Teknik Mengkonversi Data Dbase/FoxBase ke CDS/ISIS

Adakalanya kita harus memindahkan data dari suatu basis data dengan perangkat lunak satu ke basis data dalam perangkat lunak lain.  Hal ini dapat disebabkan karena kita mengganti perangkat lunak  yang selama ini digunakan; atau kita memperoleh data dari luar untuk digabung dengan data kita, namun data yang datang menggunakan perangkat lunak yang berbeda dari yang digunakan selama ini.  Dalam hal seperti ini untuk dapat menggunakan data baru yang diterima atau menggunakan perangkat lunak baru untuk data lama, maka kita harus melakukan suatu proses yang  disebut konversi data.  Konversi data dapat diartikan sebagai melakukan suatu proses manipulasi data sedemikian rupa sehingga data dapat digunakan lagi dengan menggunakan perangkat lunak lain yang berbeda.

Dalam tulisan ini akan diuraikan teknik konversi data dari basis data dalam perangkat lunak dBase atau FoxBase ke dalam basis data CDS/ISIS.  Kedua perangkat lunak ini  banyak digunakan di perpustakaan Indonesia.  Perangkat lunak DBase dan FoxBase dengan beragam versinya dapat dikelompokkan ke dalam suastu jenis perangkat lunak yang serupa.  Keduanya menghasilkan basis data dengan ekstensi DBF.  Keduanya dalam lingkup sistem operasi DOS.  Versi Windows dari kedua perangkat lunak ini pun ada.  Namun tidak dibahas dalam tulisan ini, karena pada prinsipnya sama saja dalam hal konversi data ke CDS/ISIS.

Proses konversi data dari dBase/FoxBase memerlukan suatu program lain.  Dalam tulisan ini akan digunakan program konversi DB3ISO.COM yang dibuat khusus untuk konversi ke CDS/ISIS dengan berpedoman pada standar petukaran data elektronik ISO 2709. Utility ini dapat didownload dari situs UNESCO atau hubungi penulis di alamat e-mail diatas.

Langkah-langkah untuk mengkonversi data yang dibuat dalam dBase atau FoxBase ke dalam basis data CDS/ISIS:

1.Periksa ruas-ruas (field) pada basis data dalam program dBase/FoxBase.  Berkas yang perlu dilihat adalah berkas dengan ekstensi DBF.  Sebagai contoh basis data yang akan dipindahkan adalah basis data mahasiswa (MHS.DBF) dalam FoxBase ke dalam basis data USER pada CDS/ISIS

2.Catat nama ruas dan urutannya.  Misalnya nama ruas dan urutannya adalah sebagai berikut:
  Ruas pertama adalah nomor mahasiswa dengan nama ruas NAMA
  Ruas kedua adalah nama mahasiswa dengan nama ruas NO_MHS
  Ruas ketiga dalah alamat mahasiswa dengan nama ruas ALAMAT
  Ruas keempat adalah jurusan mahasiswa dengan nama JURUSAN
  Ruas kelima adalah fakultas mahasiswa dengan nama ruas FAKULTAS

3.Sedangkan basis data USER dalam CDS/ISIS misalnya mempunyai struktur data sebagai berikut:
  Ruas pertama adalah nomor mahasiswa dengan kode ruas (tengara atau TAG) 10
  Ruas kedua adalah nama mahasiswa dengan kode ruas 20
  Ruas ketiga adalah alamat mahasiswa dengan kode ruas 30
  Ruas keempat adalah fakultas mahasiswa dengan kode ruas 40
  Ruas kelima adalah jurusan mahasiswa dengan kode ruas 50

4.Nilai dari basis data dalam Foxbase yang akan dipindahkan adalah yang terdapat di dalam ruas NAMA, NO_MHS, ALAMAT dan FAKULTAS.  Nilai dalam ruas JURUSAN tidak akan dipindahkan.  Urutan setelah perpindahan ada sedikit perubahan, yaitu nilai yang terdapat pada ruas urutan pertama pada basis data FoxBase (NAMA) masuk ke dalam ruas urutan kedua pada basis data CDS/ISIS (NAMA atau TAG 20).  Sebaliknya nilai yang terdapat pada ruas urutan kedua pada basis data FoxBase (NO_MHS) akan dipindahkan ke dalam ruas pertama pada basis data CDS/ISIS (ruas 10).

5.Untuk mengatur pemindahan data dengan syarat seperti pada langkah 4 diatas, perlu dibuat sebuah berkas berekstensi FST (misalnya PINDAH.FST) dengan menggunakan program EDITOR (misalnya EDIT di DOS atau NOTEPAD di Windows).  Isi berkas itu misalnya adalah sebagai berikut:
  10 0 V2
  20 0 V1
  30 0 V3
  40 0 V5

Keterangan:
Baris pertama tertulis   "10 0 V2"  (angka SEPULUH lalu SPASI lalu angka NOL lalu tulisan V2).
Ini berarti bahwa ketika proses konversi dilakukan, maka nilai yang ada di dalam ruas kedua dari basis data dBase/FoxBase  (nomor mahasiswa) akan dipindahkan  ke dalam ruas 10 (nomor mahasiswa) pada basis data CDS/ISIS.
Baris kedua berarti nilai dalam ruas pertama (nama mahasiswa) dari basis data dBase/FoxBase akan dipindahkan ke ruas 20 (nama mahasiswa) pada basis data CDS/ISIS. 
Baris ketiga berarti nilai dalam ruas ketiga (alamat) dari basis data dBase/FoxBase akan dipindahkan ke ruas 30 (alamat) pada basis data CDS/ISIS.
Sedangkan ruas keempat dari basis data dBase/FoxBase (jurusan) tidak dipindahkan ke basis data CDS/ISIS.  Tetapi isi ruas kelima dari dBase/FoxBase akan dipindahkan ke ruas 40 (fakultas) dalam basis data CDS/ISIS.

6.Selanjutnya salin berkas PINDAH.FST ini ke dalam direktori yang sama dengan berkas program DB3ISO.COM dan berkas MHS.DBF.  Misalnya di dalam direktori KONVERSI.

7.Sekarang jalankan program DB3ISO dengan mengetik DB3ISO lalu tekan ENTER

8.Tekan E untuk memulai proses konversi
9.Ketika ditanyakan nama basis data, ketik MHS.DBF lalu tekan ENTER

10.Ketika ditanyakan OUTPUT ISO FILE yang akan dihasilkan, ketik saja HASIL.ISO, lalu tekan ENTER

11.Ketika ditanyakan INPUT FST FILE, ketik PINDAH.FST lalu tekan ENTER

12.Ketika ditanyakan kode pembatas ruas (Field Delimitter), ketik saja # (hash) lalu tekan ENTER

13.Ketika ditanyakan kode pembatas cantuman (Record delimitter), ketik saja ~ (tilde) lalu tekan ENTER

14.Ketika ditanyakan mulai dari nomor berapa, tekan saja ENTER

15.Ketika ditanyakan nomor terakhir berapa, tekan saja ENTER

16.Ketika ditanyakan RENUMBER FROM, tekan saja ENTER

17.Lalu tekan X untuk KELUAR

18.Sekarang berkas HASIL.ISO sudah terbentuk di dalam direktori KONVERSI siap untuk diimporkan ke basis data USER pada CDS/ISIS.

19.Langkah selanjutnya adalah menjalankan program CDS/ISIS dan membuka basis data USER (yang akan menampung data Mahasiswa dari basis data MHS.DBF)

20.Lakukan proses impor data dalam CDS/ISIS seperti biasa.  Nama berkas ISO yang akan diimpor adalah HASIL.ISO yang terletak di direktori KONVERSI.

21.Jangan lupa setelah selesai proses impor agar data dapat ditelusur, maka lakukan pengindeksan lengkap (Full).

   Sesungguhnya data dari basis data yang dibuat dengan MS-ACCESS atau EXCEL dapat pula dikonversi ke dalam CDS/ISIS.  Tekniknya sama saja dengan konversi data dari basis data dBase/FoxBase ke CDS/ISIS.   Hanya saja data dari ACCESS atau EXCEL tersebut perlu di-save-as dulu ke dalam format DBF.  Setelah itu langkah-langkah diatas dilakukan.  Selamat mencoba! Semoga sukses!