Virtual Library dan Kemungkinan Implementasinya di RisTI sebagai Salah Satu Institusi Riset di Indonesia : Sebuah Konsep Umum

Virtual library didefinisikan sebagai pusat informasi yang mengumpulkan informasi ataupun koleksi dalam bentuk digital. Dari arti kata secara langsung Virtual library dapat diartikan sebagai perpustakaan maya dimana secara fisik fasilitas/gedung perpustakaan yang di maksud tidak ada tetapi perpustakaan tersebut bisa menampung ataupun menyajikan fasilitas-fasilitas yang biasa disediakan oleh perpustakaan yang konvensional.
 
Kemungkinan Pengimplementasian di RisTI
     Divisi RisTI dalam hal ini laboratorium TeleEducation berencana mengembangkan Virtual library yang didalamnya memuat koleksi dan resource yang dibutuhkan untuk keperluan  distance learning khususnya web learning tetapi tidak menutup kemungkinan lain bahwa virtual library tersebut akan digunakan pula untuk kepentingan yang lain yang menunjang kelancaran kegiatan-kegiatan riset di Divisi RisTI. Sebetulnya apa pentingnya Divisi RisTI mengimplementasikan digital atau virtual library ini?
Seperti yang kita ketahui bahwa Divisi RisTI adalah salah satu lembaga riset teknologi informasi dan telekomunikasi   di Indonesia. Sejauh ini sudah banyak hasil penelitian-penelitian dari RisTI yang kurang diketahui orang. Demikian pula dengan spesifikasi teknis yang juga sudah banyak dihasilkan dan bahkan  beberapa diantaranya dikomersilkan. Informasi paten-paten yang dihasilkan oleh peneliti-peneliti di RisTI  sebaiknya  diketahui oleh publik beserta artikel-artikel hasil penelitiannya sebagai salah satu partisipasi  dari RisTI mencerdaskan kehidupan bangsa.
Tujuan
     Sebetulnya apa yang menjadi tujuan penerapan dari digital atau Virtual Library ini? Tujuannya tidak lain dan tidak bukan adalah untuk lebih memperkenalkan produk-produk hasil penelitian dari Divisi RisTI yang spesifik pada teknologi informasi dan telekomunikasi kepada masyarakat luas. Menambah kanal atau saluran informasi dan sales point bagi produk-produk RisTI yang bernilai jual tinggi. Dengan adanya kata-kata sales point maka di masa yang datang akan terjadi penggabungan antara e-commerce dan digital/virtual library.
 
Model Bisnis
Mungkin tidak seperti perpustakaan umum yang hanya mengandalkan anggaran dari pemerintah dan uang iuran bulanan, digital library/Virtual Library yang akan dibangun di RisTI ini mempunyai model bisnis yang agak berbeda dimana selain kita menyewakan dokumen-dokumen  dapat juga menjualnya secara elektronik ataupun tercetak. Untuk pemanfaatan koleksi perpustakaan ada dua kategori pelanggan berdasarkan pada hak akses yang diberikan. Pertama, public sevice dimana koleksi-koleksi tertentu dari digital library dapat diakses semua orang tanpa bayar. Yang kedua adalah private service dimana koleksi-koleksi tertentu disediakan untuk orang yang telah menjadi anggota dan dikenakan biaya untuk hal tersebut. Selain hal-hal diatas juga dimungkinkan orang dapat, membeli produk-produk berupa spesifikasi teknis secara online dan dalam bentuk digital seperti yang dilakukan
www.amazon.com tetapi dalam penyajian informasinya nanti akan dilakukan sesuai dengan kaidah-kaidah penyajian informasi perpustakaan. Model bisnis yang terakhir terbayang di benak penulis adalah pernahkah anda membayangkan untuk menyewakan gedung anda untuk disewa oleh apakah itu seorang kolektor atau institusi untuk digunakan sebagai perpustakaan? Sama halnya dengan dunia komputer pernahkah kita membayangkan untuk menyewakan megabyte-megabyte kita untuk digunakan orang lain atau institusi lain yang ingin menyimpan dan menyewakan buku-buku on-linenya?
 
Deskripsi
Kami telah mengidentifikasi beberapa aspek yang menurut pertimbangan kami merupakan hal penting dalam virtual library. Pengumpulan dan pengolahan data adalah salah satunya, dalam hal ini data yang dikumpulkan dalam berbagai bentuk dan format oleh karena itu diperlukan pengelompokan atau pengklasifikasian  data yang terkumpul. Format dan bentuk content yang terkumpul dapat berupa artikel, jurnal, white paper, presentasi, majalah on-line, e-book dalam format word, pdf, HTML, dan lain-lain. Setelah pengumpulan data selesai dilakukan maka selanjutnya adalah pengklasifikasian data. Pengelompokan sumber-sumber data ini berdasarkan nama penulisnya, nama pembicara apabila file tersebut merupakan file presentasi, berdasarkan kegiatan, ataupun berdasarkan topik dan judul. Dengan menggunakan data tersebut dipadukan dalam suatu sistem data base tertentu. Kemudian diperlukan suatu interface antara pengguna, operator, administrator dan data basenya sendiri oleh sehingga perlu dibuat beberapa fasilitas seperti fasilitas registrasi, services, support, fasilitas penelusuran data, dan lain-lain.
 
Pengumpulan dan Pengolahan Data
 
 
 
Koleksi-koleksi dalam virtual library ini seperti yang telihat dalam gambar. 1 merupakan kumpulan dari hasil-hasil penelitian, artikel yang pernah dibuat oleh para karyawan RisTI, presentasi, dokumen teknis, standar operasi perangkat, dan berbagai hal yang berhubungan dengan aktifitas RisTI. Setelah pengumpulan data sementara dilakukan selanjutnya dilakukan proses klasifikasi menurut standar seperti yang ada di perpustakaan konvensional. Ini dilakukan karena untuk menciptakan suatu lingkungan virtual library maka kita harus berangkat dari apa yang telah ada di perpustakaan konvensional. Setelah melakukan klasifikasi maka kita melakukan labelisasi terhadap koleksi. Apabila dalam sistem konvensional labelling ini dilakukan secara fisik dengan menempelkan label pada buku koleksi maka dalam virtual library karena bukunya sudah dalam bentuk digital maka cukup dibuat data base mengenai buku tersebut. Ini berarti satu proses (penyusunan data base terhadap digital collection) dapat menggantikan dua pekerjaan, labelling dan katalogisasi.
 
Konsep Global Pencarian Informasi
 
 
Gambar di atas adalah menunjukkan alur pencarian informasi dalam virtual library yang akan dikembangkan. Dari gambar sederhana diatas dapat dilihat alur pencarian informasi dimulai dengan proses searching, dengan fasilitas search engine yang ada para pengakses bisa mencari informasi berdasarkan topik, penulis, event, judul, dan yang lainnya. Setelah itu apabila informasi yang dicari ditemukan akan terjadi transaksi antara operator dengan pengakses setelah transaksi selesai maka dilakukan proses delivery. Proses delivery ini tentu saja dilakukan secara on-line  karena koleksi-koleksi yang tersimpan memang sudah didigitalisasi atau sudah dalam format digital.
 
Konfigurasi Dasar
 
 
 
 
Adapun konfigurasi dasar dari virtual library tersebut adalah seperti yang diperlihatkan pada gambar 3 diatas. Dari sisi penyelenggara harus ada fasilitas kontrol akses untuk masalah authorisasi user. Fasilitas untuk pencarian informasi juga harus disediakan untuk mempermudah user mengakses informasi yang diperlukan. Untuk pengklasifikasian data yang terkumpul maka diperlukan suatu manajemen data yang baik. Untuk kepentingan operasional setidaknya harus ada yang berfungsi sebagai operator dan administrator.
 
Data Base
Data base adalah sekumpulan informasi yang diatur sedemikian rupa sehingga para pengguna informasi dapat menggunakan informasi yang tersedia dengan mudah dan tepat. Dalam virtual library ini ada dua buah data base yang dianggap sangat penting, yaitu: data base pelanggan dan data base content.
Data yang diperlukan untuk membentuk suatu data base pelanggan adalah sebagai berikut;
1. Nama
2. Nomor Identitas
3. Instansi
4. Alamat Rumah
5. Alamat Kantor
6. Kota
7. Kode Pos
8. Telepon/Fax
9. Alamat e-mail
10. Nomor Anggota
Sedangkan untuk data base content formatnya diadaptasi dari suatu format cataloging yang biasa dipakai di perpustakaan-perpustakaan di Indonesia yaitu INDOMARC (INDOMARC ini merupakan adaptasi dari USMARC) selain itu juga didasari oleh Dublin Core yang merupakan salah satu standard yang diusulkan untuk masalah katalogisasi information resources di Internet.
 
Sumber Koleksi/Materi
Sumber koleksi dari virtual library ini secara umum berasal dari :
1. Digital Material
Digital material adalah content format awalnya yang sudah dalam bentuk format digital. Oleh karena itu tidak diperlukan lagi proses digitalisasi dari content tersebut.
2. Digitized Material
Digitized material adalah content yang format awalnya tidak dalam bentuk digital sehingga diperlukan suatu proses digitalisasi untuk mengubah format tersebut ke dalam format digital.
Untuk itu diperlukan suatu alat yang berfungsi sebagai alat untuk mengubah format yang non digital ke format digital.
Uraian proses digitalisasi, sbb:
 
 
 
Jenis Format Digital
Jenis format digital tidak terpaku pada standar tertentu tetapi yang paling penting adalah koleksi tersebut dapat dibuka melalui browser, dapat diakses melalui berbagai platform, dan sedapat mungkin ukuran filenya tidak  besar. Berikut adalah jenis-jenis format digital yang telah penulis identifikasikan. Jenis Format Digital :
1. Text
Format: .DOC .TXT .PDF .RTF
2. Images
Format: .BMP .TIF . GIF .JPEG .WMF
3. Animation
Format: .ANI .FLI .SWF
4. Video
Format: .AVI .MOV .MPG
5. Audio
Format: .WAV .MID .SND .AUD
6. Web Pages
Format: .HTM .HTML
7. Programs
Format: .COM .EXE
 
Layanan Pustaka
Layanan adalah salah satu aspek yang paling penting dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu harus didefinisikan dan diklasifikasi dengan jelas menurut kategori-kategori tertentu.
Berdasarkan penggunanya layanan-layanan yang diberikan oleh Virtual Library ini dibagi tiga jenis:
Untuk pengguna
–   Download free material
–   Information Center.
–   Resource Learning Center
–   Consultation
–   on line Seminar
–   Web Catalogue
–   User Education
–   Reservation on-line
–   on-line purchasing
–   Interlibrary Loan
–   Reservasi on-line
 
Untuk Administrator
·    Otoritas untuk merubah status pengguna perpustakaan
·    Mengubah data konsumen
·    Mengupdate koleksi perpustakaan
·    Menjaga kondisi koleksi
 
Untuk Operator
·    Otoritas Untuk mengubah status anggota atau pelanggan perpustakaan
·    Melihat status content
·    Mengupdate data pelanggan
 
Ada 2 layanan yang dapat diberikan berdasarkan segmentasi pelanggan :
1.  Public Collection
koleksi-koleksi yang dianggap pantas untuk diketahui umum sehingga siapapun dapat mengakses materi ini.
2.  Private Collection
koleksi-koleksi yang dapat diakses oleh orang tertentu saja yang    mempunyai otoritas untuk mengaksesnya.
 
Sedangkan segmentasi pelanggannya sendiri adalah sebagai berikut:
– Anggota
– Dapat mendapatkan semua informasi yang ada di Virtual Library dan dapat melakukan transaksi perpustakaan
– Non Anggota
– Hanya dapat melihat isi katalog dari virtual library dan tidak dapat melakukan transaksi perpustakaan.
 
Security System:
1.User Authentication.
Sebelum dapat mengakses layanan-layanan yang diberikan oleh virtual library maka akan dilalui terlebih dahulu proses authentikasi. Tujuan dari authentikasi ini adalah untuk menjaga supaya hanya orang yang mempunyai hak akses saja yang bisa mendapatkan layanan virtual library
2.User Authorization
Authorization level:
· Otorisasi Non Anggota
· Otorisasi Anggota
· Operator
· Administrator
 
Standard
1.Material Description.
Bibiliographic : MARC, Dublin Core
2.User Access
Terdapat dua metode akses yang bisa dilakukan oleh pengguna dalam mengakses sistem informasi perpustakaan. Pertama adalah melalui dedicated line dan yang kedua adalah melalui Public Network. Dan dalam virtual library yang dibahas disini akses yang digunakan adalah memalui jaringan publik. Terdapat dua standard dalam system akses informasi yang ada pertama adalah standar HTTP untuk web dan lainnya untuk Information Retrieval System : Z39.50. Meskipun keduanya merupakan standar yang berbeda tetapi keduanya bisa dibuat berfungsi sama dalam melakukan searching dan display. Untuk akses melalui web standard HTTP yang diperlukan dan untuk akses ke library yang operating sistemnya berbeda maka standard Z39.50 diperlukan.
3.Communication System
TCP/IP adalah standar yang akan digunakan dalam proses komunikasinya. Ini adalah standar jaringan paket data yang sudah diterima oleh publik dan diterapkan secara luas.
 
Keuntungan Virtual Library:
1.  Satu file Resources atau content bisa diakses secara bersama-sama .
2.  Tidak diperlukan lagi investasi untuk pembangunan gedung yang besar untuk menampung jumlah koleksi sedemikian banyak. Hal ini disebabkan semua koleksi sudah dalam format digital dan disimpan dalam harddisk yang berkapasitas besar. Jika kapasitas harddisk kurang, tinggal ditambah/diupgrade kapasitasnya. Selain itu biaya perawatan dari gedung otomatis hilang karena sudah tidak ada gedung dalam virtual library ini. Biaya operasional yang mungkin harus dikeluarkan adalah biaya perawatan perangkat komputer dan biaya jaringan.
3.  Dengan adanya Virtual Library ini maka tidak diperlukan lagi bangunan-bangunan secara fisik karena semua koleksi sudah dalam bentuk digital dan tidak berbentuk fisik lagi. Demikian pula bagi pustakawan tidak perlu lagi mengulang-ulang jawaban terhadap pertanyaan yang sama karena virtual library menyediakan seluruh fasilitas yang bisa menjawab pertanyaan pelanggan secara on line.
4.  Produktifitas.
 
Kesimpulan.
Penerapan Virtual Library akan sangat membantu dalam proses riset di RisTI terutama dalam hal penyimpanan dan penyimpanan hasil riset secara terpusat dan dapat diakses oleh semua warga RisTI kapan saja, dimana saja, oleh siapa saja bahkan pada saat yang bersamaan. Selain itu juga diharapkan dapat memasyarakatkan hasil-hasil penelitian yang dilakukan kepada masyarakat.
Firman Gunawan
Lab. Teleeducation
Distance Learning System Analyst
Saat ini sedang mengkaji masalah teknologi Distance Learning terutama untuk Web based Learning, desktop conference, dan Virtual Library
Bergabung di Lab Teleeducation Divisi RisTI PT TELKOM sejak Mei 1998.