Sistem Automasi Sirkulasi Tanpa Pemograman Dengan Winisis Untuk Perpustakaan Kecil

     Perpustakaan sering memerlukan suatu sistem automasi untuk mempermudah sistem manajemen sirkulasi atau peminjaman/ pengembalian bahan pustaka. Sekarang ini banyak program aplikasi yang dapat digunakan untuk itu.  Ada yang harganya murah ada pula yang harganya cukup mahal sehingga tidak terjangkau atau tidak efisien untuk dibeli oleh perpustakaan kecil.
       Jika jumlah transaksi peminjaman dan pengembalian buku kurang dari dua puluh lima dalam satu hari, maka tidak efisien untuk membeli program sistem automasi dengan harga puluhan juta rupiah.  Kecuali memang tujuan implementasi sistem bukan azas pemanfaatan dan efisiensi.
       Bagi perpustakaan kecil yang tidak mempunyai dana besar dengan jumlah transaksi sedikit dalam satu hari, maka pemanfaatan CDS/ISIS versi Windows atau Winisis kiranya dapat menjadi pilihan yang menarik.
      Winisis selain gratis, mudah diinstal dan digunakan, mudah dimodifikasi sesuai kebutuhan lokal (termasuk perubahan menu dan bahasa dialog), juga dapat dikembangkan sedemikian rupa hingga memenuhi secara terbatas kebutuhan suatu perpustakaan berskala kecil.  Pembaca yang tertarik memanfaatkan berbagai fitur Winisis untuk berbagai keperluan perpustakaan, dokumentasi  dan kearsipan dapat membaca beragam artikel penulis seputar Winisis di berbagai jurnal perpustakaan.

SIRKULASI DENGAN WINISIS

       Prinsip sistem sirkulasi sederhana yang akan diuraikan disini adalah bahwa perpustakaan mempunyai suatu basisdata yang memuat data bibliografi koleksi.  Koleksi ini akan dipinjamkan kepada sejumlah pengguna yang terbatas baik jumlah maupun frekuensi peminjamannya.
       Sebagai contoh dibuat rancangan sederhana basisdata koleksi perpustakaan dengan struktur data seperti berikut:

TAG

NAMA RUAS

TIPE DATA

SUBRUAS

10

Pengarang

Alfanumerik

 

20

Judul

Alfanumerik

 

30

Penerbitan

Alfanumerik

abc

40

Deskripsi Fisik

Alfanumerik

ab

50

Subjek

Alfanumerik

 

60

Nomor Panggil

Alfanumerik

abc

       Nomor TAG diatas sengaja  tidak mengikuti aturan yang ditetapkan dalam format INDOMARC, karena sistem yang akan dibuat sederhana dan hanya untuk keperluan internal.
      Untuk keperluan transaksi peminjaman dan statistik tambahkan lagi beberapa ruas seperti berikut:

TAG

NAMA RUAS

TIPE DATA

SUBRUAS

100

Peminjam

Alfanumerik

 

200

Tanggal Pinjam

Alfanumerik

 

300

Tanggal Kembali

Alfanumerik

 

400

Statistik

Alfanumerik

 

       Selanjutnya buat struktur basisdata seperti rancangan diatas.  Format FDT (Field Definition Tabel)nya seperti berikut:

Setelah basisdata diisi cantuman dokumen perpustakaan, maka tampilannya seperti berikut:

PENGATURAN FORMAT TAMPILAN

         Format tampilan yang sesuai perlu dibuat.  Format ini harus dibuat sedemikian rupa sehingga selain menampilkan data buku, juga ada sistem hypertext yang kalau diklik akan menunjukkan siapa yang meminjam buku itu, tanggal berapa dipinjam, tanggal berapa dikembalikan dan buku itu sudah dipinjam berapa kali.  Untuk itu perlu dibuat format tampilan seperti berikut:

       Perhatikan bahwa dibuat dua sistem hypertext.  Jika teks Peminjaman yang berwarna hijau dengan garis bawah diklik, akan tampil nama peminjam, tanggal pinjam dan tanggal kembali.  Jika teks Buku sudah dipinjam berapa kali? yang berwarna hijau dengan garis bawah diklik, akan muncul angka yang menunjukkan frekuensi peminjaman buku itu.  Tampilan datanya seperti kotak bagian atas. Format tampilannya seperti tulisan pada kotak bagian bawah.

      Jika hypertext bertuliskan Peminjaman diklik, akan tampil informasi mengenai peminjaman yaitu nama peminjam, tanggal pinjam dan tanggal kembali, muncul dalam suatu jendela (popup windows) yang muncul seperti berikut.

Untuk menutup jendela ini, klik tanda kali (X) pada pojok kanan atas jendela itu.

PROSES PENCATATAN  PEMINJAMAN

1. Jika seorang peminjam sudah menemukan buku yang mau dipinjam, petugas kemudian menelusur dan menampilkan cantuman buku itu misalnya seperti berikut:

2. Kemudian klik  ikon pengeditan data. Data peminjam perlu dimasukkan ke dalam cantuman.  Untuk itu klik icon kaca pembesar  warna biru agar pada lembar kerja (worksheet) pemasukan data memunculkan ruas kosong yang perlu diisi, yaitu nama peminjam, tanggal pinjam, tanggal kembali dan statistik yang sebelumnya tidak muncul seperti berikut:

3. Ketik nama peminjam, judul buku yang dipinjam, tanggal pinjam, tanggal kembali dan angka 1 (satu) yang menunjukkan bahwa buku ini dipinjam untuk pertama kali, tampilannya seperti berikut:

 

4. Demikian seterusnya setiap ada yang mau pinjam buku, ditelusur dulu cantumannya.  Kemudian buka menu pengeditan, lalu masukkan data peminjam dan tanggal pinjam dan kembali serta jangan lupa tambahkan satu nilai pada ruas statistik peminjaman.  Jadi kalau sebelumnya sudah berisi angka 10, perlu diubah menjadi angka 11.

          Demikianlah sistem automasi sirkulasi menggunakan Winisis tanpa pemograman. Sistem ini sangat sederhana dan sedikit agak repot, karena semua perubahan data senantiasa harus diketik.  Sebenarnya ini bukan sistem automasi yang sesungguhnya, tetapi hanyalah sistem pencatatan yang menggunakan komputer dengan perangkat lunak aplikasi Winisis.  Karena itu kalau jumlah peminjam dan frekuensi peminjaman besar, maka sistem ini makin merepotkan.