Perpustakaan Perguruan Tinggi: Terseok-seok mengejar peringkat?

PENGANTAR
 
Menjadi universitas kelas dunia.
To be world class university.
To reach world class university.
 
Kalimat-kalimat di atas atau yang mirip-mirip dengan itu kini mudah sekali dijumpai di halaman-halaman iklan sebuah perguruan tinggi, atau di spanduk-spanduk di lingkungan kampus, atau di billboard yang ada di kota-kota dimana universitas tersebut berada. Kalimat-kalimat itu tidak hanya menjadi visi bagi universitas tapi juga sekaligus motto atau semboyan bagi para sivitas akademikanya.
Di media cetak atau elektronik, marak pula berita tentang peringkat universitas yang sekarang menjadi incaran para pimpinan universitas. Hiruk pikuk soal peringkat ini tidak hanya mempengaruhi pimpinan universitas dan jajarannya, tapi juga para calon mahasiswa baru. Sebelumnya mungkin calon mahasiswa cukup melihat ketersediaan fasilitas, besarnya uang kuliah, nama-nama pakar yang menjadi staf pengajar, dan sistem perkuliahan yang diterapkan di sebuah universitas sebagai pertimbangan memilih tempat menimba ilmu. Kini peringkat universitas menjadi salah satu acuan bagi para calon mahasiswa.
 
Fenomena peringkat universitas ini tak pelak lagi berdampak kemana-mana, sehingga para pimpinan universitas terlihat begitu ngotot memperjuangkannya. Pada kenyataannya, semangat meraih peringkat ini tidak selalu selaras dengan kebijakan yang ditempuh sebuah universitas. Pimpinan universitas seringkali hanya memfokuskan diri pada urutan peringkat yang ingin dicapai tanpa menganalisis dengan cermat langkah efektif apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut dan unit-unit mana yang paling harus diberdayakan. Di pihak lain, pustakawan pun nampaknya tidak terlalu paham bagaimana mengambil peran dan menempatkan diri dalam mendukung lembaga induknya dalam upaya mencapai visinya. Pustakawan cenderung hanya menunggu  komando dari pimpinan universitas, dan ketika komando itu turun pustakawan pun dipaksa pontang-panting.
Artikel ini akan membahas bagaimana Perpustakaan sebagai unit penyimpan dan pengelola content di universitas memainkan peran sangat dominan dalam pencapaian peringkat tersebut.
 
PERINGKAT UNIVERSITAS: APA SAJA?
 
Ada beberapa jenis pemeringkatan atau sistem pemeringkatan universitas di dunia dan dikelola oleh lembaga-lembaga yang berbeda (informasi lengkap dapat diakses di http://ed.sjtu.edu.cn/rank/2006/ARWU2006Resources.htm). Beberapa pemeringkatan yang secara luas diketahui masyarakat akademis adalah ARWU (Academic Ranking World University), The Times Higher Education Supplement (THES), dan Webometrics. Ketiga sistem pemeringkatan ini menggunakan rumus atau pola yang berbeda dalam menentukan peringkat sebuah universitas. Berikut ini akan kita bahas secara singkat model pemeringkatan ketiga-tiganya.
Academic Peringkat of World Universities (ARWU)

Sistem ini dibangun oleh Institute of Higher Education, Shanghai Jiao Tong University (IHE-SJTU), Cina. ARWU termasuk pemeringkatan universitas yang dipercaya dan akurat karena teknik serta metodologi yang digunakan diakui oleh dunia akademisi internasional. Produk tim ARWU ini menghasilkan study group bernama International Rankings Expert Group serta konferensi bertaraf internasional yang disebut dengan International Conference on World-Class Universities.
 
Publikasi peringkat universitas versi ARWU dimulai pada Juni 2003, dan diperbarui setiap tahun. Pada tahun 2007 mereka melakukan penambahan fitur  dengan peringkat universitas di lima bidang ilmu (Natural Sciences and Mathematics (SCI),   Engineering/Technology and Computer Sciences (ENG), Life and Agriulture Sciences (LIFE), Clinical Medicine and Pharmacy (MED),  Social Sciences (SOC) (lihat http://www.arwu.org/aboutARWU.jsp. )
 
Perhitungan peringkat universitas versi ARWU didasarkan pada 6 faktor utama, yaitu: Alumni, Award, HiCi, PUB, TOP, dan Fund. Penjelasan singkat ke 6 faktor tersebut adalah sebagai berikut:
1. Alumni: total jumlah alumni yang pernah mendapatkan penghargaan nobel (Nobel Prize) di bidang fisika, kimia, ekonomi dan kedokteran serta yang meraih Field Medal di bidang matematika. Penghitungan bobot (weight) didasarkan pada  kebaruan tahun mendapatkan penghargaan tersebut, sehingga semakin lama tahun penghargaan diperoleh, semakin kecil bobot prosentase nilainya.
2. Award: total jumlah staf saat ini yang pernah mendapatkan penghargaan nobel (Nobel Prize) di bidang fisika, kimia, ekonomi dan kedokteran serta meraih Field Medal di bidang matematika. Bobot penilaiannya sama dengan Alumni.
3. HiCi: jumlah peneliti (dosen) yang mendapatkan nilai sitasi tinggi (high cited researcher) atau yang penelitiannya banyak dikutip oleh peneliti lain, dalam 20 kategori subyek berdasarkan publikasi resmi dari http://isihighlycited.com.
4. PUB: total jumlah artikel yang diindeks oleh  Science Citation Index-Expanded dan Social Science Citation Index (http://www.isiknowledge.com).
5. TOP: prosentase artikel yang dipublikasikan dalam top 20% jurnal internasional dari berbagai bidang ilmu. Penentuan top 20% jurnal adalah berdasarkan nilai impact factors dari Journal Citation Report (http://www.isiknowledge.com).
6. Fund: total jumlah anggaran biaya penelitian dari sebuah universitas. Data didapatkan dari negara dimana universitas berada dan dari institusi-institusi pemberi dana penelitian.
 
The Times Higher Education Supplement  (THES)
THES bekerjasama dengan QS Top Universities menyajikan informasi peringkat universitas yang dikemas dalam bentuk cetak (buku) maupun elektronik (situs web), bagi calon mahasiswa di seluruh dunia yang sedang memilih universitas untuk masa depannya.  Pemeringkatan universitas menurut THES menggunakan 4 kriteria utama, yaitu:
 
1. Kualitas Penelitian (Research Quality) memiliki bobot yang paling tinggi (60%). Ada dua indikator yang dinilai yaitu: hasil peer review dan sitasi per fakultas. Hasil peer review diperoleh dengan cara menyebarkan angket secara online ke 190.000 akademisi dimana mereka diminta menjawab pertanyaan berdasarkan bidang kepakaran mereka, yaitu Arts & Humanities, Engineering & IT, Life Sciences & BioMedicine, Natural Sciences dan Social Sciences. Setelah itu mereka diminta memilih 30 universitas terbaik dari wilayah mereka sesuai dengan bidang kepakaran tersebut. Sedangkan sitasi per fakultas atau  dihitung dari jumlah  publikasi karya tulis (paper) peneliti (professor) di univesitas tersebut dan jumlah kutipan atau   sitasi berdasarkan data  the Essential Science Indicators (ESI).
2. Kesiapan Kerja Lulusan (Graduate Employability) dinilai berdasarkan hasil survei terhadap 375 perekrut tenaga kerja. Bobot penilaiannya adalah 10%.
3. Pandangan Internasional (International Outlook) adalah  jumlah fakultas yang menyediakan program internasional dan jumlah mahasiswa yang mengikuti program tersebut. Bobotnya 10%.
4. Kualitas Pengajaran (Teaching Quality) memiliki bobot penilaian sebesar 20% yang dinilai dari indikator rasio jumlah mahasiswa dan dosen pengajarnya (student faculty).  Keempat kriteria tersebut diuraikan ke dalam berbagai indikator penilaian dimana masing-masing indikator memiliki bobot (weight) yang berbeda. Lengkapnya ada dalam gambar di bawah:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Webometrics

Berbeda dengan pemeringkatan versi ARWU dan THES, pemeringkatan Webometrics didasarkan pada aksesibilitas situs universitas dan publikasi di google scholar. Menurut Romy Satrio, peringkat Webometrics sebagian besar didasarkan pada  faktor ?kehidupan? universitas di dunia maya, termasuk aksesibilitas dan visibilitas situs universitas, publikasi elektronik, keterbukaan akses terhadap hasil-hasil penelitian, konektivitas dengan dunia industri dan aktivitas internasionalnya. (http://romisatriawahono.net/2007/09/26/teknik-pemeringkatan-universitas-ala-Webometrics/).
Pemeringkatan  Webometrics dipelopori oleh Cybermetrics Lab, sebuah group penelitian dari Centro de Información y Documentación (CINDOC) yang merupakan bagian dari National Research Council (CSIC), Spanyol. Mereka mulai melakukan pemeringkatan universitas pada tahun 2004, dan mempublikasikan peringkat universitas setiap enam bulan sekali (bulan Januari dan Juli). Tak heran, sekarang ini bulan Januari dan Juli menjadi bulan yang sangat dinantikan dan mendebarkan bagi para pimpinan universitas. Masih menurut Romy, indikator penilaian peringkat berbasis Web ini cukup unik, meskipun sebenarnya tetap memiliki hubungan erat dengan ilmu scientometric dan bibliometric. Romy juga menilai bahwa Webometrics ini adalah sebuah peluang menarik bagi universitas di negara berkembang untuk dapat menikmati peringkat universitas dunia, karena kuncinya adalah bagaimana universitas  memperbanyak konten (scientific paper) yang dibagi ke publik, diindeks di mesin pencari, dan sedikit kepiawaian universitas memanfaatkan Search Engine Optimization (SEO) dengan mengarahkan  mesin pencari tersebut ke situs web ke situs universitas. Kenyataannya, perguruan tinggi di Indonesia memang hanya bisa masuk di penilaian Webometrics, karena indikator penilaiannya hanya sebatas ?kehidupan? di dunia maya.
 
Webometrics menentukan peringkat universitas berdasarkan pada empat faktor utama yaitu: Visibility (V), Size (S), Rich Files (R), dan Scholar (SC). Uraian lengkap mengenai ke empat faktor ini dikutip dari situs Romy Satrio Wahono di http://romisatriawahono.net/2007/09/26/teknik-pemeringkatan-universitas-ala-Webometrics/ :
1. Visibility (V): jumlah total tautan eksternal yang unik yang diterima dari situs lain  (inlink), yang diperoleh dari Yahoo Search, Live Search dan Exalead. Untuk setiap mesin pencari, hasil-hasilnya dinormalisasi-logaritmik ke 1 untuk nilai tertinggi dan kemudian dikombinasikan untuk menghasilkan peringkat.
 
2. Size (S): jumlah halaman yang ditemukan dari empat mesin pencari: Google, Yahoo, Live Search dan Exalead. Untuk setiap mesin pencari, hasil pencarian dinormalisasi-logaritmik ke 1 untuk nilai tertinggi. Untuk setiap domain, hasil maksimum dan minimum tidak diikutsertakan (excluded) dan setiap institusi diberikan sebuah peringkat menurut jumlah yang dikombinasi tersebut.
3. Rich Files (R):  volume file yang ada di situs Universitas dimana format file yang dinilai layak masuk di penilaian (berdasarkan uji relevansi dengan aktivitas akademis dan publikasi) adalah: Adobe Acrobat (.pdf), Adobe PostScript (.ps), Microsoft Word (.doc) dan Microsoft Powerpoint (.ppt). Data-data ini diambil menggunakan Google dan digabungkan hasil-hasilnya untuk setiap jenis berkas.
 
4. Scholar (Sc): Google Scholar menyediakan sejumlah tulisan-tulisan ilmiah (scientific paper) dan kutipan-kutipan (citation) dalam dunia akademik. Data Sc ini diambil dari Google Scholar yang menyajikan tulisan-tulisan ilmiah, laporan-laporan, dan tulisan akademis lainnya.
 
Formula penghitungan dan pembobotannya sendiri adalah seperti di bawah:
Webometrics Rank = (4xV) + (2xS) + (1xR) + (1xSc)
Pada intinya, V, S, R dan Sc adalah faktor penilai, sedangkan 4, 2, 1, 1 adalah bobot (weight) tiap faktor.
 
PERPUSTAKAAN:  APA PERANNYA DALAM PENCAPAIAN PERINGKAT?

Akhirnya sampailah pada pertanyaan, apa keterkaitan perpustakaan dengan peringkat-peringkat itu? Apa peran perpustakaan dalam upaya meraih peringkat tinggi bagi universitas? Jika dicermati di antara ketiga jenis pemeringkatan yang telah disinggung di atas terdapat benang merah yang dapat dijadikan sebagai indikator dimana perpustakaan memiliki peran sangat besar, yaitu keterkaitan dengan dokumen karya ilmiah dan sitasi. Keduanya muncul sebagai indikator di ketiga jenis pemeringkatan itu. Hal ini tidak mengherankan mengingat universitas adalah lembaga pendidikan tinggi yang keseluruhan aktifitasnya sangat berkaitan dengan penelitian dan pengajaran yang menghasilkan karya-karya ilmiah dalam bentuk dokumen.
 
Sebagaimana dikatakan Romy, bahwa salah satu kunci menduduki peringkat di Webometrics adalah bagaimana universitas bisa memperbanyak konten (scientific paper) yang dibagi ke publik, diindeks di mesin pencari, dan sedikit kepintaran universitas memainkan Search Engine Optimization (SEO) untuk mengarahkan mesin pencari ke situs universitas. Menurut penulis, memperbanyak konten (scientific paper) dan membaginya ke publik, adalah urusan perpustakaan. Karya akademik disimpan di perpustakaan dan jika dikelola dengan tepat sebagai kontent digital universitas tersebut yang dapat diakses oleh public secara online, maka hal itu akan dapat meningkatkan sitasi dan menaikkan peringkat.
 
Beberapa universitas segera menyadari itu dengan mendorong perpustakaan untuk mempublikasikan konten-konten yang ada di universitas dan mengaplikasikan teknologi yang dapat mengarahkan mesin pencari ke situs universitas. Secara teknis, hal-hal tersebut dapat dilakukan dengan cepat. Masalahnya justru pada persoalan-persoalan non-teknis yang seringkali tidak disentuh oleh para pimpinan universitas, yang akibatnya juga menghambat pencapaian peringkat.
Persoalan pertama: siapa pemilik konten di universitas?

Perpustakaan menerima dan menyimpan karya ilmiah atau tugas akhir sivitas akademika dalam bentuk: skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, pidato pengukuhan, makalah, prosiding seminar, laporan tahunan universitas, dan koleksi lain yang merupakan koleksi universitas. Sampai sejauh mana perpustakaan boleh menyebarkan konten ini di dunia maya? Apakah semua koleksi ini otomatis menjadi milik universitas dan boleh disebarluaskan melalui internet? Apakah semua konten diperbolehkan untuk  diakses oleh publik sampai dengan lengkapnya (fulltext)? Dalam hal ini universitas harus memiliki kebijakan yang jelas untuk setiap jenis koleksi. Misalnya, untuk tugas akhir, universitas harus mengeluarkan ketentuan penyerahan karya tugas akhir beserta pernyataan hak bebas royalti non-eksklusif dari penulis.  Dengan Hak Bebas Royalti Non-eksklusif ini Universitas berhak menyimpan, mengalihmedia/format-kan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan memublikasikan dokumen tersebut tanpa meminta izin dari penulis. Pernyataan ini harus mendapat persetujuan dari penulis dengan bukti tanda tangan di lembaran dokumen (tugas akhir atau laporan penelitian). Demikian juga dengan laporan penelitian yang biasanya dilakukan oleh para staf pengajar dan peneliti. Seyogyanya dilengkapi dengan persetujuan penyerahan hak publikasi dari para penulis, lengkap dengan hak akses (bagian mana yang bisa dipublikasikan secara fulltext, dan bagian mana yang tidak boleh diakses).
 
Beberapa fakultas atau peneliti keberatan dengan publikasi fulltext karena menyangkut kerahasiaan sebuah hasil penelitian, atau mungkin saja penelitian tersebut merupakan proyek rahasia yang memang tidak bertujuan untuk dibuka ke masyarakat luas kecuali atas ijin peneliti atau penyandang dana penelitian. Konten yang paling banyak dan bernilai juga ada pada staf pengajar dan peneliti. Karya ilmiah mereka biasanya disimpan secara pribadi atau di pangkalan data departemen, tidak di perpustakaan.  Sementara situs yang paling banyak diakses pengguna jika ingin mencari informasi adalah situs perpustakaan. Ini terbukti di Universitas Indonesia, di mana jumlah akses ke situs Perpustakaan UI lebih banyak daripada jumlah akses ke situs Universitas Indonesia. Artinya apa? Kalau universitas ingin ?mengarahkan? pengguna agar mengakses konten miliknya, maka sebaiknya konten tersebut diletakkan di  di perpustakaan atau minimal dibuatkan link dari situs universitas ke situs perpustakaan. Betul, jika pengguna mengakses dari search engine (Google misalnya), maka tak peduli konten diletakkan dimana, tetap saja bisa diakses.  Namun meletakkan konten di perpustakaan, baik  dalam  bentuk fisik atau metadata, akan lebih memudahkan dalam mengelola metadata dan pengembangan sistem perpustakaan digital universitas tersebut.
 
Persoalan kedua: bagaimana kebijakan tugas akhir atau karya akademik?

Perkembangan teknologi memaksa individu atau lembaga untuk terus merevisi kebijakannya sesuai dengan tuntutan jaman. Di tahun sembilan puluhan, perpustakaan setia menerima tugas akhir mahasiswa dan karya-karya akademik staf pengajar dalam bentuk tercetak. Tapi sekarang ini, perpustakaan harus mengubah kebiasaan tersebut kalau tidak mau repot. Masalahnya, ini erat kaitannya dengan ketentuan  pihak akademik yang mengeluarkan kebijakan pengumpulan tugas akhir. Kalau dulu perpustakaan adalah pihak yang menerima saja atau tanpa merasakan dampak kebijakan akademik, sekarang harus ikut berinisiatif memberi masukan ke pihak akademik mengenai pengumpulan tugas akhir ini. Perpustakaan bahkan harus dapat memberikan panduan teknis serta format standar untuk penulisan tugas akhir mahasiswa. Misalnya bentuk file (apakah dalam word atau pdf), susunan file (apakah semua bab digabung dalam satu file atau dipecah-pecah), dan pengirimannya (apakah pakai CD atau boleh dikirim melalui email). Prosedur dan ketentuan ini harus dipertimbangkan dengan matang sesuai dengan proses yang dilakukan perpustakaan disaat memublikasikan konten.
 
Persoalan ketiga: siapa tim pemeringkatan di universitas?

Hebohnya pemeringkatan membuat perguruan tinggi membentuk tim pencapai peringkat dengan beragam sebutan. Tim ARWU, tim THES, tim Webometrics. Nama tim dibuat sesuai dengan sistem pemeringkatan yang menjadi target pencapaian. Tim-tim ini umumnya terdiri dari pemilik konten (staf pengajar, peneliti) dan pengembang sistem di universitas tersebut. Pustakawan sering tidak dilibatkan sama sekali, tapi ketika peringkat tidak juga naik, perpustakaan lah yang pertama disalahkan: kontennya kurang atau tidak memublikasikan konten. Akses ke situs universitas akan meningkat jika konten yang disediakan universitas tersebut juga meningkat. Di beberapa universitas, peningkatan konten dilakukan dengan sangat emosional, antara lain: memaksa semua sivitas akademika membuat blog dengan domain lembaga dan mengisi blog-blog tersebut dengan banyak tulisan. Pemaksaan ini sebetulnya tidak efektif apalagi mendidik. Bayangkan jika semua sivitas akademika mengisi blog mereka dengan tulisan-tulisan yang tidak jelas topik dan arahnya. Bukankah  ini justru menimbulkan citra buruk bagi lembaga tersebut? Kontennya banyak tetapi tidak bermutu.
 
PUSTAKAWAN: APA YANG HARUS DILAKUKAN?

Mengacu kepada berbagai permasalahan yang ada berkaitan dengan peringkat universitas, ada beberapa hal yang dapat (atau ?harus?) dilakukan oleh pustakawan supaya tidak menjadi pihak atau unit yang selalu dipersalahkan.
 
Pahami sistem pemeringkatan. Pelajari dengan cermat bagaimana sistem pemeringkatan dilakukan, apa saja faktor yang dinilai, bagaimana rumusnya, dan kapan periode penilaian dipublikasikan. Ketahui pula, universitas atau lembaga Anda bisa tercover di penilaian apa? Apakah di ARWU, THES, atau Webometrics. Pemahaman ini akan membantu pustakawan menyusun strategi atau langkah-langkah yang tepat untuk membantu universitas menaikkan peringkat.
 
Tentukan posisi. Setelah mempelajari sistem pemeringkatan, tentunya pustakawan paham posisi atau perannya dalam mendukung lembaga mencapai peringkat yang bagus. Misalnya: mengumpulkan konten sebanyak-banyaknya, mendigitalisasikan koleksi, mengolah dan mengedit metadata, dan seterusnya.
 
Berkomunikasilah. Jalin komunikasi yang intensif dengan tim peringkat di universitas, khususnya para pengambil kebijakan. Sampaikan hal-hal yang harus ditempuh, misalnya: pentingnya pedoman penyerahan tugas akhir secara terintegrasi dengan format standar sesuai dengan kebutuhan; perlunya kebijakan tertulis dari pimpinan universitas untuk para staf pengajar supaya menyerahkan soft copy paper mereka ke perpustakaan untuk diolah dan dipublikasikan perpustakaan setelah mendapat persetujuan tertulis dari penulis. Belajar juga dari pustakawan yang universitasnya mendapatkan peringkat tinggi. Kumpulkan pengalaman terbaik mereka, dan bandingkan dengan kondisi di universitas Anda. Pasti ada hal-hal yang dapat diadopsi di lembaga masing-masing.
 
Ketiga langkah di atas harus dilakukan pustakawan kalau mau benar-benar terlibat sebagai sebuah unit yang menentukan masa depan lembaga. Tidak hanya dalam kasus peringkat universitas, tapi dalam setiap kegiatan di  lembaga, ada baiknya pustakawan terus melakukan berbagai strategi untuk melibatkan diri dalam setiap proses yang terjadi di lembaganya.
 
PENUTUP
Secara pribadi penulis menganggap bahwa pemeringkatan universitas dengan berbagai model tentulah tidak ada salahnya. Tapi kalau dipikir lebih mendalam, sistem peringkat ini benar-benar menyita energi para pimpinan universitas dan jajarannya, padahal penilaian tersebut sebetulnya tidak mencerminkan kualitas pendidikan di universitas tersebut.
 
Pemeringkatan Webometrics misalnya, yang semata-mata mengandalkan penilaian pada ?kehidupan? lembaga di dunia maya. Coba bayangkan, apakah jumlah akses ke situs universitas setara dengan tingginya mutu universitas tersebut? Tidak! Herannya tidak ada pimpinan universitas di Indonesia yang berani mengatakan: ?Persetan dengan peringkat-peringkat itu! Kami hanya ingin fokus ke proses pembelajaran, bukan pada angka-angka yang mengakses situs kami.!? Para pimpinan universitas malah seperti kebakaran jenggot setiap kali hasil peringkat diumumkan  dan peringkat lembaga yang dipimpinnya tidak juga beranjak ke level yang lebih baik.
 
Perpustakaan tentu harus mengacu ke visi universitasnya. Apa yang menjadi tujuan universitas, otomatis menjadi acuan perpustakaan. Memahami sistem pemeringkatan dan menempatkan diri pada posisi yang tepat akan membantu perpustakaan menunjukkan diri sebagai unit yang harus selalu dilibatkan dalam setiap pengambilan keputusan di universitas. Dan untuk itu, pustakawan harus berjuang, walau dengan terseok-seok.
 
DAFTAR PUSTAKA

Academic Peringkat of World University. http://www.arwu.org/aboutARWU.jsp (diakses tanggal 28 April 2010.)
Romy Satrio Wahono. 2007. Teknik Pemeringkatan Universitas ala Webometriccs. http://romisatriawahono.net/2007/09/26/teknik-pemeringkatan-universitas-ala-Webometrics (diakses tanggal 24 April 2010).
Times Higher Education. World University Peringkathttp://www.timeshighereducation.co.uk (diakses tanggal 22 Februari 2010)