Rancangan Sistem Basis Data Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital Di Perpustakaan Nasional RI

PENDAHULUAN
Keberadaan perpustakaan tidak dapat dipisahkan dari peradaban dan budaya umat manusia. Tinggi rendahnya peradaban dan budaya suatu bangsa dapat dilihat dari kondisi perpustakaan yang dimiliki. Perpustakaan sebagai sistem pengelolaan rekaman gagasan, pemikiran, pengalaman, dan pengetahuan umat manusia, mempunyai fungsi utama melestarikan hasil budaya umat manusia tersebut, khususnya yang berbentuk dokumen karya cetak dan karya rekam lainnya, serta menyampaikan gagasan, pemikiran, pengalaman, dan pengetahuan umat manusia itu kepada generasi-generasi selanjutnya. Untuk pengelolaan tersebut perlu adanya penerapan teknologi informasi. Penerapan dan pemanfaatan teknologi informasi, media, dan komunikasi telah mengubah baik perilaku masyarakat maupun peradaban manusia secara global. Perkembangan mutakhir adalah dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi pada data digital dan media jaringan komputer (internet). Untuk menjembatani hal tersebut, perlu dilakukan alih media ke bentuk digital. Kegiatan alih media digital di Perpustakaan Nasional RI dirintis sejak berdirinya Bidang Transformasi Digital tahun 2001.

Dalam melaksanakan kegiatan alih media digital terdapat kendala yang ditemui yaitu pada saat pengelolaan hasil alih media digital. Berdasarkan observasi dan pengamatan selama ini yang terjadi adalah belum didatanya bahan koleksi yang telah dialihmedia dalam basisdata. Pendataan hanya dilakukan oleh koordinator masing-masing kegiatan dalam bentuk dokumen spreadsheet sehingga tidak adanya keterpaduan data. Hal ini dapat berakibat adanya kemungkinan redundansi data, keakuratan data belum optimal, dan adanya kesulitan dalam sharing data. Untuk itu perlu adanya suatu basisdata untuk pengelolaan hasil alih media digital.

Kelebihan yang diperoleh dengan diterapkannya basisdata adalah (Fathansyah, 2007):
1. Dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data.
2. Dapat menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripada jika kita menyimpan data secara manual (non elektronis) atau secara elektronis (tetapi tidak dalam bentuk penerapan basisdata, misalnya dalam bentuk spreadsheet atau dokumen teks biasa).
3. Pemeliharaan yang seragam dan konsisten membuat data dapat dishare untuk berbagai macam program aplikasi.
4. Efisiensi dan optimalisasi penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan, karena dapat melakukan penekanan jumlah redundansi data, baik dengan menerapkan sejumlah pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan, tapi kemandirian data tetap terjaga.
5. Keakuratan dalam pemasukan dan penyimpanan data.
6. Keamanan (security) dapat diterapkan dengan menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukannya.

Selain itu Mannino (2007) menyebutkan bahwa basisdata itu interrelated artinya saling berhubungan berarti bahwa data yang disimpan sebagai unit yang terpisah dapat dikoneksikan satu sama lain sesuai hubungan (relationship) yang ada. Hal senada dikatakan Fathansyah (2007) bahwa sistem basisdata adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya dalam beberapa aplikasi yang beragam di dalam organisasi. Perangkat lunak yang dipergunakan untuk mengolah basisdata yang memelihara integrasi logis antar file baik langsung maupun tidak disebut Database Management System (Mannino, 2007). Database Management System (DBMS) merupakan software yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama, keakuratan/konsistensi data, dan sebagainya (Fathansyah, 2007). Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kekurangan yang ada dalam sistem berjalan yaitu data yang disimpan tidak dapat dengan cepat ditelusur kembali, data tidak dapat dishare untuk berbagai macam program aplikasi, belum adanya relationship diantara data yang ada, dan kemungkinan terjadi redundansi data dapat diantisipasi di kemudian hari.

Masalah utama yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang sistem basisdata untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital pada Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI. Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem basisdata yang efisien untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital pada Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI. Selain itu tujuan jangka panjang untuk persiapan layanan jasa perpustakaan.

METODE PENELITIAN
1. Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian hingga penulisan tugas akhir ini dilaksanakan mulai bulan Mei 2010 sampai dengan awal Januari 2011. Penelitian ini dilaksanakan di Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI, Jalan Salemba Raya No. 28 A, Jakarta Pusat.

2. Alat Bantu Penelitian
Alat bantu dalam penelitian ini antara lain komputer standalone untuk penulisan tugas akhir ini, internet untuk mencari informasi, wawancara untuk menggali informasi dari calon pengguna sistem dan kuesioner untuk penetapan entitas dan atribut dalam rancangan sistem basisdata ini.

3. Kerangka Pemikiran
Penelitian ini menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) (Gambar 1) yang terdiri dari feasibility study, systems investigation, systems analysis, systems design, implementation, dan yang terakhir adalah review dan maintenance (Avison and Fitsgerald, 2006).
Penelitian ini dibatasi sampai pada tahapan ke-empat; tahapan desain sistem sesuai dengan tema penelitian ini yaitu membahas tentang rancangan sistem. Sehingga tahapan dalam penelitian ini meliputi analisis studi kelayakan, investigasi sistem, analisis sistem, dan terakhir desain sistem.

 

4. Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian (Gambar 2) ini diawali dengan analisis studi kelayakan yang terdiri dari kelayakan teknologi, ekonomi, hukum, dan waktu. Tahapan selanjutnya adalah investigasi sistem dengan pengumpulan data. Setelah itu dilakukan analisis sistem yang terdiri dari survei sistem, analisis kebutuhan informasi, dan analisis kebutuhan sistem.
Tahapan berikutnya yaitu desain sistem untuk rancangan sistem basisdata pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital yang meliputi identifikasi flowchart sistem berjalan, pembuatan flowchart sistem diusulkan, data flow diagram, flowchart sistem, entity relationship diagram (ERD), penetapan software dan hardware, dan desain antarmuka. Langkah terakhir dalam tahapan penelitian ini yaitu penyusunan laporan tugas akhir.

 

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Analisis Studi Kelayakan
Penelitian ini diawali dengan analisis studi kelayakan yang merupakan suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. Faktor-faktor utama tersebut meliputi kelayakan teknologi, kelayakan ekonomi, kelayakan hukum, dan kelayakan waktu.

Kelayakan teknologi dilihat dari spesifikasi kebutuhan minimum hardware (setara dengan Intel Pentium 4 dan memory 256 MB) dan kebutuhan software (Windows ME/ 2000/ XP/ Vista/ 7 dan Office 2000/ lebih tinggi), sistem ini dinilai praktis dan mudah dalam pengaplikasiannya. Tenaga teknis yang dibutuhkan untuk mengoperasikan teknologi tersebut juga tidak sulit dan dapat dioperasikan oleh staf Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI yang telah terbiasa mengoperasikan dalam sistem Windows, terutama Windows XP, Vista, dan 7 yang saat ini digunakan di bidang ini. Untuk Office, bidang ini menggunakan Office 2003 dan 2007.

Kelayakan ekonomi berhubungan dengan biaya dan manfaat. Biaya terdiri dari biaya pengembangan sistem yang bersifat satu kali, yaitu: biaya pengadaan perangkat keras, persiapan operasi, dan biaya proyek pengembangan sistem. Selain itu biaya pengoperasian sistem yang berulang selama sistem berfungsi, yaitu: biaya tetap dan biaya variabel (tidak tetap). Manfaat/ keuntungan digolongkan menjadi dua: keuntungan berwujud dan tidak berwujud. Keuntungan berwujud dalam sistem ini yaitu dapat mengurangi dalam kesalahan proses pencetakan laporan, jumlah bahan perpustakaan yang akan dialihmedia meningkat karena dengan adanya sistem informasi ini alur kerja dalam penulisan laporan yang sebelumnya dilaporkan secara manual ke koordinator, menjadi input metadata data koleksi hasil alih media dan sistem yang memverifikasinya. Keuntungan tidak berwujud dalam sistem ini yaitu lebih memudahkan dalam fungsi kontrol manajemen, sebagai sarana akuntabilitas dari salah satu tugas Perpustakaan Nasional RI khususnya Bidang Transformasi Digital, serta membantu persiapan untuk layanan jasa perpustakaan.

Kelayakan hukum ditinjau baik dari hukum yang ditetapkan pemerintah maupun yang ditetapkan dari peraturan organisasi. Proyek sistem yang akan dikembangkan ini tidak melanggar hukum yang berlaku karena Bidang Transformasi Digital menggunakan software Windows ME/ 2000/ XP/ Vista/ 7 dan Office 2000/ lebih tinggi yang resmi sesuai dengan perijinan yang ada. Selain itu sistem ini juga layak secara hukum dari sisi operasional artinya sesuai dengan tugas dan fungsi Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI yang salah satunya pemeliharaan dan penyimpanan master informasi digital.

Pengembangan sistem informasi yang akan dijalankan di Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI ini direncanakan selesai dalam waktu maksimal lima bulan dihitung setelah rancangan desain selesai dilakukan dan diserahkan kepada pihak pengembang. Pertimbangan waktu ini dengan alasan bahwa sistem dapat selesai dalam tahun anggaran berjalan.

2. Investigasi Sistem
Investigasi sistem dilakukan terhadap calon pengguna sistem yaitu Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI. Berdasarkan hasil pengamatan dan observasi, laporan tentang hasil alih media digital berbentuk dokumen yang formatnya berbeda-beda, yaitu .doc (word) dan .xls (excel). Jadi, laporan tersebut berbentuk dokumen spreadsheet biasa sehingga jika ingin menelusur kembali (retrieval) masih sulit dan kemungkinan duplikasi data dapat terjadi.

Dengan demikian diperlukan suatu sistem untuk menyempurnakan sistem berjalan, yaitu dengan sistem basisdata. Agar kebutuhan informasi sesuai dengan yang diperlukan maka dilakukan wawancara terhadap Kepala Bidang Transformasi Digital dan pengisian kuesioner oleh staf Bidang Transformasi Digital.

3. Analisis Sistem
Survei Sistem
Hasil survei dengan wawancara terhadap Kepala Bidang Transformasi Digital, dapat dikatakan bahwa masalah yang dihadapi dengan sistem yang selama ini berjalan, yaitu dengan laporan yang masih berbentuk dokumen biasa, kemungkinan dapat terjadinya duplikasi judul terhadap bahan perpustakaan yang telah dialihmediakan serta informasi terhadap hasil alih media belum dengan cepat dapat ditelusur kembali. Dengan demikian bidang ini memang perlu adanya sistem basisdata yang memuat informasi terhadap hasil yang telah dialihmediakan. Selain itu bahwa bahan perpustakaan langka yang dialihmediakan yaitu Artikel Majalah Terjilid, Majalah Langka, Buku langka, Naskah Kuno, Peta, Foto, Audio, dan Audio Visual. Bahan perpustakaan tersebut memiliki metadatanya masing-masing yang akan dijadikan atribut dalam sistem basisdata nantinya. Metadata yang diajukan disetujui oleh Kepala Bidang Tranformasi Digital dan metadata ini diajukan ke staf Bidang Tranformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI dalam bentuk kuesioner yang diajukan dalam rangka penetapan entitas dan atribut untuk sistem basisdata yang akan dirancang.

Selain wawancara terhadap pengambil kebijakan dalam hal ini Kepala Bidang Transformasi Digital, survei dilakukan terhadap staf Bidang Transformasi Digital. Dari hasil kuesioner yang berisi tentang penetapan entitas dan atribut rancangan sistem basisdata untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital didapat hasil bahwa 100% responden menyatakan persetujuannya dengan usulan atribut dari tiap-tiap entitas dan tidak ada usulan maupun saran.

Analisis Kebutuhan Informasi
Analisis kebutuhan informasi ini menggunakan kerangka kerja PIECES (Whitten, 2007) (Tabel 1):

Analisis Kebutuhan Sistem
Berdasarkan analisis di lapangan, diperlukan pengembangan sistem untuk memperbaiki sistem yang lama dengan pertimbangan sebagai berikut:
– Adanya permasalahan yang timbul pada sistem yang lama yakni adanya duplikasi dalam mengalihmediakan bahan perpustakaan oleh karena diolah secara manual.
– Analisis data untuk menghasilkan informasi hanya dilakukan setahun sekali.
– Informasi yang dihasilkan hanya berupa rekapan data dan analisis yang sangat sederhana yakni hanya melakukan penghitungan secara manual.
– Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat.

4. Desain Sistem
Desain sistem dimulai dengan mengetahui alur kerja sistem berjalan yang intinya setelah selesai proses alih media, dibuat laporan yang diverifikasi secara manual. Dalam sistem diusulkan tahapan tersebut menjadi input metadata hasil alih media digital ke sistem basisdata yang diverifikasi secara otomatis oleh sistem. Dengan demikian usulan sistem yang baru nantinya lebih cepat dan lebih akurat.

Data Flow Diagram
Data flow diagram dibuat untuk melihat aliran data dan entitas yang terkait dengan pengembangan sistem. Entitas dalam sistem informasi ini adalah Artikel Majalah Terjilid, Majalah Langka, Buku langka, Naskah Kuno, Peta, Foto, Audio, dan Audio Visual. Entitas yang terkait adalah Staf Bidang Transformasi Digital. Data flow diagram level 0 (Gambar 3) dan data flow diagram level 1 (Gambar 4):

 

Dalam sistem ini staf Bidang Transformasi Digital memasukkan data koleksi dari masing-masing entitas kemudian sistem memprosesnya. Setelah data masuk dan telah diverifikasi, staf dapat menelusur informasi kembali dengan memasukkan keyword dan sistem akan memprosesnya. Setelah penelusuran, diperoleh hasil penelusuran yang berupa info koleksi.

Flowchart Sistem
Flowchart sistem ini (Gambar 5) dimulai dengan memasukkan data koleksi, selanjutnya data tersebut dikonfirmasi kesesuainnya, jika konfirmasi sesuai maka termasuk Artikel Majalah Terjilid misalnya dan data disimpan dalam Manajemen Artikel Majalah Terjilid. Jika tidak sesuai maka data termasuk data koleksi yang lain, begitu seterusnya hingga sistem selesai di posisi stop.

 

 

Hubungan antar tabel dalam Entity Relationship Diagram (Gambar 6) ini menunjukkan hubungan entitas dengan atribut sebagai data penunjang. Jumlah tabel yang dihasilkan sebanyak lima tabel yang saling terkait dan satu tabel user, jadi total tabel yang dihasilkan sebanyak enam tabel.

Penetapan Hardware dan Software
Untuk megaplikasikan basisdata sistem informasi koleksi langka format digital ini membutuhkan software dan hardware. Kebutuhan minimum hardware: setara dengan Intel Pentium 4, memory (RAM) 256 MB, hardisk 20 GB, monitor 15 inch, dan CD ROM. Kebutuhan software: Windows ME/ 2000/ XP/ Vista/ 7 dan Office 2000/ lebih tinggi.

Desain Antarmuka

 

Desain antarmuka ini (Gambar 7) menggunakan warna biru sebagai warna yang mendominasi untuk semua menu. Pemilihan tersebut didasarkan pada warna logo Perpustakaan Nasional RI yang berwarna biru dan putih sehingga tidak terlalu banyak pencampuran warna yang dapat cepat melelahkan mata. Pemilihan jenis huruf Arial memiliki alasan karena huruf jenis ini tidak berkaki sehingga sesuai untuk tampilan desktop selain itu Arial memiliki karakter kuat dan langsung terbaca dengan jelas huruf demi hurufnya.

Warna biru adalah warna yang memiliki sifat tenang dan memberikan kesan kedalaman. Jadi, pengertian warna biru yang terdapat pada logo Perpustakaan Nasional RI ialah ketenangan berpikir, dan kedalaman ilmu pengetahuan yang dimiliki merupakan landasan pengabdian kepada masyarakat, nusa dan bangsa (http://www.pnri.go.id). Dengan demikian, sejalan dengan makna tersebut maka nantinya sistem ketika sudah berjalan dapat dikerjakan dengan seksama, teliti, serta ketenangan dalam mengisi data-data yang diperlukan yang dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi. Juga mata tidak cepat lelah meski mengisi banyak data yang harus diisi karena warna biru yang ditawarkan memberikan kesan tenang. Maka sistem ini diharapkan menjadi landasan tujuan yang nantinya akan memudahkan masyarakat dalam mendapatkan pengetahun dengan kemudahan akses.

KESIMPULAN DAN SARAN
Rancangan sistem basisdata pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital ini telah dibuat dengan nama Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital (SIKLFD). Sistem ini menghasilkan enam tabel, yaitu: satu tabel User yang berdiri sendiri dan lima tabel saling terkait, yaitu: tabel Koleksi Tercetak, tabel Koleksi Noncetak, tabel CD, tabel Peta, dan tabel Foto. Tabel Koleksi Tercetak terdiri dari Artikel Majalah Terjilid, Buku Langka, Majalah Langka, dan Naskah Kuno. Koleksi Noncetak terdiri dari Audio dan Audio Visual. Pada masing-masing jenis koleksi tersebut dalam Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital terdapat empat fasilitas yang terdiri dari tambah data, telusur data, laporan, dan cetak. Menu tambah data berfungsi untuk memasukkan data-data koleksi yang sudah dialihmedia digital. Menu telusur data akan menampilkan data koleksi yang telah diinput ke dalam form tambah data. Menu laporan akan menampilkan laporan hasil tambah data yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan. Menu cetak berfungsi mencetak semua hasil tambah data berdasarkan pilihan yang diinginkan.

Desain antarmuka dalam sistem ini menggunakan nuansa biru. Hal ini disesuaikan dengan warna logo Perpustakaan Nasional RI yang berwarna biru, memiliki makna sifat tenang dan memberikan kesan kedalaman sehingga dapat tenang berpikir, dan kedalaman ilmu pengetahuan yang menjadi landasan pengabdian kepada masyarakat, nusa dan bangsa.

Rancangan sistem basisdata pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital ini agar segera diimplementasikan sehingga bermanfaat. Sebelum implementasi diadakan pelatihan terlebih dahulu agar sistem dapat berjalan baik.

DAFTAR PUSTAKA
Avison David & Fitsgerald Guy. 2006. Information Systems Development: Methodologies, Techniques & Tools. Fourth Edition. Singapore: McGraw-Hill Education (UK).

Falsafah Logo Perpustakaan Nasional RI. http://kelembagaan.pnri.go.id/about_us/the_logo/idx_id.asp. [22 Desember 2010]

Fathansyah. 2007. Buku Teks Komputer Basisdata. Bandung: Informatika.

Mannino Michael V. 2007. Database Design, Appilcation Development, and Administration. Third Edition. New York: McGraw-Hill/Irwin.

Whitten Jeffrey L & Bentley Lonnie D. 2007. Systems Analysis & Design for the Global Enterprise. Seventh Edition. New York: McGraw-Hill/Irwin.