Jakarta - Arah dan tujuan dari pengawasan kearsipan diantaranya ketersediaan dan kemanfaatan arsip, terwujudnya akuntabilitas kerja, dan terwujudnya memori kolektif bangsa.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya untuk pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat.

Dalam upaya memastikan penyelenggaraan kearsipan agar sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku Perpustakaan Nasional (Perpusnas) RI melakukan pengawasan kearsipan baik secara internal maupun eksternal.

Kasubbag Tata Usaha Pimpinan, Kearsipan dan Protokol Perpusnas, Dewi Kartikasari, dalam laporannya mengatakan pengawasan kearsipan yang merupakan salah satu bentuk pembinaan kearsipan ialah sebuah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Di tahun 2021, Perpusnas melaksanakan pengawasan kearsipan internal terhadap 17 unit pengolah.

“Aspek pengawasan sistem kearsipan internal meliputi pengelolaan arsip dinamis dan sumber daya kearsipan. Di tahun 2021, dari 17 unit pengolah ada 6 yang mendapatkan peringkat terbaik,” ucap Dewi pada kegiatan Sosialisasi Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2022 yang digelar secara virtual, Selasa (1/3/2022).

Sementara itu Arsiparis Ahli Muda Perpusnas, Rr. Rosy Ardriyani, menjelaskan tugas dari tim pengawas kearsipan adalah melaksanakan identifikasi masalah, analisis dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independent, obyektif dan profesional  berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas efektifitas, efisiensi, dan kendala penyelenggaraan kearsipan, dari persiapan, pelaksanaan hingga pelaporan.

Adapun tugas dari unit pengolah pada saat pelaksaan pengawasan kearsipan internal antara lain pimpinan unit pengolah berkomitmen untuk menindaklanjuti rekomendasi hasil pengawasan, menyediakan bukti dukung dan sampe yang sah serta akuntabel, memberikan akses kepada tim pengawas untuk memastikan observasi atau verifikasi lapangan dilaksanakan dengan tuntas, serta menjaga audit dilaksanakan dengan transparan dan obyektif.

“Kunci sukses pengawasan kearsipan internal yang perlu diingat yakni memastikan pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, mengelola sumber daya kerasipan dengan baik, dan mengawasi pengelolaan arsip aktif,” ungkap Rosy.

Pada kesempatan yang sama Plt. Sekretaris Utama Perpusnas, Ofy Sofiana, mengingatkan bahwa sesuai dengan PermenPAN RB Nomor 26 Tahun 2020 tentang Pedoman Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi, nilai pengawasan kearsipan menjadi salah satu komponen penilaian dalam Reformasi Birokrasi (RB). Sehingga baik pengawasan kearsipan internal maupun eksternal mempunyai pengaruh besar dan pengaruh signifikan terhadap kinerja instansi.

Terkait rekomendasi dari pengawasan kearsipan internal tahun 2021 pada aspek Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan, sarana dan prasarana, tempat (central file), serta komitmen, Ofy mengajak seluruh jajarannya untuk melakukan pembenahan dengan lebih baik.

“Tadi sudah disampaikan mengenai rekomendasi dan kunci suksesnya, dengan demikian sudah kita dapatkan kisi-kisi tentang apa yang harus dilakukan dan dibenahi. Bersama mari kita lakukan pengelolaan kearsiapan yang lebih baik lagi di tahun 2022,” pungkas Ofy.

Pengawasan kearsipan internal Perpusnas tahun 2022 rencananya akan diselenggarakan pada 7-31 Maret 2022 terhadap 17 unit pengolah.

Reporter: Basma Sartika