1. Pendahuluan
Istilah perpustakaan biasanya identik dengan buku, karena istilah `perpustakaan¿ juga berasal dari kata `pustaka¿ atau buku. Meskipun sampai saat ini perpustakaan masih tak lepas dari buku, namun istilah tersebut sudah tidak identik lagi. Hal ini diakibatkan oleh kemajuan teknologi yang mampu mengemas informasi dalam bermacam-macam bentuk , misalnya:
¿   CD Teknologi Pencerdasan bangsa buatan kantor menristek,  mengemas         informasi  Teknologi    Tepat Guna
Â
¿ Kliping Eleketronik buatan Perpustakaan ITB mengemas informasi dari surat kabar dan majalah Cybermedia.
¿  Juga yang lagi trend saat   ini Ganeca Digital Library ITB, buatan KMRG ITB mempublikasikan  Local   Content  tesis, disertasi,  laporan penelitian, proseding  dan majalah ilmiah
Kemudian munculah istilah
¿   e-book untuk buku elektronik
¿  e-Journal untuk majalah elektronikÂ
¿  e-Klip untuk kliping elektronik.
Kemajuan teknologi informasi ternyata ditanggapi positif oleh pustakawan. Adanya pelatihan dan seminar teknologi informasi dan digitalisasi dokumen menjadi tanda bahwa pustakawan harus menerapkan teknologi informasi dalam dunia perpustakaan.Â
Â
Â
Â
II. Grey Literatur (Literatur Kelabu)
     Â
      Yang dimaksud dengan literatur kelabu adalah karya ilmiah yang dihasilkan oleh lembaga pendidikanan. Di bawah lembaga pendidikan ada Jurusan/departemen/laboratorium dst. Di jurusan ada komponen staf pengajar/dosen dan mahasiswa. Dua komponen ini yang menghasilkan karya ilmiah baik berupa thesis, disertasi dan laporan penelitian.
Kegiatan seminar juga dapat menghasilkan literatur kelabu dalam bentuk prosidings atau dipublikasikan lewat majalah ilmiah. Sehingga literature tersebut tersebar pada panitia penyelenggara dan masing-masing peserta Literatur kelabu  sampai saat ini masih  sulit untuk didapatkan baik oleh pustakawan, juga oleh pemakai kalangan sendiri atau pemakai dari luar.
Sehingga pemerintah melalui kantor MENRISTEK merasa perlu untuk mengatur mengenai Literatur Kelabu. Yaitu degan dikeluarkannya KEPMEN Nomor: /M/Kp/VII/2000 Tentang Penyampaian Literatur Kelabu (Grey Literatur) yang berkaitan dengan Ilmu pengetahuan dan Teknologi. Diharapkan dengan KEPMEN tersebut, sedikitnya bisa membantu pustakawan dalam usaha mendokumentasikan juga mempublikasikannya.
Banyak usaha usaha yang ditempuh perpustakan mengenai literature kelabu ini, diantaranya pendekatan dengan pimpinan ITB, sehingga keluar surat keputusan pimpinan ITB mengenai dokumentasi dan publikasi literatur kelabu yang mewajibkan setiap jurusan untuk mengirimkan hasil karyanya ke UPT Perpustakaan ITB. Kegiatan pro aktif lainnya yaitu pembuatan bibliogradfi laporan penelitian beranotasi, Bibliografi Abstrak thesis dan laporan penelitian berbasis elektronik dsb
Usaha lainnya yaitu mempublikasikan literatur kelabu berbasis WEB Ganesa Digital Library (GDL). Situs GDL ini berfungsi menampung literaur kelabu yang juga mempunyai kemampuan untuk search Engine (temu balik) secara cepat dan tepat.
Kelengkapan informasi menjadi hal yang pokok untuk memenuhi kebutuhan user. Salah satu komponen yang bertanggung jawab untuk mengisi situs GDLÂ adalah pustakawan
Bagaimana mengelola literatur kelabu menjadi suatu local content? Proses digitalisasi adalah tuntutan yang harus dilakukan. Agar semua informasi yang tertuang dalam literatur kelabu tersebut dapat diakses ataupun dimanfaatkan bersama dengan mudah, dan dapat dijadikan sebagai 'knowledge' yang dapat ditransformasikan
III. Proses Digitalisasi
      Bila kita men-scan dokumen (buku, atau hasil cetakan lainnya) maka file yang dihasilkan seluruhnya berupa gambar . Untuk memilah mana gambar dan teks diperlukan software khusus untuk keperluan proses digitalisasi. Banyak software yang beredar dipasaran untuk proses digitalisasi, salah satunya adalah OmniPage Pro Versi 11. Software ini dapat diandalkan dalam proses OCR (Optical Character Recognition). OCR adalah proses pengalihan dokumen teks dan gambar atau gabungan keduanya menjadi file komputer tanpa harus pengeditan ulang, setiap karakter baik huruf, kata, kalimat maupun gambar  dapat dikenali secara tepat dan dapat dibaca oleh perangkat lunak yang lain, tanpa harus pengetikan ulang dan editing yang rumit.
Berikut Menu Utama OmniPage
Â
Â
Terdapat beberapa perintah dan tombol pada tombol toolbar untuk melakukan proses OCR.
Â
Setiap elemen tersebut mempunyai kemampuan untuk mengenali sumber dokumen juga dapat ¿menerjemahkan¿ karakter, teks atau  bagian-bagian lain dari dokumen selama proses OCR
Langkah praktis proses OCR
1. Tempatkan dokumen di meja scanner, dengan memulainya pada halaman awal, lakukanÂ
   proses dengan menekan   tombolÂ
Â
2. Proses OCR memilah  dua bagian yaitu bagian (zona) teks dan zona grafik
  ¿   Halamas Judul dengan zona text                    ¿   Halaman Judul dengan zona gambar
       (Single coloumn flowing text Zone)                    (Grafhic Zone)Â
Â
Â
    Â
3. Click menu Perform OCR, secara otomatis akan memeriksa ejaaan pada dokumen yangdi OCR secara text, dengan fasilitas OCR Proofreader. click tanda cross merah sebelah kanan.
4. Setelah selesai proses OCR simpan dokumen sebagai Omni Page Document.   Nama File  tersebut berekstensi *.OPD (Omni Page Document)
5.  Lanjutkan proses scan dan OCR, jangan lupa untuk mengimpan file dengan nama yang sama.
4.  Untuk dapat di baca oleh software lain, simpan hasil OCR dengan file PDF (Prime Document Format)
5.  File ini sudah siap untuk diupload ke Situs GDL
IV. Standar Operasi proses Digitalisasi
Untuk melakukan proses digitalisasi diperlukan Prosedur Standar Oprerasi. Standar ini diperlukan agar:
1. Pustakawan, baik pustakawan pusat maupun jurusan mengetahui cara pengerjaan tugasnya dalam proses digitalisasi menurut aturan yang baku
2. Proses dan hasil digitalisasi dilakukan secara konsisten (taat asas)
3. memudahkan pustakawan yang bertugas mengupload dan terhindar dari pengulangan pekerjaan
Standar Operasi literature kelabu berlaku untuk proses digitalisasi:
1. Tesis/disertasi, yang dimaksud adalah laporan tugas akhir Strata 2 dan 3.
2. Laporan penelitian staf pengajar/dosenÂ
3. Hasil seminar yang di rangkum dalam bentuk proseding dan diselenggarakan di ITB
4. Majalah ilmiah yang di terbitan secara berkala oleh Jurusan di ITB
5. Tulisan staf akademika ITB yang di publikasikan pada majalah ilmiah lainnya
STANDAR OPERASI PROSES DIGITALISASI
THESIS/DISERTASI, LAPORAN PENELITIAN
PROSIDING DAN MAJALAH ILMIAHÂ ITB
|
 |
 |
 |
 |
|
 |
Pembagian Zona untuk proses OCR |
 |
|
Bahan Pustaka |
TextÂ
(Single coloumn flowing text Zone) |
Graphic                           (Zona Graphic) |
Save
Tata nama File |
|
Thesis/Disertasi |
 1. Halaman muka           : |
1. HalamanJudul |
- Kode (inisial Thesis) |
|
 (Semi Full Text) |
  - Judul, penulis dan nim, kota terbit,
     penerbit, tahun terbit |
  - Logo ITB |
- Judul Thesis |
|
 - Pengerjaan |
2. Halaman abstrak |
  - No Klasifikasi:  ditululis tanganÂ
     pada secarik kertas |
- Nama Pustakawan |
|
  Scan hanya sp Bab1 |
  - Sari tulisan berbahasa Indonesia |
     diletakan pada sebelah pojok kiriÂ
      halaman judul |
 |
|
 - Atau maksimalÂ
  sampai halaman 20 |
 - Sari tulisan berbahasa Inggris |
2. Halaman pengesahan |
Contoh: |
|
  |
 |
   - Judul, foto penulis, cap itb, nama
      penulis, |
T Analisa kehandalan..cc |
|
 |
 |
   - tanda tangan pembimbing |
 |
|
 |
 |
3. Daftar Isi, daftar gambar, daftar
     table |
 |
|
 |
 |
 4. BAB I : Pendahuluan |
 |
|
 |
 |
    - Latar belakang, Permasalahan,Â
       Pembatasan masalah dst |
 |
|
 |
 |
    - Sistematika penulisan |
 |
|
 |
 |
5. Daftar Bibliografi |
 |
|
 |
 |
    - Refrensi baku yang digunakan
      penulis |
 |
|
Laporan Penelitian |
1. Halaman muka           : |
1. HalamanJudul |
- Kode inisial Laporan Â
  Penelitian |
|
  (Full Text) |
   - Judul, penulis |
  - No Klasifikasi:  ditululis tanganÂ
     pada secarik kertas |
- Judul Laporan
  Penelitian |
|
 |
   - Sponsor/lembaga yang membiayai |
     diletakan pada sebelah pojok kiri
      halaman judul |
- Nama Pustakawan |
|
 - Maksimal sampai |
2Â Lembaran Identitas dan pengesahan |
2. Daftar tabel, Daftar Gambar,
    Daftar Lampiran |
 |
|
  halaman 20 |
   - Judul Penelitian |
3. Bab I : Pendahuluan |
Contoh: |
|
 |
   - Nama-nama peneliti |
   Tujun dan Manfaat Penelitian |
LP Biorekator embran..swj |
|
 |
3. Ringkasan dan Summary |
 4. Daftar Rujukan |
 |
|
 |
 |
 |
 |
|
Proseding |
Halaman Pertama |
1. Halaman Pertama |
- Kode inisial Proseding |
|
 (Full Text) |
  - Nama proseding, Tahun, kota dan
    tanggal penyelenggaraan |
   - Pendahuluan |
- Judul Artikel |
|
 |
    biasanya dihalaman sebelah kiri atas |
2. Halaman ke-2 dst |
- Nama Pustakawan |
|
 |
       Contoh: |
3. Daftar Rujukan |
 |
|
 |
Prosiding Seminar Sistem Instrumentasi dan kontrol 2003 |
 |
Contoh: |
|
 |
(SIK'2003)Â Bandung 1 - 2 Juli 2003 |
 |
Proc Riset dan tekno..ags |
|
 |
   - Judul tulisan |
 |
 |
|
 |
   - Nama Penulis |
|
