Pengembangan Jaringan Informasi Media Resource Center

Teknologi yang pesat perkembangannya saat ini ialah teknologi informasi. Penerapan teknologi baru selalu saja membutuhkan waktu, dana, usaha, adaptasi dan dukungan sumber daya manusia. Besaran investasi TI pada setiap organisasi atau institusi relatif. Dua hal terpenting dalam aplikasi teknologi informasi ialah pengorganisasian dan pengemasan informasi dalam format multi media serta aplikasi dalam intranet dan internet. Dua jenis pemanfaatan tersebut kian populer, baik yang bersifat institusional maupun personal.

Faktor yang mendorong penggunaan Internet maupun intranet dalam penyebaran informasi adalah kebutuhan akan informasi yang kian melonjak. Kebutuhan informasi tersebut akan lebih mudah dipenuhi oleh penyedia informasi yang berbasiskan jaringan. Sebagai ilustrasi, majalah Info Komputer telah melakukan survei terhadap 103 eksekutif sistem informasi yang memiliki 500 pegawai. Para ekskutif tersebut memprioritaskan penggunaan media intranet dan internet untuk menyebarkan manual, katalog, daftar inventaris, menyediakan organizational/ human relation, informasi pekerjaan, penawaran jasa, email, distribusi profiler dan pengadaan revisi dokumen secara bersama-sama. Kesimpulan sementara, internet telah menjadi trend baru yang akan mendatangkan keuntungan besar pada masa datang melalui penghematan biaya operasional dengan menginvestasikan sejumlah dana untuk TI.  

Deretan alasan di atas akan lebih panjang jika dikaitkan dengan penggunaan jaringan berbasis web, yang memungkinkan dilakukannya kegiatan komunikasi secara lebih efektif dan efisien tanpa adanya batasan geografis dan waktu. Jaringan berbasis web memungkinkan penekanan biaya pengembangan dan perawatan yang lebih murah dibanding teknologi client-server biasa. Di samping itu jaringan model ini meningkatkan rasa kepemilikan dan tanggungjawab terhadap data semua pihak. Jaringan berbasis web mampu menumbuhkan keinginan untuk menggunakan protokol yang terbuka yang sifatnya mudah digunakan dan tidak birokratis, sekaligus mudah untuk mendis-tribusikan program aplikasi ke user dan meningkatkan akses serta distribusi informasi ke pengguna.

Persoalan dalam pengolahan dan penyimpanan informasi yang volume luarannya makin besar dewasa ini mendapatkan jalan keluarnya  melalui transformasi informasi tercetak ke format elektronis atau digital. Hal tersebut merupakan jawaban terhadap kebutuhan pengguna yang menginginkan informasi yang terkemas secara ringkas, padat, cepat, akurat dan dalam berbagai bentuk penyajian. Penyedia informasi model ini selain perpustakaaan, ialah penerbit (produser), dan Media Resource Center (MRC).

Media Resource Center Jembatan Menuju Perpustakaan Maya

Media Resource Center (MRC) pada prinsipnya adalah perpustakaan yang koleksi utamanya terdiri atas bahan pustaka audio visual yang terkemas dalam format elektronis dalam berbagai media seperti kaset, video compact disc (VCD), digital versatile discs (DVD), compact audio discs (CD), slides,  compact disc – read only memory (CD-ROM). Terdapat pula koleksi software komputer, termasuk di dalamnya bahan pustaka multimedia interaktif. MRC melayani sebuah  atau beberapa access point utama pada bidang ilmu tertentu.

Umumnya koleksi MRC digunakan untuk mendukung kepentingan studi dan riset di lingkungan akademik, namun tidak tertutup kemungkinan digunakan pula untuk kepentingan umum. Bidang yang dilayani tidak terbatas pada ilmu sosial dan humaniora, melainkan juga sains dan teknologi. Sebagai contoh, koleksi Berkeley MRC mencakup rekaman perkuliahan, direktori dan pemberitaan di radio. Dengan memulai mentransformasikan koleksi yang ada ke format digital. Rencananya  MRC ini kelak akan dikembangkan menjadi digital library.

Peralatan pendukung yang tersedia di MRC disesuaikan dengan jenis bahan pustaka yang ada. Masih di Berkeley MRC, jika jumlah peralatan yang tersedia tidak mencukupi menghadapi luberan pengunjung, pengguna diperbolehkan membawa peralatan atau bahan pustaka sendiri. Dengan demikian perpustakaan atau MRC menyedia-kan pula sejumlah port untuk catu daya listrik dan port untuk koneksi ke internet. Sebetulnya port untuk koneksi ke internet tidak diperlukan jika tersedia sambungan internet secara broad line yang memung-kinkan sambungan internet nirkabel (remote access), seperti yang ada di Nanyang Technological University, Singapore.

Adapun peralatan standard yang perlu disediakan pada sebuah MRC ialah sebagai berikut.
– Pemutar videocassette (3/4- dan 1/2-inch VHS, PAL dan SECAM);
– Pemutar videodisc (baik stand-alone maupun dengan komputer-interactive);
– Pemutar DVD (Digital Versatile Disc);
– Slide/tape synchronized viewers;
– Pemutar audiocassette;
– Pemutar audio compact disc (CD);
– Komputer Macintosh dan IBM dengan CD-ROM drives.
– Akan lebih baik dan lengkap lagi jika terdapat sambungan Internet (termasuk di dalamnya web browsers dengan fasilitas plug-in/play untuk mengakomodasi banyaknya situs multimedia saat ini).

Kemungkinan pengembangan sebuah jaringan media online pada MRC  sangat besar. Dengan tersedianya komputer yang telah memiliki fasilitas standar plug-in dan perangkat lunak pendukungnya untuk mengakses secara online file audio dan video, misalnya StreamWorks, RealNetworks, MS Media, dan QuickTime Players maka dimungkinkan bagi pengguna untuk meng-akses berbagai situs penyedia layanan multi media tersebut di Internet.

Sebagaimana halnya di perpustakaan, untuk mencari bahan pustaka audio visual di MRC disediakan alat bantu berupa katalog dan search engine OPAC. Bahkan sebuah MRC di wilayah Adelaide, Australia Selatan, selain menyediakan layanan bahan pustaka multimedia, juga menyewakan peralatan pendukungnya berupa mesin pemutar atau player. Adelaide MRC memberikan layanan kepada pengguna selama 24 jam selama 7 hari seminggunya, atau tidak pernah tutup sepanjang tahun. Selain itu Adelaide MRC menyediakan pula layanan pengembangan profesi dengan menyelenggarakan berbagai seminar dan konsultasi mengenai semua aspek produksi drama panjang dan pendek, rekaman dokumenter dan menyediakan diri sebagai tempat magang, khususnya mengenai aspek teknis. Di samping itu, Adelaide MRC secara berkala menyelenggara-kan pameran  koleksi untuk mempromosikan hal-hal yang menyangkut inovasi, pengemba-ngan dan khazanah budaya dalam berbagai format sajian.

Contoh lain MRC yang patut mendapatkan pencermatan ialah yang terdapat di Tokyo Denki University Multi Media Resource Center and Library,  yang memberikan layanan koleksi bahan pustaka audio visual secara efektif untuk kelas multimedia, ruang seminar dan laboratorium bahasa. Univer-sitas terkemuka di Jepang tersebut dengan peralatan audio visual mutakhir yang dimilikinya, selain melayani kebutuhan bahan pustaka noncetak, juga menyediakan jasa manajemen operasi dan perawatan. Melalui sebuah jaringan yang terdapat di MRC yang berbasiskan sistem komputer, data dan koleksi pada empat kampus yang lokasinya terpisah saling dipertukarkan.

Pengembangan Jaringan Media Resource Center Berbasiskan Web

Internet merupakan suatu penemuan dalam sejarah manusia yang mampu membuka peluang untuk melakukan banyak peruba-han, misalnya cara mereka bekerja, belajar, bermain dan berusaha. Internet juga mampu mengubah citra, membantu pekerjaan dan sebagainya. Seperti kata Andy Groove, inter-net telah mentransformasikan industri tekno-logi informasi dari suatu kumpulan oligopoli menjadi suatu ekosistem yang beragam. Dengan internet hal yang terpenting bukan lagi teknologi yang dimiliki. Melainkan, bagai-mana cara bekerja sama dengan pemain lain (Schlender, 1999).

Perkembangan media audio visual yang melibatkan teknologi informasi dan tele-komunikasi diawali pada era radio. Riset dari USWeb menunjukkan bahwa untuk mencapai audiens sebanyak 50 juta, radio membutuhkan waktu 38 tahun, televisi memerlukan waktu 13 tahun, dan  TV Kabel yang dimulai oleh HBO pada 1976 memerlukan waktu 10 tahun. Dibandingkan dengan data tentang web/internet, menun-jukkan bahwa sejak Marc Andersen mulai mengembangkan World Wide Web (www) yang mampu menggabungkan informasi teks, grafik, audio dan video, ternyata hanya memerlukan waktu empat tahun dalam usaha mencapai 50 juta user di seluruh dunia. Web telah melakukan suatu revolusi budaya yang terkenal dengan istilah "point and click", yang mendorong orang untuk menggunakannya  tanpa harus mengalami pendidikan secara khusus di bidang kom-puter.

Menurut Data Computer Industry Almanac, prakiraan jumlah pengguna internet di akhir tahun 2000 seperti terlihat dalam tabel.

Tabel Prakiraan Jumlah Pengguna Internet di Akhir Tahun 2000

Wilayah

Jumlah orang (juta)

Per 1000 orang

Amerika utara

148,7

479,1

Eropa barat

86,6

217,5

Asia Pasifik

57,6

16,6

Amerika selatan/tengah

10,8

21,1

Eropa Timur

9,5

32,7

Timur tengah/Afrika

7,5

7,2


Sebetulnya teknologi internet tidak dapat dipisahkan dengan intranet. Mereka datang bersamaan. Pada dasarnya Intranet menggunakan teknologi Internet. Perbedaan-nya hanyalah penggunaan firewall, suatu server yang digunakan untuk melindungi aset sistem informasi dari serangan pihak luar. Hal ini menjadikan intranet benar-benar dapat berfungsi secara independen dari internet. Hal lain yang membedakan Intranet dan Internet adalah penggunanya. Intranet ditujukan bagi kalangan dalam (organisasi itu sendiri), sedangkan situs-situs di  Internet ditujukan bagi pihak luar organisasi tersebut.
 
Pada saat ini teknologi Intranet telah mengalahkan popularitas teknologi client-server tradisional. Setiap orang dan perusahaan berlomba-lomba memanfaatkan teknologi ini, sehingga sebagian besar me-lupakan satu hal yang paling penting dalam era client-server, yaitu: "pengembangan sistem tanpa desain yang baik akan menghasilkan suatu sistem yang kurang bermanfaat".

Penggunaan intranet sebetulnya tergantung dari bentuk organisasi penggunanya, apakah itu suatu perpustakaan, perusahaan  multi-nasional, media resource center atau sebuah departemen. Paling awal dan terpenting adalah bagaimana organisasi atau institusi tersebut bekerja. Hal ini akan sangat membantu mendisain model jaringan yang akan digunakan.

Beberapa contoh penggunaan jaringan ber-basiskan web adalah organisasi yang terlibat dalam beberapa hal berikut. 

Ø       Human resource personal services, seperti komunikasi antarpustakawan atau pekerja informasi dengan struktural;

  

Ø       Material and logistic services, seperti penyediaan bahan pustaka,  ruangan penyimpanan dan layanan bahan pustaka, dan peralatan pendukung lainnya;

 

Ø       Information system services, seperti pembuatan pangkalan data, pembangunan jaringan, rekayasa homepage dan lainnya. 

 

Pemanfaatan jaringan berbasiskan web untuk Media Resource Center mencakup beberapa hal berikut.

 1. Berbagai Sumber Daya Informasi

ü       Manual equipment, misal tata cara penggunaan mesin pemutar (player), peralatan pendukung media audio dan visual, serta informasi tentang prosedur instalasi peralatan;

ü       Bulletin board perpustakaan atau media resource center, misal pengu-muman kebijaksanaan, pengumuman prosedural keanggotaan dan layanan, jadwal kerja petugas dan layanan, pelatihan, menu atau pilihan bahan pustaka terbaru, jadwal kegiatan ekstra misalnya pameran;

ü       Data ketenagaan (pustakawan), berisi informasi tentang penanggung jawab kegiatan atau kepala seksi, waktu kerja dan kehadiran, informasi alamat dan ulasan unjuk cakupan kerja pegawai;

ü       Newsletter untuk petugas dan peng-guna;

ü       Informasi-informasi yang berkaitan dengan unit kerja yang mengurusi manajemen SDM, misalnya informasi yang digunakan untuk menyewa, memberhentikan, memindahkan, mempromosikan, melatih pegawai atau pustakawan.

2. Logistik, bahan pustaka, peralatan pendukung lainnya.

  • Listing peralatan atau layanan yang disediakan;
  • Image yang dapat di-click, yang menerangkan gambaran fasilitas, sarana dan prasarana termasuk ruangan pada suatu perpustaka-an/media resource center;
  • Image map yang dapat menerangkan lokasi perpustakaan atau media resource center disertai alamat, nomor telepon, faksmil, e-mail dan foto;
  • Mesin pencari (search engine) dengan tampilan yang dapat diisi kata kunci untuk mencari informasi yang tersedia di pangkalan data katalog bahan pustaka audio dan visual;
  • Link ke perpustakaan/media resource center lain sebagai tempat rujukan berikutnya atau interlibrary loan. 

Dengan memanfaatkan perangkat lunak CGI akan dapat dibuat suatu situs web yang mendukung kerja organisasi dalam bidang ini, misalnya untuk pemesanan bahan pustaka, silang layan antarperpustakaan dan lain-lain.

 

3. Layanan Sistem Informasi.

Layanan ini dapat digunakan pada model organisasi terbuka semacam perpustakaan untuk menyediakan informasi sebagai berikut. 

x     Informasi mengenai komputer-komputer yang terhubungkan dalam jaringan komputer setempat (Local Area Network);

x     Informasi mengenai sumber informasi yang dapat di-share, transfer file dan data, baik tekstual maupun citra, pemanfaatan bersama computer peripheral, misalnya printer dan scanner;    

x     Informasi yang dapat digunakan user berkaitan dengan bahan pustaka non cetak yang tersedia, jika dimungkinkan bahkan langsung akses ke isinya seperti yang dilakukan di Toa Payoh Community Library, Singapore (lihat htpp://www.s-one.net.sg). Pengguna dari mana saja dapat menggunakan fasilitas multi media yang tersedia dengan menjadi anggota terlebih dahulu dan pembayaran dengan cash card. 

x     Web database

x     Word processing, spread sheet, graphics, dan aplikasi multimedia dapat digunakan bersama-sama dengan memanfaatkan web server. Hal ini memungkinkan media resource center bermetamorfosa menjadi suatu perpustakaan elektronis atau virtual library.

x     Aplikasi khusus dapat disusun dengan memanfaatkan Web sebagai client.

Pada dasarnya teknologi internet mencoba melakukan value chain integration, yaitu suatu proses kolaborasi yang meng-optimalkan seluruh aktifitas internal dan eksternal yang terkait untuk menghasilkan nilai yang lebih besar bagi pengguna. Sebelum ada internet hal tersebut telah dicoba untuk dicapai dengan menggunakan Electronic Data Interchange (EDI), akan tetapi walaupun cukup efektif, EDI memiliki kelemahan (Economist, 1999).

Media Resource Center di Indonesia dan Pengembangan Jaringannya

Perpustakaan Nasional RI melalui  Memo-randum Nomor 58 Tahun 1999/nomor: SI/KS.02/097/1999, membuat kesepakatan dengan SINEMATEK Indonesia dalam bidang Pemanfaatan dan Pengelolaan Karya Rekam Audio Visual Sebagai Warisan Budaya Bangsa dan Penggunannya. Dalam kesepa-katan ini dicakup kegiatan sebagai berikut.

1. Memperkaya koleksi rekaman audio-visual, khususnya karya kreatif berupa karya rekam film       cerita   atau film dokumenter;

2. Pembinaan kemampuan sumber daya manusia di bidang pengelo-laan perpustakaan buku, karya rekam film cerita atau film dokumenter dan perawatan karya cetak;

3. Penggarapan alih media untuk lebih mengefektifkan pendaya-gunaan koleksi audio-visual berupa karya rekam film cerita atau film dokumenter;

4. Kerjasama dalam bentuk lain yang dianggap relevan oleh kedua belah pihak.

Seyogyanya pengembangan jaringan untuk pemanfaatan bersama bahan pustaka audio visual ini tidak terbatas dengan media resource center seperti SINEMATEK Indonesia saja, melainkan dapat dilakukan juga dengan Asosiasi Perusahaan Rekaman Indonesia (ASIRI), Yayasan Karya Cipta (YKC) yang giat menggalakkan masalah hak cipta produksi audio dan visual, BASF Indonesia, Pusat Pengembangan Perfilman Nasional Usmar Ismail, dan berbagai jenis perpustakaan yang memiliki koleksi audio visual. Untuk tujuan pendidikan dan penelitian di berbagai sekolah dan perguruan tinggi, sangat baik jika dikembangkan sistem out distance learning dengan mengacu pada pengembangan jaringan dengan berbagai jenis perpustakaan yang ada di Indonesia, terutama yang memiliki koleksi audio visual, multimedia, CD-ROM dan terbitan non-cetak lainnya.

Pada kenyataannya jaringan media resource center di Indonesia masih sangat langka. Hal ini sangat memprihatinkan, mengingat bahwa jaringan ini dapat saja dikembangkan pada lini manual bagi mereka yang belum memiliki jaringan lokal berbasis web. Bagi yang sudah terhubung ke internet akan lebih mudah dikembangkan dengan membuat link antar situs web atau homepage.

Terakhir, berikut diberikan suatu ilustrasi pemanfaatan internet sebagai value chain integrator, yang dapat melakukan beberapa jenis penghematan yaitu: pengguna menerima penurunan biaya melanggan dari proses otomasi, terutama ketika sistem tersebut terikat langsung dengan back-office. Perhitungan pengurangan biaya ini dicontoh-kan pada perusahaan imajiner, dengan mengasumsi rata rata $3000 order dan 10 alur item per order. (AMR Research, 1999).

Jenis kegiatan

Penghematan

Total penghematan biaya

 

Biaya pemrosesan order

 

30% customer di Web. Biaya pemrosesan order turun sekitar $25 per order

 

 

$ 1.250.000

 

Material pemasaran

 

30% ke Web. Biaya marketing turun 0,27% per penjualan.

 

 

$ 1.125.000

 

Layanan kustomer

 

Menghilangkan 25 staff di call center dengan biaya sekitar 40K per tahun

 

 

 

 

$ 1.000.000

 

Akurasi order

 

30% ke Web. 1 % item turun sekitar 50%. Biaya akan turun dari $150 menjadi 120%

 

 

$ 450.000 ($ 375.00 melalui terhapusnya pengembalian, $75.000 dari kurangnya biaya pemrosesan pengembalian)

 

Pengurangan back-order

 

30% ke Web. 20% item back order. $100 per back-order

 

 

$ 1.000.000

 

Proses administrasi

 

30% ke Web. Proses mewakili 1,5 % penjualan dan biaya turun sekitar 50%

 

 

$1.125.000

 

 

Demikian tulisan singkat ini semoga dapat memberikan sedikit pemahaman proaktif bagi perpustakaan dan atau media resource center, dalam upayanya untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Konon saat ini Amazon.com  memiliki harga saham melebihi harga saham jaringan toko buku terbesar di USA (Barnes and Noble). Tidak sampai 2 tahun nilai sahamnya telah melesat. Bahkan kini Amazon telah berkembang tidak saja sekedar suatu toko buku online malah ke penjualan lainnya, seperti video, mainan anak-anak. Bisa dikatakan saat ini Amazon adalah lambang keberhasilan bisnis eCommerce untuk sebuah media resource center.