Peran Pustakawan dalam Disseminasi Informasi kepada Peneliti via Jurnal Elektronik Lokal: Kasus Perpustakaan IPB

Pendahuluan
Perpustakaan merupakan unit yang bertugas untuk menghimpun, mengolah dan menyebarluaskan informasi dan atau literatur kepada masyarakat di lingkungannya. Undang-undang 43 tahun 2007 mendefinisikan perpustakaan sebagai institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka (Pasal 1 ayat 1 UU 43 tahun 2007).
Menurut definisi ini jelas bahwa semua yang berkaitan dengan pengelolaan informasi yang dapat berupa karya tulis, karya cetak dan/atau karya rekam dimandatkan kepada perpustakaan. Namun demikian di banyak institusi berkembang suatu kecenderungan dimana unit-unit yang tidak memiliki mandat sebagai pengelola informasi saat ini mengembangkan basisdata atau metadata literatur, khususnya literatur yang berbasis kepada teknologi komputer. Patut direnungkan kecenderungan tersebut oleh para pustakawan di banyak institusi. Beberapa pertanyaan yang muncul untuk menjawab kecenderungan tersebut adalah: (1) apakah perpustakaan memang tidak mengembangkan basisdata yang mereka butuhkan?; (2) jika perpustakaan sudah mengembangkan, mengapa mereka juga ingin mengembangkan?; (3) apakah mereka tidak mengetahui bahwa di perpustakaan sudah ada basisdata yang akan mereka kembangkan?; (4) apakah basisdata yang dikembangkan oleh perpustakaan tidak mampu menjawab kebutuhan mereka sebagai pemustaka? Dan masih banyak pertanyaan yang perlu mendapatkan jawaban dari pustakawan.
Artikel ini tidak dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas, namun memberikan salah satu usulan kegiatan yang perlu dilakukan, bila perpustakaan ingin dihargai dan dianggap penting keberadaannya bagi pemustaka yang menjadi kliennya.
 
Penelitian dan Sumber Informasi
Pengertian penelitian yang disarankan oleh Leedy (1997: 3) sebagai berikut: Penelitian (riset) adalah proses yang sistematis meliputi pengumpulan dan analisis informasi (data) dalam rangka meningkatkan pengertian kita tentang fenomena yang kita minati atau menjadi perhatian kita1. Sedangkan peneliti adalah orang yang melakukan penelitian. Proses penelitian disatu pihak memerlukan sumber-sumber informasi untuk dijadikan referensi, namun di lain pihak juga menghasilkan laporan yang akan menjadi sumber informasi bagi penelitian berikutnya. Informasi berupa hasil penelitian tentunya sudah sangat banyak, baik yang dipublikasi pada jurnal-jurnal ilmiah maupun yang tidak dipublikasi dan hanya ditulis dalam bentuk laporan. Menurut Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah – LIPI, data jumlah jurnal ilmiah di Indonesia yang memiliki ISSN dan masih diterbitkan sampai dengan tahun 2003 adalah 1.170 judul. Pada tahun 2008 jumlah jurnal yang masuk ke PDII – LIPI berjumlah sebanyak 3.656 judul jurnal dengan jumlah artikel sebanyak 116.000 artikel2. Jumlah ini belum termasuk jurnal yang tidak memiliki ISSN dan laporan penelitian lepas atau yang tidak dipublikasi. Pertanyaannya adalah, bagaimana ketersediaan akses kepada ratusan ribu artikel tersebut? Apakah artikel tersebut terpelihara, dalam arti apabila diperlukan masih bisa diperoleh? Tanpa pengelolaan yang baik dan sistematis maka dikhawatirkan terjadi hal-hal seperti berikut:
? Banyak informasi penting pada jurnal ilmiah yang tidak diketahui keberadaannya.
? Terbatasnya akses ke informasi jurnal ilmiah.
? Banyak terjadi duplikasi kegiatan.
? Perkembangan iptek tidak diketahui.
 
Terhadap artikel jurnal ilmiah yang masih barupun, para peneliti tidak selalu mudah dapat mendapatkannya. Hal ini karena jurnal-jurnal tersebut diterbitkan dalam jumlah yang sangat terbatas dan dengan penyebaran yang terbatas pula. Banyak perpustakaan yang tidak dapat memiliki jurnal tersebut karena beberapa alasan seperti: (1) anggaran yang terbatas; (2) alamat penerbit yang sulit dicari; serta (3) oplag terbitan yang sangat terbatas. Untuk menjamin ketersediaan dan kemudahan akses terhadap artikel pada jurnal ilmiah tersebut oleh peneliti, maka perlu dipikirkan bentuk serta sarana penyediaan artikel jurnal tersebut. Salah satu bentuk yang saat ini sedang menjadi kecenderungan adalah bentuk elektronik dan disediakan secara virtual melalui internet.
Artikel Tercetak versus Elektronik
Artikel yang disajikan dalam bentuk baik tercetak maupun elektronik masing-masing memiliki berbagai kelemahan dan kelebihan. Artikel yang disajikan dalam bentuk tercetak atau seperti dalam perpustakaan tradisional memiliki kelemahan-kelemahan. Kelemahan tersebut sebagaimana dikutip Siswadi (2008) dari Brown adalah sebagai berikut:
? Sistem rujukan tidak sempurna
? Memerlukan biaya untuk membeli dan menyimpan
? Penundaan dalam pengumpulan artikel untuk penerbitan
? Sulit untuk mengindeks dan rujukan silang
? Kesulitan untuk menelusur
? Anggaran perpustakaan yang mengecil sehingga hanya sedikit jurnal yang dapat dibeli
? Pertambahan artikel yang perlu diresensi dan diterbitkan
 
Selain itu kelemahan jurnal tercetak adalah:
? Perlu diakses secara fisik
? Akses tunggal, artinya jika seseorang sedang membaca artikel dalam jurnal tersebut, maka orang lain yang ingin membacanya harus menunggu sampai secara fisik dia mendapatkan jurnal tersebut
? Ada batasan-batasan akses seperti waktu, lokasi dan lain-lain
? Secara fisik jurnal tersebut dapat hilang
 
Tentu saja selain kelemahannya tersebut jurnal tercetak memiliki kelebihan-kelebihan seperti:
? Bersifat permanen dalam tampilan dan bentuk fisik
? Dapat menyebar atau diletakkan di beberapa tempat atau di beberapa perpustakaan
? Kepercayaan para ilmuwan dan memahami sistem penerbitan
? Jurnal memiliki pamor yang berkembang selama bertahun-tahun
? Mudah dibawa-bawa dan mudah untuk membacanya
 
Seperti pada jurnal tercetak, jurnal elektronik juga memiliki kelebihan dan kelemahan. Siswadi juga mengutip literatur yang sama mengenai kelebihan jurnal online dan menyajikannya seperti berikut:
? Cepat, artikel dapat segera diletakkan di Web tanpa menunggu waktu yang lama
? Memiliki sistem penelusuran yang mudah, sehingga sangat berpengaruh terhadap berkurangnya duplikasi penelitian karena para peneliti cepat mengetahui penelitian yang sudah dikerjakan sebelumnya.
? Bersifat interaktif
? Memiliki aksesabilitas yang tinggi dimana salah satunya diakses melalui internet
? Memiliki sifat multiple access yang berarti beberapa orang dapat mengakses artikel yang sama pada jurnal yang sama pada waktu yang bersamaan.
? Memiliki link atau kaitan antara satu artikel dengan artikel lain yang disitirnya sehingga pembaca dapat mengakses artikel asli yang disitirnya tanpa kesulitan mencarinya.
? Memiliki sifat animasi yang merupakan nilai tambah pada jurnal berbetuk digital
? Walaupun masih dalam perdebatan, namun banyak pihak yang setuju bahwa jurnal online ini tidak membutuhkan biaya mahal. Mungkin secara agregasi memerlukan biaya yang cukup besar untuk berlangganan, namun jika dihitung per satuan artikel yang diperoleh dengan biaya tersebut, maka artikel tersebut menjadi murah.
? Jurnal online sangat fleksibel karena tidak tergantung dengan format, printer atau jaringan distribusi yang selalu melekat dengan jurnal tercetak.
 
Sedangkan kelemahannya adalah:
? Kesulitan membaca layar komputer. Kesulitan ini muncul karena pada saat mengakses online journal secara bersamaan pengguna membuka windows lainnya. Cara ini berpengaruh juga pada proses download dari hasil akhirnya.
? Sering tidak memasukkan indeks dan abstrak. Pada umumnya artikel yang terdapat pada online journals menyediakan keduanya, tetapi ada juga yang tidak melengkapi salah satunya.
? Pengarsipan, beberapa hal yang berkaitan dengan online journals adalah proses penyimpanan data digitalnya. Perpustakaan perlu menetapkan pilihan apakah akan disimpan sebagai koleksi tersendiri pada tempat terpisah atau dibiarkan sesuai dengan kebutuhan pengguna karena bisa diakses kapan saja sepanjang masih dilanggan oleh perpustakaan.
? Sitasi yang mudah rusak. Perubahan URL menjadikan akses ke online journals menjadi terganggu bahkan hilang semuanya.
? Keaslian, sumber dan otoritas material secara umum menjadi perhatian pada akses online journals. Kredibilitas pembacanya selalu harus diperhatikan oleh online journals.
? Mesin pencari mengabaikan file PDF, perlu memperhatikan format dari artikel online journals. Format yang tersedia merupakan copy dari versi jurnal tercetaknya.
Cara Perpustakaan memperoleh Artikel
Artikel elektronik dapat diperoleh dalam dua cara yaitu: (1) dalam bentuk yang sudah elektronik (born electronic), dan (2) dalam bentuk tercetak (printed). Artikel yang diperoleh dalam bentuk elektronik sendiri formatnya dapat bermacam-macam misalnya dalam format Word for Windows (xxx.doc), dalam format portabel (xxx.pdf) atau format-format yang lain. Artikel yang diperoleh dalam bentuk elektronik akan memudahkan perpustakaan dalam mengelolanya. Perpustakaan tinggal mengumpulkan dan menatanya dengan penamaan yang standar. Jika perpustakaan menginginkan format yang seragam terhadap artikel jurnal tersebut, maka perpustakaan dapat mengubah semua berkas (file) elektronik tersebut ke dalam format portabel (xxx.pdf). Tidak demikian jika perpustakaan menerima artikel tersebut dalam bentuk tercetak (printed). Pustakawan harus mengubah bentuk tersebut (alih bentuk) menjadi bentuk digital atau elektronik yaitu dengan cara memindai (scanning). Proses pemindaian tersebut walaupun tidak terlalu sulit dilakukan, namun memakan waktu dan tentu saja memerlukan peralatan tambahan.
Alih Bentuk Artikel
 
Persiapan
Beberapa persiapan perlu dilakukan untuk membuat dokumen digital seperti berikut:
 ? Perangkat keras
Perangkat keras yang perlu disiapkan antara lain seperti:
1. Komputer
Perangkat keras komputer yang dapat digunakan tentunya sangat bervariasi dari komputer dengan spesifikasi yang sangat standar sampai kepada komputer dengan spesifikasi sangat baik. Tentu saja semakin baik komputer yang digunakan, semakin baik juga kualitas pekerjaan kita dan juga semakin cepat pekerjaan kita dapat diselesaikan. Dalam menyiapkan alat, kita perlu memperhatikan volume pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kita. Semakin banyak dokumen digital yang harus dikelola, maka semakin membutuhkan prangkat komputer dengan spesifikasi baik.
2. Alat Pemindai (Scanner)
 
Pilihan alat pemindai juga sangat bervariasi dengan kualitas dan harga yang bervariasi pula. Alat pindai yang paling sederhana berbentuk flatbad Scanner dengan kemampuan pindai yang sangat terbatas dan dengan harga yang cukup murah sehingga umumnya terjangkau bagi sebagian besar perpustakaan. Namun alat yang canggih dengan kemampuan pindai yang sangat cepat dan harganya sangat mahal, sehingga hanya perpustakaan besar saja yang mampu memiliki alat pindai tersebut. Dalam memilih alat yang akan digunakan untuk memindai dokumen koleksi kita hendaknya kita lakukan sangat hati-hati dan kita sesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan pendanaan perpustakaan.
 
? Perangkat lunak
Salah satu alat yang harus dipersiapkan adalah perangkat lunak. Saat ini banyak pilihan perangkat lunak yang beredar di pasaran untuk mengelola dokumen digital atau elektronik. Dalam memilih perangkat lunak ini kita juga harus menyesuaikan diri dengan kebutuhan dan kemampuan anggaran dan ekspertis yang kita miliki. Selain perangkat lunak berupa sistem operasi seperti Windows, beberapa perangkat lunak yang diperlukan antara lain seperti:
1. Vistascan atau HPscan atau perangkat lunak pemindai yang lain (biasanya disertakan pada waktu kita membeli alat pemindai atau scanner);
2. Adobe Acrobat (versi lengkap) untuk menghasilkan dokumen dalam format PDF (Portable Document Format);
3. MSWord untuk menulis dokumen yang kemudian disimpan dalam format DOC, RTF ataupun PDF.

Tahapan Pemindaian (Scanning)
Dokumen (jika berasal dari dokumen tercetak) biasanya dilepaskan terlebih dahulu dari jilidnya, kemudian dokumen tersebut dipindai (scan) lembar demi lembar seperti memfotokopi lembaran dokumen tersebut. Pada mesin pemindai (scanner) yang mempunyai fasilitas ADF (Automatic Document Feeder) kita bisa menempatkan lembaran dokumen yang akan memindai dalam jumlah beberapa lembar (umumnya 25 sampai 30 lembar atau lebih banyak lagi tergantung jenis alat pemindainya) sekaligus. Mesin pemindai tersebut akan memindai dokumen tersebut secara otomatis satu persatu. Proses pembuatan dokumen digital ini secara singkat dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Seleksi dan pengumpulan bahan yang akan dibuat koleksi digital.
2. Pembongkaran jilid koleksi agar bisa dibaca alat pemindai (scanner)
3. Pembacaan halaman demi halaman dokumen menggunakan alat pemindai yang kemudian disimpan dalam format file PDF.
4. Pengeditan.
5. Pembuatan serta pengelolaan metadata (basisdata) agar dokumen tersebut dapat diakses dengan cepat.
6. Melengkapi basis data dokumen dengan abstrak jika diperlukan.
7. Proses selanjutnya adalah pemindahan dokumen PDF dan basisdatanya ke server internet. Atau penulisan dokumen PDF serta basis data ke CD-ROM atau DVD (jika akan disajikan dalam bentuk offline).
8. Penjilidan kembali   dokumen yang sudah dibongkar.

 
Penyajian Artikel secara Elektronik Metadata
Definisi sederhana dari metadata adalah data mengenai data. Metadata ini mengandung informasi mengenai isi dari suatu data yang dipakai untuk keperluan manajemen file/data itu nantinya dalam suatu basis data. Untuk jenis data berupa kumpulan file, metadatanya adalah nama-nama file, tipe file, dan nama pengelola (administrator) dari file-file tersebut. Jadi untuk artikel jurnal ilmiah yang akan kita sajikan, kita harus menyiapkan metadata yang sekurang-kurangnya berisi seperti tabel basisdata berikut:

Perangkat Lunak yang Digunakan
Dalam menyajikan artikel elektronik ini pustakawan dapat menggunakan beberapa perangkat lunak yang tersedia secara gratis maupun secara berbayar. Beberapa perangkat lunak yang dapat diperoleh secara gratis adalah seperti: Winisis, Greenstone, GDL, Senayan (Slims) dan lain-lain. Perlu diperhatikan oleh pustakawan bahwa beberapa perangkat lunak hanya dapat berjalan pada jaringan lokal saja (misalnya WINISIS), namun beberapa yang lain dapat berjalan pada jaringan baik internet maupun jaringan lokal atau intranet (misalnya Greenstone, GDL, Igloo, dan lain-lain). Perpustakaan yang memiliki infrastruktur yang mendukung dijalankannya artikel elektronik ini pada lingkungan internet sebaiknya memilih perangkat lunak yang mempunyai kemampuan internet, namun bagi perpustakaan yang belum memiliki infrastruktur yang mampu mendukung internet, dapat memilih baik perangkat lunak yang berjalan dalam lingkungan jaringan lokal maupun yang berjalan dalam lingkungan internet.
 
Contoh e-Artikel pada Jurnal Online IPB
Perpustakaan IPB saat ini sedang menghimpun artikel-artikel yang terdapat dalam jurnal yang diterbitkan oleh penerbit-penerbit jurnal ilmiah di lingkungan IPB. Tidak kurang dari 30 jurnal yang diterbitkan baik oleh departemen (dahulu jurusan), fakultas maupun unit-unit lain di lingkungan IPB yang sampai saat ini masih berjalan. Berikut akan ditampilkan e-artikel yang sedang dikerjakan oleh Perpustakaan IPB dan sudah tersedia sebagai layanan teks lengkap. Program yang digunakan adalah program yang dibuat sendiri (belum diberi nama) dengan bahasa pemrograman PHP dengan server Apache, sedangkan basisdatanya digunakan MySQL. Teks lengkap yang tersedia dibuat dengan Acrobat 7.0 dalam format portebel (xxx.pdf). Teks lengkap tersebut dapat diunduh (download) secara gratis bagi artikel yang sudah berumur lebih dari dua tahun, namun untuk mendapatkan artikel baru pemakai harus membayar sejumlah biaya yang saat ini besar biaya tersebut belum ditentukan.
Untuk mengakses e-artikel terbitan lokal IPB, pemakai harus masuk ke situs Perpustakaan IPB (http:// perpustakaan.ipb.ac.id). Dari menu utama situs Perpustakaan IPB, pemakai dapat memanfaatkan dua basisdata yaitu: (1) Katalog Perpustakaan IPB ; dan (2) e-Journal. Untuk yang pertama, penulis tidak akan membahasnya karena tidak relevan dengan topik makalah ini, sedangkan yang kedua yaitu e-Journal berisi artikel elektronik yang dihimpun dari penerbit-penerbit lokal di lingkungan IPB.
Tampilan situs web IPB adalah sebagai berikut:

Perhatikan pada bagian kiri layar dengan kolom berwarna merah terdapat tulisan IPB e-journal. Jika Kita klik maka akan layar yang menampilkan daftar jurnal ilmiah yang dapat dicari baik melalui judul jurnal, tahun, kemudian nomor, maupun dengan masukkan kata kunci pada jendela kata kunci.

 
Misalnya Kita meng"klik" Hayati, maka pada layar sebelah kanan akan muncul daftar tahun terbitan jurnal Hayati tersebut. Kita dapat mengklik tahun yang ingin cari dan seterusnya Kita dapat memilih judul artikel yang ingin Kita baca atau unduh.
 

Setelah Kita meng"klik" tahun dan nomor (misalnya Hayati tahun 2003 Nomor 1), maka akan ditampilkan judul-judul artikel yang ada dalam nomor tersebut lengkap dengan data bibliografi serta abstraknya. Pada bagian akhir dari abstrak, Kita akan dipandu untuk mengunduh artikel tersebut. Namun bila artikel tersebut masih baru, maka teks lengkap artikel tidak dapat langsung diunduh, namun akan dikirim secara setelah Kita membayar sejumlah biaya tertentu.
 
Perhatikan, pada layar bagian kanan sebelah bawah terdapat tulisan Download dengan warna biru. Jika kata ini di"klik" maka Kita akan mendapatkan teks lengkap dari artikel yang dicari. Berikut adalah contoh teks lengkap dari artikel yang kita cari:
 
 
Cara lain untuk mendapatkan artikel yang kita butuhkan adalah dengan memasukkan kata kunci pada jendela pencarian. Pada perangkat lunak ini pencarian belum mengaplikasikan operator Boolean. Oleh karena itu jika kita mencari kata-kata tertentu mungkin ada beberapa artikel yang tidak relevan dengan kebutuhan kita masih terambil. Keterampilan kita dalam menggunakan kata kunci sangat berperan disini.
Hal Non Teknis yang Perlu Disiapkan
Selain hal-hal yang bersifat teknis seperti perangkat keras, perangkat lunak, proses pengumpulan artikel, proses pemindaian, input metadata dan lain-lain, tidak kalah pentingnya adalah persiapan non teknis seperti komunikasi dengan penerbit jurnal, penandatanganan surat kesepahaman (memorandum of understanding/ MOU), kontrak kerjasama yang menyatakan hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam pekerjaan ini, ijin penayangan teks lengkap dan yang paling penting jika berhubungan dengan uang adalah kesepakatan pembagian pendapatan dari pekerjaan ini. Semua ini harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum perpustakaan menayangkan layanan akses e-artikel tersebut. Tentu saja hal-hal non teknis ini lebih mudah dilakukan bila terbitan yang dikelola masih berada dalam satu payung instansi atau departemen. Namun akan lebih sulit dilakukan apabila antara perpustakaan dengan penerbit tidak berada dalam satu payung institusi, apalagi jika penerbit jurnal tersebut adalah penerbit yang bersifat komersial.
 
Penutup
Antara peneliti dengan pustakawan (perpustakaan) diperlukan kerjasama (partnership) yang baik untuk memajukan penelitian kita. Di satu sisi peneliti memerlukan informasi untuk mendukung penelitiannya, sedangkan disisi lain pustakawan mengelola informasi (khususnya artikel jurnal ilmiah) yang sangat diperlukan oleh peneliti. Aktifitas pustakawan (perpustakaan) dalam memberikan layanan artikel ini dapat dipermudah dengan adanya teknologi internet, sebab dengan teknologi ini pustakawan dapat menyediakan artikel dalam bentuk elektronik dan disampaikan dalam format perpustakaan digital. Perpustakaan menyediakan informasi (artikel) yang disimpan dalam server internet. Sedangkan peneliti dapat dengan segera mendapatkan artikel yang dibutuhkannya tersebut, bahkan tanpa harus meninggalkan ruang kerjanya. Yang penting tersedia akses internet yang terkoneksi dengan server yang disediakan oleh pustakawan (perpustakaan).
 
Daftar Pustaka
 
Djunaedi, Achmad (2000). Pengantar: Apakah Penelitian itu? Dalam Kumpulan Bahan Kuliah Metodologi Penelitian. http://rodi.ugm.ac.id/homepageadj/ support/materi/metlit-i/a01-metlit-pengantar.pdf (Diakses: tanggal 22 Juni 2009).
Lukman (2009). Pengembangan Pangkalan Data Jurnal Ilmiah Indonesia. http: / / www.pdii .lipi.go.id/ pengembangan-pangkalan-data-jurnal-ilmiah-indonesia.html. Diakses tanggal 22 Juni 2009.
Republik Indonesia. Perpustakaan Nasional (2007). Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.
Saleh, Abdul Rahman (201 0). Pengembangan Perpustakaan Digital. Naskah dipersiapkan untuk diterbitkan oleh penerbit CV Sagung Seto.
Siswadi, Irman (2008). Ketersediaan Online Journals di Perpustakaan Perguruan Tinggi. Visi Pustaka, Vol. 10 No. 2. Hal. 23 – 29.