Medan Merdeka Selatan, Jakarta - Pengelolaan arsip yang tertib merupakan kewajiban dari lembaga pemerintah. Arsip yang merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang disimpan dalam berbagai bentuk media adalah produk birokrasi yang merupakan bentuk pertanggungjawaban penyelenggaraan ketatanegaraan.

Hal ini disampaikan Kepala Perpustakaan Nasional Muhammad Syarif Bando dalam Workshop Kearsipan dengan tema “Terwujudnya Visi dan Misi Perpustakaan Nasional RI yang Akuntabel melalui Penataan Arsip yang Baik dan Benar” di Ruang Auditorium Lantai 2 Gedung Perpustakaan Nasional, Jl. Medan Merdeka Selatan No. 11, Jakarta, pada Senin (5/3). Hadir sebagai pembicara utama dalam workshop ini Kepala Arsip Nasional RI Mustari Irawan.

Menurut Syarif Bando, seluruh elemen di Perpusnas harus berkomitmen untuk memperbaiki pengelolaan arsip, yang dalam penilaian Arsip Nasional masih perlu pembenahan. Pasalnya, arsip merupakan komponen yang sangat penting dalam proses administrasi sebuah instansi. Dengan mengelola arsip secara tertib, maka Perpustakaan Nasional akan berkontribusi pada tugas dan fungsi yang dilaksanakan oleh kementerian dan lembaga lainnya yang bertanggungjawab kepada Presiden.

“Karena akan menghasilkan suatu kinerja, suatu kesatuan yang diukur dari akuntabilitasnya. Tanpa arsip yang baik dan benar, mustahil visi misi Perpustakaan Nasional yang akuntabel bisa tercapai,” jelasnya.

Syarif Bando menekankan penataan arsip sesuai dengan jenis arsip berdasarkan fungsinya, sehingga saat pencarian kembali mudah untuk ditemukan. “Nah kita harus belajar bagaimana arsip ditata sedemikian rupa sehingga temu baliknya tidak boleh lebih dari tiga menit. Kita harus memahami mengenai arsip-arsip ini, yang mana yang Arsip Aktif, Arsip Dinamis, kemudian Arsip Inaktif, kemudian Arsip Statis. Dan mana yang kemudian disimpan menjadi repositori arsip Perpustakaan Nasional, dan mana yang akan kita kirim ke Arsip Nasional yang mengandung nilai kesejarahan, dan hal-hal yang teknisnya, disebutkan ada klasifikasi arsip,” urainya.

Kepala Arsip Nasional Mustari Irawan memuji komitmen dan perhatian Perpusnas terhadap masalah Kearsipan. Menurut Mustari, tidak banyak pimpinan kementerian dan lembaga yang peduli dengan masalah kearsipan. “Kalau seorang pemimpin punya kepedulian terhadap masalah kearsipan, saya yakin dalam waktu yang tidak terlalu lama kearsipan yang ada di lembaga bersangkutan akan jauh lebih baik dari yang sebelumnya. Ini adalah pengalaman saya,” urainya di hadapan pegawai Perpusnas yang menjadi peserta workshop tersebut.

Mustari Irawan menjelaskan, secara konsep Arsip Nasional dan Perpusnas memiliki akar yang sama yaitu informasi. Namun pada akhirnya kedua instansi berkembang sesuai dengan fungsinya. Perpusnas berkembang di masyarakat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, sementara Arsip Nasional di birokrasi pemerintah, BUMN/BUMD, dan swasta.

Karenanya, arsip merupakan hal yang sangat penting karena informasi dibutuhkan oleh semua institusi. Untuk itu, Arsip Nasional sebagai lembaga pemerintah yang bertanggungjawab dalam pembinaan dan pengelolaan arsip dari kementerian dan lembaga, memastikan bahwa semua informasi dikelola dengan baik.

“Tentu saja ini tidak akan bisa berjalan dengan baik kalau kita tidak perhatikan pada saat awalnya, penciptaannya. Dan ini keharusan sebuah lembaga agar tugas pokoknya berjalan optimal, yang harus diperhatikan adalah cara mengelola informasinya, dalam hal ini arsip,” jelasnya.

Menurut Mustari Irawan, pengelolaan arsip masuk dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2015-2019 yakni Membangun Tata Kelola Pemerintahan yang Bersih, efektif, demokratis, dan terpercaya. Hal ini berimplikasi pada transparansi informasi untuk masyarakat. “Karena itu kami mencoba lembaga pemerintah untuk menerapkan sistem informasi yang arahnya adalah elektronik,” jelasnya.

Dalam menerapkan sistem e-governance, Arsip Nasional mengembangkan sistem informasi untuk mengelola arsip yakni Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) dan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). “Jadi sekiranya Perpustakaan Nasional belum memiliki sistem ini, kami akan memberikan dan kami akan melatih para operator. Aplikasi ini mencakup tata naskah dinas, sehingga kalau mau disposisi tidak perlu lagi pakai kertas tapi pakai jaringan,” tutur pria yang menjabat Kepala ANRI sejak Desember 2013 ini.

Pada kesempatan ini, Syarif Bando memberikan tenggat waktu kepada jajarannya untuk membenahi pengelolaan kearsipan di Perpusnas. “Oleh karena itu saya berharap setelah Januari 2019, atau saya kasih waktu kurang lebih sembilan bulan, kepada Sekretaris Utama dan jajarannya untuk memastikan semua arsip di Perpustakaan Nasional sudah tertata dengan baik, sudah berada pada tempatnya. Dan kami akan kembali mengundang Bapak Kepala Arsip Nasional untuk mereview apakah yang kami kerjakan sudah berjalan dengan baik,” jelasnya.

Menurut Syarif Bando dan Mustari, workshop ini menunjukkan hubungan yang harmonis di antara Perpusnas dan Arsip Nasional. Di tingkat daerah, perpustakaan dan arsip memang disatukan dalam sebuah kedinasan. Namun dalam beberapa hal, terjadi friksi karena perbedaan latar belakang kepala dinas. “Kami memastikan bahwa hubungan ini sangat baik di tingkat pusat dan akan disebarkan ke daerah. Tidak ada arsip lebih penting daripada perpustakaan, atau sebaliknya. Semua harus bersatu, karena kalau ada yang merasa lebih penting, maka itu sumber masalah,” pungkas Syarif Bando.

Reportase: Hanna Meinita