Jakarta—Manajemen persuratan di Perpustakaan Nasional (Perpusnas) RI yang dioperasionalkan dalam aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE), terus diperkuat.
Melalui sosialisasi TNDE kepada seluruh pegawai, diharapkan tidak hanya proses penerimaan surat yang dipercepat, akan tetapi hal tersebut dapat berdampak juga pada kinerja lembaga. Kepala Perpusnas Muhammad Syarif Bando menyatakan sesuai arahan Presiden Joko Widodo dalam peluncuran Core Values dan Employer Branding Aparatur Sipil Negara pada 27 Juli 2021, disebutkan bahwa ASN harus memiliki orientasi melayani masyarakat, bukan minta dilayani.
Mengutip pernyataan Presiden, Syarif Bando menekankan guna memenuhi percepatan transformasi ASN, pegawai Perpusnas harus BerAKHLAK yakni Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif.
“Salah satu maksud dan tujuan dibangunnya aplikasi TNDE ini adalah dalam rangka mempercepat dan mempermudah pelayanan dalam hal persuratan. Dalam hal ini, kita sudah menerapkan semboyan awal bahwa apapun inovasi yang diciptakan, berorientasi pada perbaikan pelayanan,†ujarnya dalam acara Sosialisasi TNDE yang diselenggarakan secara virtual pada Senin (2/8/2021).
TNDE adalah aplikasi berbasis web dan android yang digunakan untuk mempermudah pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi, dan pencarian arsip surat. Persuratan melalui aplikasi TNDE memiliki kelebihan dibandingkan persuratan secara manual atau fisik. Sejumlah kelebihan TNDE adalah memiliki sistem penyimpanan secara fisik dan digital, mempermudah proses manajemen surat, mempermudah pencarian surat, hemat waktu dan biaya, dan multi-platform.
“Dengan elektronik, akan lebih cepat dan akurasi yang paling penting adalah, bagian yang sangat memudahkan pengawasan dari top manajer ke jajaran. Kita bisa meneropong di mana surat dinas itu posisinya berada. Dengan elektronik itu akan keliatan surat keluar dari pimpinan, di sini sekian, akhirnya kita bisa meneropong di mana surat berakhir, dan tindak lanjutnya,†jelasnya.
Pada akhir arahannya, Syarif Bando berharap nilai kearsipan Perpusnas meningkat menjadi Sangat Memuaskan dalam penilaian yang dilakukan Arsip Nasional RI pada tahun ini. Penilaian tahun lalu, kearsipan Perpusnas mendapat skor 89,16. “Kita membutuhkan 0,84 untuk masuk sangat memuaskan,†katanya.
Sementara itu, Kepala Biro SDM dan Umum Perpusnas Ahmad Masykuri menjelaskan ide atau gagasan TNDE sudah ada sejak 2015, namun baru terlaksana pengerjaannya pada 2018 dan diluncurkan pada 14 Februari 2019. Aplikasi ini diharapkan mempercepat proses penerimaan surat.
Namun pelaksanaannya menghadapi kendala, terutama, masih sulitnya beralih dari budaya konvensional ke digital.
Ke depannya, TNDE Perpusnas diharapkan bisa berkonversi dengan aplikasi Srikandi yang diluncurkan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi pada 27 Oktober 2020. Aplikasi Srikandi yang merupakan kepanjangan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi merupakan aplikasi terintegrasi untuk mewujudkan efisiensi penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan penyelenggaraan kearsipan secara terpadu.
“Sehubungan dengan hal tersebut, Perpustakaan Nasional merespon baik akan segera mengkonversikan aplikasi TNDE dengan Srikandi sehingga memiliki standar yang sama dalam pengelolaan arsip dinamis. Hal ini sekaligus salah satu upaya mewujudkan percepatan penyelenggaraan SPBE menuju pemerintahan yang baik sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik,†urainya.
Dalam kegiatan tersebut, para peserta juga dipandu penggunaan aplikasi TNDE.
Reporter: Hanna Meinita
