Terapkan Sistem Manajemen Mutu, Perpusnas Perkuat Layanan Serah Simpan dan Koleksi

Salemba, Jakarta — Penerapan ISO 9001:2015 menjadi komitmen Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) untuk memastikan mutu pelayanan publik, terutama terkait ketepatan waktu dan kepuasan layanan kepada pemustaka.

Perpusnas telah menerapkan standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 selama 11 tahun sejak 2014. Penerapan awal dilakukan pada dua layanan, yaitu layanan Pusat Jasa Informasi dan Pengelolaan Naskah Nusantara serta layanan ISBN, sebelum kemudian diperluas ke UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno dan UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta.

Demikian disampaikan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi Perpusnas, Suharyanto. Ia menyampaikannya dalam kegiatan Pembekalan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, cakupan Layanan Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (SS KCKR) serta Pengembangan Koleksi Perpustakaan, Selasa (25/11/2025).

“Perpusnas memiliki dua kelompok layanan utama kepada masyarakat. Pertama, layanan bagi pemustaka pengguna koleksi dan fasilitas perpustakaan, seperti layanan di Gedung Merdeka Selatan maupun layanan surat kabar langka di lantai 7 Salemba. Kedua, layanan kepada penerbit, yang mencakup permohonan ISBN dan ISMN, serta penyerahan hasil dari  Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam,” jelasnya.

Ia menjelaskan, pelaksanaan sistem manajemen mutu harus dilakukan secara berkesinambungan dan membutuhkan kedisiplinan.

“Peningkatan kualitas pelayanan publik tidak boleh berhenti pada satu capaian, tetapi terus dilanjutkan untuk mencapai standar layanan yang optimal. Karena itu, Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) menjadi instrumen penting dalam mendukung pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu,” tuturnya.

Ia menambahkan, implementasi Sistem Manajemen Mutu memberikan dampak positif bagi Perpusnas. “Sistem manajemen Mutu berdampak pada peningkatan kualitas layanan proses yang lebih transparan dan akuntabel, penguatan budaya pelayanan public, serta kesuksesan dalam meraih berbagai penghargaan nasional,” urainya. 

Direktur Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan, Indra Astuti menyampaikan bahwa Direktorat Deposit memiliki mandat strategis dalam menghimpun karya cetak dan karya rekam nasional melalui mekanisme serah simpan. “Direktorat ini juga memperkuat pengembangan koleksi melalui layanan hibah bahan perpustakaan,” jelasnya. 

Indra menambahkan, Direktorat Deposit mengelola beragam layanan penting, antara lain penerimaan karya cetak dan karya rekam analog melalui penyerahan langsung maupun pengiriman, penerimaan karya rekam digital melalui unggah mandiri dan interoperabilitas, serta layanan hibah buku ke Perpusnas.

“Kompleksitas layanan mengharuskan penerapan Sistem Manajemen Mutu yang konsisten, terstruktur dan akuntabel. ISO 9001:2015 memastikan proses layanan berjalan efektif transparan serta mendukung budaya perbaikan berkelanjutan,” jelasnya.

Perwakilan PT. Reka Prima Guna, Ageng Kirdjo Putro, dalam paparannya menyampaikan beberapa hal yang harus diperhatikan ketika akan masuk dalam proses sertifikasi ISO antara lain harus memiliki empathy, responsiveness, reliability, assurance  dan tangible.

Ia meyakini, sistem manajemen mutu menurut ISO 9001:2015 akan berhasil dengan baik dilaksanakan jika tujuh prinsip utama dilaksanakan dengan baik.

“Tujuh prinsip utama tersebut adalah fokus kepada pelanggan,  kepemimpinan yang berkomitmen, keterlibatan dan kompetensi semua orang, pendekatan proses, peningkatan berkelanjutan, pengambilan keputusan berbasis bukti dan manajemen hubungan saling menguntungkan,” urainya.

Sementara, Konsultan PT. Optima Cipta Guna Indonesia, Seh Ukur Indra, menyampaikan filosofi kaizen yaitu perbaikan yang dilakukan secara berkesinambungan pada layanan publik. 

Menurutnya, dibalik apresiasi terhadap layanan publik yang terlihat di permukaan, terdapat kerja keras banyak orang termasuk penyedia infrastruktur dan tim pendukung yang bekerja di belakang layar.

“Kaizen adalah proses panjang yang ditempuh bertahap namun konsisten, seperti lari maraton bukan sprinter. Keberhasilan besar tidak lahir secara tiba-tiba, tetapi merupakan hasil upaya yang telah ditata rapi oleh generasi sebelumnya dan diteruskan oleh generasi berikutnya,” urainya.

Turut hadir, Asisten Deputi Perumusan Kebijakan Pelayanan Publik Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Ajib Rakhmawanto. Ia memaparkan lima desain untuk tercapainya pelayanan prima.

“Pertama dibutuhkan implementasi kebijakan yang kuat, partisipasi publik, digitalisasi, integrasi layanan dengan prinsip kemudahan, aksesibilitas dan inklusivitas serta inovasi untuk perbaikan kualitas dan kemudahan layanan,” pungkasnya.

 

Reporter: Anastasia Lily

Editor: Dyah Sugiyanto

Dokumentasi: Andri Tri Kurnia