Jakarta - Pimpinan Tinggi Pratama di lingkungan Perpustakaan Nasional RI diinstruksikan agar segera menyerahkan arsip, khususnya arsip inaktif, kepada pengelola arsip Perpusnas. Penyerahan arsip inaktif merupakan bukti kesungguhan dari unit pimpinan tinggi pratama dalam pengelolaan arsip secara konsisten dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Sehingga ke depannya, pengelolaan arsip di lingkungan Perpusnas tidak ada yang terbengkalai.
Hal ini disampaikan Kepala Perpustakaan Nasional RI Muhammad Syarif Bando pada pembukaan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis yang diselenggarakan secara virtual pada Rabu (30/9/2020). Sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 9 ayat 2, pengelolaan arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Pada pasal 3, pengelolaan arsip dinamis disebut merupakan tanggung jawab pencipta arsip yang dalam hal ini unit yang ada di lingkungan Perpusnas.
“Kami telah mengeluarkan surat edaran untuk memastikan secara bertahap semua unit eselon satu diberi waktu sampai dengan Oktober untuk menginstruksikan kepada seluruh pimpinan tinggi pratamanya diatur sedemikian rupa sehingga pada bulan November penyerahan arsip inaktif agar semua unit eselon satu secara bertahap sudah dilakukan kepada pengelola arsip Perpusnas,†urai Syarif Bando.
Syarif Bando memastikan Perpusnas berkomitmen dalam pengelolaan arsip. Komitmen ini diwujudkan dalam beberapa beberapa kegiatan antara lain bimtek pengelolaan arsip dinamis dan ditindaklanjuti dengan praktek yang melibatkan arsiparis Perpusnas. Selain itu, Perpusnas sudah membentuk tim pengelola arsip dan pembangunan central file di lingkungan Perpusnas.
“Maka kita harus bisa memastikan berapa banyak arsip inaktif yang dihasilkan Perpusnas dan sudah selesai pengelolaannya dan kemudian dengan JRA (jadwal retensi arsip, red) kita bisa menata. Dan bukan tidak mungkin di antara arsip-arsip inaktif itu mungkin saja ada yang akhirnya masuk kategori arsip statis yang kemudian tempat penyimpanannya di Arsip Nasional RI,†jelasnya.
Dalam daftar yang dirilis Arsip Nasional RI (ANRI), Perpusnas masuk dalam daftar lembaga negara yang telah menyerahkan arsip statis 2015-2019. Perpusnas berada di peringkat 13 dari 48 lembaga negara yang menyerahkan, di mana ada 124 lembaga negara belum menyerahkan. Syarif Bando mengaku bangga dengan hal ini. Dia berharap ke depan, jajarannya untuk terus berkomitmen dalam menunjukkan kapasitas dan kualitas dalam pengelolaan arsip.
Saat ini, ada 14 arsiparis di lingkungan Perpusnas. Jumlah ini dinilai masih belum memadai karena tidak semua unit kerja memiliki arsiparis. Karenanya ke depan, Perpusnas akan mengajukan kebutuhan arsiparis ke Kementerian Pendayagunaan Aparatur Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.
Bimtek diikuti para arsiparis, pejabat struktural, koordinator dan subkordinator, pejabat fungsional tertentu dan pelaksana di lingkungan Perpusnas.
Reporter: Hanna Meinita
Fotografer: Radhitya Purnama
