Peran LKC (Library and Knowledge Center) Binus University pada Siklus Transfer Informasi: Dalam Konteks Virtual Library

A. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat telah mengakibatkan terjadinya perubahan paradigma perpustakaan baik dalam hal sumberdaya informasi, sistem akses dan temu kembali informasi, maupun siklus transfer informasi. Perubahan ini menimbulkan implikasi terhadap sistem perpustakaan secara keseluruhan, yaitu perpustakaan mengalami transisi konsep dari konvensional, menuju ke perpustakaan digital atau virtual. Hal ini secara otomatis juga berpengaruh terhadap peran perpustakaan dalam transfer informasi yang awal mulanya dengan media tercetak (printed) berubah menjadi elektronik melalui virtual library.

Menghadapi fenomena tersebut, mau tidak mau perpustakaan harus berbenah diri dengan merubah fungsi dan sistemnya untuk memenuhi kebutuhan pemustaka yang semakin beragam. Perubahan tersebut meliputi kultur, sumberdaya manusia, proses kerja, maupun infrastruktur teknologi informasi yang digunakan untuk mendukung sistem perpustakaan. Melalui perubahan itu diharapkan sistem perpustakaan akan terus dapat bereproduksi mengikuti perubahan dan perkembangan yang terjadi dalam rangka transfer informasi kepada pemustaka. Secara alami, perubahan perpustakaan terjadi mulai dari aspek pengadaan (acquisition), penyimpanan (storage), pengorganisasian (organizing), pengawasan (controling), dan penyebaran informasi baik dalam bentuk tercetak, digital, maupun elektronik.

Perpustakaan Binus University atau disebut dengan LKC (Library and Knowledge Center) merupakan salah satu perpustakaan yang mengalami perubahan tersebut, yaitu dari koleksi terpusat yang bersifat lokal dan umumnya berbentuk teks dalam format dan media yang berbeda-beda ke dalam koleksi yang terdistribusi secara virtual. Perubahan tersebut secara otomatis berdampak pada terjadinya pergeseran peran perpustakaan dalam siklus transfer informasi. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di LKC Joseph Wibowo Center Binus University Senayan pada tanggal 08 April 2014 pukul 10.00, dalam artikel ini akan dikupas tentang bagaimana perubahan perpustakaan Binus menuju ke virtual library, peran LKC (Library and Knowlwdge Center) Binus University dalam siklus transfer informasi dari tercetak ke electronic resources, serta bagaimana distribusi dan akses informasi melalui virtual library yang disediakan oleh perpustakaan bagi pemustaka (Binusian).

B. Sekilas Tentang LKC (Library and Knowlwdge Center)

Binus University memiliki tiga LKC (Library Knowledge Center) yaitu LKC Anggrek di Kemanggisan Jakarta Barat, LKC Kijang di Palmerah Jakarta Barat, dan LKC Joseph Wibowo Center di Senayan Jakarta Pusat. LKC merupakan salah satu unit di Binus University yang mempunyai dua fungsi utama, yaitu fungsi perpustakaan (library) dan pusat pengetahuan (knowledge center) yang bertujuan untuk mendukung pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Fungsi LKC sebagai perpustakaan yaitu menyediakan koleksi dan layanan berbasis ICT (Information and Communication of Technology) untuk kemudahan akses sehingga layanan dapat dinikmati secara on site maupun di luar Binus. Sedangkan fungsi LKC sebagai Knowlwdge Center berupa pengembangan koleksi lokal yaitu karya ilmiah Binusian dalam bentuk artikel, laporan penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi yang merupakan gambaran kedinamisan perkembangan ilmu pengetahuan sebagai hasil dari proses belajar-mengajar, riset, dan pengabdian pada masyarakat.

Koleksi LKC terdiri dari buku, majalah, jurnal, koran, multimedia, dan sebagainya, sedangkan koleksi elektronik terdiri dari e-books, e-journal, e-thesis, e-dissertation, dan sebagainya. Koleksi elektronik atau non cetak dapat diakses secara online melalui website LKC (http://library.binus.ac.id). Koleksi dan layanan LKC didukung oleh ruangan yang nyaman, sarana teknologi informasi dan komunikasi modern, dan cashless system dengan menggunakan smart card agar pengguna mendapatkan kemudahan dan keamanan bagi pemustaka.

C. Perubahan Paradigma Perpustakaan

Ercegovac (1997: 42-45) ada enam perubahan paradigma perpustakaan yaitu:

1. Paradigma pertama, dari koleksi terpusat bersifat lokal yang umumnya berbentuk teks dalam format dan media yang berbeda-beda ke koleksi yang terdistribusi secara virtual melalui server yang disediakan untuk akses ke database dan multimedia yang beragam (Ercegovac, 1997: 42). Sejak didirikan pada tahun 1982, Binus University hanya memiliki satu perpustakaan dengan layanan akses tertutup dan koleksi yang terpusat di kampus Syahdan Kemanggisan Jakarta Barat. Otomasi perpustakaan penuh dengan layanan akses terbuka baru diterapkan pada tahun 1999, di mana pengguna secara independen dapat mengakses koleksi perpustakaan. Sejak saat itu nama perpustakaan berubah menjadi LKC (Library Knowledge Center) dengan menggunakan sistem otomatis disebut Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS). SIPUS diaplikasikan untuk berbagai kegiatan di perpustakaan termasuk akuisisi, katalogisasi, dan layanan sirkulasi. Sejak saat itu koleksi tidak lagi terpusat dan bersifat lokal, namun terbagi menjadi beberapa LKC yaitu LKC Anggrek, LKC Kijang, dan LKC Joseph Wibowo Center.

2. Paradigma kedua, koleksi dan katalog dalam perpustakaan tradisional merupakan dua entitas yang terpisah yaitu koleksi diorganisasikan dan dikelola oleh unit perpustakaan yang berbeda, sedangkan dalam perpustakaan virtual data dan metadata terkumpul dalam satu medium berupa database (Ercegovac, 1997: 43). Perubahan seperti ini berhubungan dengan pengertian menggabungkan entitas perpustakaan, koleksi, dan katalog menjadi single locus. Pendit (2002: 7) menyatakan bahwa pada perpustakaan digital telah terjadi perubahan dalam lingkungan buku dan bahan tercetak, perpustakaan sudah memiliki berbagai standar penggunaan teknologi informasi untuk kepentingan penyimpanan maupun pemakaian bersama. Misalnya MARC dan Z39.50, standar ini memungkinkan adanya union cataloging dari koleksi yang secara fisik yang secara umum telah dipakai dan dimanfaatkan oleh banyak orang. Perubahan koleksi dari tercetak (printed resources) menjadi electronic resources dapat ditransfer informasinya secara virtual kepada pemustaka. Mereka dapat mengakses dari manapun tanpa harus berkunjung ke perpustakaan.

Dengan menggunakan SIPUS, katalog perpustakaan Binus yang mulanya masih kartu dirubah menjadi data dan metadata terkumpul dalam satu medium berupa database yang bisa diakses bersama secara online melalui website perpustakaan.

3. Paradigma ketiga, sistem informasi perpustakaan tradisional bibliografinya terstruktur secara ketat, konsisten, dan seragam mewakili koleksi yang disimpan, sedangkan dalam perpustakaan virtual struktur yang terdapat dalam pengindeksan sangat sedikit, standardisasi dan representasi data heterogen, dan koleksinya virtual. Perpustakaan virtual yang koleksinya electronic resources memerlukan sebuah struktur yang sudah standar dalam sistem penyusunan bibliografi seperti Dublin Core, Resources Definition Framework (RDF), Text Encoding Initiative (TEI), dan sebagainya agar dapat digunakan untuk pemakaian bersama.

Pada tahun 2002, perpustakaan Binus University mulai memberikan jasa layanan dan transfer informasi secara virtual melalui website perpustakaan, di mana pengguna dapat mencari buku-buku, pemesanan koleksi, serta memperluas pinjaman secara online melalui website perpustakaan. Selain itu e-local content berupa skripsi, tesis, disertasi, artikel Binus, dan kliping tersedia dan dapat diakses melalui situs perpustakaan.

4. Paradigma keempat, dalam perpustakaan tradisional akses informasi dan pengetahuan pada umumnya hanya dilakukan melalui sumber tercetak, sedangkan dalam perpustakaan virtual akses informasi dapat dilakukan secara universal melalui database yang telah disediakan di internet, interaksi antara perpustakaan dan pencari informasi dapat dilakukan secara interaktif, dan informal dari jarak jauh. Website LKC Binus University merupakan one stop access, perpustakaan melakukan transfer informasi tanpa batas, demikian juga pemustaka dapat mengakses dan mengadakan komunikasi secara online dengan pustakawan baik melalui e-mail maupun chatting untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.

5. Paradigma kelima, dalam konsep perpustakaan tradisional, pemakai perpustakaan hanya terbatas pada yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan saja atau pemakai yang mendapat ijin menggunakan jasa perpustakaan, biasanya pemakai tersebut telah terlatih dalam mencari informasi, namun dalam perpustakaan virtual pemakai bisa siapa saja dan darimana saja, biasanya pencari informasi tidak banyak terlatih (Ercegovac, 1997: 45). Perubahan ini merepresentasikan suatu arah yang berbeda dari pencarian informasi melalui media katalog dan sistem temu kembali perpustakaan, menuju pada peningkatan pencarian dan eksplorasi pemustaka melalui search engine seperti Google, Altavista, Infoseek, dan lain-lain, maupun melalui WEBPAC atau web catalog perpustakaan. Web Catalogue atau sistem informasi perpustakaan melalui web adalah sebuah sistem informasi dan transaksi perpustakaan melalui interface berbasis web. Melalui website LKC Binus University, Binusian dan siapa saja dapat mengakses informasi dari manapun dengan leluasa tanpa perlu menjadi anggota perpustakaan. Namun untuk pemustaka non Binusian akses informasi terbatas pada OPAC dan informasi umum saja.

6. Paradigma keenam, perubahan fungsi perpustakaan dari manajemen informasi ke manajemen pengetahuan. Orientasi perpustakaan dialihkan dari semata-mata mengelola data dan informasi menuju ke mengelola pengetahuan yang ada di luar dan di dalam kepala manusia, termasuk mengelola hubungan antar manusia yang memiliki pengetahuan tersebut (Pendit, 2001: 4). Paradigma ini menunjukkan perubahan fungsi peran perpustakaan dari sebatas memberikan layanan akses informasi menuju pemberian layanan yang bervariasi dan dinamis dalam siklus transfer pengetahuan mulai dari penciptaan, perekaman dan publikasi, penyebaran, penggunaan, dan penciptaan kembali pengetahuan baru (Diao, 2004: 2).

Di perpustakaan Binus University, paradigma ini sudah terjadi sejak tahun 1999 yaitu dengan berubahnya nama perpustakaan menjadi LKC (Library and Knowledge Center) dan berkembangnya fungsi perpustakaan tidak hanya berperan dalam transfer informasi dengan menyediakan koleksi dan layanan saja, namun berkembang menjadi knowledge center sebagai sarana transfer pengetahuan.

D. Peran Perpustakaan dalam Siklus Transfer Informasi

Diagram di atas menunjukkan bagaimana terjadinya siklus transfer informasi mulai dari pengarang yang melakukan penelitian dan pengembangan sehingga menghasilkan karya yang ditransfer ke penerbit utama. Penerbit utama menyalurkan informasi tersebut kepada vendor maupun toko buku agar didistribusikan langsung kepada pembeli buku maupun perpustakaan. Berdasarkan diagram di atas, perpustakaan memiliki peran yang sangat penting dalam siklus transfer informasi tersebut. Melalui kegiatan akuisisi dengan membeli melalui toko buku maupun vendor, dan melakukan penyimpanan (storage), perpustakaan dapat menyediakan berbagai jenis sumber informasi baik tercetak maupun electronic resources sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Kemudian perpustakaan mengorganisasi dan mengontrol sumber informasi yang dimiliki dengan melakukan katalogisasi, klasifikasi, mengindeks, dan prosedur-prosedur lain untuk mengolahnya dan menyajikan kepada pemustaka.

Dalam siklus transfer informasi perpustakaan memiliki peran yang sangat penting untuk menyajikan dan mendiseminasikan atau mendistribusikan berbagai macam informasi terbaru dari berbagai penerbit maupun repositori institusi, dengan berbagai layanan seperti jasa referensi dan layanan pencarian literatur untuk transfer informasi pada pemustaka. Peran penting lain perpustakaan adalah dalam hal mengindeks dan mengabstarksi bibliografi nasional penerbit, perpustakaan bertanggungjawab dalam hal publikasi dan distribusi informasi secara langsung kepada pemustaka. Dalam transfer informasi ini terjadi hubungan timbal-balik dan komunikasi antara pengarang dan penerbit dengan perpustakaan, dan pihak perpustakaan dengan pemustaka baik secara formal maupun informal.

LKC (Library and Knowledge Center) Binus University memiliki peran yang signifikan dalam transfer informasi kepada Binusian dalam mendukung pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. LKC menyediakan berbagai jenis koleksi baik tercetak maupun elektonic resources sebagai sarana transfer informasi kepada pemustaka. Koleksi tercetak meliputi buku, case study, jurnal, kliping, koran, majalah, paket informasi, skripsi, tesis, dan disertasi, sedangkan koleksi elektronik meliputi architectural design, architectural regulation, Binus Gallery, Binus History, CEO Speech, e-article, e-book, e-clipping, e-conference, e-disertasi,e-internship, e-journal, e-news, e-papers, e-prosiding, e-research, e-skripsi, e-thesis, e-training, Info Pustaka, Info Package, Rector Speech, dan Virtual Jakarta. Melalui berbagai koleksi tersebut, perpustakaan memiliki peran yang signifikan dalam transfer informasi kepada pemustaka. Untuk akuisisi koleksi tersebut, perpustakaan telah bekerjasama dengan berbagai penerbit, tokobuku, vendor, dan penyedia jurnal online seperti ProQuest, EBSCO, Cengage Learning, Emerald, Science Direct, dan sebagainya.

Dengan adanya kemajuan teknologi informasi, siklus transfer informasi telah mengalami pergeseran yang mulanya melalui proses yang panjang dan memakan waktu lama, sekarang dapat dilakukan dengan cepat, demikian pula komunikasi antar pengarang, penerbit, vendor, toko buku, perpustakaaan, dan pemustaka dapat dilakukan langsung (direct) secara online.

E. Virtual library Sebagai Media Transfer Informasi

Virtual library merupakan perpustakaan virtual yang menyediakan berbagai layanan kepada pemustaka melalui sebuah sistem informasi dan transaksi perpustakaan dengan internet maupun jaringan elektronik (electronic networking) dan interface berbasis web. Perpustakaan Binus University dengan motto people, innovation, excellence telah menawarkan berbagai layanan yang dikemas secara virtual sebagai saran transfer informasi dan komunikasi dengan pemustakanya. Beberapa virtual service yang disediakan oleh LKC Binus University antara lain:

• Tutorial class
Merupakan bentuk bimbingan pemakai yang materi dan waktunya dapat disesuaikan dengan jadwal yang diinginkan. Permintaan dapat dilakukan secara online maupun onsite.

• Online Information Retrieval Services
Merupakan layanan jasa penelusuran informasi yang diberikan kepada pengguna.

• OReS (Online Reference Services)
Merupakan layanan referensi online via Yahoo Messenger yang dapat diakses melalui website LKC.

• LiCallS (Library Call Services)
Merupakan layanan referensi yang dapat dilakukan melalui telepon.

• Layanan Mobile Librarian
Layanan yang diberikan oleh pustakawan untuk membantu pemustaka LKC dalam menelusur informasi di seluruh area LKC.

• Perpanjangan buku
Pemustaka dapat memeperpanjang masa pinjam melalui website LKC.

• Pemesanan buku (Booking Book)
Semua anggota dapat memesan buku melalui website LKC

• Interlibrary Loan

Binusian dapat meminjam satu buku dari lokasi LKC JWC atau LKC Anggrek dan dapat mengembalikan koleksi tersebut di LKC manapun.

Ada beberapa keuntungan dengan diimplementasikannya virtual library sebagai media dalam transfer informasi. Keuntungan tersebut antara lain:

1. Meningkatan layanan perpustakaan yang berbasis kebutuhan pemustaka, perkembangan teknologi informasi, dan perkembangan ilmu pengetahuan.

2. Memperluas jaringan informasi yang pada gilirannya akan mempermudah akses ke dalam sumber-sumber informasi apapun bentuk dan jenisnya.

3. Memenuhi kebutuhan akan pelestarian informasi (baik informasi elektronik maupun sumber informasi tercetak).

4. Meningkatkan pengembangan secara sistematis: perangkat untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengatur informasi dan pengetahuan dalam bentuk digital.

5. Menciptakan sistem terintegrasi yang lebih luas, terjangkau, dan mudah diakses oleh seluruh pengguna dimanapun dan kapanpun berada.

Dalam mengimplementasikan virtual library tentu saja tidak mudah karena ada beberapa masalah yang harus dihadapi oleh perpustakaan, antara lain:

1. Masalah Hak Cipta / Manajemen Hak Milik

Salah satu tantangan dan juga kendala yang sering “menghantui’ dalam proses pengembangan sistem ‘virtual library’ adalah masalah hak cipta. Cleveland (1998) menyampaikan beberapa fungsi yang mungkin harus ada dalam manajemen hak milik seperti; (a) jejak penggunaan, (b) identifikasi dan pemberian hak pengguna, (c) memberikan status hak cipta dari setiap objek digital, dan pembatasan penggunaan atau pencantuman biaya di dalamnya, (d) menangani transaksi dengan pengguna dengan mengijinkan hanya beberapa salinan dapat diakses, atau dengan mengenakan tarif untuk tiap salinan, atau langsung meminta kepada penerbit. Melalui beberapa hal tersebut diharapkan masalah hak cipta ini paling tidak dapat meminimalisir berbagai kemungkinan yang terjadi.

2. Promosi/pemasaran dan aksesibilitas

Perpustakaan harus menyediakan informasi yang cukup kepada pengguna dengan merancang sistem promosi atau pemasaran yang tepat. Hal ini bisa dilakukan menggunakan berbagai media informasi yang tersedia seperti brosur, leaflet, website, banner, spanduk, buku panduan atau bahkan melalui sebuah pelatihan atau program rutin orientasi bagi pengguna. Semakin mudah pemustaka mendapatkan informasi mengenai virtual library ini maka tingkat aksesibilitasnya akan semakin tinggi. Untuk mengukur tingkat aksesibilitas sebuah virtual library maka perpustakaan perlu juga memasang sistem pelacakan (tracing) dan tracking yang dapat memberikan data tingkat aksesibilitas virtual library yang ada.

3. Pergeseran komunikasi

Bagaimanapun juga, teknologi hanyalah sebuah sarana, karena pada dasarnya secara naluri manusia membutuhkan interaksi secara langsung dengan orang lain. Dengan kemajuan teknologi, transfer informasi dan komunikasi yang biasanya dilakukan secara face to face, antara pengarang, penerbit, perpustakaan, dan pemustaka, intensitasnya menjadi berkurang karena bisa dilakukan secara online tanpa harus bertatap muka.

LKC (Library and Knowledge Center) Binus University selalu melakukan inovasi, perbaikan dan pengembangan di berbagai aspek baik sistem, sumberdaya manusia, koleksi, layanan dan sebagainya untuk meminimalisir permasalahan yang terjadi terutama yang berkaitan dengan proses transfer informasi secara virtual  kepada pemustaka.

F. Penutup
Kemajuan teknologi informasi yang semakin pesat telah berdampak pada perubahan paradigma perpustakaan dalam siklus transfer informasi dari konvensional menuju ke virtual. Pada prinsipnya konsep virtual library dalam siklus transfer informasi akan terus berkembang dari waktu ke waktu. Melalui virtual service peran perpustakaan secara otomatis mengalami perubahan paradigma dalam siklus transfer informasi. Transfer informasi yang dulunya serba manual, tidak berjejaring, dan membutuhkan waktu lama, sekarang dapat dilakukan secara online, cepat, efektif, dan efisien melalui jaringan elektronik (electronic networking).

Meskipun banyak keuntungan yang bisa didapatkan dengan adanya kemajuan teknologi, akan tetapi masih ada beberapa masalah yang dihadapi oleh perpustakaan seperti masalah hak cipta, promosi, dan faktor humanistik. Transfer informasi dan komunikasi yang dapat dilakukan secara online baik antara pengarang, penerbit, perpustakaan, maupun pemustaka sedikit demi sedikit telah mengikis sisi humanis. Ada beberapa hal tidak bisa didapatkan dengan berkomunikasi melalui teknologi informasi, namun bisa didapatkan dengan komunikasi secara langsung, misalnya eye contact, ekspresi wajah, dan sebagainya, karena pada hakekatnya fitrah kita sebagai manusia secara naluri masih membutuhkan interaksi dan komunikasi secara langsung dengan orang lain. Namun demikian, semua kendala tersebut dapat diatasi dengan menerapkan sistem aplikasi dan media transfer informasi yang baik, interaktif dan “ramah” terhadap pemustaka.

Daftar Pustaka

Balas, Janet L. (2009). Excellence in Service in The Virtual Library. Computers in Libraries 29.1 (Jan 2009): 36 http://resources.pnri.go.id:2056/docview/ 231120502/fulltextPDF?account d=25704, diakses tanggal 17 April 2014

Cleveland, Gary. (1998). Digital Libraries: Definitions, Issues and Challenges. Occasional Paper 8. Ottawa: Universal Dataflow and Telecommunications Core Programme, International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA). http://www.ifla.org/udt/op/ diakses tanggal 17 April 2014

Diao, Ailien. (2003). Perubahan Perpustakaan Perguruan Tinggi dan Kebutuhan akan Tenaga Baru. Makalah disampaikan pada Musyawarah Nasional II dan Seminar Ilmiah Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi (FPPTI), Universitas Indonesia, (Depok, 16-18 September 2003)

Doyle, Lauren B. (1975). Information Retrieval and Processing. Los Angeles: Melville Publishing

Ercegovac, Zorana. (1997). The Interpretations of Library Use in The Age of Digital Libraries: Virtualizing The Name. Library and Information Science Research, Vol. 19 (1), page 35-51

Harter, Stephen P. (1996). What is a Digital Library? Definitions, Content, and Issues : a paper presented at KOLISS DL 96: International Conference on Digital Libraries and Information Services for the 21st Century, September 10-13, 1996. Seoul, Korea. http://php.indiana.edu/%7Eharter/korea-paper.htm, diakses tanggal 17 April 2014

Lancaster, F. W. (1979). Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and Evaluation. 2nd ed. New York: Willey

Limb, Peter. (2004). Digital Dilemmas and Solutions. Oxford: Chandos Publishing.

Pendit, Putu Laxman. (2001). Manajemen Pengetahuan dan Profesional Informasi: Harapan, Kenyataan, dan Tantangan. Depok: FS UI

—————————-. (2002). Knowledge Management dan Digital Library: Sebagai Kritik Terhadap Kepustakawanan (Librarianship). Makalah disampaikan dalam Konggres IX dan Seminar Ilmiah Ikatan Pustakawan Indonesia 2002

Shaw, Kate; Spink, Amanda. University library Virtual Reference services: best practices and continuous improvement. Australian Academic & Research Libraries, September 2009, Vol. 40 Issue 3, p192-205, 14phttp://e-resources.pnri.go.id:2138/ehost/pdfviewer/pdfviewer?vid=3&sid=e7b70336-7050-4d38-9826-5329fe300330%40sessionmgr4001&hid=4201,diakses tanggal 17 April 2014