Keprotokolan tidak hanya mencakup urusan teknis tetapi juga etika, tata cara serta seni dalam menyambut tamu, mengatur urutan acara sampai menjaga keharmonisan dalam setiap acara resmi.
Demikian disampaikan oleh Kepala Biro SDM dan Umum Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) Janti Suksmarini mewakili Sekretaris Utama Perpusnas Joko Santoso dalam sambutan sekaligus membuka acara secara resmi kegiatan Bimbingan Teknis Keprotokolan di Lingkungan Perpusnas, Senin (18/11/2024).
Lebih lanjut, Janti menjelaskan staf protokol atau para pendamping wajib memastikan kelancaran kegiatan pimpinan dengan terjun langsung mengawal empat hal dimulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi.
“Pada perencanaan, protokol hendaknya mulai mengumpulkan data dan informasi terkait kegiatan sejak pertama kali mendapatkan undangan menghadiri atau memberikan sambutan yang ditujukan pada pimpinannya,” jelasnya.
Yang kedua, lanjutnya, adalah persiapan dimana staf protokol dan pendamping sebaiknya hadir di lokasi kegiatan sebelum pimpinan tiba untuk memastikan kondisi lapangan seperti misalnya tata tempat atau di mana pimpinan akan duduk, berkoordinasi dengan panitia untuk memastikan kembali peran pimpinan dalam kegiatan serta penyebutan nama pimpinan ketika disapa oleh pewara.
“Di tahap ketiga, yaitu pelaksanaan, protokol ikut mengawal jalannya acara dengan tetap mengedepankan etika komunikasi dengan panitia agar tidak terjadi salah paham atau ketersinggungan,” imbuhnya.
Selanjutnya, Janti menjelaskan tahap keempat, yaitu evaluasi dimana staf protokol bisa mengambil dan mencatat baik buruknya penyelenggaraan sebuah acara sehingga menjadi bahan referensi dalam pelaksanaan kegiatan lainnya di kemudian hari.
Dalam kesempatan ini Janti berharap seluruh peserta dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang pentingnya keprotokolan serta keterampilan yang diperlukan untuk mengelola acara dengan lancar dan sukses.
“Diharapkan juga agar setiap peserta dapat mengaplikasikan ilmu yang didapat pada hari ini di dalam pekerjaan atau kegiatan sehari-hari guna meningkatkan kualitas penyelenggaraan acara kita,” pungkasnya.
Analisis Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara Haryo Hapsorojati memaparkan definisi keprotokolan secara umum berdasarkan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 adalah mengenai acara kenegaraan atau acara resmi dengan ruang lingkup tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan sesuai dengan jabatan dan kedudukannya.
“Tujuannya adalah memberi penghormatan sesuai dengan kedudukan, memberi pedoman penyelenggaraan acara yang sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan dan menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa,” tuturnya.
Lebih lanjut, Haryo menjelaskan informasi yang wajib dikuasai petugas protokol yakni mengetahui faktor 5W+1H (apa, siapa, dimana, kapan, kenapa dan bagaimana) suatu acara serta perlunya sikap diri dalam keprotokolan seperti misalnya kepercayaan diri, memberi kesan yang baik, melayani dengan hati, memiliki prinsip loyalitas dan menjaga rahasia, pengendalian emosi dan sopan santun serta prinsip mudah bergaul.
Sementara itu, Kepala Sub Bagian Acara, Biro Protokol dan Kerumahtanggaan Sekretariat Wakil Presiden Ade Ulfah Rahayu Ningsih memaparkan pendampingan keprotokolan merujuk pada proses bimbingan, pengarahan atau asistensi yang diberikan kepada individu yang bertugas dalam melaksanakan fungsi keprotokolan di sebuah acara.
Konsep pelayanan prima dalam keprotokolan, lanjutnya, adalah konsep pelayanan yang mengutamakan kualitas, kepuasan dan kebutuhan pimpinan dengan memberikan layanan yang cepat, ramah, efektif dan efisien.
Selain itu, Ade Ulfah menjelaskan serangkaian aturan, prosedur dan tata cara yang harus diikuti demi tercapainya pelayanan prima dalam keprotokolan.
“Yang pertama adalah pemahaman mendalam terhadap prosedur dan etika protokol, persiapan yang matang, komunikasi yang efektif, keterampilan dalam penyambutan tamu, ketepatan waktu, kenyamanan dan kebutuhan tamu, keamanan dan kenyamanan, penanganan masalah secara proaktif, pendekatan yang personal dan menghargai serta evaluasi pasca acara,” tuturnya.
Reporter: Anastasia Lily
Dokumentasi: Aji Anwar & Deni Irawan
