a peripheral directly connected to a computerized device (e.g., CD-ROM drive) or a connection to a computer network(e.g., the Internet)” bahan (data dan/atau program) dikode untuk manipulasi oleh alat berkomputer. Bahan ini mungkin mensyaratkan penggunaan sebuah periferal yang terhubung langsung dengan alat berkomputer (misalnya pacu CD-ROM) atau sebuah sambungan ke jaringan komputer (misalnya, Internet).

Cakupan sumber elektronik meliputi: 1. Computer file content (contoh : software komputer (termasuk program, games/ permainan, fonts).  2. Numeric data (contoh : informasi sensus) 3. Computer-oriented multimedia (beberapa media seperti teks, suara, gambar dan file video).

Jenis sumber elektronik meliputi; 1. Data (informasi yang menyajikan nomor, teks, grafik, gambar, peta, gambar bergerak, musik, suara, dll.). 2. Program (instruksi, dan lian-lain, proses data untuk digunakan), atau 3. Kombinasi antara data dan program. Sumber elektronik sering mencakup komponen dengan karakteristik yang ditemukan dalam berbagai bahan, sehingga kadang-kadang dalam membuat deskripsi bibliografis diperlukan untuk melihat aspek peraturan deskripsi bibliografis bahan lainnya seperti peraturan deskripsi bibliografis bahan kartografis, serial, bahan grafis, musik.

Bentuk sumber elektronik terdiri dari :  1. Aksesnya langsung (local)  2. Akses jarak jauh / remote access (networked).  Akses langsung dapat diganbarkan sebagai bentuk fisik yang dapat dibawa. Contoh : disc/disk, kaset, kartridge yang  harus di masukkan ke dalam media komputer atau media lainnya. Akses jarak jauh / remote access dipahami sebagai arti bahwa tidak ada bentuk fisik yang dapat dibawa dapat ditangani. Akses jarak jauh hanya dapat dipergunakan dengan media input-output. Contohnya sebuah terminal, internet, yang terkoneksi dengan sistem komputer (contohnya sebuah sumber jaringan), atau dengan menggunakan sumber tersimpan di dalam hard disk atau media penyimpan lainnya.

5. Sumber informasi utama
Sumber informasi utama untuk sumber elektronik yaitu bahan itu sendiri, tittle screen/judul dilayar, menu utama, program, tampilan informasi, homepage, file header mencakup “Subjek:”, garis, kode meta data (misalnya, TEI Headers, HTML/XML, meta tag), fisik lainnya, dan label mencakup informasi yang yang tidak diringkas,  hasil cetak, atau proses penyamaan lainnya.

Jika informasi yang diperlukan tidak tersedia dalam sumber tersebut, ambil dari sumber berikut (untuk preferensi): 1. Dokumentasi tercetak atau bahan penyerta lainnya (misalnya., surat penerbit, “tentang” file, Web penerbit tentang  sebuah sumber elektronik. 2. Informasi yang tercetak pada kemasan yang dikeluarkan oleh penerbit, distributor, dll.

Bila bahan terdiri atas dua atau lebih bagian-bagian fisiknya, maka yang dijadikan sumber informasi utama kemasan atau label yang tertempel secara permanen yang merupakan unsur yang menyatukan sebagai sumber informasi utama bila kemasan itu berisi judul kolektif dan secara resmi menyajikan  informasi yang mana bagian label itu sendiri tidak ada.

Sumber informasi yang tercantum bagi setiap daerah deskripsi sumber elektronik diberikan di bawah ini. Sertakan informasi yang diambil dari luar sumber yang tercantum dalam kurung siku.

6. Pengelolaan sumber elektronik berdasarkan AACR2 dan MARC21
Berdasarkan standar ISBD (International Standard Bibliografis Description), data bibliografi dideskripsikan dalam 8 daerah deskripsi, dan tiap daerah memiliki unsur data dan tanda baca yang khas. Daerah deskripsi dan unsurnya dipisahkan dengan tanda baca (pungtuasi) yang bersifat wajib.

Deskripsi bibliografi berisi ciri-ciri fisik bahan perpustakaan terdiri dari 8 daerah :
1. Daerah Judul dan pernyataan tanggung jawa
2. Daerah Edisi
3. Daerah Keterangan data khusus (hanya untuk peta, penomoran majalah dsb.)
4. Daerah Tempat terbit, penerbit, tahun terbit
5. Daerah deskripsi fisik (Jumlah jilid/halaman, keterangan ilustrasi, ukuran, bahan sertaan, lampiran)
6. Daerah seri
7. Daerah Catatan, berupa data yang dianggap penting
8. Daerah nomor standard ISBN (International Standard Book Number)

Berikut ini akan diulas 8 daerah deskripsi bibliografis bersamaan dengan format metadata MARC21 dalam pengatalogan sumber elektronik:

6.1. Daerah 1 (Ruas 245 NR) : Judul dan pernyataan tanggung jawab

Cantumkan judul sebenarnya sesuai yang tercantum dalam sumber informasi utama atau sumber yang paling lengkap dan selalu berikan sumber judul sebenarnya dalam daerah catatan.

Berikan GMD (General Material Designation)  atau pernyataan jenis bahan umum untuk sumber elektronik setelah judul sebenarnya. GMD = $h [sumber elektronik]. Judul sebenarnya adalah judul kepala dari bahan itu sendiri. Judul sebenarnya dapat diambil dari berbagai bentuk.

Cantumkan pernyataan tanggung jawab yang terkait dengan orang atau badan yang mempunyai peran penting dalam menciptakan isi sumber. Dapat merupakan penulis, programer, langsung tidak langsung, pengadaptasi, organisasi sponsor.

Contoh :

6.2. Daerah 2 (Ruas 250 NR) : Pernyataan edisi

Cantumkan pernyataan edisi dari  sumber elektronik seperti “version, level, release, update”. Tambahkan pernyataan tanggung jawab yang terkait dengan satu edisi. Bila diinginkan, cantumkan pernyataan tanggung jawab lain yang berkaitan dengan edisi di dalam catatan.
Contoh :

6.3. Daerah 4 (Ruas 260 NR) : Penerbitan, distribusi, dsb.

Cantumkan informasi mengenai tempat terbit, penerbit, distribusi, dsb. dari sumber elektronik yang diterbitkan. Bila terdapat tahun hak cipta gunakan sebagai tahun penerbitan. Bila terdapat tahun yang jamak seperti: c1999-2002 gunakan hanya tahun yang terakhir saja.

6.4. Daerah 5 (Ruas 300 NR) : Deskripsi fisik

Cantumkan informasi mengenai deskripsi fisik sumber elektronik yang dikatalog, mencakup satuan fisik bahan grafis, ukuran, luas, dimensi, dan keterangan fisik lainnya serta, kalau ada, bahan yang menyertainya. Catat jumlah kesatuan fisik media  dengan menyatakan nomor bagian-bagian dengan angka arab.
Contoh :

6.5. Daerah 6 (Ruas 440 dan 490) : Pernyataan seri

Cantumkan pemyataan seri yang hanya berisi judul seri. Ruas 44Ø sekaligus merupakan pernyataan seri dan entri tambahan seri. Bila ruas 44Ø  sudah dipakai dalam suatu cantuman ruas 83Ø  tidak perlu dipakai agar tidak terjadi duplikasi. Ruang 490 Ruas ini memuat pernyataan seri bila tidak terdapat entri tambahan seri atau bila entri tambahan seri yang ada berbeda dengan yang tertera dalam pernyataan seri.

Contoh :

6.6.  Daerah 7 (Ruas 500, 538) : Catatan umum

Cantunkan catatan berdasarkan sumber elektronik yang di katalog sesuai dengan urutan khusunya catatan mengenai sumber judul, persyaratan sistem dan  modus akses.
Catatan sumber judul merupakan catatan mengenai judul sebenarnya Cantumkan selalu sumber judul sebenarnya.

Catatan persyaratan sistem merupakan karakteristik fisik berkas komputer seperti ; 1) pembuatan dan model komputer untuk menjalankan berkas, 2) jumlah memori yang diperlukan, 3) nama sistem operating, 4) persyaratan perangkat lunak (termasuk bahasa program), 5 jenis dan karakteristik yang diperlukan atau direkomendasi. Catatan persyaratan sistem terkait dengan entri tambahan untuk akses dan lokasi elektronik yaitu memuat informasi mengenai lokasi dan akses sumber elektronik yang diperlukan.
Contoh :

6.7. Daerah 8 (Ruas 020, 024, 028) : Nomor Standar

Nomor standar untuk sumber elektronik diantaranya  ISBNs (020), UPCs atau EANs (024), dan atau nomor penerbit (028). Bila tidak terdapat nomor standar pada sumber elektronik maka nomor standar tidak perlu dicantumkan.
020 ## $a 9781790084022

6.8. Link untuk Sumber elektronik = Tag 856

Link untuk sumber elektronik memuat informasi mengenai lokasi dan akses sumber elektronik yang diperlukan. Ruas ini dapat digunakan dalam cantuman bibliografis untuk sumber bila sumber tersebut atau subkumpulan tersedia secara elektronik. Dapat pula digunakan untuk menemukan dan mengakses versi elektronik dari sumber non-elektronik yang tercantum dalam cantuman bibliografis atau sumber elektronik yang berhubungan.

Contoh link sumber elektronik

7. Penutup
Koleksi perpustakaan pada saat ini tidak hanya terbatas pada bentuk tercetak seperti buku melainkan telah bergeser ke koleksi dalam bentuk digital bahkan perpustakaan sudah mulai mengoleksi bentuk digital secara penuh artinya perpustakaan tidak lagi menyediakan buku atau dikenal dengan perpustakaan tanpa buku.

Bahan perpustakaan dalam bentuk digital dikenal dengan istilah e-resources (electronic resources) atau dikenal dengan istilah sumber daya elektronik maupun sumber elektronik. Penulis menggunakan istilah sumber elektronik sebagaimana yang tercantum dalam pedoman pengolahan bahan perpustakaan di Perpustakaan Nasional RI.

Pengelolaan e-resources atau sumber elektronik di perpustakaan dapat dilakukan dengan menggunakan standar pengatalogan AACR2. AACR2 pada bagian 9 mengatur tentang deskripsi bibliografis sumber elektronik. Sedangkan untuk pengatalogan berbasis otomasi perpustakaan pengelolaannya dapat menggunakan standar metadata MARC 21 yang telah mendapatkan ISO 2709 untuk pertukaran data bibliografis antar perpustakaan.

Melalui standar pengatalogan AACR2 dan MARC 21 dimungkinkan koleksi sumber elektronik di perpustakaan dapat ditelusur dengan mudah oleh pemustaka melalui berbagai acuan penelusuran seperti pengarang, judul, subyek, nomor standar, dll.

Daftar Pustaka

Anglo-American cataloguing rules.(2005).  2nd ed., 2005 revision. Ottawa : Canadian Library  Association ; Chicago : American Library Association, 2002-2005.

Avram, Henriette D. (2011). Machine-Readble Cataloging (MARC) Program. Dalam Encyclopedia of   Library and information Science. Hlm. 3512-3529

Bothmann, Bobby . (2008). Electronic resources cataloging. Cleveland, Ohio : Minnesota State University

Chan, Lois Mai. (2007). Cataloging and classification : an introduction. – 3rd ed.—Maryland : Scarecrow.

Falk, Patricia. (2010). Cataloguing outside the box : a practical guide to cataloguing special collection materials.Oxford Cambridge : Chandos Publishing, 2010.

Fritz, Deborah A. (2004). Cataloging with AACR2 and MARC21 :  for books, electronic resources, sound recordings, videorecordings, and serials, Chicago :  American Library Association

Pedoman Pengolahan Bahan Perpustakaan. (2012). Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.

Peraturan Pengatalogan Indonesia. (2011). Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.

Putu Laxman Pendit. Perpustakaan digital dari A sampai Z. (2008). Jakarta : Cita Karyakarsa Mandiri

Suharyanto. (2012). Indonesian Machine Readable Cataloging (IndoMARC) : sejarah, perkembangan dan penerapannya di Perpustakaan Nasional RI.Makalah pada Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia ke-5 di Labuan Bajo,NTT. 16-19 Oktober 2012.

Taylor, Arlene G. (2006). Introduction to cataloging and classification. – 10th ed. London : Libraries.

______________(2009). The organization of information. — 3rd ed. London : Libraries.