Jepang - Undang-undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (UUSSKCKR) mewajibkan para penerbit dan produsen rekaman untuk menyerahkan karyanya, baik karya cetak maupun karya rekam, termasuk dalam bentuk digital kepada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Namun, pelaksanaan dan penyimpanan serah simpan (deposit) karya digital belum dilakukan secara ideal.

Untuk mengenal pengelolaan KCKR yang ideal, Sekretaris Utama Perpustakaan Nasional RI didampingi tim dari Direktorat Deposit Bahan Pustaka Perpusnas bersama dengan tim dari Biro Hukum dan Perencanaan melakukan studi banding ke Jepang. Pada 25-30 November 2019, tim melakukan studi banding ke National Diet Library (Perpustakaan Nasional Jepang/NDL) dan Universitas Tokyo.

Studi banding dilakukan untuk mempelajari empat hal yakni prosedur dan mekanisme pelaksanaan serah simpan karya digital, prosedur dan mekanisme pengelolaan karya digital, pelaksanaan deposit karya elektronik/digital seperti hak cipta dan digital right management, dan sistem repositori digital. Dalam pertemuan dengan Wakil Direktur Jenderal National Diet Library Sakata Kazuko beserta jajarannya, Sri Sumekar menyatakan ini bukan kunjungan pertama ke perpustakaan di Negeri Matahari Terbit. NDL dipilih karena dinilai berhasil melaksanakan legal deposit, mengingat Jepang sudah memiliki UU mengenai legal deposit sejak 1948.

“Kami berkunjung ke sini untuk melakukan studi banding dan membawa tim dari Deposit Perpustakaan Nasional untuk saling bertukar pikiran mengenai sistem nasional deposit di Jepang yang dijalankan oleh NDL,” ujar Sri Sumekar di Tokyo, Jepang, pada Rabu (28/11/2019).

Bahan pustaka yang diakuisi oleh NDL berasal dari koleksi legal deposit, pembelian, donasi dan pertukaran internasional. Koleksi NDL yang berasal dari legal deposit sekira 70 persen dari 44 juta koleksi. Koleksi Deposit berasal dari private publication (1 copy) dan governmental publication (multiple copies). Koleksi digital yang disimpan National Diet Library terbatas pada koleksi e-journal, e-magazine, dan web archiving.

Sakata Kazuko menyambut hangat kehadiran tim dari Perpusnas. Dia berharap kunjungan ini dapat menjadi masukan bagi Perpusnas maupun NDL. "Kami senang atas kehadiran tim dari Perpustakaan Nasional RI, telah banyak pula negara-negara lain yang mengunjungi kami untuk melihat pengelolaan deposit di Jepang,” jelasnya.

Perpustakaan yang memiliki tugas sebagai perpustakaan deposit dan membantu menyediakan sumber informasi bagi anggota parlemen Jepang ini memiliki ruang penyimpanan koleksi yang berada di bawah tanah (underground) dalam delapan tingkat. Suhu dan kelembaban selalu dikontrol untuk mencegah berkembangnya jamur dan kerusakan tambahan pada koleksi.

Dalam studi banding ke Universitas Tokyo, Kepala Sub Direktorat Deposit Sri Marganingsih menyatakan ada tiga hal yang dapat dipelajari timnya. “Layanan perpustakaan digital, kemudian penyimpanan karya digital yang disimpan dalam sistem penyimpanan cloud, serta kajian sosial humaniora dengan perkembangan teknologi digital,” jelas Sri Marganingsih.

Kajian sosial humaniora atau digital humanities dengan perkembangan teknologi digital dilakukan untuk mengeksplorasi materi-materi yang telah direkam secara digital dan materi-materi baru yang terdigitalisasikan. Objek dari digital humanities adalah pengolahan data, arsip, informasi secara digital, serta medium yang dapat dimanfaatkan dan mengkalkulasi keuntungan atau manfaat atas praktik merekam pengetahuan secara digital dan bagaimana membagikannya dengan pelembagaan sosial.

Di Jepang, distribusi informasi, data, dan arsip digital dilakukan melalui lembaga yang memiliki fungsi dokumensi seperti arsip, perpustakaan, universitas, dan pusat data penelitian. Sumber digitalnya berupa hasil alih media digital dan data born digital.

Pada akhir kunjungannya, Sri Sumekar mengundang pejabat NDL untuk berkunjung ke Perpusnas. "Kiranya hal-hal yang kita diskusikan nanti bermanfaat bagi kita semua," pungkasnya.

Reporter: Hanna Meinita (Diolah dari laporan Vincentia Dyah K)