Istilah Perpustakaan Dijital sendiri memiliki arti yang luas dalam pengelolaan koleksi suatu perpustakaan. Proses yang dilalui tidak hanya mengubah bentuk koleksi tercetak ke dalam bentuk elektronik tetapi juga penggunaan software-software yang banyak ditawarkan untuk memanfaatkan secara maksimal hasil pengalihmediaan koleksi tersebut untuk pelayanan kepada masyarakat luas. Seluruh proses kegiatan tersebut saling berhubungan dalam pengembangan sebuah Perpustakaan Dijital.

Pendahuluan

Pada era perkembangan teknologi informasi saat ini, istilah Perpustakaan Dijital (Digital Library) bukan merupakan hal yang baru bagi sebuah perpustakaan. Bahkan sebagian besar perpustakaan sudah beralih bentuk dari perpustakaan tradisional yang mengolah dan memberikan layanan secara manual ke arah perpustakaan yang memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi dalam pengolahan bahan pustaka dan pemberian layanan kepada masyarakat. Perpustakaan modern ini banyak disebut sebagai Perpustakaan Dijital.

Istilah Perpustakaan Dijital sendiri memiliki arti yang luas dalam pengelolaan koleksi suatu perpustakaan. Proses yang dilalui tidak hanya mengubah bentuk koleksi tercetak ke dalam bentuk elektronik tetapi juga penggunaan software-software yang banyak ditawarkan untuk memanfaatkan secara maksimal hasil pengalihmediaan koleksi tersebut untuk pelayanan kepada masyarakat luas. Seluruh proses kegiatan tersebut saling berhubungan dalam pengembangan sebuah Perpustakaan Dijital.

Sebelum membuat sebuah Perpustakaan Dijital, maka suatu perpustakaan harus mengumpulkan terlebih dahulu seluruh bahan pustaka yang akan dialihmediakan ke bentuk elektronik dan seluruh bahan pustaka yang telah berbentuk elektronik untuk disesuaikan formatnya agar dapat dibaca dan dimanfaatkan melalui sarana Perpustakaan Dijital (Harter, 1997).

Salah satu jenis bahan pustaka yang seharusnya diperhatikan dan diolah dengan baik adalah Grey Literature. Bahan pustaka ini memiliki isi dan manfaat yang penting dalam tahap-tahap perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Hal ini karena bahan pustaka ini bersifat khusus dan merupakan kekayaan intelektual suatu organisasi, lembaga pemerintah dan badan pengkajian IPTEK lainnya.

Perkembangan Perpustakaan Dijital

Sebelum kita memasuki pokok pembahasan mengenai pemanfaatan perpustakaan dijital untuk meningkatkan pemanfaatan grey literature, maka sebaiknya kita bisa memahami terlebih dahulu pengertian perpustakaan yang berkembang saat ini. Dunia perpustakaan banyak mengalami perubahan dalam perjalanannya. Perkembangan yang terjadi telah membagi perpustakaan menjadi beberapa jenis, antara lain adalah :

1.            Perpustakaan Tradisional Perpustakaan tradisional merupakan perpustakaan yang mengolah bahan pustaka dan memberikan layanan terbatas. Bahan pustaka hanya dicatat dan disimpan dalam rak tanpa dibuatkan katalog. Pelayanan perpustakaan ini hanya sebatas mencatat peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.

2.            Perpustakaan Semi Modern Perpustakaan Semi Modern adalah perpustakaan yang telah mengolah bahan pustaka sesuai dengan standar pengolahan dan pelayanan diberikan sesuai standar pelayanan perpustakaan. 

3.            Perpustakaan Modern

Perpustakaan modern adalah perpustakaan yang telah terkomputerisasi untuk seluruh kegiatan pengolahan, pelayanan dan penyebarluasan informasi bahan pustaka yang dimilikinya. Perpustakaan jenis ini biasanya telah memiliki Online Public Access Catalogue (OPAC).

4.            Perpustakaan Elektronik (Electronic Libray) Perpustakaan Elektronik merupakan sebuah perpustakaan yang memiliki koleksi berupa bahan pustaka elektronik dan bahan pustaka yang memerlukan perangkat elektronik untuk menggunakannya, misal kaset video.

5.            Perpustakaan Dijital (Digital Library) Perpustakaan ini merupakan pengembangan dari perpustakaan modern dan perpustakaan elektronik. Jenis perpustakaan ini telah mengubah sebagian atau seluruh bahan pustaka tercetak                yang dimilikinya ke dalam bentuk file elektronik. .Semua bahan pustaka yang telah dialihmediakan kemudian diolah dan disajikan dalam bentuk elektronik sehingga mudah diakses di mana saja dan kapan saja diperlukan selama perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan tersedia.

6. Perpustakaan Maya (Virtual Library) Perpustakaan jenis ini merupakan pengembangan selanjutnya dari perpustakaan elektronik dan perpustakaan dijital apabila perpustakaan tersebut hanya ada secara maya. Misalnya, perpustakaan maya dapat memiliki berbagai bahan pustaka dari berbagai perpustakaan dimana perpustakaan maya tersebut hanya mengorganisasi bahan pustaka tersebut dengan menggunakan komputer jejaring. Contoh perpustakaan maya adalah Networked Computer Science Technical Reports Library (NCSTRL)

Konsep Dasar dan Pengertian Perpustakaan Dijital

Untuk mengetahui mengapa perpustakaan dijital yang dipilih oleh penulis dalam pengelolaan dan pelayanan koleksil grey literature maka kita harus memhami terlebih dahulu mengenai konsep dasar Perpustakaan Dijital. Ada beberapa konsep mengenai Perpustakaan Dijital, antara lain: Digital Library (DL) is a possibly virtual organization that comprehensively collects, manages, and preserves for the long term rich digital content, and offers to its user communities specialized functionality on that content, of measurable quality and according to codified policies. (Candela, 2007).

Digital libraries are organizations that provide the resources, including the specialized staff, to select, structure, offer intellectual access to, interpret, distribute, preserve the integrity of, and ensure the persistence over time of collections of digital works so that they are readily and economically available for use by a defined community or set of communities (Digital Library Federation, 1998).

Karakteristik perpustakaan dijital

Ada beberapa karakteristik perpustakaan digital ( Arms, 1995; Graham, 1995a; Chepesuik, 1997; Lynch and Garcia-Molina, 1995), yaitu :

1.            Perpustakaan digital merupakan pengembangan perpustakaan tradisional yang memiliki koleksi dijital dan koleksi tradisional baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik the digital.

Perpustakaan Elektronik (Electronic Libray) Perpustakaan Elektronik merupakan sebuah perpustakaan yang memiliki koleksi berupa bahan pustaka elektronik dan bahan pustaka yang memerlukan

perangkat elektronik untuk menggunakannya, misal kaset video.

2.            Perpustakaan dijital meliputi koleksi digital, semua proses dan layanan yang merupakan inti kegiatan dan sistem perpustakaan. 

3.            Perpustakaan dijital menyediakan semua informasi yang saling berkaitan dalam segala format penyajian.

4.            Perpustakaan dijital memberikan layanan kepada masyarakat tertentu meskipun masyarakat tersebut tersebar luas melalui suatu jejaring.

5.            Perpustakaan dijital membutuhkan keahlian pustakawan dan keahlian para ahli komputer.

Aspek yang Mempengaruhi Perpustakaan Dijital

Sebuah perpustakaan tentu saja memiliki visi dan misi tertentu dalam melakukan seluruh kegiatan dan bahan pustaka yang dimilikinya. Pengembangan dari perpustakaan tradisional ke perpustakaan dijital tentu saja harus memperhatikan beberapa aspek yang berkaitan, yaitu kebijakan badan induknya, perencanaan strategis, HAKI, koleksi yang dimiliki, infrastruktur yang diperlukan {software, hardware dan jaringan), kesiapan sumberdaya manusia, pendanaan, kerjasama dengan instansi lain, standar operasional prosedur setiap tahap kegiatan alih media, pengolahan dan pelayanan.

Koleksi Grey Literature

Sebuah perpustakaan tentu saja memiliki banyak jenis koleksi. Salah satu jenis koleksi yang dimiliki perpustakaan adalah grey literature. Istilah grey literature dapat diterjemahkan dalam istilah literatur kelabu, namun dalam makalah ini penulis akan menggunakan istilah grey literature. Hal ini karena istilah "grey" dalam grey literature memiliki banyak hubungan dengan sel abu-abu dalam otak manusia yang berarti memiliki kekayaan intelektual yang tinggi dan siginifikan untuk penelitian dan pengembangan dalam berbagai subyek penelitian (Mason,2010).

Menurut Hitler, grey literature is the quasi-printed reports, unpublished but circulated papers, unpublished proceedings of conferences, printed programs from conferences, and the other non- unique material which seems to constitute the bulk of our modern manuscript collections (Hirtle 1991). Pada Konferensi Internasional "Grey literature" ketiga di Luxembourg tahun 1997 disepakati bahwa pengertian Grey Literature adalah : "Grey Literature is that which is produced at all levels by government, academia, business, and industries, both of in print and electronic formats but which is not controlled by commercial publishing interest and where is the publishing, is not the primary activity of the organization (Farace, 1997)". Hal ini berarti bahwa grey literature merupakan seluruh terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, lembaga pendidikan, kalangan bisnis dan industri, baik dalam format tercetak maupun format elektronik, tetapi tidak dikendalikan oleh kepentingan komersial dan kegiatan publikasinya bukan merupakan kegiatan utama organisasinya. Contohnya adalah kebijakan pemerintah, laporan suatu perusahaan, skripsi, tesis, disertasi, hasil suatu kajian, studi kelayakan, laporan penelitian dan sebagainya.

Grey literature merupakan sumber informasi penting. Meskipun tidak bersifat ilmiah, namun grey literature dihasilkan oleh peneliti dan praktisi di bidangnya. Seringkali grey literature hasil penelitian dihasilkan secara cepat, fleksibel dan lebih rinci dari jenis grey literature lainnya. Grey literature menyajikan para peneliti dan pembaca beberapa kesimpulan, fakta, data statistik dan data lainnya yang komprehensif dari topik penelitian yang mereka butuhkan (Weintraub, 2010).

Dahulu bahan pustaka ini sebagian besar berbentuk tercetak seperti buku panduan, manual, dan sumber informasi lain yang menjadi dasar konsultasi. Namun saat ini grey literature banyakyang telah berbentuk elektronik seperti CD ROM dan web, contohnya Grey Net: Grey Literature Network Service yang bermanfaat bagi mahasiswa, pustakawan, penerbit dan peneliti dalam melakukan kegiatan penelitiannya, penggunaan dan pembuatan grey literature tersebut.

Jenis - jenis Grey Literature

Menurut Sakaguchi, bentuk dan karakteristik grey literature adalah memiliki format yang tidak standar, penyebarluasan informasi yang dikandungnya tidak konvensional, tidak ada kontrol bibliografi, siklus penggunaanya hanya sebentar (Sakaguchi, 1999). Jenis grey literature terdiri dari tesis, disertasi, hasil sensus, pangkalan data hasil penelitian, komunikasi informal misal rapat, prosiding dan abstrak penelitian, newletter, laporan penelitian, laporan teknis dan hasil terjemahan. (Helmer, 2001).

Dalam perkembangannya grey literature dapat menjadi beberapa jenis, yaitu :

1.            Grey Literature yang dihasilkan oleh suatu lembaga pemerintah, organisasi profesional, pusat-pusat penelitian, universitas, lembaga masyarakat, kelompok khusus dan asosiasi serta perkumpulan masyarakat yang memiliki tujuan untuk menyebarluaskan informasi terbaru kepada masyarakat luas.

2.            Grey Literature yang diterbitkan oleh organisasi profesional berupa terbitan khusus, fact sheets, buletin dan prosiding konferensi yang berisi kesimpulan dari hasil-hasil penelitian dan berisi tambahan informasi yang lengkap mengenai kerangka pengetahuan.

3. Grey Literature yang diterbitkan oleh organisasi non profit dan kelompok tertentu dengan tujuan memberikan informasi kepada anggotanya. Contohnya newsletter dan publikasi khusus.

Manfaat Grey Literature

Beberapa manfaat dari Grey Literature adalah :

1.            Sarana komunikasi peneliti

Pencarian ilmu pengetahuan ilmiah merupakan sebuah proses evolusi dari penambahan, perubahan dan penemuan dari pengetahuan baru. Jurnal-jurnal ilmiah yang telah direview oleh para editor ahli merupakan sarana komunikasi bagi masyarakat ilmiah untuk mempublikasikan dan memaparkan hasil-hasil penelitian terbaru kepada para koleganya.

2.            Sarana penyebarluasan Informasi Ilmiah Bahan pustaka ini dapat diakses secara cepat, memiliki fleksibilitas yang luas dan kemungkinan lebih detail informasi yang dimilikinya bila diperlukan.

3.            Sarana penyajian informasi ilmiah yang lebih komprehensif

Dengan memanfaatkan grey literature maka para peneliti akan dapat menemukan kesimpulan- kesimpulan penelitian ilmiah, fakta-fakta ilmiah, statistik, dan data-data lain mengenai penelitian ilmiah yang diperlukan.

Pengolahan Grey Literature

Salah satu permasalahan dalam mengembangkan perpustakaan dijital adalah pengolahan koleksi dijital yang dapat dirasakan manfaatnya oleh pemustaka. Menurut Cleveland, ada tiga metode pengolahan koleksi tercetak ke bentuk dijital, yaitu :

1.            Dijitalisasi, yaitu mengubah bentuk tercetak / media lain ke bentuk dijital

2.            Pengadaan bahan pustaka berbentuk dijital yang dihasilkan oleh peneliti dan penerbit lainnya. Contohnya e-book dan e-journals

3.            Akses ke bahan pustaka dijital yang ada di perpustakaan atau pusat informasi lain melalui website dan server penerbit (Cleveland, 1998)

Untuk memulai kegiatan pengolahan koleksi grey literature maka perlu dibuatkan perancangan sistem dijitalisasi grey literature.Perancangan sistem digitalisasi Grey Literature bertujuan untuk memudahkan pengelolaan file elektronik dokumen grey literature, menghemat ruang penyimpanan dan perawatan dokumen grey literature yang selama ini disimpan dalam format tercetak, memudahkan penyebaran dan akses terhadap dokumen grey literature bagi pengguna perpustakaan (Ishak, 2005) Pengolahan bahan pustaka ini tidak berbeda dengan standar pengolahan bahan pustaka lainnya. Di perpustakaan dijital bahan pustaka ini dialihmediakan dalam bentuk format dijital agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pemustaka.

Adapun tahap-tahap kegiatan dalam mengelola bahan pustaka berupa grey literature adalah :

1.            Menyiapkan pangkalan data sesuai standar perpustakaan dijital.

Pustakawan terlebih dahulu harus mendesain dan membuat pangkalan data. Apabila pustakawan menemui kesulitan dalam pembuatan pangkalan data ini maka dapat meminta bantuan kepada tim IT yang ada di dalam organisasi yang menaunginya. Pustakawan juga dapat memanfaatkan software-software yang telah dikembangkan oleh perpustakaan dijital lainnya.

2.            Memilah grey literature yang dimilikinya. Pemilahan ini dapat dilakukan dengan memberikan prioritas kepada grey literature yang paling penting bagi masyarakat organisasi dalam kegiatan penelitian dan pengembangan IPTEK.

3.            Mendata kembali grey literature.

Menurut Augur, permasalahan yang muncul pada saat pengolahan grey literature adalah kontrol dan informasi bibliografi yang sedikit, format dan bentuk yang tidak profesional, penerapan kontrol bibliografi melalui ISBN, ISSN, dan nomor laporan yang penting namun tidak terorganisasi, dan sedikit dicetak untuk masyarakat umum (Augur, 1989). Oleh karena itu seluruh grey literaturetyang terpilih kemudian dilengkapi data bibliografinya dan dimasukkan dalam pangkalan data inventarisasi atau pengadaan. Hal ini untuk mengetahui jumlah keseluruhan grey literature yang akan diolah.

4.            Mengolah grey literature.

Setelah melakukan inventarisasi bahan pustaka, maka pustakawan kemudian melakukan pengolahan sesuai standar perpustakaan, yaitu menentukan nomor klasifikasi, membuat data bibliografi, memasukan data bibliografi lengkap dengan nomor klasifikasi ke dalam pangkalan data pengolahan, menentukan kata kunci, subyek, membuat abstrak dan memasukan data lainnya sesuai dengan format dalam pangkalan data yang telah dibuat.

5.            Melakukan alih media grey literature tercetak ke dalam bentuk dijital.

Grey literature yang telah didata pada pangkalan data pengolahan kemudian dialihmediakan ke dalam format dijital. Untuk bahan pustaka yang berbentuk tercetak dapat dilakukan dengan melakukan scanning dan menyimpannya sesuai format yang telah ditetapkan.

6.            Melakukan pengeditan hasil alih media.

Hasil dari scanning grey literature yang belum bersih dan rapi memerlukan tahap pengeditan. Hal ini agar hasil yang nantinya tampil pada pangkalan data dapat terbaca dengan baik oleh pemustaka. Pengeditan juga dilakukan dengan memberikan water mark tertentu dan security sebagai tanda bahwa bahan pustaka tersebut milik perpustakaan tertentu dan untuk mendapatkan fulltext grey literature yang diinginkan.

7.            Melakukan up load data lengkap sesuai pada katalog.

Grey Literature yang telah diedit kemudian di up load sesuai dengan data bibliografinya pada pangkalan data pengolahan.

8.            Melakukan uji coba penelusuran data yang lengkap pada katalog.

Pustakawan dapat melakukan uji coba penelusuran kembali grey literature yang telah lengkap teks dan data bibliografinya melalui katalog perpustakaan. Kegiatan ini untuk melakukan evaluasi penelusuran dan hasil penelusuran yang dapat diakses oleh pemustaka.

9.            Melakukan evaluasi pangkalan data . Evaluasi juga dilakukan pada pangkalan data oleh pustakawan dan tim IT. Hal ini karena pustakawan merupakan pemakai pangkalan data sehingga pangkalan data tersebut diharapkan user friendly dan dapat memaksimalkan pekerjaan pustakawan.

Pelayanan Grey Literature

Penelusuran kembali grey literature tidaklah semudah yang diperkirakan pustakawan karena banyak grey literature yang belum diolah dan disimpan dengan benar. Para peneliti dan penulis grey literature masih banyak yang menganggap bahwa biaya penerbitan suatu hasil karya ilmiah sangat mahal sehingga mereka menyebarluaskannya melalui jejaring antar mereka, baik dalam bentuk Desk-top publishing packages atau Adobe® Acrobat Portable Document Files (PDF). Dengan demikian maka dapat mengurangi biaya penerbitan dan percetakan, namun ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu menjaga agar informasi yang ada dalam web site selalu terkini, diindeks dengan baik dan dapat ditelusur. Untuk itu maka diperlukan bantuan pustakawan dan perpustakaan dijital untuk dapat mengolah dan mempublikasikan grey literature yang telah dihasilkan oleh para peneliti, pengambil keputusan dan penulis lainnya agar dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas.

Pelayanan yang dapat diberikan bagi pemustaka untuk memanfaatkan grey literature adalah:

1.            Layanan penyimpanan dan pengolahan grey literature

Jenis layanan ini memberikan kemudahan bagi masyarakat organisasi untuk menyimpan bahan pustaka mereka yang penting bagi organisasi di perpustakaan. Layanan ini dapat dilakukan secara proaktif oleh pustakawan dengan mendatangi para peneliti di lingkungan organisasi dan mendata bahan pustaka yang akan disimpan di perpustakaan. Cara lain adalah dengan memberitahukan kepada para peneliti agar mereka dengan sukarela menyerahkan bahan pustaka yang penting bagi perkembangan kegiatan organisasi ke perpustakaan untuk disimpan dan dimanfaatkan secara maksimal sevagai bahan referensi kegiatan penelitian dan pengembangan IPTEK selanjutnya.

2.            Layanan temu kembali dan penelusuran Layanan ini diberikan kepada para pemustaka yang ingin mencari grey literature yang ada di perpustakaan. Pustakawan secara aktif melakukan penelusuran dan mendistribusikan kepada pemustaka yang memesan bahan pustaka tersebut.

3.            Layanan download informasi

Layanan ini dilakukan melalui sarana penelusuran online yang disediakan perpustakaan. Para pemustaka dari berbagai tempat dapat mengambil informasi yang diperlukan tanpa harus datang ke perpustakaan. Biasanya pemustaka diwajibkan mendaftar terlebih dahulu ke perpustakaan yang akan diambil data elektroniknya. Hal ini bermanfaat bagi perpustakaan untuk membuat statistik pemanfaatan bahan pustaka dan menyeleksi bahan pustaka mana yang dapat diakses secara bebas dan bahan pustaka apa saja yang bersifat tertutup bagi masyarakat luas atau rahasia organisasi.

4.            Layanan terseleksi

Layanan seleksi biasanya diberikan sesuai dengan permintaan penelusuran mengenai suatu bidang atau subyek penelitian tertentu yang dibutuhkan pemustaka sehubungan dengan grey literature yang dimiliki perpustakaan.

Penyebarluasan Grey Literature di Indonesia

Grey literature yang telah dihasilkan oleh suatu lembaga merupakan harta karun intelektual yang tak ternilai harganya. Begitu banyak waktu dan biaya yang telah dikeluarkan oleh lembaga maupun perorangan untuk menghasilkan sebuah grey literature. Namun dalam perjalanannya masih banyak permasalahan yang timbul dalam penyebarluasan grey literature kepada masyarakat agar masyarakat dapat memanfaatkannya secara maksimal.

Beberapa permasalahan yang menyebabkan terhambatnya penyebarluasan grey literature pada masyarakat adalah :

1.            Bila kita mencermati maka kita akan menemukan bahwa banyak sekali grey literature yang dihasilkan oleh lembaga-lembaga pemerintah, lembaga pendidikan, organisasi masyarakat dan organisasi bisnis yang tidak tersimpan dan terolah dengan baik seakan-akan grey literature tersebut bukan merupakan kekayaan intelektual yang penting untuk kelanjutan kegiatan lembaga tersebut dan kegiatan masyarakat luas.

2.            Masyarakat umum dan pemustaka khususnya menemui kesulitan mendapatkan kembali grey literature yang telah diterbitkan. Hal ini tentu saja tidak mendukung Undang-undang RI nomor 14 tahun 2007 mengenai Keterbukaan Informasi Publik, Undang-undang RI Nomor 4 tahun 1990 tentang serah terima karya cetak dan karya rekam dan Keputusan Kementrian Riset dan Teknologi Nomor.44 /M/Kp/III/2000 tentang Penyampaian Literature Kelabu (Grey Literature) yang berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi.

3.            Lembaga-lembaga penghasil grey literature tidak memiliki sistem informasi penyimpanan dan pengelolaan yang sistematis dan terintegrasi untuk koleksi grey literature. Ketiadaan sistem ini bisa disebabkan oleh tidak adanya sumberdaya manusia yang ahli di bidang teknologi informasi, dana yang tidak cukup, sarana dan prasarana yang kurang mendukung dan kebijakan pimpinan yang tidak tegas mengenai pengembangan perpustakaan yang dimilikinya.

4.            Antar sesama lembaga tidak ada kerjasama dalam

penyebarluasan karya grey literature yang mereka miliki. Hal ini dapat disebabkan karena tidak adanya kepercayaan antar lembaga untuk saling berbagi sumber informasi.

5. Para penulis, peneliti, perekayasa dan penghasil grey literature tidak mau menyimpan, mengolah dan menyebarluaskan hasil karya mereka karena beberapa alasan, antara lain: takut akan terjadi plagiarisme karya intelektual mereka, hasil karya tersebut sedang diajukan sebagai paten dan belum mendapat notifikasi dari lembaga paten, hasil karya tersebut kemungkinan merupakan hasil plagiarisme, dan hasil karya tersebut bukan merupakan karya ilmiah yang telah teruji.

Dari permasalahan yang dapat kita ketahui di atas maka untuk meningkatkan penyebarluasan dan pemanfaatan grey literature oleh masyarakat, perpustakaan dijital yang telah melakukan alih media koleksi grey literature yang dimilikinya dapat melakukan beberapa hal, yaitu menampilkan hasil pengolahan koleksi grey literature tersebut dalam web site yang dimilikinya secara full text, menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain untuk saling tukar informasi mengenai koleksi grey literature yang mereka miliki untuk menunjang kegiatan para pemustaka dan lembaga induknya, misalnya melalui ForumPerpustakaan Khusus, Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi, dan lain- lain, serta melakukan studi dan evaluasi mengenai sistem informasi yang dapatmenampung semua jenis informasi yang dimiliki oleh jejaringnya sehingga memudahkan pertukaran data dan penemuan kembali informasi.

Pengembangan Jejaring Grey Literature di Indonesia

Perkembangan kerjasama perpustakaan dijital pada masa sekarang ini telah menunjukkan hasil yang baik. Semakin banyak forum-forum perpustakaan yang telah terbentuk dan semakin banyaknya homepage perpustakaan yang bermunculan di dunia maya dengan menyediakan fasilitas koleksi dijital.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik semakin membuka jalan bagi perpustakaan untuk dapat mengumpulkan, mengolah dan menyebarluaskan sumber-sumber informasi grey literature kepada masyarakat. (Undang-Undang Republik Indonesia nomor 14 tahun 2008).

Untuk mewujudkan masyarakat yang semakin melek informasi, teknologi dan pengetahuan maka Perpustakaan Nasional merupakan lembaga yang tepat untuk mengkoordinasikan kegiatan pembentukan jejaring grey literatur di Indonesia. Hal ini karena Perpustakaan Nasional berfungsi adalah lembaga pemerintah non departemen dengan

tugas antara lain menetapkan kebijakan nasional, kebijakan umum, dan kebijakan teknis pengelolaan perpustakaan, serta membina kerja sama dalam pengelolaan berbagai jenis perpustakaan, dan bertanggungjawab mengembangkan koleksi nasional yang memfasilitasi terwujudnya masyarakat pembelajar sepanjang hayat dan untuk melestarikan hasil budaya bangsa (Undang-Undang. Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2007, pasal21).

Pembentukan Jejaring Nasional Grey Literature (selanjutnya disingkat JNGL) merupakan sebuah inisiatif untuk memudahkan akses bagi masyarakat mengenai grey literature. Kegiatan ini dapat dimulai dengan beberapa tahap , yaitu :

1.            Membentuk jejaring grey literature antar lembaga pemerintah di tingkat pusat

2.            Membentuk jejaring grey literature antar perguruan tinggi di indonesia

3.            Membentuk jejaring grey literature antar perpustakaan pemerintah daerah (propinsi)

4.            Menggabungkan jejaring- jejaring yang telah terbentuk di bawah koordinasi perpustakaan nasional menjadi satu portal grey literature di Indonesia

Salah satu contoh pangkalan data grey literature yang dapat kita lihat adalah pangkalan data The National Technical Information Service (NTIS) . NTIS merupakan sumber utama pencarian grey literature untuk negara Amerika Serikat dan menjadi pusat informasi mengenai penelitian, kerekayasaan, kegiatan teknis dan bisnis pemerintah. Selama 60 tahun, NTIS telah mempublikasikan 3 juta publikasi yang mencakup 350 subyek. Saat ini NTIS telah menjadi perpustakaan maya bidang penelitian dan perekayasaan IPTEK negara Amerika Serikat. Dengan demikian pemustaka dapat menemukan lokasi sumber informasi dengan menelusur melalui pangkalan data NTIS dan mengakses laporan lengkapnya. (sumber : http://www.ntis.gov).

Pembentukan jejaring grey literature juga dapat berdasarkan subyek penelitian dan pengembangan

IPTEk yang dikerjakan. Contoh jejaring yang telah terbentuk adalah pangkalan data grey literature bidang pengkajian teknologi kesehatan (Health Technology Assessment (HTA) Database/ HTA Database). Pangkalan data dikembangkan pada tahun 1998 oleh the Information Service of the NHS Centre for Reviews and Dissemination (CRD) di Inggris dengan bekerjasama International Network of Agencies for Health Technology Assessment (INAHTA) di Swedia. HTA mengindeks proyek- proyek yang berjalan sesuai dengan keanggotaan INAHTA dan lembaga pengkajian teknologi lainnya. (sumber : http://www.inahta.org/INAHTA/).

Penutup

Internet merupakan sarana penting dalam menyebarluaskan dan menemukan kembali grey literature mengenai bidang tertentu. Perpustakaan dijital yang telah mendesain website mereka dengan menu-menu yang mudah diakses dan informatif akan sangat membantu pemustaka dalam menemukan informasi yang dibutuhkannya. Oleh karena itu pengelolaan grey literature dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi menjadi sesuatu yang sangat penting.

Perpustakaan dijital yang melakukan publikasi hasil penelitian ilmiahnya membuat pemustaka dapat menemukan informasi tersebut secara cepat, tepat dan akurat serta lengkap dengan teks yang dapat dibaca oleh pemustaka. Kemudahan dan kecepatan tersebut membuktikan bahwa perpustakaan dapat menjadi tempat pencarian informasi nomor satu di dunia.

Internet merupakan sarana penting dalam menyebarluaskan dan menemukan kembali grey literature tentang bidang tertentu.

Pengumpulan dan pendataan grey literature yang terdapat di sebuah negara dapat dilakukan dengan membentuk simpul jejaring nasional. Untuk negara Indonesia, hal ini dapat dilakukan antara perpustakaan-perpustakaan yang ada di bawah koordinasi Perpustakaan Nasional sebagai pembina seluruh perpustakaan di Indonesia. 

Augur, Charles P. 1989. Information Sources in Grey Literature. 2d.ed. London: Bowker-Saur. Arms, W.Y. (1995). Key concepts in the architecture of the digital library. D-lib Magazine, July, 1995. URL: http:// www. dlib. org/dlib/July95/07arms.html

Candela, Leonardo [et al.] (2007). Setting the Foundation of Digital Libraries : The DELOS Manifesto. D-Lib Magazines, March/ Apr. 2007, Vol. 13 No. 3/4

Chepesuik, R. (1997). The future is here: America's libraries go digital. American Libraries, 2(1), 47-49.

Cleveland, Gary (1998). Digital libraries : Definitions, Issues and Challenges. UDT Occasional Paper # 8. http://archive.ifla.org/ VI/5/op/udtop8/udtop8.htm

Digital Libraries Federation (1998). A working definition of digital library . http:// www. diglib. org/about/dldefinition. htm

Farace, Dominic (1997) Third International Conference on Grey Literature held in Luxembourg, 13-14 November 1997.

Graham, P.S. (1995). Requirements, for the digital research library. URL: http:// aultnis.rutgers.edu/texts/DRC.html

Harter, S (1997). Scholarly communication and the digital library: problem and issues. Journal of Digital Information.Helmer, Diana (2001) Etext on Health Technology Assessment (HTA) Information Resources . Chapter 10: Grey Literature . ('http://www.nlm.nih.gov/)

Hirtle, Peter. 1991. Broadsides vs. Grey LiteraturelNAHTA. http://www.inahta.org/ INAHTA/;

DAFTAR PUSTAKA

Keputusan Kementrian Riset dan Teknolofi Nomor.44 /M/Kp/III/2000 tentang Penyampaian Literature Kelabu (Grey Literature) yang berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi.

L.Sulistyo-Basuki, (2004) "Digitisation of collections in Indonesian academic libraries", Program: electronic library and information systems, Vol. 38 Iss: 3, pp.194-200

Lynch, CA. and Garcia-Molina, H. (1995). Interoperability, scaling, and the digital libraries research agenda: a report on the May 18rl9, 1995JITA Digital Libraries Workshop. URL: http://www-diglib.stanford.edu/diglib/ pub/reports/iita-dlw/main.html

Mason, Moya K. (2010). Grey Literature : history, definition, acquisition and cataloguing, (http:/ /www.moyak.com/papers/grev-technical- literature.html)

National Technical Information Service http:// www. ntis. gov/about/mission.htm.

Sakaguchi, Kazuko (1999). Grey Literature . Japan : Documentation Center on Contemporary Japan.

Undang-undang RI Nomor 4 tahun 1990 tentang serah terima karya cetak dan karya rekam

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik

Weintroub, Irwin (2010). The role of the grey literature in the science.

L.Sulistyo-Basuki, (2001). Local content: harta karun yang tersembunyi. http://digilib.petra.ac.id/

http ://library. brooklyn. cur ry. edu.