Jakarta—Kepala Perpustakaan Nasional RI Muhammad Syarif Bando meminta jajarannya untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip. Dia menegaskan bahwa seluruh pihak harus bekerja keras dalam melakukan penciptaan, pengelolaan, dan penataan arsip. Karena ini merupakan amanat dari Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Pada Sosialisasi Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 9 Tahun 2020 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis yang diikuti seluruh pegawai Perpusnas, Syarif Bando menyatakan Perpusnas berhasil meningkatkan pengelolaan kearsipannya. Dalam kesempatan tersebut, diungkapkan bahwa Perpusnas mengalami kenaikan nilai pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional RI. Syarif Bando mengapresiasi jajarannya yang berhasil meningkatkan nilai pengawasan hingga sembilan poin. Pada 2020, nilai pengawasan yang diraih Perpusnas mencapai 89,16 sementara pada 2019 nilainya 80,19.

"Karena itu saya bersama seluruh jajaran staf telah menyampaikan ucapan terima kasih kepada Kepala Anri dan jajaran pengawasan dari sana, yang terus menjalin kerja sama dengan kita. Ini penting kita lakukan dalam memastikan asas ketaatan kita kepada regulasi-regulasi yang berlaku yaitu Undang-undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan," ujarnya dalam kegiatan yang diselenggarakan secara daring tersebut pada Kamis (14/1/2021).

Pada tahun ini, Syarif Bando mendorong jajarannya agar memperbaiki pengelolaan birokrasi. Penekanan diberikan khususnya kepada pimpinan tinggi madya yang diminta agar meningkatkan kinerja. Dia menjelaskan ada beberapa parameter kepemimpinan yakni mampu memberikan penugasan yang jelas dan tegas kepada jajarannya, mampu menghitung waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut, mampu menghitung dan menyiapkan anggaran untuk penyelesaian tugas, dan mampu mereviu kecepatan dan ketepatan jajarannya dalam menyelesaikan tugas.

"Karena itu kecepatan dan ketepatan harus seiring, bagaimana menanamkan rasa disiplin tepat waktu, bagaimana ketepatan pekerjaannya dan tantangannya karena kita semua diberikan tugas untuk berkembang. Bagaimana membangun kreativitas, bagaimana kreativitas yang dibangun bisa diterima oleh semua komunitas sehingga bisa menciptakan tim yang bagus," urainya.

Sementara itu, Kepala Biro SDM dan Umum Ahmad Masykuri menyatakan arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip harus membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip (RTA), dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. “Pengelola arsip dinamis terdiri dari unit kearsipan (subbagian tata usaha) dan unit pengolah yang merupakan unit kerja,” jelasnya.

Kepala Biro Hukum, Organisasi, Kerja Sama, dan Humas Sri Marganingsih mengungkapkan Peraturan Perpusnas Nomor 9 Tahun 2020 disusun berdasarkan ketentuan pasal 40 ayat 3 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang mengamanatkan pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta badan usaha milik negara dan/atau badan usaha milik daerah dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Reporter: Hanna Meinita

Fotografer: Ahmad Kemal Nasution