Medan Merdeka Selatan, Jakarta – Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pengelolaan arsip baik dari tahap penciptaan, penggunaan dan penyimpanan, serta penyusutan arsip. Klasifikasi ini juga sebagai acuan dalam pengelolaan arsip, yang menjadi salah satu empat instrument wajib yang dimiliki Perpustakaan Nasional. Keempat instrument wajib tersebut, diantaranya, tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan arsip dinamis (SKKAD).
Demikian disampaikan, Kabag Tata Usaha Witanto dalam sosialisasi Perka Perpustakaan Nasional RI Nomor 2 Tahun 2015 tentang Klasifikasi Arsip, Kamis (9/7). Dijelaskan, tujuan dari Perka ini sebagai ketentuan dan petunjuk dalam pengelompokkan arsip berdasarkan fungsi dan kegiatan serta merupakan sarana pemberkasan arsip, menentukan letak penyimpanannya serta untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.
“Klasifikasi arsip ini dengan memberikan kode dan penomoran. Ada tiga macam, ada yang menganut pengkodean angka, huruf, gabungan angka dan huruf. Untuk klasifikasi arsip di Perpusnas memakai gabungan huruf dan angka,†jelasnya.
Witanto menerangkan, tujuan dari klasifikasi memudahkan untuk temu Kembali arsip, karena arsip disusun secara logis dan rapi. “Ketika ada dokumen yang dibutuhkan, bisa segera ditemukan karena sudah ada kode klasifikasinya. Klasifikasi ini sebagai dasar dalam penomoran surat, dasar pemberkasan dan temu Kembali arsip, serta dasar jadwal retensi arsip,†terangnya.
Sementara itu, Kepala Perpustakaan Nasional, Muhammad Syarif Bando mengatakan arsip penting dipahami untuk diimplementasikan oleh semua unit pengelolaan arsip pada level eselon 1 dan eselon 2 di lingkungan Perpustakaan Nasional. Perpustakaan Nasional berkomitmen untuk menyelenggaraan pengelolaan arsip yang baik sesuai dengan kebijakan dari ANRI.
“Komitmen Perpusnas untuk mengawal terwujudnya pengelolaan arsip tidak bisa ditawar. Latar belakang pengelolaan arsip yang baik merupakan bagian yang tidak terpisahkan untuk penilaian instansi yang baik,†ungkapnya.
Dijelaskan, kebijakan Perpusnas saat ini telah memiliki empat instrument wajib kearsipan. Namun masih ada beberapa kendala untuk menerapkan instrument tersebut, diantaranya belum adanya sosialisasi empat instrument wajib kearsipan, dan belum semua unit kerja memiliki arsiparis.
“Saya harap Bersama-sama seluruh komponen kita satukan tenaga dan komitmen untuk memperkuat posisi Perpustakaan Nasional ddalam kancah percaturan sebagai sebuah lembaga pusat informasi. Arsiparis dan pustakawan diperlukan karena banyak orang yang ingin mengambil keputusan secara singkat tapi tidak punya keahlian mengumpulkan informasi secara cepat. Kedua profesi ini diakui karena memiliki kaidah yang berlaku universal secara internasional,†harapnya.
Reporter : Wara Merdekawati
Fotografer : Ahmad Kemal Nasution
