Salemba, Jakarta – Dalam rangka menindaklanjuti SE Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 1 Tahun 2020 tentang Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Negara periode 2014-2019, Perpustakaan Nasional (Perpusnas) RI menggelar sosialisasi secara daring, Jumat (12/03/2021).

Sekretaris Utama Perpusnas Woro Titi Haryanti mengatakan, sosialisasi ini sebagai bentuk komitmen Perpusnas dalam penyelamatan dan pelestarian arsip yang ada di lingkungan Perpusnas.

“Penyelamatan berkaitan dengan arsip dinamis sedangkan pelestarian berkaitan dengan arsip statis. Kami menyadari akan pentingnya penyelamatan arsip negara sebagai pelestari memori kolektif bangsa, bahan akuntabilitas kinerja serta menjamin keselamatan aset nasional,” katanya.

Menurutnya, masih banyak kendala yang dihadapi Perpusnas dalam pengelolaan arsip. Salah satunya kurangnya SDM Kearsipan sehingga perlu ditingkatkan kualitas dan kuantitas dari para pengelola kearsipan. Selain itu, pengelola arsip di unit saat ini belum terlalu fokus terhadap pekerjaannya, sehingga pekerjaan arsip masih dianggap sebagai pekerjaan sampingan.

“Maka dari itu saya minta nantinya JPT Pratama dapat mengalokasikan menugaskan kepada para pengelola arsip untuk lebih fokus terhadap pengelolaan arsip yang ada di tempat masing-masing, nantinya akan menjadi arsip Perpustakaan Nasional secara keseluruhan, sehingga perlu dukungan dari semua pihak.” terangnya.

Dikatakan bahwa Perpustakaan Nasional sudah melakukan penyerahan arsip ke Arsip Nasional sebanyak empat kali. Mengutip pernyataan Sulistyo Basuki, bahwa arsip memiliki fungsi membantu pengambilan keputusan, menunjang perencanaan serta menjadi memori lembaga.

“Seperti halnya bahan pustaka, kita juga harus melindungi, merawat, melestarikan serta mengawasi agar arsip terjamin keselamatannya baik fisik maupun isi formulirnya,” katanya.

Kepala Biro SDM dan Umum Ahmad Masykuri menjelaskan mengenai SE Menpan RB nomor 1 Tahun 2020 tentang penyelamatan arsip lembaga negara dapat memerhatikan beberapa hal mulai dari menetapkan pengorganisasian pengelolaan arsip, menetapkan SDM kearsipan, serta menggunakan aplikasi Sistem Informasi Penyelamatan Arsip Negara (SIMPAN) yang digunakan sejak penyelamatan arsip hingga akses arsip.

“Penyelamatan dan pelestarian arsip negara periode 2014-2019 selesai dilakukan paling lambat bulan November 2021 mendatang,” jelasnya.

Sementara itu, CPNS Arsiparis Reza Indra Mulia memaparkan pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.  Dijelaskan, ada beberapa tahapan yang dilakukan pada saat melakukan pemberkasan.

Diantaranya, meneliti membaca arsip yang akan diberkaskan, kemudian mencatat dalam buku agenda atau menggunakan aplikasi tata naskah dinas elektronik daftar arsip aktif, menentukan indeks dan judul berkas, menentukan kode klasifikasi, mempersiapkan guide dan menuliskan kode klasifikasi dan judul pada tab folder.

“Setelah itu dilakukan barulah memasukkan arsip pada folder dan menempatkannya pada filing cabinet yang telah disediakan,” paparnya.

Reporter : Wara Merdekawati