Penggunaan Teknik Asesmen Shelf-list dari Conspectus untuk Kepentingan Perpustakaan di Indonesia

Pengantar

Conspectus adalah  instrumen bagi perpustakaan untuk mendeskripsikan kekuatan koleksi dan intensitas pengumpulan dengan cara menambahkan kode alfanumerik sesuai dengan notasi klasifikasi yang digunakan, dapat Library of Congress Classification dapat pula Dewey Decimal Classification. Conspectus mulaidikembangkan pada tahun 1979 oleh Research Libraries Group. Libraries Group Conspectus merupakan inventarisasi kekuatan koleksi yang  ada serta intensitas pengumpulan koleksi yang diperoleh melalui worksheet berdasarkan skema klasifikasi Library of Congress. 
 
Research Libraries Group Conspectus kemudian diadopsi oleh Association of Research Libraries (ARL) untuk kegiatannya, North American Collections Inventory Project,  kemudian diadaptasi oleh National Library of Canada untuk kepentingan Canada, lalu menyebar ke Inggeris, negara Eropa Barat dan Australia. Research Libraries Group Conspectus telah dimodifikasi oleh berbagai perpustakaan yang mengumpulkan koleksi di bawah intensitas penelitian untuk keperluan resource sharing, alokasi dana, alokasi ruang, proyeksi penyimpanan, akreditasi, penerimaan usulan dan prioritas preservasi.

1. Proses asesmen  koleksi

  Untuk melakukan asesmen terhadap koleksi perpustakaan dikenal beberapa teknik. Salah satu di anataranya adalah  teknik asesmen shelf-list, yang akan dibahas dalam tulisan ini. Langkah asesmen shelf-list diuraikan di bawah ini.

  a. Persiapan dan perencanaan

    (1) Ikut sertakan pengambil keputusan sejak awal dalam proses penyusunan tujuan, sasaran dan kerangka waktu untuk asesmen koleksi. Jelaskan sasaran proyek dan penggunaan laporan asesmen.

    (2) Tinjau julatan informasi asesmen koleksi yang ada dan pahami struktur untuk mencatat informasi mengenai koleksi perpustakaan yang akan diases.

    (3) Periksa divisi subjek dan tentukan mana yang akan digunakan.

    (4) Tentukan tataran asesmen yang sesuai, misalnya tataran kategori atau subjek.

    (5) Tentukan teknik asesmen yang cocok.

    (6) Tinjau dokumentasi yang ada, misalnya garis haluan pengembangan koleksi dan/atau pemilihan, statistik dan data asesmen sebelumnya. Periksa laporan asesmen  koleksi dan garis haluan pengembangan koleksi yang ada di  perpustakaan lain.

    (7) Tentukan data yang akan dikumpulkan; umumnya semakin banyak informasi yang dikumpulkan, semakin rumit dan semakin tinggi tingkat kesulitan proses asesmen. Kenali secara pasti apakah suatu informasi  diperlukan dan bagaimana informasi itu akan digunakan.

    (8) Identifikasi staf dan  pemakai yang akan diikutsertakan dalam proses.

    (9) Lakukan pelatihan sumber daya staf dan catat  waktu aktivitas yang diperlukan untuk memproyeksikan tuntutan mendatang dan mengukur hasil asesmen.

    (10) Bagi dan jadwalkan tugas; susun jadwal  penyelesaian, perkirakan  biaya (waktu untuk perencanaan, melakukan kajian dan evaluasi hasil kegiatan; alat tulis kantor; dan waktu komputer bilamana diperlukan).

  b. Pelaksanaan asesmen

    [1] Kumpulkan alat dan data yang diperlukan.

    [2] Laksanakan asesmen (disarankan berdasarkan tim kerja) ¿ buatlah catatan tentang waktu yang digunakan, metode yang diterapkan dan keputusan yang diambil.

    [3] Pantau kemajuan dan hasil yang diperoleh.

    [4] Tentukan kekuatan dan kelemahan koleksi; dan

    [5] Identifikasi keunggulan unik, misalnya koleksi khusus bidang tertentu. Tambahkan komentar, catat karakteristik khusus, kekuatan atau kelemahan kronologis atau geografis.

  c. Tinjau dan serahkan data pada pimpinan perpustakaan

    [1] Tinjau informasi asesmen koleksi yang telah terkumpul.

    [2] Tentukan peringakt koleksi berdasarkan ketentuan conspectus.

  d. Penggunaan informasi asesmen koleksi

    [1] Masukkan hasil asesmen koleksi kedalam garis haluan pengembangan koleksi perpustakaan.

    [2] Gunakan data untuk perencanaan anggaran.

    [3] Gunakan data asesmen koleksi dalam manajemen koleksi: awal seleksi (deselection), preservasi dll.

3.Kriteria untuk melakukan ases terhadap koleksi

  Walaupun menilai sebuah koleksi berdasarkan subjek merupakan pekerjaan yang rumit, tidaklah berarti hal tersebut tidak mungkin dilakukan. Pustakawan hendaknya percaya diri akan pertimbangan dan pengalamannya dengan koleksi. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa pertimbangan profesional atas mutu koleksi lebih banyak tepatnya daripada ketidaktepatannya. Walaupun demikian tidaklah berarti bahwa verifikasi asesmen tidaklah penting, melainkan bahwa  penilaian atas koleksi dapat dilakukan dengan penuh percaya diri dan dicek dengan satu atau beberapa teknik selama waktu yang tersedia memungkinkan.

  Berikut ini adalah kriteria yang diambil dari Research Library Group mengenai faktor yang perlu dipetimbangkan pustakawan dalam mengkaji sebuah bidang subjek koleksi.

Adapun hal yang perlu diperhatikan ialah:

  (1) Jumlah judul. Hitunglah shelf list atau prakira berdasarkan 30 volume per meter dari penggunaan rak.

  (2) Mengecek koleksi dengan mengacu pada bibliografi standar akan mencerminkan:
     – Pengarang utama: Apakah ahli dan penulis standar dimasukkan?
    – Karya utama: Apakah karya klasifk, standar, penting dan utama dimasukkan?
    – Sumber primer: Apakah teks dan dokumen asli yang disunting secara kritis dimasukkan?
    – Kritik/komentar/interpretasi: Seberapa lengkap monograf sekunder  atau karya kritik  yang diikutsertakan?

  (3) Cakupan kronologis: Apakah materi lama dan baru diwakili secara konsisten? Apakah memang demikian?

  (4) Set lengkap: Apakah himpunan dan seri diwakili dalam koleksi? Apakah lengkap?

  (5) Cakupan terbitan berseri: Seberapa ekstensif cakupan jurnal  per subjek? Apakah lengkap atau terputus-putus? Apakah jurnal utama dicakup?

  (6) Akses ke terbitan berseri: Apakah tersedia majalah indeks dan abstrak? Apakah sistem manual atau terpasang?

  (7) Format dan/atau koleksi khusus: Apakah koleksi perpustakaan diperkaya secara signifikan oleh dokumen elektronik,  bahan audio-visual, mikrofilm atau koleksi khusus lainnya?

  (8) Bahasa : Apakah koleksi terutama dalam bahasa Indonesia? Bagaimana dengan koleksi bahasa Inggris? Ataukah mencakup bahasa asing lainnya?

4.Teknik asesmen

  Ada beberapa teknik asesmen  yang digunakan dalam conspectus, umumnya terbagi atas dua kelompok besar yaitu terpusat pada koleksi atau terpusat pada pemakai.

  Teknik terpusat pada pemakai mengukur bagaimana koleksi digunakan oleh  pemakai perpustakaan. Contoh dari teknik ini ialah kajian sirkulasi, statistik pinjam antarperpustakaan, statistik permintaan pemakai, kajian ketersediaan rak dan berbagai kajian pemakai.

  Teknik terpusat pada koleksi mengkaji isi dan karakteristik koleksi guna menentukan besaran, ruang lingkup, dan/atau kedalaman teknik, seringkali dibandingkan dengan standar eksternal. Contoh dari teknik ini ialah memeriksa daftar, menghitung koleksi, dan evaluasi pakar.

  Teknik yang digunakan adalah mengukur shelflist, memayar (scanning) rak, memeriksa daftar, evaluasi oleh pakar dari luar dan analisis sitiran. Kesemua teknik tersebut merupakan kombinasi teknik kuantitatif dengan kualitatif. Walaupun ukuran tersebut tidak seluruhnya objektif, pengalaman menunjukkan bahwa teknik tersebut (a) dapat diterapkan pada semua jenis perpustakaan; (b) menyediakan data yang handal; (c) hendaknya digunakan dalam bentuk kombinasi sebagai sarana pelengkap dan verifikasi, serta  (d) menguatkan kemampuan pustakawan untuk menerapkan pengetahuan, keahlian dan pertimbangan mereka dalam manajemen perpustakaan.

4.a. Mengukur shelflist

     Metode ini dilakukan terhadap shelflist mampu menghasilkan informasi kuantitatif menyangkut jumlah judul, persentase koleksi total, usia median dan bahasa koleksi. Ada shelflist dalam bentuk kartu atau bentuk elektronik. Kini ada kecenderungan shelflist tidak lagi digunakan di perpustakaan.

4.a.1. Keuntungan
    [1] Mudah dilakukan,
    [2] Menghasilkan data objek, kuantitatif,
    [3] Menghasilkan data yang dapat dibandingkan dengan perpustakaan lain,
    [4] Dapat dilakukan oleh staf perpustakaan.

4.a.2. Kerugian
    [1] Hanya merupakan pencerminanan koleksi yang dikatalog saja.
    [2] Tidak mengukur kualitas
    [3] Hanya menghasilkan perkirakaan kotor
    [4] Data mungkin tidak tepat, terutama bila digunakan sebagai pembanding karena adanya variasi dalam penarikan sampel dan prosedur perpustakaan dalam  mengkatalog dan memasukkan kedalam shelflist

4.a.3. Prosedur

    Periksa kartu shelf list kemudian ikutilah prosedur berikut:

    [1] Hitunglah jumlah kartu dalam sentimeter, gunakan beberapa sampel dan rata-rata.

    [2] Dengan menggunakan sebuah mistar, ukurlah total jumlah sentimeter shelflist.

    [3] Kalikan jumlah kartu pada 1 sentimeter dengan jumlah sentimeter pada shelflist sampai memperoleh jumlah perkiraan judul yang dimiliki.

    [4] Alternatif langkah 1,2, dan 3 adalah mengukur panjang shelflist kemudian kalikan dengan 40 (angka standar jumlah kartu per sentimeter) untuk memperoleh total jumlah judul.

    [5] Hitunglah jumlah kartu dalam Divisi yang sedang  diases. Catatlah " # koleksi" dan "% koleksi" dan bahasa. Untuk menentukan usia median kelompok judul, ijirlah (tally) tahun hak cipta secara kronologis, baik berdasarkan dasawarsa atau periode lima tahunan. Kemudian tentukan titik di mana setengah dari tahun berada di bawah dan setengahnya lagi berada di atas titik.

Ijiran sebuah kelompok yang terdiri atas 19 judul nampak sebagai berikut:

 Sebelum 1970    iiiii iiii     9
 1970-1979          iii            3
 1980-1990          iiiii          5
 1990+                  ii             2

        Penarikan sampel dilakukan berdasarkan besaran di bawah ini.


5.Tataran koleksi

Conspectus merupakan tindak lanjut dari pemeriksaan sebuah senarai buku dan majalah yang disusun oleh para ahli disertai dengan keterangan tingkat kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan. Sebagai contoh koleksi sebuah perpustakaan diberi peringkat nilai dari 0 sampai dengan 5 untuk masing-masing subjek  sebagai berikut:

0   – Di luar ruang lingkup. Perpustakaan tidak mengumpulkan materi perpustakaan dalam bidang tersebut.
1   – Aras minimum: sebuah bidang subjek yang terdiri atas karya sangat dasar
2   – Aras informasi dasar: sebuah koleksi yang terdiri atas materi umum mutakhir yang bertujuan memperkenalkan dan memberi batasan sebuah subjek dan menunjukkan berbagai variasi informasi yang tersedia. Dalam kelompok ini terdiri atas kamus, ensiklopedia, edisi pilian dari karya-karya penting, survei historis, bibliografi, buku pegangan dan beberapa majalah utama. Koleksi dasar tidak cukup intensif utuk menunjang perkuliahan atau kajian mandiri dalam bidang yang bersangkutan.
2a  – Tingkat informasi dasar, pengantar
2b  – Tingkat informasi lanjutan, lanjutan  (cukup untuk  program diploma)
3   – Aras penunjang pengajaran: sebuah koleksi yang cukup untuk menunjang pengajaran pada tingkat sarjana dan sebahagian strata 2 atau kajian mandiri yang berkelanjutan; artinya koleksi yang cukup untuk menunjang tujuan umum atau khusus namun intensitas  penelitian kurang mendalam. Koleksi ini mencakup sejumlah besar monograf, koleksi lengkap dari karya pengarang yang penting, koleksi karya pengarang sekunder, majalah yang representatif berdasarkan pilihan dan sarana rujukan dan sarana bibliografi fundamental bagi subjek yang bersangkutan.
3a  – Tingkat penunjang kajian atau pengajaran dasar (cukup untuk mendukung bagian bawah kuliah program sarjana)
3b  – Tingkat penunjang pengajaran atau kajian menengah (cukup untuk mendukung bagian atas kuliah program sarjana namun tidak cukup untuk menunjang perkuliaan strata dua)
3c  – Tingkat penunjang kajian atau pengajaran lanjutan (cukup untuk mendukung program pascasarjana atau strata 2)
4   – Aras penelitian: sebuah koleksi yang mencakup materi utama sumber yang diterbitkan yang disyaratkan untuk disertasi dan kajian mandiri, termasuk materi yang berisi penelitian yang melaporkan temuan baru, hasil percobaan ilmiah dan informasi lain yang bermanfaat bagi peneliti. Koleksi ini dimaksudkan meliputi semua karya rujukan yang penting dan cakupan monograf khusus yang luas, koleksi jurnal yang ekstensif serta jasa pengindeksan dan pengabstrakan dalam bidang bersangkutan. Materi yang lebih tua tetap dipertahankan untuk keperluan penelitian historis. Tingkat ini cukup untuk menunjang program doktor
5   – Aras komprehensif: sebuah koleksi yang didukung oleh perpustakaan yang mencakup semua karya signifikan dari pengetahuan yang terekam (publikasi, manuskrip, bentuk lain), dalam semua bahasa untuk bidang yang jelas batasnya. Tingkat intensitas pengumpulan bertujuan mengembangkan koleksi khusus dengan tujuan keluasan cakupan. Materi lebih tua dipertahankan utuk kepentingan penelitian historis.

Misalkan sebuah perpustakaan perguruan tinggi melakukan pengembangan koleksinya untuk bidang Ilmu Pengetahuan Sosial. Berdasarkan metode pemeriksaan shelf-list maka hasilnya nampak sebagai berikut :

 320 Ilmu Politik           2a
 325 Pemilihan Umum  1
 327 Hubungan Internasional 3
 341 Diplomasi  3b

dan seterusnya

6. Conspectus di Indonesia

  Hingga saat ini belum diketahui perpustakaan Indonesia yang melakukan penilaian koleksinya berdasarkan conspectus. Di lingkungan Jaringan Perpustakaan APTIk sudah dilakukan pelatihan conspectus sementara pelaksanaanya masih belum diketahui. Untuk perpustakaan nasional, ceramah tentang conspectus sudah dilakukan pada tahun 1998.

  Penutup

  Conspectus merupakan metode penilaian koleksi perpustakaan yang semula berkembang di AS kemudian meluas ke negara lain. Teknik conspectus berorientasi pada pemakai atau koleksi menggunakan 5 teknik yaitu pengukuran rak, pemindaian rak, pemeriksaan senari, evaluasi oleh pakar luar dan analisis sitiran. Masing-masing memiliki keuntungan dan kelemahan sehingga sebaiknya dikombinasikan antara berbagai teknik guna menentukan tataran koleksi. Adapun tataran koleksi perpustakaan berdasarkan conspectus  dimulai dari 0 sampai dengan 5 yang merupakan aras tertinggi.

Prof. Dr. Sulistyo_Basuki
Guru Besar pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Indonesia.