Jakarta - Entry meeting dalam rangka pengawasan kearsipan di lingkungan Perpustakaan Nasional (Perpusnas) RI oleh Tim Pengawas Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) diselenggarakan secara daring, pada Senin (2/8/2021). Ada sejumlah aspek yang dibahas pada entry meeting ini diantaranya aspek kebijakan, aspek pembinaan, aspek pengelolaan arsip dinamis dan aspek sumber daya kearsipan.
Perpusnas mendapatkan peningkatan yang signifikan pada nilai pengawasan kearsipan eksternal sejak tahun 2017 sampai tahun 2020. Pada tahun 2017 nilai yang didapat adalah 30,86, sedangkan pada tahun 2020 nilai tersebut meningkat menjadi 89,16. Keberhasilan tersebut tidak terjadi begitu saja, melainkan berkat usaha dan kerja keras dari seluruh lapisan yang ikut andil dalam pengelolaan arsip di lingkungan Perpusnas.
Disampaikan oleh Kepala Perpusnas, Muhammad Syarif Bando, kegiatan ini harus didukung untuk memastikan program dan proses kearsipan yang secara akuntabel, transparan, dan kredibel dapat berlangsung dengan baik di lingkungan Perpusnas. “Ada komitmen dan usaha yang terus dilakukan oleh semua jajaran saya untuk menaikkan nilai kearsipan, terutama dalam menunjukkan ketaatan terhadap implementasi undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,†ujar Syarif Bando pagi itu.
Pada kesempatan yang sama Ketua Tim Pengawas Kearsipan ANRI, Endang Kristiani H., menjelaskan bahwa kegiatan entry meeting pengawasan kearsipan ini diadakan untuk mengklarifikasi terkait isian formulir pengawasan kearsipan dengan dokumen data dukung yang sudah sebelumnya diserahkan oleh Perpusnas ke ANRI.
Setelah masing-masing dari aspek kebijakan, aspek pembinaan, aspek pengelolaan arsip dinamis dan aspek sumber daya kearsipan diperiksa bersama, diketahui masih ada kekurangan dokumen data dukung yang antara lain berupa surat undangan, daftar hadir, dan dokumentasi di beberapa poin pelaksanaan kegiatan sosialisasi kearsipan di lingkungan Perpusnas. Sehingga Endang meminta pihak Perpusnas untuk dapat melengkapinya.
“Masih ada waktu satu minggu untuk teman-teman Perpusnas menyampaikan dokumen data dukung. Kemudian, setelah tanggal 9 Agustus akan ada exit meeting, nanti ada jeda satu minggu lagi untuk perbaikan terkait dengan dokumen apabila Bapak/Ibu ingin memperbaiki sebelum kami melakukan rapat pleno,†jelasnya.
Selain kekurangan pada sisi administratif, Perpusnas juga diminta untuk mengikutsertakan pengelola arsip yang ada ke dalam program diklat yang rencananya akan dibuka oleh ANRI pada tahun 2022 serta membentuk sebuah forum atau ikatan arsiparis di lingkungan Perpusnas.
Reporter: Basma Sartika
